موفقیت کار تیمی در سازمان های بزرگ
موفقیت کار تیمی مهم‌ترین هدف یک تیم کاری است که همواره برای رسیدن به آن تلاش می‌شود. احساس تیم بودن در سازمان، از مهم‌ترین احساساتی است که افراد باید آن را داشته باشند؛ چراکه مرز بین داخل و خارج سازمان را همین احساس تیم بودن جدا می‌کند و از «تیم» است که تمام اتفاقات فرهنگ سازمانی با شدت و سرعت بیشتر روی خواهد داد.
مایکروسافت یکی از سازمان هایی است که با وجود جمعیت ۱۴۰ هزار نفری که به‌صورت حضوری یا دورکاری فعالیت می‌کنند، کار تیمی موفق دارد و روزبه‌روز نیز درحال پیشرفت هستند. ما خیلی اوقات در ایجاد و تقویت احساس «تیم بودن» در سازمان ۱۰۰ نفره که همگی هم در سر کار حضور دارند و شخصی ریموت نیست، دچار مشکل می‌شویم؛ حال می‌خواهیم ببینیم چطور می‌توان یک سازمان با این تعداد پرسنل را در چنین سطحی از کار تیمی قرار داد.
برای این کار در این مقاله موفقیت کار تیمی در سیمپل اچ آر به سراغ مدیر منابع انسانی مایکروسافت، خانم کاتلین هوگان (kathleen Hogan) رفته‌ایم. اهمیت این موضوع به قدری در مایکروسافت بالا بوده‌است که خود ساتیا نادلا، مدیرعامل مایکروسافت برای طراحی و بررسی روند اجرایی این فعالیت‌ها، مستقیماً با کاتلین در ارتباط بوده است.
راهکارهای موفقیت کار تیمی
مایکروسافت به‌عنوان یک سازمان ۱۴۰ هزار نفری، که موفقیت آن بعد از آمدن هوش مصنوعی Chat GPT شدت گرفت و از گوشه‌گیری که سالیان زیادی با آن روبه‌رو بود، نجاتش داد. یک ابرسازمان پخش شده در کل دنیاست که با تیم سازی صورت گرفته، پرسنل آن به‌صورت حضوری، ریموت و از کشور‌های مختلف با فرهنگ‌های متفاوت در آن مشغول به کار هستند. در ادامه به راهکارهای موفقیت کار تیمی در شرکت مایکروسافت به‌عنوان یک سازمان بزرگ خواهیم پرداخت.
- سوشال مدیا داخلی
۱۴۰ هزار نفر پرسنل با یکدیگر کار دارند، گفتگو کرده و اطلاعات مختلفی ارسال می‌کنند؛ علی‌الخصوص اگر این ۱۴۰ هزار نفر پرسنل، در صنعت تکنولوژی مشغول باشند، نیازشان به داشتن فضایی برای صحبت کردن با همکاران خود زیادتر خواهد شد. علاوه‌بر این‌ها باتوجه به این که این تعداد پرسنل در کشورها و در زمان‌های مختلفی مشغول به‌کار هستند، اگر راهکار مایکروسافت برای ارتباط داخلی اعضا سازمانش، چیزی شبیه واتساپ یا تلگرام بود، باید داخل تلگرام هر شخص ۲۰۰ گروه و همواره نیز نوتیفیکیشن‌های گروه‌های مختلف درحال ارسال بود و نمی‌توانستند زندگی کنند!
پس در اولین قدم برای موفقیت کار تیمی در این مجموعه، مایکروسافت از Yammer که یک سوشال مدیای کاری است و قسمتی از برنامه Office 365 خودش است را استفاده کرد. همچنین با اضافه کردن صفحه «ارتباط مستقیم» با مدیر و تأکید خاص ساتیا برروی این صفحه، تمام پرسنل در هر سطحی از سازمان، این امکان را دارند که با تمام مدیران به‌صورت مستقیم ارتباط بگیرند و صحبت کنند و مدیران نیز موظف به پاسخ‌گویی کامل و درست به آنان هستند.
قسمت «ارتباط مستقیم» این پلتفرم و به‌صورت کلی، سؤالات و درخواست‌هایی که در ارتباط مستقیم از مدیران پرسیده می‌شد، از حیاتی‌ترین اطلاعات سازمان بوده و همواره درحال پالایش و بررسی است و عمیق‌ترین دید را نسبت به دغدغه‌های پرسنل از سازمان نشان می‌دهد.
علاوه‌بر این‌ها، با اضافه شدن امکان ارتباط مسقیم در پلتفرم ارتباط داخلی مایکروسافت، نگرانی از این که زمان کاری مدیران، به‌دلیل تفاوت در محل سکونت، با یکدیگر همخوانی نداشته باشد، ازبین می‌رود و کانال ارتباطی می‌تواند همواره فعال بماند.
- «چطوری» های روزانه
در راستای موفقیت کار تیمی، هرروز در ماکروسافت، به‌عنوان قسمتی از کار روتین واحد منابع انسانی، از قسمتی از این جمعیت ۱۴۰ هزار نفری، یک سری سؤالات اساسی پرسیده می‌شود که به‌صورت کلی در آن‌ها از پرسنل درباره احساس کلی که خودشان دارند، احساسی که به سازمان، فرهنگ سازمان و دیگر موضوعات روز دغدغه آن، سؤال می‌شود.
«چطوری» های روزانه مایکروسافت شامل تقریباً ۲۰ پرسش است که اکثر آن‌ها نیاز به توضیح و نوشتن دارند. سؤالاتی ازقبیل این که:
– در طی یک سال گذشته، در چه زمینه‌هایی در مایکروسافت احساس تغییر می‌کنی؟
– چه کاری رو پیشنهاد می‌کنی مدیر مستقیمت برات انجام بده تا به بهره‌ورترین حالت ممکن خودت برسی؟
معمولاً این سؤالات هر ماه تغییر می‌کنند. قرار نیست فرمت آن‌ها برای ۲۰ سال پی‌درپی یکسان باقی بمانند. باتوجه به تغییر بازار و تغییر نیاز شرکت، آن‌ها نیز تغییر می‌کند. اما نکته حائز اهمیت این است که همواره، کانال ارتباطی مستقیم با پرسنل را اکتیو نگه می‌دارند و برروی آن برنامه‌ریزی می‌کنند تا به حداکثر موفقیت کار تیمی برسند.
درواقع در سوشال مدیا داخلی خود مایکروسافت، سازمان بازخورد افرادی که خودشان علاقه دارند بازخورد بدهند، بدون این که از آنان پرسیده شود، را دریافت می‌کند. اما این برای سازمان کافی نیست؛ چراکه کارمندان درونگرا زیادی در سازمان وجود دارند که بدون آن که از آنان خواسته شود، صحبت نمی‌کنند و این پرسش‌نامه کوتاه، فضایی برای گفتگو با این افراد را می‌دهد.
- گزارش کار
برای افزایش موفقیت کار تیمی، هر ماه مایکروسافت جلساتی را برنامه‌ریزی می‌کند که در طی آن‌ها، درباره اولویت‌های سازمان، پیشرفت‌های انجام شده، فرهنگ سازمانی و اتفاقات گذشته صحبت می‌کنند. گزارش عملکرد و پیشرفت پروژه‌های سازمان را ساتیا، مدیرعامل مجموعه، شخصاً اعلام می‌کند. کل این جلسه به‌صورت آنلاین نیز در کل دنیا برای پرسنل پخش می‌شود و بعد از اتمام آن نیز در دسترس تمام پرسنل خواهد بود.
بعد از اتمام جلسه، تمام آپدیت‌ها و اولویت‌بندی‌های انجام شده، به کل پرسنل ایمیل خواهد شد و از این طریق، کل سازمان را به‌روز نگه می‌دارند.
خیلی اوقات در سازمان‌های کوچک ۱۰۰ نفره، اتفاق می‌افتد که پرسنل از اولویت‌های سازمان و هدف سازمان، هیچ اطلاعی ندارند و نمی‌دانند چه کاری درحال انجام است. درست است که این اتفاق وظیفه مدیران میانی است که به‌درستی اهداف و اولویت‌های سازمان را بیان کنند، اما این قضیه آنقدر اهمیت دارد که نمی‌توان ریسک کرد و تنها برعهده آنان گذاشت. خود مدیرعامل این اطلاع‌رسانی را انجام می‌دهد و از این طریق، سازمان را به‌روز نگه می‌دارد و همچنین به موفقیت کار تیمی کمک می‌کند.
- نمایش یادگیری
تأکید فراوان نادلا، مدیرعامل، بر این که می‌خواهد سازمانی بسازد که «همه چیز را یاد بگیرند» به‌جای اینکه سازمانی باشد که احساس شود «همه چیز را می‌دانند». برای این که نادلا واقعاً این روحیه را در تیم‌ها تقویت کند، به‌عنوان برگزار کننده یک برنامه ویدئویی داخلی، سراغ تیم‌های مختلف می‌رود و روند حل مشکل آنان را با رویکرد «یادگیرندگی» بررسی می‌کند و هر ماه این ویدئوها به گروه خاصی که باید به آنان برسد، ارسال می‌شود.
برای بهبود موفقیت کار تیمی، به‌جای این که مایکروسافت بخواهد هزینه‌های میلیارد دلاری در آموزش انجام دهد، یک فرهنگ را رواج می‌دهد و آن هم آموزش حین کار است که بسیار ماندگارتر بوده و صدالبته که ایجاد کردن چنین فرهنگی، نیازمند کار و زمان طولانی است.
تصور کنید که اگر مایکروسافت می‌خواست با رویکرد سنتی آموزش، برنامه‌ای برای آموزش در سازمان طراحی کند، احتمالاً دوره‌های آموزشی‌اش از بزرگ‌ترین دانشگاه‌های ایران نیز بیشتر می‌شد؛ ۲۰۰ دوره مدیریت پروژه، ۴۰۰ دوره اخلاق حرفه‌ای در کار و هزارن پروژه آموزش کدنویسی حرفه‌ای.
علاوه‌بر این‌ها، می‌دانیم که جزء سه اولویت اصلی افراد در کار کردن، یادگرفتن و پیشرفت کردن است که این اتفاق در مایکروسافت با کمک «فرهنگ» درحال انجام است.
به سادگی، تیم بسازید
ایجاد کردن ارزشی مشترک بین افراد غریبه برای موفقیت کار تیمی، کاری دشوار است. ساختن پرچمی که افراد بخواهند زیر آن حرکت کنند، ازطرفی آن پرچم باید آن قدر بزرگ باشد که این ۱۴۰ هزار نفر را دربرگیرد. ازطرفی باید خطوط قرمزی وجود داشته باشد که کسی به‌غیر از این ۱۴۰ هزار نفر، وارد نشود و این افراد احساس تیم بودن داشته باشند. مایکروسافت برای اینکه این پرچم را ایجاد کند، چهار فعالیت کلی انجام می‌دهد که شامل موارد زیر است و یادگیری و بومی‌سازی آن برای کسب و کارهای مشابه در ایران، قطعاً سرشار از اتفاقات خود خواهد بود:
- ایجاد پلتفرم داخلی ارتباطی
- درخواست راهکار برای بهبود شرایط
- جلسات ارائه گزارش، پیشرفت و اولویت‌های کار
- ایجاد فرهنگ یادگیری
نظرات شما