استراتژی استخدام و مراحل ایجاد آن
استراتژی استخدام در هرسازمانی از مهم‌ترین و اساسی‌ترین مراحل در فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی است. چه یک استارتاپ کوچک داشته باشید یا چه برای یک شرکت بزرگ با هزاران کارمند کار کنید، باید بدانید که چگونه سازمان را رشد دهید. اگر بخواهیم ساده‌تر بگوییم، باید بدانید که چه کسی، چه‌وقت در سازمان شما استخدام شود. به‌همین علت، باید یک طرح استخدام به منظور ساده‌سازی فرآیند آن طراحی کنید. در این مقاله استراتژی استخدام با سیمپل اچ آر همراه شوید تا به شما بگوییم که چگونه با یک برنامه ریزی استراتژیک جذب و استخدام، یک استراتژی جذب و استخدام موفق داشته باشید.
ما در دوره جذب استخدام به طور کامل و مفصل، به آموزش کامل جذب و استخدام پرداخته‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم ازطریق لینک زیر، حتماً آن را مشاهده کنید.
استراتژی استخدام چیست؟
قبل از بررسی مراحل طرح استخدام، بیایید ببینیم استراتژی استخدام چیست؟ یک استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام باید شامل موقعیت‌های شغلی باشد که می‌بایست برای آن‌ها استخدام انجام شود. بودجه‌بندی، ارزیابی عملکرد و سایر جزئیات مهم. واضح است که ایجاد یک طرح استخدام، بهترین راه برای بازنگری و بهبود شیوه‌های آن و درنتیجه، حفظ کارکنان در محیط کار است.
مراحل ایجاد استراتژی استخدام
در ادامه به مراحل ایجاد استراتژی استخدام می‌پردازیم تا شما با الگو گرفتن از آن بتوانید به بهترین شیوه در سازمان خود، آن را اجرا کنید.
- تجزیه و تحلیل نیازهای استخدام
اولین قدم برای ایجاد یک استراتژی استخدام، شناسایی نیازهای استخدامی است. اینکه در چه موقعیت‌هایی نیاز به افزایش نیرو است یا به‌علت جابه‌جایی افراد یا ترفیع برخی از آن‌ها ممکن است بعضی از موقعیت‌های شغلی در سازمان شما نیاز به نیروی جدید داشته باشند. باید بتوانید تخمین بزنید که آیا پروژه جدیدی آغاز خواهد شد یا نیرویی ممکن است از سازمان شما خارج شود؟
- تدوین تقویم استخدام
در مرحله بعد طراحی استراتژی استخدام، بایستی تجزیه و تحلیل خود را عملی کنید و تخمین بزنید که هربخش، به چند نیرو نیاز دارد و در چه بازه زمانی باید نیروی جدید استخدام شود؟ این کار نیازمند تدوین تقویم استخدام است. برای هرموقعیت شغلی به‌طور متوسط، یک هفته قبل از انتشار آگهی، تا سه هفته بعد از آن، زمان درنظر بگیرد که بسته به تعداد و سطح فرآیند استخدام این زمان متغیر است. با این اطلاعات، می‌توانید یک تقویم استخدامی کامل برای یک سال ایجاد کنید. بدیهی است که در بسیاری از زمان‌ها هم‌پوشانی خواهید داشت. مثلاً ممکن است برای ۴ نفر درحال پیاده‌سازی فرایند آنبوردینگ (onboarding) باشید و همزمان در پروسه هفته اول استخدم نیز باشید. با این کار می‌توانید حجم کار واحد خود را مدیریت کنید.
- ابزارهایی که برای یک فرآیند استخدام نیاز دارید را شناسایی کنید
این روزها از نرم‌افزارها و پلتفرم‌های جذب و استخدام زیادی در دنیا استفاده می‌شود. در ایران نیز، موج آن با ورود نرم‌افزارهای ATS (applicant tracking systems) وارد کشور شد. در این حوزه، نرم‌افزارهایی مانند موارد زیر، قابل استفاده هستند:
- هایر کمپ
- سنجمان
- کندو
هرکدام از این نرم‌افزارها، ویژگی‌های خاص خود را دارند. اگر سازمان شما بیش از ۲۰۰ نفر پرسنل دارد یا برنامه توسعه منابع انسانی شما امسال بیش از ۵۰ نفر است، پیشنهاد می‌کنیم که از این برنامه‌ها استفاده کنید. در غیراینصورت، اکسل یا ترلو، برای شما کفایت خواهد کرد 🙂
- الزامات هر موقعیت کاری را تعیین کنید
این مورد از استراتژی استخدام را با یک مثال شروع می‌کنیم. فرض کنید سرپرست یکی از قسمت‌های سازمان به منابع انسانی درخواست می‌دهد که یک نیروی کاری استخدام کند که آشنا به نرم‌افزار آفیس هم باشد. با توجه به استراتژی منابع انسانی و با کمی کنکاش، متوجه می‌شوید در کل سال ممکن است این واحد ۱۰ نامه نیاز داشته باشد و می‌توان از نرم‌افزارهای دیگری هم استفاده کرد ولی این فیلتر اضافه برای استخدام هزینه زیادی دارد و زمان جذب را نیز بالاتر می‌برد. (ما در مقاله کاهش زمان استخدام به شما توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید زمان جذب نیروی جدید را کاهش دهید.) بهتر است قبل از شروع به درج آگهی و حتی نوشتن متن آگهی استخدام، ابتدا به‌طور دقیق از نیازها مطلع شوید.
برای مثال، نرم‌افزار آفیس را برای چه‌کارهایی استفاده می‌کنید؟ آیا نرم‌افزار جایگزینی برای آفیس وجود ندارد؟ آیا اگر نیروی شایسته‌ای را پیدا کردید، بهتر نیست باتوجه به آموزش سازمانی او را تعلیم دهید؟ (ما در مقاله مقاله سازمان یادگیرنده به‌طور مفصل به این موضوع پرداخته‌ایم.)
- بودجه‌بندی مناسب
بودجه‌بندی مناسب یکی از مهم‌ترین بخش‌های استراتژی استخدام است. براساس هزینه‌های قبلی به ازای هر استخدام، می‌توانید تخمین بزنید که هزینه‌های استخدام در سال آینده چه مقدار خواهد بود؟ به هزینه‌های مختلفی که در بودجه‌بندی فرآیند استخدام ممکن است اضافه شود، توجه کنید:
- تبلیغات
- برند کارفرمایی
- پلتفرم‌ها
- زمان
شما به‌طور متوسط برای هر استخدام در سازمان، حدود ۳۰ ساعت زمان می‌گذارید. علاوه‌بر این، اگر مصاحبه مدیر هم لازم باشد، این زمان را هم باید حساب کنید. ساعات کاری خودتان و مدیر مربوطه را هم در هزینه‌ها حتماً حساب کنید. در بعضی شرایط و برخی سِمَت‌ها، برای سازمان‌ها به صرفه‌تر است که از شرکت‌هایی که به‌صورت برون‌سپاری جذب و استخدام انجام می‌دهند، کمک بگیرند. برای قانع‌کردن مدیرعامل نیز فقط کافی است که اعداد و ارقام این هزینه‌ها را مشخص کنید. سیمپل اچ آر نیز به‌عنوان بخشی از خدمات خود، خدمات جذب و استخدام انجام می‌دهد که می‌توانید از اینجا به آن مراجعه کنید.
- شرح شغل قانع کننده و جذاب
درحالی که ثابت شده است که جذب بهترین کاندیدها با یک شرح شغل به‌شکل قوی اتفاق می‌افتد اما با این حال، هنوز برخی شرکت‌ها فکر می‌کنند باید انتظارات شغلی را فهرست کنند. اما چیزی درباره امکاناتی که شرکت فراهم می‌کند یا جذابیت‌هایی که سازمانشان برای کارمندان دارد نمی‌گویند. درنظر داشته باشید که شرح شغلی، فرصتی برای فروش شغل به کارجویان است. برای متمایز شدن، باید آگهی شما قانع‌کننده، خلاقانه و جذاب باشد. به عبارتی، باید از بازاریابی جذب و استخدام استفاده کنید.
- فرآیند را طراحی کنید
در مرحله طراحی فرآیند استراتژی استخدام باید به این فکر کنید که چگونه می‌خواهید کار دشوار انتخاب کاندید را انجام دهید. با تعیین تعداد مصاحبه‌ها، اشخاصی که باید مصاحبه‌ها را انجام دهند و… تعریف کنید که چگونه روند کلی و فرآیند مصاحبه انجام می‌پذیرد. نکته مهم این است که نباید فرآیند یکسان برای همه کاندیدها داشته باشید و بهتر است برای هرکاندید درطول مسیر استخدام، شخصی‌سازی شود.
- بررسی پیشینه کاندیدها
هنگامی که یک کاندید را انتخاب کردید، باید درباره پیشینه او تحقیق کنید. رفرنس چک یک راه قابل اطمینان برای ارزیابی صداقت کارجو است. در این طرح، چگونگی تحقیق و تحلیل پیشینه کارجو را تدوین کنید تا از تأخیر احتمالی فرآیند استخدام بکاهید. در تحقیقاتتان سعی کنید سؤال‌های باز درباره عملکرد، دستاوردها و مشکلات بپرسید تا جواب‌های بیشتر بگیرید. در این زمینه، مصاحبه شایستگی محور به شما کمک خواهد کرد.
- نقطه شروع اینجاست
در استراتژی استخدام و بعد از انتخاب کاندید ایده‌آل، با او تماس بگیرید یا ایمیل بزنید و موقعیت شغلی‌ای که برایش درنظر گرفته‌اید را پیشنهاد بدهید. (در مقاله مصاحبه تلفنی به شما می‌گوییم که چگونه باید این کار را انجام دهید.) به خاطر داشته باشید که این شما هستید که باید موقعیت شغلی سازمانتان را بفروشید؛ پس فروشنده خوبی باشید.
- بعد از پذیرش چه اتفاقی می‌افتد؟
مشخص کنید بعد از پذیرش چه اتفاقی می‌افتد. درواقع لازم است که حتماً شفافیت در فرایند استخدام را در دستور کار خود قرار دهید. این کار باعث می‌شود تا کاندید انتخاب شده، از استرس‌ها و برداشت‌های شخصی قبل از شروع کار دور بماند.
- بازنگری طرح
برای بهبود استراتژی استخدام، بازخوردها را تجزیه‌وتحلیل کنید. برای این‌کار می‌توانید نظرسنجی بگذارید و بپرسید مصاحبه و گزینش چطور بود؟ چه بخشی از فرآیند به خوبی انجام شد و چه بخشی می‌توانست بهتر باشد؟
به سادگی استراتژی استخدام بچینید
با رعایت نکات استراتژی استخدام و با طراحی یک فرآیند استخدام حرفه‌ای، می‌توانید از کاهش ۳۰ درصدی هزینه‌های جذب نیرو مطمئن باشید. ازطرفی، با اطمینان از جذب حداقل ۲۵۰ متقاضی برای هرفرصت شغلی شروع به استخدام کنید.
نظرات شما