موفقیت کار تیمی در سازمان های بزرگ
موفقیت کار تیمی مهم‌ترین هدف یک تیم کاری است که همواره برای رسیدن به آن تلاش می‌شود. احساس تیم بودن در سازمان، از مهم‌ترین احساساتی است که افراد باید آن را داشته باشند؛ چراکه مرز بین داخل و خارج سازمان را همین احساس تیم بودن جدا می‌کند و از «تیم» است که تمام اتفاقات فرهنگ سازمانی با شدت و سرعت بیشتر روی خواهد داد.
مایکروسافت یکی از سازمان هایی است که با وجود جمعیت ۱۴۰ هزار نفری که به‌صورت حضوری یا دورکاری فعالیت می‌کنند، کار تیمی موفق دارد و روزبه‌روز نیز درحال پیشرفت هستند. ما خیلی اوقات در ایجاد و تقویت احساس «تیم بودن» در سازمان ۱۰۰ نفره که همگی هم در سر کار حضور دارند و شخصی ریموت نیست، دچار مشکل می‌شویم؛ حال می‌خواهیم ببینیم چطور می‌توان یک سازمان با این تعداد پرسنل را در چنین سطحی از کار تیمی قرار داد.
برای این کار در این مقاله موفقیت کار تیمی در سیمپل اچ آر به سراغ مدیر منابع انسانی مایکروسافت، خانم کاتلین هوگان (kathleen Hogan) رفته‌ایم. اهمیت این موضوع به قدری در مایکروسافت بالا بوده‌است که خود ساتیا نادلا، مدیرعامل مایکروسافت برای طراحی و بررسی روند اجرایی این فعالیت‌ها، مستقیماً با کاتلین در ارتباط بوده است.
راهکارهای موفقیت کار تیمی
مایکروسافت به‌عنوان یک سازمان ۱۴۰ هزار نفری، که موفقیت آن بعد از آمدن هوش مصنوعی Chat GPT شدت گرفت و از گوشه‌گیری که سالیان زیادی با آن روبه‌رو بود، نجاتش داد. یک ابرسازمان پخش شده در کل دنیاست که با تیم سازی صورت گرفته، پرسنل آن به‌صورت حضوری، ریموت و از کشور‌های مختلف با فرهنگ‌های متفاوت در آن مشغول به کار هستند. در ادامه به راهکارهای موفقیت کار تیمی در شرکت مایکروسافت به‌عنوان یک سازمان بزرگ خواهیم پرداخت.
- سوشال مدیا داخلی
۱۴۰ هزار نفر پرسنل با یکدیگر کار دارند، گفتگو کرده و اطلاعات مختلفی ارسال می‌کنند؛ علی‌الخصوص اگر این ۱۴۰ هزار نفر پرسنل، در صنعت تکنولوژی مشغول باشند، نیازشان به داشتن فضایی برای صحبت کردن با همکاران خود زیادتر خواهد شد. علاوه‌بر این‌ها باتوجه به این که این تعداد پرسنل در کشورها و در زمان‌های مختلفی مشغول به‌کار هستند، اگر راهکار مایکروسافت برای ارتباط داخلی اعضا سازمانش، چیزی شبیه واتساپ یا تلگرام بود، باید داخل تلگرام هر شخص ۲۰۰ گروه و همواره نیز نوتیفیکیشن‌های گروه‌های مختلف درحال ارسال بود و نمی‌توانستند زندگی کنند!
پس در اولین قدم برای موفقیت کار تیمی در این مجموعه، مایکروسافت از Yammer که یک سوشال مدیای کاری است و قسمتی از برنامه Office 365 خودش است را استفاده کرد. همچنین با اضافه کردن صفحه «ارتباط مستقیم» با مدیر و تأکید خاص ساتیا برروی این صفحه، تمام پرسنل در هر سطحی از سازمان، این امکان را دارند که با تمام مدیران به‌صورت مستقیم ارتباط بگیرند و صحبت کنند و مدیران نیز موظف به پاسخ‌گویی کامل و درست به آنان هستند.
قسمت «ارتباط مستقیم» این پلتفرم و به‌صورت کلی، سؤالات و درخواست‌هایی که در ارتباط مستقیم از مدیران پرسیده می‌شد، از حیاتی‌ترین اطلاعات سازمان بوده و همواره درحال پالایش و بررسی است و عمیق‌ترین دید را نسبت به دغدغه‌های پرسنل از سازمان نشان می‌دهد.
علاوه‌بر این‌ها، با اضافه شدن امکان ارتباط مسقیم در پلتفرم ارتباط داخلی مایکروسافت، نگرانی از این که زمان کاری مدیران، به‌دلیل تفاوت در محل سکونت، با یکدیگر همخوانی نداشته باشد، ازبین می‌رود و کانال ارتباطی می‌تواند همواره فعال بماند.
- «چطوری» های روزانه
در راستای موفقیت کار تیمی، هرروز در ماکروسافت، به‌عنوان قسمتی از کار روتین واحد منابع انسانی، از قسمتی از این جمعیت ۱۴۰ هزار نفری، یک سری سؤالات اساسی پرسیده می‌شود که به‌صورت کلی در آن‌ها از پرسنل درباره احساس کلی که خودشان دارند، احساسی که به سازمان، فرهنگ سازمان و دیگر موضوعات روز دغدغه آن، سؤال می‌شود.
«چطوری» های روزانه مایکروسافت شامل تقریباً ۲۰ پرسش است که اکثر آن‌ها نیاز به توضیح و نوشتن دارند. سؤالاتی ازقبیل این که:
– در طی یک سال گذشته، در چه زمینه‌هایی در مایکروسافت احساس تغییر می‌کنی؟
– چه کاری رو پیشنهاد می‌کنی مدیر مستقیمت برات انجام بده تا به بهره‌ورترین حالت ممکن خودت برسی؟
معمولاً این سؤالات هر ماه تغییر می‌کنند. قرار نیست فرمت آن‌ها برای ۲۰ سال پی‌درپی یکسان باقی بمانند. باتوجه به تغییر بازار و تغییر نیاز شرکت، آن‌ها نیز تغییر می‌کند. اما نکته حائز اهمیت این است که همواره، کانال ارتباطی مستقیم با پرسنل را اکتیو نگه می‌دارند و برروی آن برنامه‌ریزی می‌کنند تا به حداکثر موفقیت کار تیمی برسند.
درواقع در سوشال مدیا داخلی خود مایکروسافت، سازمان بازخورد افرادی که خودشان علاقه دارند بازخورد بدهند، بدون این که از آنان پرسیده شود، را دریافت می‌کند. اما این برای سازمان کافی نیست؛ چراکه کارمندان درونگرا زیادی در سازمان وجود دارند که بدون آن که از آنان خواسته شود، صحبت نمی‌کنند و این پرسش‌نامه کوتاه، فضایی برای گفتگو با این افراد را می‌دهد.
- گزارش کار
برای افزایش موفقیت کار تیمی، هر ماه مایکروسافت جلساتی را برنامه‌ریزی می‌کند که در طی آن‌ها، درباره اولویت‌های سازمان، پیشرفت‌های انجام شده، فرهنگ سازمانی و اتفاقات گذشته صحبت می‌کنند. گزارش عملکرد و پیشرفت پروژه‌های سازمان را ساتیا، مدیرعامل مجموعه، شخصاً اعلام می‌کند. کل این جلسه به‌صورت آنلاین نیز در کل دنیا برای پرسنل پخش می‌شود و بعد از اتمام آن نیز در دسترس تمام پرسنل خواهد بود.
بعد از اتمام جلسه، تمام آپدیت‌ها و اولویت‌بندی‌های انجام شده، به کل پرسنل ایمیل خواهد شد و از این طریق، کل سازمان را به‌روز نگه می‌دارند.
خیلی اوقات در سازمان‌های کوچک ۱۰۰ نفره، اتفاق می‌افتد که پرسنل از اولویت‌های سازمان و هدف سازمان، هیچ اطلاعی ندارند و نمی‌دانند چه کاری درحال انجام است. درست است که این اتفاق وظیفه مدیران میانی است که به‌درستی اهداف و اولویت‌های سازمان را بیان کنند، اما این قضیه آنقدر اهمیت دارد که نمی‌توان ریسک کرد و تنها برعهده آنان گذاشت. خود مدیرعامل این اطلاع‌رسانی را انجام می‌دهد و از این طریق، سازمان را به‌روز نگه می‌دارد و همچنین به موفقیت کار تیمی کمک می‌کند.
- نمایش یادگیری
تأکید فراوان نادلا، مدیرعامل، بر این که می‌خواهد سازمانی بسازد که «همه چیز را یاد بگیرند» به‌جای اینکه سازمانی باشد که احساس شود «همه چیز را می‌دانند». برای این که نادلا واقعاً این روحیه را در تیم‌ها تقویت کند، به‌عنوان برگزار کننده یک برنامه ویدئویی داخلی، سراغ تیمهای مختلف می‌رود و روند حل مشکل آنان را با رویکرد «یادگیرندگی» بررسی می‌کند و هر ماه این ویدئوها به گروه خاصی که باید به آنان برسد، ارسال می‌شود.
برای بهبود موفقیت کار تیمی، به‌جای این که مایکروسافت بخواهد هزینه‌های میلیارد دلاری در آموزش انجام دهد، یک فرهنگ را رواج می‌دهد و آن هم آموزش حین کار است که بسیار ماندگارتر بوده و صدالبته که ایجاد کردن چنین فرهنگی، نیازمند کار و زمان طولانی است.
تصور کنید که اگر مایکروسافت می‌خواست با رویکرد سنتی آموزش، برنامه‌ای برای آموزش در سازمان طراحی کند، احتمالاً دوره‌های آموزشی‌اش از بزرگ‌ترین دانشگاه‌های ایران نیز بیشتر می‌شد؛ ۲۰۰ دوره مدیریت پروژه، ۴۰۰ دوره اخلاق حرفهای در کار و هزارن پروژه آموزش کدنویسی حرفهای.
علاوه‌بر این‌ها، می‌دانیم که جزء سه اولویت اصلی افراد در کار کردن، یادگرفتن و پیشرفت کردن است که این اتفاق در مایکروسافت با کمک «فرهنگ» درحال انجام است.
اصول کار تیمی در سازمان
اصول کار تیمی در سازمان ازجمله مواردی است که وقتی از مدیران درباره اهمیت آن می‌پرسید، اگر نگویند یکی از اصول بنیادی فعالیت سازمانشان است، قطعاً حداقل خواهند گفت که یکی از شایستگی و ویژگی‌هایی است که افراد به جستجوی آن هستند؛ اما وقتی به‌سراغ بررسی میزان واقعی بودن این اتفاق در سازمان می‌روید، چیز خاصی احساس نمی‌کنید. شاید این به این دلیل است که مدیران به کار تیمی، به‌عنوان یک موهبت الهی یا یک ارزش اخلاقی، مانند صداقت، نگاه می‌کنند؛ درحالی که این مدل کاری، یک «مهارت» است که نیاز به یاد گرفتن، تمرین و آموزش دارد. ما در ادامه این مقاله، به‌دنبال تمرین‌های کاربردی هستیم تا بتوانید به کمک آن‌ها واقعاً «کار تیمی» را در سازمان خود عملی کنید.
اهمیت اصول کار تیمی / چرا در کار تیمی شکست می خوریم؟
سازمان‌ها تلاش‌های فراوانی برای رواج اصول کار تیمی انجام می‌دهند. از درست کردن اوپن آفیس (Open Office)، که همه دیوارها را برمی‌دارند تا با افزایش زمان تعامل پرسنل، کار تیمی را زیادتر کنند، تا قراردادن ملاکی برای ارزیابی عملکرد به نام «کار تیمی».
همه این‌ها، تلاشی برای تحت تأثیر قراردادن پرسنل با مفهومی سنگین، پیچیده و گنگ به نام «کار تیمی» است. البته نه اینکه انجام این کارها بی‌تأثیر باشند، اما با رودررو کردن افراد با یکدیگر وقتی نمی‌دانند اصول کار تیمی چیست، در بهترین حالت، یک احوال‌پرسی شکل می‌گیرد. یا با ملاک قرار دادن این مفهوم، در چالش بعدی که اعضا تیم با یکدیگر داشته باشند، تلاش می‌کنند از گفتن مطالبی جلوگیری کنند تا آن را خراب نکنند. حال آنکه کار تیمی به هیچ عنوان به‌معنی «سکوت کردن» نیست؛ بلکه منظور آن است که در سازمانی که کار تیمی قوی وجود دارد، سازمانی نیست که همه افراد لبخند می‌زنند، همیشه باهم می‌خندند یا هیچ چالشی با یکدیگر ندارند، بلکه اتفاقاتی عمیق‌تر و بنیادی‌تر در آنان می‌افتد که در ادامه آنان را بررسی می‌کنیم.
اصول کار تیمی چیست؟
شناخت اصول کار تیمی برای انجام این سبک کار کردن، امری بسیار مهم است. در ادامه قصد داریم به ۳ مورد از این اصول اشاره کنیم.
- جایزه را به شنونده می‌دهند
دنیای کسب و کار به افرادی که بیشتر صحبت می‌کنند، توجه می‌کند، سخنرانان را تشویق می‌کند و معمولاً مدیران از بین افراد پرحرف و اشخاصی که می‌توانند مسائل را خوب پرزنت کنند، انتخاب می‌شوند. وقتی با فردی درباره موضوعی بحث می‌کنیم، بیش از آنکه بخواهیم حرف طرف مقابل را بشنویم، در تلاشیم تا جمله دفاعیه خود را آماده کنیم. اما برای تقویت کار تیمی در سازمان و تیم کاری موفق، لازم است که شما یکی از مهم‌ترین اصول کار تیمی، یعنی «گوش کردن» را تقویت کنید. راه‌هایی برای گوش کردن در سازمان و تقویت آن در ادامه پیشنهاد شده است:
- سؤالات «چطور» و «چگونه» را توسعه دهید
یکی از راهکارهای تقویت گوش کردن در سازمان، توصیه به پرسیدن سؤالاتی است که مکالمه بین افراد را گسترش می‌دهد و باعث می‌شود به جای پاسخ به سؤالات جواب کوتاه، که بسیار محبوب است، سؤالاتی بپرسند که طرفین را مجبور به «بیشتر» گوش کردن و «کمتر» حرف زدن می‌کنند؛ سؤالاتی که اطلاعات بیشتری را درباره موضوعی در اختیار شما قرار می‌دهد. برای مثال، به جای اینکه پرسیده شود: «تاحالا از شخص دیگری که روی پروژه مشابه کار کرده است، درباره نحوه انجام این پروژه سؤال کردی؟» پرسیده شود: «از چه افرادی در این پروژه کمک گرفتی؟»
- جلسه با مدیران
مدیران معمولاً مدیریت جلسات را در دست می‌گیرند، بیشتر از همه صحبت می‌کنند و کمتر از همه گوش می‌دهند. یکی از راهکارهای افزایش مهارت گوش کردن در سازمان و رواج اصول کار تیمی ، آموزش مدیران است که از آنان خواسته شود: هیچ گاه بیشتر جلسات را نباید صحبت کنند، صحبت دیگران را نباید قطع کنند و گوش کردن با «زبان بدن» را تمرین کنند. (در مقاله چگونه مدیر شویم، به بررسی موارد بیشتر پرداخته‌ایم.)
- دقت در برداشت
در تمرینی دیگری برای اصول کار تیمی ، که می‌توانید در سازمان به‌صورت گروه‌های دو یا چند نفره انجام دهید، به این صورت است که یک نفر، جمله‌ای را بیان می‌کند. مثلاً: «هفته پیش حالم بد بود و نتونستم پروژه رو برسونم و به‌خاطر همین، مدیر فنی از دستم خیلی ناراحت شد.» سپس هر شخص برداشت خود را از این جمله بیان می‌کند. یک نفر ممکن است بگوید: «خیلی بده که مدیر آدم از دست آدم ناراحت بشه، ولی مطمئنم می‌تونی شرایط رو درست کنی.» نفر بعدی ممکن است بگوید: «پروژه خیلی مهمی نبود. نمی‌دونم چرا از دستت آنقدر ناراحت شده.» و درنهایت، ممکن است فردی بگوید: «چه مشکلی برایت پیش آمده بود؟» با این کار، شما تمرکز و دقت بیشتری را در شنیدن حرفهای گوینده قرار می‌دهید و تمرین می‌کنید که به تمام اطلاعاتی که گوینده به شما می‌دهد، توجه کنید.
- نقل قول کنید
در یکی از جذاب‌ترین تمرین‌ها برای تقویت گوش دادن، که جزو اصول کار تیمی است، می‌توانید یک واحد را دور هم جمع کنید. از یک نفر از اعضا بخواهید که موقعیتی که به نظر او درست شنیده نشده است را بیان کند. سپس متن آن موقعیت را به شخصی که بیرون از جمع بوده، بدهید و بخواهید که آن موقعیت نوشته شده را بخواند. سپس به تفاوت بین دو توصیف بپردازید. هدف این فعالیت این است که نشان دهد که در گوش کردن، تنها کلمات اهمیت ندارند و توجه کردن به احساسات، انرژی، زبان بدن و نحوه بیان گوینده نیز بسیار اهمیت دارد.
- سکوت پرصدا
در آخرین تمرین برای تقویت مهارت گوش کردن افراد سازمان، با این هدف که کار تیمی را تقویت کنید، از گروه خواسته می‌شود که در طول پرزنتیشن یا سخنرانی یک نفر، با حفظ سکوت و تنها با زبان بدن با او همراهی کنند و باید تنها از نشانه‌های مثبت استفاده کنند؛ مانند تکان دادن سر، توجه به صورت سخنران و حرکات هم‌راستا با جریان سخنرانی.
- کوچ می‌پرورانند
در سازمان‌هایی که کار تیمی قوی دارند، یکی از مواردی که برای اصول کار تیمی تمرین می‌کنند این است که به افراد یاد می‌دهند که به یکدیگر راهکار به‌صورت مستقیم ارائه ندهند. برای مثال، وقتی که مدیر مارکتینگ مجموعه می‌گوید که به تارگت‌های این ماه نرسیده‌ایم:
– در سازمان‌هایی که کار تیمی قوی دارند، واکنش افراد این است که :«چطور می‌تونم کمکت کنم تا شرایط بهتر بشه؟» یا «من و تیمم می‌تونیم ۳ روزمون رو خالی کنیم و اگر بخوای، بهت کمک کنیم.»
– در سازمانی که کار تیمی مناسب نباشد، در پاسخ گفته می‌شود: «باید از کانال‌های بازاریابی بهتری استفاده می‌کردی!»
در مقاله کوچینگ سازمانی به‌طور کامل توضیح دادیم که تفاوت بین منتورینگ و کوچینگ چیست و گفتیم که منتور، خود را بالاتر از منتورشونده می‌بیند، اما کوچ، خود را بالاتر از کوچ‌شونده نمی‌بیند. بنابراین، منتور راهکار ارائه می‌دهد اما کوچ تنها تلاش می‌کند با پرسیدن سؤال درست، کوچ‌شونده را راهنمایی کند و کاری کند که خود شخص، به بهترین پاسخ خودش برسد. سازمان‌های با کار تیمی موفق، تلاش می‌کند تا افرادی تربیت کند که توانایی «کوچ» بالایی دارند.
- توجه به ناگفته‌ها
یکی دیگر از کارهایی که برای تقویت اصول کار تیمی در سازمان می‌توان انجام داد، این است که از افراد بخواهیم به ناگفته‌ها توجه کنند. برای مثال، وقتی در جلسه گروهی می‌توانید از پرسنل بخواهید که آخرین چالشی که با آن سروکار داشتند را بیان کنند و سپس از افراد بخواهید نکاتی که به نظرشان در بیان این چالش پنهان بود را بیان کنند.
برای مثال، در چالش، مدیر مارکتینگ ممکن است مطرح کند که «بودجه‌بندی ما برای کمپین، به‌طور درست تخصیص داده نشده است» و سایر افراد ممکن بگویند: «در نحوه بیان این چالش، عصبانیت دیده می‌شد، می‌شه بهم بگی دلیل این عصبانیت چی هست؟» یا شخص دیگری ممکن است بگوید: «به نظر من، شما مدت طولانی هست که در فشار کاری بالایی هستید و این اشتباه قابل چشم‌پوشی است.» درواقع، توجه اصلی این تمرین بر این است که پرسنل به شرایط مرتبط با شخص نیز توجه کنند و احساس همدلی را در تیم افزایش دهد. (در مقاله همدلی سازمانی به چند راهکار برای افزایش همدلی در محیط کار اشاره کرده‌ایم.)
ارتباط تیمی و جایگاه آن در معماری سازمانی
ارتباط تیمی و جایگاه آن در معماری سازمانی بسیار حائز اهمیت است. اگر تمام ملاک‌هایی که فکر می‌کنیم برای ساختن تیم و شرکتی موفق لازم است را در اختیار داشته باشید و باز‌هم نشود، به سراغ کدام فاکتور برای بررسی بیشتر خواهید رفت؟ در این بخش از مقاله، به دنبال حل این مسئله هستیم که بعد از رسیدن به همه اِلمان‌های موفقیت نوشته شده در کتاب‌ها، چه چیزی تعیین کننده حرکت درست تیم و ارتباط در کار تیمی خواهد بود؟ آیا معماری سازمان یک هنر و در دست اشخاص است و با اطلاعات نمی‌توان برایش تصمیم گرفت؟
اهمیت ارتباط تیمی چیست؟
اهمیت ارتباط تیمی چیست؟ بیایید یک مجموعه کال سنتر را تصور کنیم. مجموعه کال‌سنتر یک کارگزاری برای مثال می‌تواند خوب باشد؛ زیرا مهارت‌های لازم برای انجام شغل مانند ارتباط در کار تیمی تا حد مناسبی قابل درک است. افراد را با شرایط مناسب می‌توان پیدا کرد، ارزیابی عملکرد شفاف براساس رضایت مشتریان، مدت زمان مکالمه و تعداد حساب‌های جدید ایجاد شده و چندین ملاک شفاف خوب ارزیابی عملکرد دیگر سنجید و با فرض اینکه شرایط پرداختی هم مناسب است، باید معماری سازمان شما کار کند. پول خوب می‌دهید، کار شفاف است، مشتری پولدار است، ارزیابی عملکرد هم درست است، ولی سیستم شما کار نمی‌کند!
مدیر مجموعه نمی‌تواند درک کند که چرا این چند صد نفر پرسنل کال سنتر، بعضی عملکرد خیره کننده، بعضی ضعیف، بعضی گاهی خوب و گاهی بد دارند. به عبارت دیگر چرا این افراد با وجود اینکه تمام ملاک‌هایی که از دید عرف لازمه موفقیت است را دارند، ولی به عنوان سیستم عملکرد خوبی ندارند؟ ارتباط و کار تیمی چه رابطی دارند؟
ارتباط در تیم و موفقیت آن
ارتباط در تیم بین اعضا و نحوه تعامل، انرژی آن‌ها در طول روز و اعتقاد آنان به ارزش‌های سازمان، همه تعیین کننده در موفقیت تیم هستند. ارتباط تیمی و این ملاک‌ها در بین اعضا تیم دیده می‌شود، احساس می‌شود، اما هیچگاه سنجیده نشده‌اند.
شاید به نظر عجیب بیاید اما در تیم، چیزی که می‌گویید، در عملکرد آن تأثیر ندارد؛ بلکه به نحوه‌ای که آن را بیان می‌کنید بستگی دارد!
سنجیدن ارتباط تیمی و نقش آن در موفقیت سازمان
حال مسئله این است: با اینکه می‌دانیم ارتباط تیمی اهمیت دارد، اما تاکنون نتوانسته‌ایم آن را بسنجیم. می‌دانیم که مطالبی که اعضای تیم به یکدیگر می‌گویند، اهمیت چندانی ندارد؛ بلکه نحوه‌ای که به یکدیگر می‌گویند اهمیت دارد. اما چگونه می‌توانیم بفهمیم در چه وضعیتی هستند و در چه وضعیتی باید باشند؟
راه حل سنجیدن میزان ارتباط در کار تیمی
اما بیایید راه حل سنجیدن میزان ارتباط در کار تیمی را به روش دانشگاه MIT بررسی کنیم. این دانشگاه بج‌های سینه‌ای را طراحی کرد که راهکار بود. این بج سینه می‌توانست انرژی هر فرد، نحوه تعامل (نه چیزی که می‌گوید)، تعداد افرادی که فرد با آن‌ها تعامل می‌کند، میزان بلندی صدا، زبان بدن، مدت زمان مکالمه و به صورت تقریباً ۱۰۰ فاکتور در ارتباط تیمی را بسنجد. این دانشگاه بج‌های سینه را روی چند هزار نفر از کارکنان در واحد مشابه، یعنی کال‌سنتر کار گذارشتند و به مدت ۶ هفته، تعامل و روابط افراد در سازمان را بررسی کردند.
آن‌ها به الگوهای تکرارشونده‌ای در تیمهای موفق رسیدند. درواقع، بعد از این دوره در دانشگاه MIT، بدون آن‌ها حتی فرد را در تیم دیده باشد، باتوجه به الگوهای ارتباطی که داشتند، می‌توانستند موفقیت یا شکست تیم را پیش‌بینی کنند.
۲ عامل قطعی موفقیت تیم ها
بعد از تحقیقات اول، به ۲ عامل قطعی موفقیت تیم ها رسیدند:
انرژی + تعامل خارج از محیط کار
با همین یک تکه خروجی، به مدیرعامل گفتند لطفاً نیم‌ساعت زمان قهوه خوردن بین روز را دوباره اجرا کنیم و همه پرسنل به بیرون برویم. مدیرعامل که با خودش فکر می‌کرد با تیمی خوش‌گذران درحال مشاوره گرفتن است، بالاخره قبول کرد.
اعضای تیم با داشتن این ۳۰ دقیقه تایم، زمان مناسبی برای تعامل کردن خارج از محیط کاری، دوستی با همکار و شارژ مجدد داشتند.
جواب داد! میانگین زمان مکالمه تا ۲۰ درصد در تیمهای ضعیف کاهش داشت و در به صورت کلی، ۸ درصد کاهش در کل سازمان پیدا کرد. همچنین رضایت شغلی را تا ۱۰ درصد افزایش داد و سالانه چیزی حدود ۱۵ میلیون دلار سود عاید سازمان شد.
تاثیر مدل ارتباط تیمی در موفقیت آن
تاثیر مدل ارتباط تیمی در موفقیت آن چگونه است؟ در همه گروه‌ها به یک شکل است؟ این تحقیقات را دانشگاه MIT ادامه داد. در ابتدا صرفاً به سراغ تیمهای کال‌سنتر در سازمان‌های مختلف رفته بود، اما در ادامه به دنبال انواع تیم‌ها در انواع صنایع رفت. نتیجه جالب بود! صنعت یا واحد هیچ تأثیری در الگو ارتباطات و ارتباط تیمی نداشت!
یعنی بدون اینکه بدانند چه تیمی و چه فردی در چه سازمانی است، صرفاً باتوجه به مدل ارتباطات، می‌توانستند بگویند که این تیم موفق خواهد شد یا با شکست روبه‌رو می‌شود. خواه تیم استراتژی سازمان باشد، خواه تیم پشتیبانی انبار سازمان.
افراد باتجربه‌ای هستند که به تیم نگاه می‌کنند و متوجه می‌شوند که تیم بازنده است یا برنده. به سرمربی فوتبال توجه کنید که به تیم ۱۱ نفره خود نگاه می‌کند و متوجه می‌شود که امروز روز آن‌هاست یا خیر. اما این کار در سازمان ۱۰۰۰ نفره نیز ممکن است؟ در تیم مدیران ۵۰ نفره چطور؟ تا کجا می‌توان سازمان را با احساسات و غرایض مدیران، اداره کرد؟
این اولین باری است که می‌توان به صوت مستند و با تحلیل داده‌ها از روابط بین افراد، تحلیل و بررسی کرد و عوامل شکست یا پیروزی را فهمید و این اتفاق به لطف پیشرفت در حوزه IOT افتاده که با وجود این بج‌های سینه، امکان بررسی بیش از ۱۰۰ اِلمان در روابط انسانی به ما داده شده است.
راهکار موفقیت تیم ها
با تحلیل دیتا، با علم معماری سازمان روبه‌رو هستیم. با بررسی تیمهای موفق به عواملی شاخص در پیروزی‌هایشان رسیدیم که راهکار پیروزی آن‌ها شامل موارد زیر است:
- همه در تیمهای موفق، تقریباً به یک اندازه صحبت می‌کنند.
- اعضای تیم با یکدیگر صحبت چهره به چهره انجام می‌دهند و از زبان بدن با انرژی مثبت استفاده می‌کنند.
ارزشمند‌ترین مدل ارتباط تیمی، حضوری و چهره به چهره است، سپس ویدئو کال و در نهایت مدل‌های دیگر ارتباطی.
- اعضای تیمهای مختلف به صورت مستقیم با یکدیگر ارتباط می‌گیرند، نه فقط سرپرستان تیمهای مختلف.
- وجود سوپراستارها در تیم به اندازه‌ای که تصور می‌شد، در موفقیت تیم تأثیر ندارد.
- آموزش ارتباط در تیم، از ارزشمند‌ترین آموزش‌های ممکن در سازمان است.
- اعضای گروه، در سایر فضاهای خارج از سازمان، فعال هستند و اطلاعات به داخل سازمان می‌آورند.
- اعضای گروه، باهم خارج از کار صحبت می‌کنند.
۳ تکنیک برای بهبود ارتباط مدیر با اعضا
نحوه تعامل و ارتباط گیری مدیران با اعضای تیمشان در سازمان، بسیار اهمیت دارد، البته که درباره استراتژی سبک های رهبری در سازمان و مدل‌های مختلف ارتباط‌گیری افراد در سازمان صحبت کردیم، اما در این قسمت، به دنبال تکنیک‌های ارتباط تیمی بین مدیران و اعضا هستیم:
- برای بچه ۱۴ ساله بنویسید
مهارت نوشتن و نامه‌نگاری، یکی از مهارت‌های اصلی مدیران موفق است اما باید تا جای ممکن این کار ساده انجام شود. گویی که انگار برای بچه‌ای در سن ۱۴ یا ۱۵ سالگی مطلب می‌نویسید. برای برقراری ارتباط تیمی موثر، در همین حد ساده و قابل فهم باید باشد. در نامه‌های خود از کلمات سنگین استفاده نکنید. البته نه اینکه از کلمات سخیف و شوخی‌های زننده استفاده کنید.
- اصطلاح ایجاد کنید
به زبان ایرانی‌تر، استفاده از ضرب‌المثل برای برقراری ارتباط تیمی. ضرب‌المثل، نماینده یک داستان طولانی است که با روابط آن، جمله کوتاه، کل داستان و درسی که باید از داستان گرفته می‌شد، بیان می‌شود. شیرین است و به دل می‌نشیند. البته می‌توانید اصطلاح یا ضرب‌المثل‌های بومی خودتان را ایجاد کنید. مثلاً اگر در جشنواره‌ای مربوط به شب یلدا، تیم تبلیغات با فعالیتی که انجام داده بود، باعث جلب توجه رقبا شده و درنهایت، رقبا به مدیرعامل برای تبریک چنین کمپین موفقی تماس گرفتند، اصطلاح شما می‌تواند این باشد: کاری کنید رقیب تماس بگیرد.
- عددها را انسانی کنید
برای برقراری ارتباط تیمی بهتر با اعضای گروه خود، لازم است که عددها را انسانی کنید. اینکه شما درباره برنامه پیشرفت سازمان صحبت می‌کنید و توقع داشته باشید همه با فایل اکسلی که شما طراحی کرده‌اید و تعدادی عدد، ارتباط بگیرند، تصور اشتباهی است. باید تا جای ممکن برای برنامه‌های آتی سازمان و جاهایی که مدیران علاقه زیادی به عدد پیدا می‌کنند، حداقل معادلی برایش ایجاد شود.
مثلاً به جای اینکه بگوییم سال آینده برنامه رشد ۳۰ درصدی خواهیم داشت، بگوییم سال آینده ۳۰ همکار جدید به تیم اضافه خواهد شد و سطح سازمان پرسنل بسته به عملکردشان تغییر خواهد داشت. (برای اینکه تیمی پربازده داشته باشید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله تیم سازی در سازمان را مطالعه کنید تا با اصول آن آشنا شوید.)
همکاری تیمی و بهبود کار تیمی
همکاری تیمی و بهبود همکاری تیمهای مختلف در سازمان، از وظایف اصلی مدیران است. درواقع اگر تیمهای مختلف در مجموعه می‌توانستند به‌راحتی با یکدیگر کار کنند، شاید نیاز چندانی به موقعیت شغلی به نام «مدیر» در سازمان وجود نداشت. اما ما به‌دنبال ارائه راهکارهای عمومی برای بهبود روابط کاری تیم‌ها نیستیم و مشخصاً درباره تیم طراحی گرافیک در سازمان صحبت کرده و بررسی می‌کنیم که چطور می‌شود روابط در سازمان با این واحد یا اشخاص فعال در آن، که در اکثر سازمان‌ها وجود دارد، بهبود یابد.
چرا تیم طراحی گرافیک در همکاری تیمی سازمان اهمیت دارد؟
اما چرا تیم طراحی گرافیک را برای بررسی موضوع همکاری تیمی انتخاب کرده‌ایم؟ براساس تحقیقات، به‌صورت متوسط، ما روزانه ۱۱ ساعت به مانیتور (گوشی، تلویزیون، لپ‌تاپ و…) نگاه می‌کنیم. این یک پیام واضح برای کل دنیا دارد که فرقی نمی‌کند که صنعت شما بانکداری است یا خرده‌فروشی آنلاین؛ به احتمال بالایی در هر صنعتی که باشید، یک ارتباط آنلاین با مشتریان خود دارید. حال آن راه ارتباطی می‌تواند شبکه‌های اجتماعی باشد یا سایت مجموعه شما؛ در هر صورت لازم است که به زیبایی و تصاویری که برای مجموعه‌تان ایجاد می‌کنید، بسیار اهمیت دهید. البته مشخصاً بحث ما اینجا موضوعات تکنیکال طراحی و نحوه طراحی نیست؛ بلکه در تلاش هستیم متوجه شویم چه ساختاری برای تیمهای طراحی وجود دارد که باعث می‌شود عملکرد آنان خیلی خوب شود و همکاری تیمی ایجاد و بهبود یابد.
سازمان‌ها بودجه‌های کلانی را برای هویت بصری خودشان هزینه می‌کنند. در چند روز گذشته، ما با کمپین ری‌برندینگ علی‌بابا روبه‌رو شدیم یا در اواخر سال ۱۴۰۰ بود که خبر تغییر لوگوی ایرانسل، کل شهر را پر کرد. کاری به درست یا غلط بودن آن نداریم اما قطعاً این موضوع آن قدر حائز اهمیت بوده است که چنین شرکت‌هایی، حتی در ایران، حاضر به انجام هزینه‌های سنگین برای آن بوده‌اند. در دنیا خیلی بیش از ایران این اتفاق می‌افتد. برای مثال، شرکت IBM بیش از صد میلیون دلار برای بهبود تیم طراح گرافیک خود هزینه کرده است (هزار استخدام جدید + ده آزمایشگاه طراحی جدید)؛ در ادامه این مقاله همکاری تیمی که پس از بررسی دو هزار شرکت موفق (از نظر هویت بصری)، و پرسیدن این سؤال از آنان که «چه رفتاری در تیم طراحی شما وجود دارد که باعث چنین تفاوتی در عملکردشان شده است؟» با شما همراه هستیم. لازم به ذکر است که این شرکت‌ها شامل شرکت‌های استارت‌آپ کوچک تا شرکت‌های فورچون ۵۰۰ و در صنایع مختلف فعال هستند.
آیا واقعا تیم طراحی در سازمان اهمیت دارد؟
ما در این تحقیق، کیفیت طرح‌های انجام شده را از سطح یک (ضعیف) تا سطح پنچ (قوی) طبقه‌بندی کرده‌ایم. سازمان‌هایی که در سطح پنج قرار دارند، به‌دلیل قدرتی که تیم طراح گرافیک مجموعه به آنان داده است، به‌عنوان یکی از بازوهای سازمان شناخته می‌شوند و سازمان باور دارد ارتباط مستقیمی بین کیفیت کار این تیم و رشد آن وجود دارد. به‌صورت دقیق‌تر، سازمان‌هایی که در سطح پنج طراحی قرار دارند، باور دارند که:
- ۹۲ درصد از آنان ارتباط مستقیم خطی بین کار تیم طراح گرافیک و عملکرد سازمان می‌بینند.
- ۸۵ درصد از آنان بیان می‌کنند که به‌دلیل کیفیت طراحی‌های انجام شده، در خیلی هزینه‌های غیرضروری جلوگیری می‌شود.
- ۸۴ درصد از آنان باور دارند که زمان ورود به بازارشان را این طراحی‌ها کاهش داده است.
مهم ترین رفتار تیم های طراحی حرفه ای چیست؟
یکی از مهم‌ترین رفتارهایی که تیمهای طراحی موفق در سازمان انجام می‌دهند، پروسه «تحقیق و بررسی» بسیار گسترده‌تر از سایر سازمان‌ها و همکاری تیمی است؛ به این معنی که تیمهای طراح گرافیک در این مجموعه‌ها، «کل سازمان» را، از اعضای هیئت‌مدیره تا کارشناسان حتی دورکار مجموعه، درگیر پروسه طراحی می‌کنند. البته منظور از «درگیری کل سازمان» این نیست که در شبکه اجتماعی گروه بزنند و در بعد از اتمام هر طرح، آن را به اشتراک بگذارند تا همه درباره آن نظر دهند؛ بلکه منظور آن است که تیم طراحی برای اینکه دید «گسترده‌تر» و اصطلاحاً User research خود را تقویت کنند، با تمام اعضای سازمان صحبت می‌کنند.
مسلماً باز هم منظور این نیست که برای هر طراحی، با کل اعضای سازمان صحبت شود؛ بلکه منظور آن است که با در نظر گرفتن یک فرآیند مستمر در طراحی‌ها، هر بار برای طراحی با قسمتی از سازمان ارتباط گرفته شود و رفته‌رفته باعث کامل شدن دید واحد طراحی شود. البته یکی از قسمت‌های مهم سازمان، مشتریان سازمان هستند که آنان نیز در این فرآیند قرار دارند.
دید سازمان به تیم طراحی موفق چیست؟
سازمان‌هایی که تیم طراح گرافیک سطح پنج دارند، به تیم خود به‌عنوان ابزار «تصمیم‌گیری» و تیمی که جلوتر از سازمان حرکت می‌کند، نگاه می‌کنند. اما در سازمان‌هایی که در سطوح پایین کیفیت طراحی قرار دارند، به تیم طراحی به‌عنوان «بهبود دهنده» نگاه می‌کنند. یعنی بعد از اینکه سایت طراحی و محصول آماده شده و همه چیز تقریباً تمام است، حال کار را به دست تیم طراح گرافیک می‌دهند تا از نظر زیبایی آن را بهبود دهند. در رویکرد اول سازمان‌های موفق، آن‌ها در تلاش هستند تا ببینید چه چیزی به بهترین شکل، نیاز مشتریان را برطرف می‌کند، چه استراتژی برای ورود به بازار باید در نظر بگیرند و ازطریق User research که این تیم انجام می‌دهند، حتی برنامه امکانات و توسعه آینده محصول را در پیش می‌گیرند.
چگونه تیم طراح گرافیک سطح یک بسازیم؟
برای اینکه وارد لیگ دسته پنجی‌ها بشویم، لازم است با همکاری تیمی، چند کار انجام دهیم:
- مدیری فراتر از طراحی: بیش از ۷۰ درصد سازمان‌های دسته پنج، که بالاترین سطح طراحی را دارند، مدیران تیم طراح گرافیک بسیار باتجربه و توانمند دارند که تخصص آنان فراتر از حوزه «طراحی» است. درواقع یکی از تخصص‌های اصلی مدیران طراحی، همکاری تیمی، روابط عمومی و ارتباط بالای آنان است. همان‌طور که در «مهم‌ترین رفتار تیم طراحی حرفهای» گفته شد، لازم است این تیم با تمام سازمان ارتباط و تعامل داشته باشد و اگر مدیر طراحی سازمان، صرفاً از جنبه فنی قوی باشد، احتمالش کمتر از ۳۰ درصد است که بتواند تیم طراح گرافیک شما را وارد سطح پنج کند.
- اختیار زیاد: در مقاله فرهنگ سازمانی موفق درباره اهمیت «اختیار» صحبت کردیم. در تیمهای طراحی سطح پنج در مقایسه با سطوح پایین‌تر، مدیران ۳ برابر بیشتر خلاقیت از خود نشان می‌دهند، ۴ برابر بیشتر مسئولیت کامل توسعه کامل یک محصول را عهده‌دار می‌شوند و ۲ برابر بیشتر به‌طور مستقیم به مدیرعامل گزارش می‌دهند. به‌صورت کلی، «اختیار» بالاتری نسبت به تیمهای سطوح پایین‌تر در سازمان دارند.
- تست فراوان: تیمهای طراحی سطح پنج، آزمایش‌ها و تست‌های فراوانی را قبل از نهایی کردن کارشان انجام می‌دهند. در این تیم‌ها A/B تست انجام می‌شود، نسخه‌های دمو آماده می‌شود، کانسپت پرزنت می‌کنند و به طور مستقیم بازخورد مشتری را دریافت می‌کنند تا طراحی را بهبود دهند. درواقع این تیمهای موفق، تعصب روی طرح‌های انجام شده ندارند و آمادگی تغییر و بهبود را در خود حفظ می‌کنند.
- اندازه‌گیری: این تیمهای موفق، میزان موفقیت خود را اندازه‌گیری می‌کنند. البته که اندازه‌گیری موفقیت یک طرح گرافیکی کار بسیار سختی است اما براساس اعدادی وابسته یا مرتبط به طراحی، مثل تعداد بازدید، تعداد کلیک یا نرخ بازگشت مشتری، می‌توان بهبود یا افت عملکرد را ملموس‌تر کرد.
- طراحی همه جانبه: در تیمهای طراحی ضعیف، طراحی‌ها فقط در یک یا دو حوزه، فعال و باکیفیت هستند ولی در تیمهای طراحی سطح پنج قوی، این طراحی در کل سازمان و همه جنبه‌های آن جاری شده است.
به سادگی، تیم بسازید
ایجاد کردن ارزشی مشترک بین افراد غریبه برای موفقیت کار تیمی، کاری دشوار است. ساختن پرچمی که افراد بخواهند زیر آن حرکت کنند، ازطرفی آن پرچم باید آن قدر بزرگ باشد که این ۱۴۰ هزار نفر را دربرگیرد. ازطرفی باید خطوط قرمزی وجود داشته باشد که کسی به‌غیر از این ۱۴۰ هزار نفر، وارد نشود و این افراد احساس تیم بودن داشته باشند. مایکروسافت برای اینکه این پرچم را ایجاد کند، چهار فعالیت کلی انجام می‌دهد که شامل موارد زیر است و یادگیری و بومی‌سازی آن برای کسب و کارهای مشابه در ایران، قطعاً سرشار از اتفاقات خود خواهد بود:
- ایجاد پلتفرم داخلی ارتباطی
- درخواست راهکار برای بهبود شرایط
- جلسات ارائه گزارش، پیشرفت و اولویت‌های کار
- ایجاد فرهنگ یادگیری
نظرات شما