مصاحبه خروج (Exit interview) چیست؟ سوالات مصاحبه خروج

مصاحبه خروج (Exit interview) چیست؟ سوالات مصاحبه خروج

مصاحبه خروج یا Exit Interview که به‌صورت مختصر به آن، جلسه EI نیز گفته می‌شود را می‌توان واقعی‌ترین گفت‌وگوی کارمند و سازمان دانست. جلسه خروج که یکی از انواع مصاحبه است، بعد از اینکه تصمیم کارمند برای جدا شدن از سازمان قطعی شده است انجام می‌شود و هدفِ مصاحبه این نیست که بتواند کاری کند تا نظر کارمند را تغییر دهد؛ بلکه همراه با آف بوردینگ، به‌دنبال ایجاد شناخت عمیق‌تر از سازمان و عارضه‌یابی دلیل خروج کارکنان از سازمان است.

پیشنهاد ما در سیمپل اچ آر به کارفرمایانی که بودجه محدود برای منابع انسانی دارند و نمی‌توانند تمام قسمت‌های واحد منابع انسانی را در سازمان خود پیاده کنند، این است که تنها قسمت جذب و استخدام و قسمت خروج را در سازمان پیاده کنند؛ زیرا اگر ورودی و خروجی هر سیستمی را بتوانید کنترل، بررسی و تحلیل کنید، می‌توانید دیدی عمیق نسبت به آن پیدا کنید و احتمالاً برای بهبود شرایط، عملکردی بهتر خواهید داشت. در این مقاله مصاحبه خروج به بررسی کامل این پروسه و سؤالات آن می‌پردازیم. همچنین به شما پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری بهتر فرآیند جذب و استخدام، به دوره رایگان جذب و استخدام سیمپل اچ آر مراجعه کنید.

شما می‌توانید نمونه سوالات مصاحبه خروج را در انتهای این مقاله، مشاهده و دانلود کنید.

هدف از مصاحبه خروج چیست؟

دلایل زیادی برای انجام مصاحبه خروج وجود دارد که به ترتیب به آن‌ها می‌پردازیم:

• بهبود جذب و استخدام

یکی از کاربردهای مصاحبه خروج این است که با توجه به دیدی که نسبت به افرادی که از سازمان خارج می‌شوند، می‌توانیم به بهبود فرایند استخدام کمک کنیم. ممکن است به این نتیجه برسیم که افرادی را با شایستگی‌هایی خاص دیگر استخدام نکنیم. شاید هم به این نتیجه برسیم که «نزدیکی محل سکونت به کار»‌، یکی دیگر از اولویت‌های استخدامی مجموعه باشد یا فرآیند ارزیابی و تست فنی را تقویت کنیم.

• بهبود فرایند‌های منابع انسانی

کاربرد دیگر مصاحبه خروج، بهبود فرایند‌های منابع انسانی است؛ مانند آموزش سازمانی و جانشین پروری و ارزیابی عملکرد و سیستم حقوق و دستمزد است. درست است که شرایط حقوقی، یکی از دلایل خروج کارمندان از سازمان است، اما قطعاً تنها دلیل خروج آنان نیست و اینکه بتوانیم در جلسه خروج، متوجه ضعف سایر فرآیندها و سیستم‌هایمان شویم، بسیار مهم است.

• درک از کار

در جلسه خروج امکان اینکه با کاری که «واقعاً» در حال انجام است، آشنا شویم وجود دارد و می‌توانیم آن را با کاری که در جلسه استخدام آن را پرزنت می‌کنیم، مقایسه کنیم. هرچقدر فاصله بین «کاری که پرزنت می‌کنیم» و «کاری که واقعاً انجام می‌شود» کمتر باشد، می‌توانیم بگوییم درک بهتری نسبت به سازمان داشته‌ایم.

• درک سبک مدیریت

شناخت از سبک های مدیریت در یک واحد نیز از اتفاقات خوبی است که در مصاحبه خروج می‌افتد. اینکه متوجه شویم مدیر هرکدام از واحد‌ها «واقعاً» چطور برخورد می‌کند، چه نقاط ضعفی دارند و در چه حوزه‌هایی خوب عمل می‌کنند، به درک سیاسی شما نیز از سازمان کمک می‌کند که برای این منظور، پیشنهاد می‌کنیم مقاله سیاست در محل کار را مطالعه کنید.

• بهبود حقوق و دستمزد

برای مثال، وقتی به یکباره می‌بینید که تمام مهندسین یک واحد با یک تخصص خاص در حال خروج از سازمان هستند و جایگزین کردن آنان نیز دشوار است و ماندگاری پایینی دارند، احتمالاً به فکر اصلاح سیستم حقوق و دستمزد خود می‌افتید. یکی از کارهایی که در مصاحبه خروج باید بررسی شود، در صورتی که خروج برای شرایط حقوقی بهتر باشد، این است که چقدر اختلاف بین حقوق پرداختی کارمند با حقوق پیشنهادی سازمان جدید وجود دارد. با درک این اختلاف و بررسی سایر رقبا است که واحد منابع انسانی با «دلیل» می‌تواند درخواست اصلاح سیستم حقوق دستمزد را به مدیر عامل بدهد.

• بهبود استراتژی

در مقاله استراتژی سازمان درباره انواع مدل‌هایی که سازمان‌ها می‌توانند رشد کنند، صحبت کردیم و اشاره کردیم که دانش استراتژیک از کسب و کار می‌تواند نقطه درخشان در واحد منابع انسانی باشد که آن را از یک واحد صرفاً اجرایی به واحد استراتژیک و شریک سازمان تبدیل کند. در مصاحبه خروج نیز این فرصت وجود دارد که از کارمند بپرسید به نظر او، سازمان در کجا درحال اشتباه است، چه فرصت‌های رشدی برای آن وجود دارد و اگر او به جای مدیر عامل بود، در چه موقعیت‌‌هایی بیشتر سرمایه‌گذاری می‌کرد. پاسخ‌‌هایی که شخص درحال خروج از سازمان می‌دهد، چکیده تجربه و مدت زمانی است که در سازمان مشغول به کار بوده و می‌تواند مفید باشد.

• کاهش ریسک

یکی از کاربردهای مهم مصاحبه خروج این است که این امکان را به سازمان می‌دهد اگر کار غیراخلاقی یا غیرمنطقی با کارمند خود انجام داده، آن را جبران کند و جلوی خراب شدن برند کارفرمایی خودش را بگیرد، کارمندی که درحال خروج از سازمان است، ممکن است عصبانی یا ناراحت باشد و این هنر مصاحبه‌گر است که بتواند این خشم و ناراحتی را کنترل کند و اجازه ندهد که کارمند با این حالت از سازمان خارج شود.

مهم‌ترین اشتباه در مصاحبه خروج چیست؟

مهم‌ترین اشتباهی که در مصاحبه خروج انجام می‌شود، جدای از اینکه چگونه انجام می‌شود، به‌صورت مکتوب یا شفاهی، این است که اطلاعات به‌دست آمده، جایی به اشتراک گذاشته نمی‌شود و صرفاً در قسمت بایگانی‌ها یا اطلاعاتی کسب شده از پرسنل باقی می‌ماند. مصاحبه خروج حتی اگر به‌سادگی یک سؤال مانند اینکه: «چرا دوست ندارید اینجا ادامه دهید؟» برگزار شود ولی پاسخ و اطلاعات آن در سازمان و با مدیر مستقیم آن شخص به اشتراک گذاشته شود، بسیار مفید‌تر از آن است که یک تیم حرفه‌ای آن را برگزار کنند ولی خروجی آن در سازمان وارد نشود.

مصاحبه خروج را چه کسی انجام می دهد؟

مصاحبه خروج معمولاً برعهده واحد منابع انسانی سازمان است، اما تحقیقات دانشگاه هاروارد نشان می‌دهد که بهترین عملکرد در مصاحبه خروج، زمانی ایجاد می‌شود که مدیر یک یا دو سطح بالاتر از شخص این مصاحبه را انجام دهد؛ زیرا خیلی زودتر اطلاعات به‌دست آمده در جلسه خروج را در سازمان اعمال می‌کند. علاوه‌بر این، کارمند با صداقت بیشتری در جلسه برخورد می‌کند. همچنین از نظر برند کارفرمایی نیز این سیگنال را به کارمند می‌دهد که خروج آن‌ها برای سازمان مهم است که مدیر یک سطح بالاتر مصاحبه خروج را انجام می‌دهد.

برخی سازمان‌ها هستند که مصاحبه خود را در دو مرحله برگزار می‌کنند. با این دید که در جلسه اول مصاحبه از شدت احساسات و احتمالاً خشم کارمند بکاهند و در جلسه دوم بتوانند با شفافیت و اطلاعات بیشتری با یکدیگر صحبت کنند. در چنین شرایطی، استفاده کردن از مشاور خارج از سازمان می‌تواند بسیار مؤثر باشد و مهم‌ترین دلیل آن، این است که این مشاور خارجی، هیچ پیش قضاوتی به آن شخص ندارد.

مصاحبه خروج برای چه افرادی مناسب است؟

بعضی سازمان‌ها مصاحبه خروج را برای همه کارکنان پیاده می‌کنند؛ اما با این کار کیفیت اطلاعات جمع‌آوری‌شده را کاهش می‌دهیم و از اهمیت آن کم می‌کنیم. اگر جلسه خروج شما برای همه سازمان پیاده شود، بین پرسنل سازمان اینگونه دیده خواهد شد که: «برای اینکه بیرونم بریم از اینجا، باید بریم با فلانی چهار ساعت حرف بزنیم!» ولی اگر فقط برای افراد توانمند، مدیران و تلنت مجموعه خود این کار را انجام دهید، نه‌تنها دید منفی به آن نخواند داشت؛ بلکه به‌عنوان یک بونس به آن نگاه خواهند کرد و با احساس بهتری از مجموعه خارج می‌شوند. برای اینکه دید بهتری داشته باشید که مصاحبه خروج را برای چه افرادی داشته باشید، نگاهی به جدول زیر داشته باشید که در مقاله برنامه ریزی استراتژیک جذب و استخدام آن را بررسی کردیم. این جدول افراد سازمان را براساس دو ملاک فراوانی و اهمیت استراتژیک به چهار دسته مطابق شکل زیر تقسیم می‌کند. پیشنهاد ما این است که مصاحبه خروج برای آن قسمت از سازمان شما که اهمیت استراتژیک بالایی دارد، برگزار گردد.

مصاحبه خروج را کی برگزار کنیم؟

پاسخ کوتاه به این سؤال که مصاحبه خروج را کی برگزار کنیم، «بستگی دارد» است. بهترین زمان برای بعضی سازمان‌ها، کمی بعد از درخواست استعفای شخص است. مثلاً اگر قرار است که ماه بعد، از سازمان خارج شود، زمان مناسب برای جلسه خروج، هفته دوم کار است؛ چراکه اگر قبل از این زمان جلسه برگزار شود، احتمالاً احساسات هنوز شدید است و نمی‌تواند جلسه باکیفیتی داشت. دیرتر از این زمان هم باشد، شخص دیگر درحال آماده شدن برای سازمان بعدی خود است و از نظر روانی، آمادگی صحبت کردن را ندارد. این درحالی است که برای بعضی سازمان‌ها، بهترین زمان این مصاحبه، بعد از خروج شخص از سازمان است. بین ۳ تا ۶ هفته بعد از خروج شخص، می‌تواند زمان مناسبی برای این کار باشد. دلیل اینکه این زمان هم یکی از زمان‌های مناسب برای جلسه خروج پیشنهاد می‌شود، این است که پروسه خروج از سازمان قبلی کاملاً انجام شده و نگرانی شخص برای سازمان جدید هم کاهش یافته و می‌تواند مکالمه‌ای باکیفیت بالا و شفافیت خوب داشته باشد.

پیشنهاد سیمپل اچ آر برای زمان‌بندی مصاحبه خروج این است که اگر در سازمان شما، اعتماد سازمانی به میزان بالایی وجود ندارد و افراد، نگران حرف‌هایی که می‌زنند هستند، مصاحبه را یک ماه بعد از خروج قطعی شخص از سازمان برگزار کنید که صحبت‌ها در آن جلسه، صداقت بیشتری داشته باشد. اما اگر احساس می‌کنید که چنین فرهنگی وجود ندارد، همان اواسط زمان، یعنی بین زمانی که شخص درخواست داده تا زمانی که از مجموعه جدا شود، می‌تواند مناسب باشد.

چند بار مصاحبه خروج را انجام دهیم؟

پاسخ این سؤال که چندبار مصاحبه خروج را انجام دهیم نیز مانند هر سؤالی در منابع انسانی، «بستگی دارد» است. بعضی سازمان‌ها ممکن است یک جلسه خروج کفایت کند اما در برخی سازمان‌های دیگر، تا سه جلسه لازم باشد. اما نکته‌ای که پیشنهاد می‌کنیم که حتماً به آن توجه کنید، درنظر گرفتن دو مدل متفاوت از جمع‌آوری اطلاعات است:

1. یک جلسه حضوری (ارتباط زنده)
2. یک پرسشنامه آنلاین که می‌تواند چند ماه بعد از اتمام همکاری برای شخص ارسال شود.

این دو روش جمع‌آوری اطلاعات در هر فرآیند جذب و استخدامی لازم و ضروری است. ضمناً بین پرسشنامه و جلسه حضوری، اختلاف زمان مناسب قرار دهید تا با این کار، بازهم زمان لازم برای تفکر عمیق‌تر در کارمند ایجاد شود.

مصاحبه خروج چگونه انجام می شود؟

بیشتر سازمان‌ها مصاحبه خروج را حضوری برگزار می‌کنند؛ این درحالی است که صحت اطلاعات به‌دست آمده در جلسات تلفنی بیشتر است. اما از نظر برند کارفرمایی و وجه‌ای که بین پرسنل داخل سازمان دارد، جلسات حضوری دید بهتری ایجاد می‌کنند. بنابراین، تصمیم‌گیری درباره شیوه برگزاری جلسات، به تصمیم شما بستگی دارد اما پیشنهاد سیمپل اچ آر این است که اگر می‌خواهید از فواید جلسه تلفنی نیز برخوردار شوید، مصاحبه خروج خود را دو مرحله‌ای برگزار کنید که یک مرحله آن را حضوری و یک مرحله آن را تلفنی بتوانید صحبت کنید.

چه ساختاری برای مصاحبه خروج مناسب تر است؟

مصاحبه خروج «ساختاریافته» و مصاحبه «غیرساختاریافته» دو گزینه روی میز هستند. این مصاحبه ساختاریافته به‌خوبی می‌تواند اطلاعات و آمار خوبی به ما بدهد. مثل اینکه نرخ رضایت از هر مدیر در سازمان چقدر است و به فرآیندهای درحال انجام در سازمان چقدر اعتراض وارد است. همه چیز را از پیش می‌توانیم طراحی کنیم و بعد از جلسه مصاحبه داخل فایل اکسل خود وارد و گزارش‌های جذابی تهیه کنیم. اما انجام این مدل مصاحبه ساختاریافته در مقایسه با مصاحبه غیرساختاریافته، این پیغام را به کارمند می‌دهد که نظراتی که خودشان درباره سازمان دارند و چیزی که در ذهنشان است، برای ما اولویت نیست و اولویت ما، تکمیل فرمی است که روبه‌رویمان است. علاوه‌بر این‌ها، با مصاحبه ساختار یافته امکان دیدن و بررسی کردن نقاط پنهان سازمان را از خودمان می‌گیریم و تصورمان این است که تمام نقاطی که ممکن است باعث ایجاد ناراحتی شود را ما از پیش می‌دانیم؛ در حالی که اینطور نیست. اما اگر مصاحبه‌ها، غیرساختاریافته پیش بروند، امکان گزارش‌گیری در سطح کلان سازمان دشوار یا حتی غیرممکن می‌شود.

با وجود همه این موارد، پیشنهاد سیمپل اچ آر این است که از هر دو مدل مصاحبه در جلسه خود بهره ببرید. در ابتدای جلسه، مصاحبه غیرساختاریافته را شروع کنید و بعد از اینکه دیگر چیزی برای گفتن وجود نداشت، مصاحبه ساختاریافته خود را شروع کنید.

در مصاحبه خروج چگونه رفتار کنیم؟

مصاحبه خروج، زمان «گوش کردن» است. کارمند تصمیم خود را برای خروج از سازمان گرفته و هیچ دلیلی وجود ندارد که زمانی که می‌گوید: «به‌نظرم سازمان خیلی کند حرکت می‌کند.» شما دلیل کند بودن حرکت سازمان را توضیح دهید یا با این حرف مخالفت کنید. بهترین پاسخ این است که بگوید: «به‌نظر شما، باید چه کاری انجام دهیم تا شرایط بهتر شود؟»

مصاحبه‌گر باید کاملاً با روی گشاده و اخلاق خوب مقابل کارمند حاضر شود نه با این حالت که انگار از کارمند شکایت دارد و از این قضیه ناراحت و خشمگین است. همچنین سؤال پرسیدن درباره سازمانی که کارمند به آن می‌رود نیز خوب است؛ به شرط اینکه وارد فضای مقایسه‌ای نشوید. می‌توانید درباره مسئولیت‌های جدید، تیم‌ جدید و یا شرایط کاری شخص در سازمان جدید بپرسید، اما سعی نکنید سازمان جدید را با سازمان خودتان مقایسه کنید و درعوض، به‌دنبال کسب حداکثری اطلاعات رقبای خود باشید.

سوالات مصاحبه خروج

در ادامه، بهترین و محبوب‌ترین سوالات مصاحبه خروج آورده شده است که می‌توانید از آن‌ها کمک بگیرید و با دانلود فایل آن، که در ادامه لینک دانلود قرار داده شده است، برای سازمان خودتان شخصی‌سازی کنید.

شما می‌توانید سؤالات کامل این مصاحبه را ازطریق لینک زیر دریافت و از آن استفاده کنید.

برای دانلود فایل ورد سوالات مصاحبه خروج کلیک کنید.

برای دانلود فایل pdf سوالات مصاحبه خروج کلیک کنید.

درصورت تمایل برای دریافت کامل و رایگان سوالات مصاحبه خروج، می‌توانید کامنت بگذارید تا برای شما ایمیل ارسال شود.

---

1. رفتار مدیر با شما عادلانه و درست بود. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم- پنج: کاملاً موافقم)
2. مدیرتان کارهای شما را می‌دید و از شما قدردانی می‌کرد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
3. مدیر شما تیمی با روحیه همکاری بالا ساخت است. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
4. مدیر شما به پیشنهادات و انتقادات گوش می‌کرد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
5. مدیر شما نگرانی‌ها و شکایات را حل می‌کرد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
6. مدیر شما پیرو قوانین و چارچوب سازمان عمل می‌کرد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
7. مدیر شما ارتباط خوبی با شما و همکارانتان ایجاد کرده بود. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
8. روابط داخل تیمی اعضا شما خوب بود. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
9. ارتباط تیمی که شما با سایر تیم‌ها داشتید، به‌خوبی انجام می‌شد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
10. فرصت‌های آموزشی خوبی در تیم شما ایجاد می‌شد. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
11. حجم کاری واحد شما متناسب با توان شما بود . (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
12. حقوق پرداختی مجموعه متناسب با شرایط بازار و خوب است. (از یک تا پنج؛ یک: شدیداً مخالفم – پنج: کاملاً موافقم)
13. چه چیزی باعث شد تا به‌دنبال موقعیت شغلی جدید بگردید؟ (سبک کاری، حقوق، دیده نشدن، روابط نامناسب سازمانی، شرایط خانوادگی، نبود فرصت رشد، فرهنگ سازمانی، شرایط کاری.)
14. چه چیزی را بیش از همه درباره کار یا سازمان دوست داشتید؟
15. چه چیزی را از همه کمتر درباره کار یا سازمان دوست داشتید؟
16. اگر شما به جای مدیر ارشد / مدیرعامل بودید، چه کاری برای بهبود شرایط سازمان انجام می‌دادید؟

---

به سادگی، مصاحبه خروج برگزار کنید

ماندگارترین قسمت هر کاری، پایان آن کار است و اگر مصاحبه خروج به‌درستی انجام شود، می‌تواند برند کارفرمایی شما را تقویت کند و اگر اشتباه انجام شود، می‌تواند باعث نابودی آن شود. هدف این مصاحبه این است که کاری کند تا کارمند بعد از خروج از سازمان شما، سفیر یا مشتری شما شود. اگر بتوانیم این کار را انجام دهیم، می‌توانیم بگویم جلسه خروج موفقی داشته‌ایم.