چگونه مصاحبه کنیم؟ مصاحبه بهتر برای کارجو و ارزیاب

مصاحبه چیست و انواع آن

یاد گرفتن چگونگی انجام مصاحبه، چه برای ارزیاب و چه برای مصاحبه کننده، مثل یادگرفتن فوتبال بازی کردن است؛ قوانین کلی در بازی فوتبال وجود دارد که باید از آن‌ها پیروی کرد، اما هر فردی، سبک و سیاق خودش را در بازی دارد. اما دیده می‌شود وقتی به مصاحبه کردن می‌رسیم، تلاش می‌کنیم قدم‌به‌قدم مانند همه چیز را چه به مصاحبه شونده چه به مصاحبه‌گر ، آموزش و تحمیل کنیم. در این مقاله مصاحبه چیست در سیمپل اچ آر، قوانین بازی مصاحبه را از دید مصاحبه‌گر و مصاحبه‌شونده، مانند قوانین بازی فوتبال، بیان می‌کنیم، اما این شما هستید که استایل مصاحبه کردن خودتان را می‌سازید و طراحی می‌کنید.

در انتهای مقاله نیز چهار استایل رایج در مصاحبه را به شما نشان می‌دهیم که احتمال دارد استایل مصاحبه کردن شما (چه به‌عنوان ارزیاب و چه به‌عنوان مصاحبه‌شونده) به یکی از این چهار استایل نزدیک‌تر باشد. همچنین به شما نشان می‌دهیم که هیچ کدام از این استایل‌ها نسبت به دیگری برتری ندارند و می‌توانید به‌راحتی از آن‌ها کمک بگیرید. همچنین اگر به‌عنوان ارزیاب دوست دارید عمیق‌تر با مبحث جذب و استخدام درگیر شوید، پیشنهاد می‌کنیم نگاهی به دوره رایگان جذب و استخدام ما داشته باشید.

مصاحبه چیست؟

پیش از هرچیزی می‌خواهیم بررسی کنیم که مصاحبه چیست؟ مصاحبه، جلسه‌ای رسمی بین کارفرما و کاندیدا است که در طی آن، صلاحیت کارجو برای فعالیت در یک موقعیت شغلی سنجیده می‌شود. این تعریفی است که ازطرف جامعه منابع انسانی برای این کار معرفی شده است. البته می‌دانیم که مصاحبه به شکل سنتی گذشته، رفته‌رفته درحال انقراض است (منبع) و باید از سبک‌های جدید و متفاوتی برای این جلسات و پی بردن به سبک کاری کارجو استفاده کرد. ما در این مقاله قصد نداریم خارج از عرف و بدون درک واقعی بازار، به‌خصوص بازار ایران، صحبت کنیم.

تفاوت در مصاحبه‌ای که شما بعد از این برگزار می‌کنید با آن‌چه دیگران برگزار می‌کنند، شاید چند قدم کوچک باشد اما خروجی کار شما قطعاً چند سطح بالا‌تر خواهد بود؛ درعین حال، این چند قدم کوچک، بسیار ساده بوده و برای اجرا، دشواری خاصی نخواهد داشت.

انواع مصاحبه گر ها در فرایند مصاحبه

انواع مصاحبه گر ها در انجام مصاحبه به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

1. انسان‌های احساسی: با خود صادق باشید. شما چقدر توانایی کنترل احساسات خود را دارید؟ آیا می‌توانید نظرتان را نسبت به فردی، به‌راحتی عوض کنید؟ آیا این تغییر نظر و عقیده درباره شخص، می‌تواند در عرض چند دقیقه کوتاه روی دهد؟ چقدر احتمال خطا کردن به خودتان در مصاحبه کاری می‌دهید؟ اگر این احتمال پایین است یا مدت زمانی که طول می‌کشد نظرتان نسبت به شخصی تغییر کند، چندین ساعت است؟ پس نیازی نیست که با کاندیدا، سه جلسه مصاحبه پیش بروید تا به یک بهانه برسید و بعد او را ریجکت کنید.

کاندید باید به شما احساس خوبی دهد و این احساس خوب نیز باید در همان لحظات اول به شما منتقل شود. اگر نشد، در همان جلسه اول و ترجیحاً ۱۰ دقیقه اول، عذرخواهی کنید و بگویید که احتمالاً فضای همکاری در شرایط موجود، ایجاد نشود. این، یک سبک مصاحبه کردن است که در آن، انسان، موجودی غیرمنطقی بوده که تصمیمات او بر پایه احساسات است، هیچ چیز منطقی وجود ندارد و دلایلی را هم که ارائه می‌کند، برای توجیه کردن احساسی است که در ابتدا به او دست داده است. البته کاری به درستی یا غلط بودن آن نداریم؛ اگر این سبک را درحال پیش بردن هستید، فقط کافیست با خود صادق باشید و آن را بیان کنید.

2. انسان‌های منطقی: این دسته از انواع مصاحبه گر ها در فرآیند جذب و استخدام، انسان‌هایی هستند که احساسات برروی آن‌ها هیچ تأثیری ندارد. برای آن‌ها مهم نیست که کاندید به آن‌ها لبخند بزند یا نه، با آن‌ها ارتباط بگیرد یا نه؛ بلکه این دسته از افراد، صرفاً به‌دنبال ارزیابی کاری کاندید هستند.

اما لحظه‌ای صبر کنید! آیا همچین دسته‌ای از انسان‌ها وجود دارد؟ می‌شود احساسات را از انسان گرفت؟ می‌توان به موضوعات صرفاً از دید منطق نگاه کرد؟ آن هم در موضوعی مثل استخدام که تمام تمرکز ما، بر ایجاد ارتباط است. شاید بتوان تصمیم صددرصد منطقی را برای انتخاب یک مدل سرمایه‌گذاری بانکی انتخاب کرد، اما آیا همچین سبکی را برای انتخاب انسان‌ها نیز می‌توان پیاده کرد؟ پس می‌توان گفت که دو دسته از افراد وجود ندارند، بلکه یک دسته هستند. همه ما انسان‌هایی احساسی هستیم و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، فردی که برای مصاحبه آمده است را قضاوت می‌کنیم.

پیش نیاز انجام مصاحبه موفق

ما برای انجام مصاحبه موفق نیاز داریم مراحلی را طی کنیم. این مراحل از لحظه‌ای که رزومه‌ای را بررسی کردیم و از نظر ما تأیید بود، شروع می‌شود و تا پایان جلسه مصاحبه و حتی ارائه بازخورد به کاندید بعد از جلسه نیز ادامه خواهد داشت. روش‌های گوناگونی برای طی کردن این فرآیند پیشنهاد شده است اما راهی که در ادامه پیشنهاد می‌کنیم، روشی نیست که بتوان آن را برای تمام موقعیت‌های شغلی در همه سازمان‌ها استفاده کرد، اما با توجه به فرهنگ ایران و تجربه‌ای که تیم سیمپل‌ اچ آر در طول این سال‌ها از پروژه‌های جذب و استخدام داشته است، از سایر روش‌ها مؤثرتر، حرفه‌ای‌تر و سریع‌تر عمل کرده است.

• پیامک بزنید

در اولین مرحله و قبل از رسیدن به جلسه مصاحبه شغلی، لازم است با کاندید هماهنگ کنیم. امروزه، تماس گرفتن با کاندید بدون داشتن اطلاع قبلی، به چشم تجاوز به حریم شخصی دیده می‌شود. از کارفرمای حرفه‌ای توقع می‌رود قبل از تماس گرفتن، پیامک زده یا در یکی از پیام‌رسان‌ها اطلاع دهد که از شرکت فلان هستیم و برای هماهنگی مراحل جلسه با شما تا یک ساعت دیگر تماس گرفته خواهد شد.

نحوه پاسخ‌دهی کاندید به این پیام شما، خودش می‌تواند قسمتی از پروسه ارزیابی درنظر گرفته شود. اینکه کاندیدی پیام شما را دیده ولی پاسخی نداده است. کارجویی بدون سلام کردن می‌گوید «باشه» و یا با احترام فراوان تشکر می‌کند و می‌گوید که منتظر تماس شما خواهد بود. این برخوردها باهم متفاوت هستند که می‌تواند در نتیجه نهایی تصمیم شما تأثیر بگذارد.

• سریع و کم‌هزینه برگزار کنید

یک مکالمه تلفنی یا عبارتی چند دقیقه‌ای، قبل از دعوت به جلسه مصاحبه آنلاین یا حضوری می‌تواند خوب باشد. باتوجه به تأثیرات ماندگار کرونا در زندگی‌هایمان، کاندیدا با مصاحبه تلفنی و یا آنلاین ارتباط خوبی برقرار کرده‌اند. در طی این گفتگوی تلفنی، مطلبی که می‌گویید و چیزی که می‌پرسید، خیلی اهمیت ندارد. درنتیجه، فقط به‌دنبال این باشید که آیا با شخص ارتباط می‌گیرید یا خیر، آیا احساس خوبی از شخص دریافت می‌کنید یا خیر؛ اگر جواب منفی است، وارد قدم بعدی این فرآیند نشوید.

اگر مصاحبه تلفنی ممکن نبود، جلسه معارفه برگزار کنید و برای آن، زمانی معادل ۱۵ دقیقه در نظر بگیرید. در این جلسه، موضوع بحث خیلی اهمیت ندارد؛ چراکه به‌دنبال این هستید که اول احساس خود را نسبت به کاندید بسنجید تا در ادامه درگیر آن نشوید و بیشتر به‌دنبال دلایل، منطق و ارزیابی‌ها باشید.

در جلسه مصاحبه معارفه به این توجه کنید که کارجو چقدر به شما احترام گذاشته است. جای دوربین مناسب است یا خیر، محلی که در آن قرار گرفته، مناسب است؟ اگر در منزل با شما صحبت می‌کند، لباس مناسب پوشیده است یا خیر. تمام این موارد می‌تواند در احساسی که به کاندید پیدا می‌کنید، تأثیرگذار باشد.

بعد از اینکه به کاندید پیامک دادید، تلفنی صحبت کردید و احتمالاً جلسه آنلاین کوتاهی نیز برگزار کردید، حالا می‌توانید تصمیم بگیرید که با این شخص وارد مصاحبه جدی شوید یا خیر. این مراحل، پیش‌نیاز انجام یک مصاحبه‌ حرفه‌ای کامل است. علاوه‌بر این‌ها، شما هیچ وقت چنین فرصت یا انرژی را نخواهید داشت که با تمام کاندید‌ها، یک مرحله مصاحبه جدی و طولانی برگزار کنید. هدف از انجام این پیش‌نیاز‌ها این است که برای مثال، اگر ۱۰ کاندید داریم، با انجام این سه مرحله، به ۴ کاندید برسیم. حال برای این ۴ کاندید زمان و انرژی و تمرکز بیشتری مصرف کنیم و درنتیجه، کیفیت و خروجی کار خود و واحد منابع انسانی را بهبود بخشیم.

مصاحبه را چگونه شروع کنیم؟

در مقاله چگونه مصاحبه کنیم، به بررسی کامل روش انجام مصاحبه پرداخته‌ایم. اما خوب است بدانید که ما در جلسه مصاحبه شغلی، قصد اذیت کردن کاندید را نداریم اما نمی‌خواهیم وارد مسیری بشویم که از قبل برای ما چیده‌ شده است و قهرمان آن هم کاندید است. می‌خواهیم داستان کمی چالشی‌تر باشد و فرآیند از جایی شروع شود که کارجو آمادگی آن را نداشته باشد تا داستان‌ها واقعی‌تر بیان شوند. می‌خواهیم از جایی به غیر از: «خیلی خوشحال می‌شم از خودت برام تعریف کنی.» شروع کنیم.

برای این کار می‌توان دو کار انجام داد:

1. سوپرایز: قبل از شروع جلسه ارزیابی کاندید، رزومه شخص را نگاه کنید. ببینید با کدام یک از شرکت‌های قبلی که کاندید در آن کار کرده، ارتباط دارید یا می‌شناسید. بررسی کنید که از کدام یک از آن‌ها می‌توانید اطلاعات اندکی درباره فضای کاری و سیستم مدیریت به‌دست آورید.

برای مثال، وقتی متوجه شوید که مدیر شرکت قبلی کاندید، انسان بسیار تندخویی بوده است، می‌توانید از این اطلاعات استفاده کنید و مثلاً در شروع جلسه بگویید: «من شنیده‌ام که می‌گن اخلاق آقای فلانی خیلی خوب نیست، درست می‌گن؟» یا مثلاً قبل از جلسه متوجه می‌شوید که شرکتی که در آن کار می‌کند، یک کمپین تبلیغاتی فعال دارد. پس می‌پرسید که: «راستی کمپین تبلیغاتی چطور درحال پیشرفت است؟»

2. خنده: جلسه مصاحبه کاری، عموماً در سطح بالایی از رسمیت و جدیت برخوردار است؛ پس آن را بشکنید. اگر شرایطی در جلسه محیا شد که به موضوعی باهم بخندید و کاملاً جو را عوض کنید، این کار را انجام دهید. توجه کنید که منظور، یک لبخند در طول فرآیند نیست؛ بلکه هدف ما واقعاً یک موضوع خنده‌دار است که صدای خنده هر دو شما بلند شود و کاملاً کنترل خنده از دستتان خارج شود.

با انجام این کار، در تلاش هستیم که جلسه مصاحبه شغلی خود را «خاص» کنیم. درواقع آن را را طوری برگزار کنیم که کاندید احساس کند که اینجا، جای متفاوتی است می‌تواند بیشتر «خودش» باشد. می‌خواهیم چارچوب‌ها و قوانین این پروسه ارزیابی را کنار بگذاریم و بیشتر به یک صحبت دوطرفه عمیق برسیم.

انسان‌ها درطول زمان، باهوش و باتجربه‌تر شدند. دیگر می‌دانند که در مصاحبه، چه چیزی بگویند که شما عاشق آن‌ها شوید و چه کاری کنند که بخواهید همان جا با آن‌ها قرارداد امضا کنید؛ پس کاری کنید که فرمت مصاحبه شما از فرمت روتین استاندارد خارج شود. بعد از اینکه توانستید کاندید را از فرمتی که طراحی‌اش کرده بود، خارج کنید، حالا می‌توانید وارد بازی خود شوید.

ممکن است بسته به شرایط، در ابتدای مصاحبه شغلی به‌دلیل سنگینی فضا، امکان همچین کاری وجود نداشته باشد؛ اما در ادامه و در اولین فرصت، یکی از این دو کار را انجام دهید و هرچه زودتر، کاندید را از سناریو از پیش تعیین‌شده خودش دور کنید.

چگونه بهترین فرد را استخدام کنیم؟

در ادامه بررسی مصاحبه چیست ، نکته مهمی که در فرآیند جذب و استخدام وجود دارد، این است که هیچ «بهترینی» وجود ندارد. نمی‌توان بهترین فرد را که در سازمانی با فرهنگی خاص و شرایط خاص بوده است را در سازمان دیگر استفاده کرد و همان پاسخ را گرفت؛ چراکه محیط و شرایط بیرونی، در عملکرد افراد تأثیر بسیار زیادی دارند. شاید بتوان گفت که مهم‌ترین عامل در رفتارهایی که انسان‌ها از خودشان نشان می‌دهند، وابسته به محیط اطرافشان است. احتمال اینکه فردی در فضای کاری که همه کار خود را با کیفیت پایین انجام می‌دهند، کارش را با کیفیت پایین تحویل دهد، بسیار بالا است.

بنابراین بهتر است بگوییم که چطور می‌توانیم «متناسب» ترین فرد را استخدام کنیم. برای اینکه بتوانید متناسب‌ترین فرد را پیدا کنید، باید توجه فراوانی به شرایط محیطی که در آن مشغول به کار بوده است، داشته باشید. باید تلاش کنید که متوجه تفاوت‌های محیط کار قبلی کارجو و محیط سازمان خود شوید و با استفاده از تجربه و هوش خود در جلسه مصاحبه، درک کنید که آیا کاندید می‌تواند در محیط کاری شما بهترین ورژن خود را ارائه دهد یا خیر؟

سوالات مصاحبه را چگونه طراحی کنیم؟

مدل سوالات مصاحبه شغلی خود را می‌توانید از منابع مختلفی تهیه کنید. از سوالات مصاحبه ارزش محور تا سوالات مصاحبه شایستگی محور می‌تواند منبع شما باشد. مهم‌ترین ویژگی که باید داشته باشید، راحتی و تسلط شما برروی سؤال است. کل پروسه مصاحبه کاری و ارزیابی، روایی‌پیش بسیار پایینی دارند؛ یعنی احتمال موفقیت پایین است. برای همین، انتخاب روشی در پرسیدن سؤالات که صرفاً جذاب یا جدید است، برای شما و تسلطی روی آن ندارید، احتمال شکست شما را در انتخاب فرد نادرست چندبرابر می‌کند. بنابراین به‌دنبال پرسش‌های عجیب مانند: «۵ سؤالی که در استخدامی ناسا می‌پرسند» یا «۱۵ سؤالی که در وال‌استریت پرسیده ‌می‌شود» نروید.

بعد از این که از تسلط خود مطمئن شدید، معیار بعدی را برروی توانایی ایجاد مکالمه بگذارید. یعنی پرسیدن سؤالی که یک جواب ۳ دقیقه‌ای دارد در مقایسه با پرسشی که ۳ جواب یک دقیقه‌ای با دخالت ارزیاب دارد، دارای ارزش کمتری است؛ زیرا هرچه تعامل (نه صحبت طولانی مدت) ارزیاب درطول مصاحبه شغلی بیشتر باشد، باعث می‌شود کاندید اطلاعات واقعی‌تر به ما ارائه کند و روند پیشرفت فرآیند برای کاندید، غیرقابل پیش‌بینی‌تر شود.

یعنی به جای اینکه بپرسیم: پروسه انجام آخرین پروژه‌ات چطور بود؟ و کاندید، بدون دخالت ما، ۵ دقیقه توضیح دهد، اگر با روال زیر سؤال بپرسیم،  بسیار مؤثرتر خواهد بود:

– موضوع آخرین پروژه‌ات چی بود؟ «جواب کاندید»

– بزرگ‌ترین مشکل پروژه چی بود؟ «جواب کاندید»

– چطور تونستی پروژه رو به نتیجه برسونی؟ «جواب کاندید»

– اگر دوباره فرصت داشته باشی، چه کاری رو در اون پروژه انجام نمی‌دی؟ «جواب کاندید»

از جلسه مصاحبه ، حرفه ای نکته برداری کنید

هرچقدر شما در فرایند مصاحبه ، حرفه‌ای‌تر شوید، فرآیند تصمیم‌گیری درباره کاندید را با تأخیر بیشتری بعد از جلسه مصاحبه انجام خواهید داد. اما برای اینکه کیفیت تصمیم‌گیری خود را بعد از جلسه افزایش دهید، شما باید بتوانید حرفه‌ای نکته‌برداری کنید. نکته‌برداری حرفه‌ای در جلسه مصاحبه به این معنی نیست که تحلیل خود را از جواب و رفتار‌های کاندید را بنویسد، بلکه به این معناست که شما هر آن چیزی که می‌بینید، می‌شنوید و احساس می‌کنید که حائز اهمیت است، بنویسید و بعد از اتمام فرآیند مصاحبه و با بررسی مجدد آن‌ها، بتوانید تصمیم‌گیری کنید. صحبت‌ها و رفتارهایی که در جلسه مصاحبه می‌بینید و می‌شنوید، به مانند تکه‌های مختلف پازل هستند. اگر تلاش کنید پازل را درحین مصاحبه درست کنید، در زمانی که در اوج دریافت اطلاعات هستید، احتمال زیادی وجود دارد که پازل را اشتباه درست کنید؛ اما بعد از اتمام گفتگو، شما زمان خوبی دارید تا تکه‌های پازل را کنار یکدیگر قرار دهید، تصویر ساخته شده را نگاه کنید و تصمیم بگیرید که آیا این تصویر با سازمان شما متناسب است یا خیر.

گزارش جلسه مصاحبه را حرفه ارائه دهید

مهم نیست تحلیلی که شما از فرایند مصاحبه داشته‌اید، برای اینکه فرد را استخدام کنید یا خیر، چقدر درست است؛ مهم این است که این تحلیل را مکتوب کنید. ما در حال طی کردن «فرایند» جذب و استخدام هستیم، حتی اگر کارشناس استخدام، انتخاب نادرستی داشته باشد، اگر دلایل انتخاب خود را مشخص کند،‌ در دفعه بعدی می‌تواند انتخاب خود را بهبود دهد. درواقع می‌توان گفت که کیفیت فرایند مصاحبه شما مهم است، اما بسیار مهم‌تر است که امکان «بهبود» را برای فرآیند خود لحاظ کنید و این بهبود میسر نمی‌شود، مگر با مکتوب کردن مراحل تحلیل و فکر کردن در آن.

اشتباهات رایج در مصاحبه

• مقایسه با نفر قبل: یکی از اشتباهات رایج در مصاحبه با کاندیدها این است که ما هر شخص را به‌تنهایی مورد سنجش قرار نمی‌دهیم؛ بلکه ما هر شخص را با نفر قبلی که مصاحبه کرده‌ایم، مقایسه می‌کنیم و براساس آن، تصمیم‌گیری می‌کنیم.

پیشنهاد می‌شود که برای جلوگیری از این سوگیری بین مصاحبه‌ها، حتماً زمانی برای انجام کار دیگر در نظر بگیرید تا با کار و فضایی که برای ذهن ایجاد می‌کنید، بتوانید با تمرکز بالاتری در جلسه حضور پیدا کنید.

• مقایسه با خود: ما در فرآیند مصاحبه به‌صورت خودکار به‌دنبال استخدام فردی هستیم که شبیه خودمان (مصاحبه‌گر) باشد یا حداقل اشتراکات خوبی با ما داشته باشد. توجه کردن به این شباهت‌ها در کاندید، یکی دیگر از اشتباهات رایج در مصاحبه است.

استفاده از تست‌ها و سنجه‌های عددی می‌تواند به ما کمک کند که دچار این سوگیری نشویم. هرچه تلاش‌ کنیم ملاک‌های انتخاب را شفاف‌تر و قابل لمس‌تر کنیم، احتمال اشتباهمان کاهش می‌یابد.

• فراموشی: ما قادر خواهیم بود تا آخرین لحظات و مکالمه‌های هر جلسه مصاحبه‌ را به خاطر بسپاریم؛ تأثیرگذارترین لحظات مصاحبه، همان لحظات هستند و این اتفاق، باعث تصمیم‌گیری اشتباه ما می‌شود؛ زیرا به تمام مصاحبه نگاه نکرده‌ایم. همانطور که در بالا بیان شد، نوت‌برداری از جلسات مصاحبه از همان ابتدا می‌تواند به ذهن ما کمک شایانی کند.

اطلاع رسانی نتیجه مصاحبه

همانطور که در مقاله اعلام نتیجه مصاحبه شغلی نیز توصیح داده‌ایم، اطلاع‌رسانی نتیجه مصاحبه از تمام فرآیندی تا اینجا طی کرده‌اید، برای کاندید مهم‌تر خواهد بود. حتی می‌توان گفت مهم‌تر از نتیجه‌ای که قرار است به اطلاع کاندید برسانید، «نحوه» بیان آن نتیجه اهمیت دارد و کار دشواری هم در پیش خواهید داشت؛ چون قرار است تعداد زیادی جواب «ریجکت» اعلام کنید. افراد ناراحت خواهند شد، سؤال می‌پرسند، احتمال دارد تلخی هم کنند، اما شما موظف هستید این کار را انجام دهید؛ زیرا اگر این کار را انجام ندهید، فرآیندتان ناقص است و متوجه نخواهید شد که کیفیت آن چطور بوده است، شخص دیگری را به سازمان شما معرفی نخواهد کرد و تحقیقات نشان داده میزان فروش سازمان را نیز تا ۳۰ درصد می‌تواند کاهش دهد.

برای اعلام تأییدبودن کاندید برای طی کردن ادامه فرآیند مصاحبه یا شروع کار، که شما با توجه به شرایط سازمان و موقعیت شغلی که با آن درگیر هستید، ممکن است از تماس، پیامک یا ایمیل استفاده کنید، اما برای اعلام ریجکتی کاندیدها، شاید تماس گرفتن با تمام آن‌ها دور از واقعیت باشد. اما مهم‌ترین نکته‌ای که در اعلام ریجکتی وجود دارد و می‌تواند شما را در دید کاندیدها متفاوت کند و برند کارفرمایی را حتی با وجود اینکه آنان را ریجکت کرده‌اید، ارتقا بخشد، این است که پیامی که به هر طریقی برای آنان ارسال می‌کنید، «شخصی‌سازی‌شده» باشد؛ یعنی استفاده از نام شخص، تشکر از زمانی که برای فرآیند اختصاص داده‌اند، توضیح مختصر دلیل ریجکت‌شدن و آرزوی موفقیت برای کاندید، می‌تواند یک چارچوب خوب برای پیام ریجکتی باشد. اما در صورتی که زمان کافی ندارید و نمی‌رسید که پیام اختصاصی ارسال کنید، حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید این است که حتی بدون دلیل، بگوئید که کاندید ریجکت شده است.

مصاحبه ساختاریافته چیست؟

اگر شما از مدیران سازمان‌هایی با تعداد پرسنل بالا هستید و تیم جذب و استخدام شما از چندین نفر تشکیل شده است، مصاحبه ساختاریافته می‌تواند یک راه حل مناسب برای سازمان شما باشد تا کیفیت جذب و استخدام خود را ارتقا بخشید. مصاحبه ساختاریافته به این معنی است که شما تمام کاندید‌های خود را از یک فرآیند استاندارد و عیناً مشابه یکدیگر گذر خواهید داد و سؤالاتی که از هر کاندید پرسیده خواهد شد، دقیقاً یکسان خواهد بود؛ حتی ترتیب پرسش سؤالات را نیز در این مدل مصاحبه تغییر نخواهید داد تا بتوانید کاندید‌ها را در شرایط کاملاً یکسان و مشابه یکدیگر مقایسه کنید و تا جای ممکن جلوی سوگیری های رایج ذهن را در فرآیند مصاحبه بگیرید.

مصاحبه غیرساختاریافته ازطرف دیگر، بیشتر غیررسمی است و وابسته به شرایط و نحوه پیشرفت مکالمه ممکن است جهت مصاحبه تغییر کند و حتی موضوعاتی که موردبررسی قرار می‌گیرند نیز متفاوت باشند. مصاحبه غیرساختاریافته برای اینکه با کاندید آشنایی پیدا کنیم، بسیار مؤثر عمل می‌کند و از مصاحبه ساختاریافته قوی‌تر است؛ اما وقتی در سطح سازمان نگاه می‌کنیم که برای مثال، شما ۷۰ موقعیت شغلی باز دارید و به‌عنوان مدیر سازمان می‌خواهید دقیقاً متوجه شوید که دلیل تأیید یا ریجکت هر کاندید در فرآیند شما چیست، تحلیل از روی مصاحبه غیرساختاریافته تقریباً کار غیرممکنی است و اینجا جایی است که شما ترجیح می‌دهید که کیفیت مصاحبه‌های خود را کمی کاهش دهید. اما فرآیند مصاحبه‌ها در کل سازمان را استاندارد و یکسان کنید تا بتوانید دید شفافی به تیم خود و فرآیند عادلانه‌تری را برای کاندید‌ها ایجاد کنید.

مصاحبه ساختاریافته نه‌تنها برای مهارت‌های نرم، بلکه برای مهارت‌های فنی افراد نیز می‌تواند استفاده شود. همانطور که در بالا نیز اشاره شد، بزرگ‌ترین حسن این مدل مصاحبه، ایجاد عدالت بیشتر در فرآیند مصاحبه است که از طرفی، مانع سوگیری‌های رایج برای کارشناسان جذب و ازطرف دیگر، باعث احساس عدالت در ذهن کاندید خواهد شد و روزبه‌روز نیز شاهد این هستیم که سازمان‌های بزرگ و پیشرو در جهان برای اینکه فرآیند مصاحب خود را عادلانه و شفاف‌تر کنند، به سمت مصاحبه ساختاریافته در حال حرکت هستند (منبع).

مصاحبه تناسب فرهنگی (Culture fit) چیست؟

یکی از انواع مصاحبه، تناسب فرهنگی است که در آن ما در تلاش هستیم تا متوجه شویم کاندید، بدون در نظر گرفتن مهارت‌های فنی و شایستگی‌هایش، ازنظر رفتاری و فرهنگی با ارزش‌های اساسی سازمان ما هم‌خوانی دارد. البته انجام این کار، به این معنی نیست که افرادی که شبیه یکدیگر هستند را استخدام کنیم و در نتیجه، سازمانی یک‌دست درست کنیم که منجر به شکست در بازار شود؛ بلکه به این معناست که ما به‌دنبال استخدام افرادی باشیم که ارزش‌هایی آنان با ما هم‌راستا باشد.

برای مثال، ممکن است میهن‌پرستی در سازمان شما یک ارزش باشد؛ پس به‌عنوان یکی از ملاک‌های اصلی فرهنگی خود در مصاحبه، افرادی را در سازمان خود اضافه می‌کنید که کشور خود را دوست داشته باشند. یا ممکن است همکاری، جزو موارد ضروری برای سازمانتان باشد؛ پس افرادی را عضو سازمان می‌کنید که به کار تیمی اعتقاد داشته باشند نه اینکه دوست داشته باشند تنهایی کار کنند.

در ادامه، ۵ سؤال رایج از سؤالات مصاحبه فرهنگی قرار گرفته است. درصورت علاقه، می‌توانید کامنت بگذارید تا فایل کامل سؤالات تناسب فرهنگی برای شما ارسال گردد.

1. محیط کاری ایده‌آل شما چگونه است؟ چه رفتار، اخلاق و باورهایی در آن وجود دارد؟
2. زمانی رو تعریف کن که با یک سازمان کار می‌کردی و احساس می‌کردی از نظر فرهنگی، با اون‌ها متفاوت هستی؟ چرا این احساس رو داشتی؟
3. بهترین فرهنگ کاری که باهاشون تا الان کار کردی، کجا بوده؟ چه چیزهایی داشتند که باعث شد همچین احساسی بکنی؟
4. به نظرت، فرهنگ سازمانی ما براساس چیزهایی که تا الان دیدی، چطور است؟ کدومش به نظرت خوبه و کدومش خوب نیست؟
5. دوست داری توی کدوم سازمان در دنیا مشغول به کار بشی؟ چرا همچین علاقه‌ای داری؟

مصاحبه موقعیت محور چیست؟

مصاحبه موقعیت محور یک شیوه مصاحبه کاربردی برای موقعیت‌های شغلی ارشد سازمان یا مشاغلی دارای تصمیم‌گیری، ابهام و فشار کاری بالا هستند، است؛ این نوع مصاحبه تمرکز برروی آینده دارد و تلاش می‌کند با ازبین بردن شرایط محیطی تأثیرگذار برروی شخص متوجه شود که عملکرد او در یک موقعیت خاص فرضی در آینده چگونه است. برای مثال، وقتی از شخصی می‌پرسیم چرا در سازمان قبلی با همکارت دچار اختلاف شدی، شرایط محیطی آن سازمان و فرهنگ آنان را درنظر نمی‌گیریم و برایمان ملموس نیست؛ اما اگر بپرسیم که «اگر با همکارت در زمان‌بندی پروژه دچار اختلاف شوید، چطور برخورد خواهید کرد؟» در این سؤال کاری به گذشته نداریم، می‌خواهیم ببینیم شرایط ایده‌آل ازنظر کاندید برای برخورد کردن چگونه است تا اینگونه با خود «ایده‌آل» کاندید بیشتر آشنا شویم.

در مصاحبه موقعیت محور شایستگی‌هایی که از جنس «حل مسئله» هستند به‌راحتی می‌توانند مورد سنجش قرار گیرند. علاوه‌براین، از این شیوه مصاحبه برای اینکه گفتگوی خوبی بین ارزیاب و کاندید ایجاد شود، استفاده می‌شود؛ چراکه معمولاً پاسخ به سؤالات مصاحبه موقعیت محور، طولانی و باز است و رفت و آمد دارد. اما در مقاله مصاحبه موقعیت محور توضیح دادیم که فرق این مصاحبه با مصاحبه شایستگی محور چیست و ترکیب ایده‌آل برای استفاده کردن از مصاحبه شایستگی محور و موقعیت محور در یک جلسه واقعی مصاحبه چیست.

پیشنهاد سیمپل اچ آر برای مصاحبه کردن کارجویان و ارزیابان 🤫

پس از آنکه درباره قوانین مصاحبه، که مانند قوانین بازی فوتبال هستند، صحبت کردیم، نوبت آن رسیده که به‌سراغ پیداکردن استایل شخصی خودمان در مصاحبه کردن برویم؛ چه به‌عنوان ارزیاب و چه به‌عنوان کارجو. دانشگاه هاروارد در طی یک تحقیق که بیش از ده سال به طول انجامید، استایل‌های مختلف افراد را در مصاحبه‌کردن را شناسایی کرده و بیان می‌کند که هر فردی، با استایل شخصی خودش مصاحبه می‌کند و قراردادن همه افراد در یک چارچوب مشخص، کار درستی نیست؛ چراکه باعث می‌شود مصاحبه‌ای که انجام می‌دهیم، اصیل و خود واقعی ما نباشد. بر همین اساس، چهار استایل مصاحبه، شامل موارد زیر می‌شود:

• استایل یک: به دنبال ایجاد رابطه

این دسته افراد می‌خواهند ارتباط برقرار کنند و خیلی به این فکر نمی‌کنند که برای شغل مناسب هستند یا خیر. آن‌ها به فکر آن هستند که جلسه را با توجه به مهار‌ت‌ها ارتباطی و اعتمادسازی که دارند، پیش ببرند. ممکن است که در جلسه، از طرف مقابل، سازمان یا حتی مدل لباس پوشیدن فرد مقابل تعریف کنند، شوخی کنند و وارد مسائل شخصی شوند. در انتهای جلسه مصاحبه، ارزیاب ممکن است بگوید: «شخصاً خیلی باهاش احساس راحتی و خوبی داشتم، ولی مناسب سازمان ما نیست.» یا کاندید ممکن است بگوید: «اصلاً نفهمیدم کار چی هست، که چی همش مسخره‌بازی و شوخی می‌کرد!».

درواقع، ریسکی که متوجه این دسته افراد می‌شود، این است که تأکید زیادی روی ایجاد ارتباط می‌کنند و به مسائل فنی کار خیلی کم‌توجه هستند. اگر ارزیاب باشند، ممکن است شخص اشتباهی را انتخاب کنند و اگر کاندید باشند، ممکن است به دلیل نشان‌ندادن توانایی‌های فنی‌شان ریجکت شوند. این افراد کمتر درباره اتفاقات گذشته با آمار و اطلاعات صحبت می‌کنند و این آرامش خاطر از عملکردشان را نمی‌توانند در ارزیاب ایجاد کنند؛ زیرا تمام تمرکزشان برروی این است که ارزیاب از شخصیت و رفتار آن‌ها خوشش بیاید و لذت ببرد. البته منظور ما نیست که اگر با این استایل صحبت می‌کنید، آن را تغییر دهید؛ بلکه فقط با آگاهی پیداکردن از نقاط ضعف این استایل، آن را بهبود دهید.

• استایل دو: بازجویی

این افراد به فرآیند مصاحبه مانند یک بازجویی نگاه می‌کنند. معمولاً نگاهی سخت‌گیرانه به مصاحبه دارند و سؤالات عمیق زیادی می‌پرسند، جلسه مصاحبه را به چالش می‌کشند و هرکدام از طرفین از این دسته باشند، طرف دیگر را به فکر فرو خواهند برد. خیلی اهل معاشرت و دوست‌شدن با طرف مقابل نیستند و مسائل فنی کار برایشان اهمیت دارد، می‌خواهند همه‌چیز را متوجه شوند و دیدشان را تا جای ممکن کامل کنند (چه نسبت به سازمان چه نسبت به کاندید).

• استایل سوم: آزمونی

این افراد، سیاه یا سفید به مصاحبه نگاه می‌کنند. آن‌ها تصور می‌کنند که در یک آزمون قرار دارند که در آن موفق می‌شوند یا شکست می‌خورند. آن‌ها به جلسه مصاحبه به چشم یک فرصت برای شبکه‌سازی و ایجاد رابطه دوستانه نگاه نمی‌کنند؛ بلکه برای آنان، جلسه مصاحبه مانند یک فرصت همکاری است، نه بیشتر و نه کمتر. این افراد، محتاط عمل می‌کنند و معمولاً پاسخ سؤالات را کوتاه می‌دهند، خوددار عمل می‌کنند، اهل داستان‌سرایی نیستند و مستقیم سر اصل موضوع می‌روند. آنان اطلاعات و آمار در صحبت‌هایشان زیاد دیده می‌شوند و می‌خواهند مطمئن شوند که اگر کاندید هستند، تمام اطلاعات لازم را به ارزیاب داده‌اند و اگر ارزیاب هستند، مطمئن شوند که به‌طور خیلی مشخص، تمام مواردی که برای انجام کار لازم بوده است را از کاندید پرسیده‌اند.

• استایل چهارم: تیم باز

این افراد به جلسه مصاحبه مانند یک راستایی‌آزمایی برای عضویت در تیم نگاه می‌کنند. آن‌ها معمولاً از جملات جمع، مانند «ما»، «تیم ما»، «سازمان ما» استفاده می‌کنند. این افراد به مصاحبه مانند یک فرصت نگاه می‌کنند که عضو تیمی بزرگ‌تر باشند. حرف اصلی این گروه این است: «برای من، گروهم اهمیت دارد. می‌خواهم عضوی از آن باشم و برای عضویت، خودم را تطبیق خواهم داد.» این افراد برخلاف دسته «بازجویی» ها عمل می‌کنند؛ «بازجویی» ها می‌گویند که من این کارها را کرده‌ایم، من توانسته‌ام این دستاوردها را داشته باشم، شما چه چیزی برای ارائه به من دارید؟ و این در حالی است که «تیم‌باز» ها می‌گویند ما این کار را کرده‌ایم و برایمان ارزشمند بوده است، می‌خواهم بازهم این کار را تکرار کنم و عضوی از تیم باشم.

چرا شناخت استایل مصاحبه مهم است؟

هیچ کدام از این استایل‌ها مصاحبه برتری نسبت به دیگری ندارند و نمی‌توان گفت که کدام استایل مصاحبه برای چه موقعیت شغلی بهتر است. علاوه‌براین، ما فقط درباره «استایل مصاحبه» صحبت کردیم نه «شخصیت» افراد؛ یعنی شخص ممکن است که درونگرا باشد و ترجیح دهد که کارش را خودش به‌تنهایی انجام دهد؛ اما در جلسه مصاحبه، به دستاورهای گروهی و سازمانی اشاره کند و در دسته «تیم‌باز» قرار گیرد. همچنین قرار نیست که ما استایل مصاحبه خودمان را تغییر دهیم، اما قرار است با آگاهی پیدا کردن نسبت به آن، نقاط قوت آن را بیشتر کنیم و نقاط ضعفش را کاهش دهیم و اگر با شخصی مواجه شدیم که استایل مصاحبه‌اش با ما متفاوت بود، ناراحت و رنجیده نشویم.

به سادگی، مصاحبه کنید

دوران اینکه قالب طراحی کنیم و سعی کنیم چه ارزیاب و چه ارزیابی‌شونده را در آن قرار دهیم تا یک جلسه گفتگو، بین دو انسان با آن همه پیچیدگی را بگذراند، تمام شده است. تصور می‌کنیم که هر فردی، استایل و شیوه خاصی را برای پرزنت خودش به‌عنوان کاندید یا برای ارزیابی‌کردن یک شخص دیگر دارد. ما این استایل را یک «هنر» می‌دانیم که صدالبته نیاز به تمرین دارد، اما هر شخصی باید بتواند هنر خودش را با استایل ویژه خودش به نمایش بگذارد. در این مقاله به این موضوع پرداختیم و خوشحال می‌شویم که نظرتان را درباره شخصی‌سازی کردن فرآیندهای مصاحبه بدانیم.