دورکاری چیست؟ مزایا و معایب دورکاری
دورکاری چیست؟ شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در هنگام مشاهده آگهی‌های استخدامی، به موقعیت دورکاری برخورد کرده باشید و این سؤال برایتان پیش آمده باشد که کار از راه دور چیست و چه مزایا و معایبی دارد؟ این‌ها مواردی هستند که در این مقاله دورکاری چیست در سیمپل اچ آر خواهید آموخت.
تاریخچه دورکاری چیست
پیش از هرچیزی، بیایید ببینیم تاریخچه دورکاری چیست؟ شروع اساسی کار به‌صورت ریموت، از دهه ۱۹۷۰ میلادی، با افزایش بی‌سابقه قیمت نفت اوپک، که در نتیجه هزینه رفت و آمد را به شدت افزایش می‌داد، شروع شد. در آن زمان به کارمندان اجازه داده می‌شد که باتوجه به اینکه برای انجام کار به‌صورت دورکاری، گسترش اینترنت مثل امروزه نبود، از کافی‌شاپ و فضای کار اشتراکی و کتابخانه‌ها استفاده کنند. همچنین ساعات رفت و آمد کارمندان برعهده خودشان بود تا بتوانند زمان رسیدگی به فرزندانشان و برگرداندن آن‌ها از مدرسه را هماهنگ کنند.
با گسترش کامپیوترهای شخصی، اینترنت، شبکه‌های اجتماعی، گوشی‌های هوشمند و سیستم‌های رایانش ابری و ارتباطات تصویری، سازمان‌های WFH تا سال ۲۰۰۰ هزار رشد خوبی داشتند. به علاوه جنبش‌های جهانی که در این سال‌ها برای کمک به افراد دارای معلولیت حرکتی بودند نیز، به گسترش این سازمان‌ها کمک کردند.
مهم ترین مزایای دورکاری چیست
به‌طور کلی، کار از راه دور دارای مزایای بسیار زیاد و قابل توجهی است که افراد زیادی خواهان آن هستند. اما در اینجا می‌خواهیم مهم‌ترین مزایای دورکاری را مورد بررسی قرار دهیم. (علاوه‌بر این نیز پیشنهاد می‌کنیم مقاله فریلنسری را مطالعه نمایید.)
- ۲۲ درصد خلاقیت بیشتر
طی تحقیقی که در سال ۲۰۱۵ در سازمان‌های WFA انجام شد، کارمندان در شرایط دورکاری، ۲۲ درصد خلاق‌تر از زمانی بودند که در محل کار حاضر می‌شدند. که این می‌تواند یکی از راه‌ها برای افزایش خلاقیت در سازمان باشد.
- مناسب تهران، مناسب هرجای شلوغ جهان!
از بهترین مزایای دورکاری، می‌توان به منعطف بودن محل کار اشاره کرد. شرایط زندگی در تهران، مانند هرکلان شهر دیگری، هرروز درحال سخت‌تر و گران‌تر شدن است. قطعاً یکی از راهکارهای شرکت‌های ساکن در تهران و سایر کلان‌شهرها، این خواهد بود که نیروهای دورکار از سایر شهرها داشته باشند یا با دورکار کردن پرسنل خودشان، هزینه‌ها را برای آنان کاهش دهند.
- فضای کاری کوچک‌تر
یکی دیگر از بهترین مزایای دورکاری، کوچک‌تر شدن فضای کاری و کاهش هزینه‌هاست. برای مثال، وقتی شما ۴۰ درصد از پرسنل خودتان را دورکار می‌کنید، به همان اندازه، از فضای دفتری که باید تهیه کنید، کاهش می‌یابد. همچنین لوازم مورد نیاز، امکانات شبکه‌ای، هزینه‌های نگهداری و… را نیز در نظر بگیرید!
- از کل کشور استفاده کنید
در دورکاری، هیچ محدودیتی در جغرافیای کشور و جهان ندارید. (البته خیلی بعید است که بتوانیم از دوولوپرهای هندی در ایران استفاده کنیم. اما می‌شود به آن فکر کرد!!) در بحران نیروی کار در کل دنیا (نه فقط در ایران)، حساب کنید که در مقایسه با رقبایتان که در تلاش هستند تا هرروز دفترشان را شلوغ‌تر کنند، شما تنها دغدغه‌تان برای شروع همکاری با کاندیدا، تأیید شدن در مراحل مصاحبه باشد و محل سکونت، بی‌تأثیر. این مدل کاری، مانند سیستم‌های کلود است. سیستم‌های کلود انسانی، انسان‌های متخصصی که هستند؛ اما حضور فیزیکی ندارند.
- جلوگیری از فرار مغزها
حتماً تا به اینجا متوجه شده‌اید که دورکاری چیست و با برخی از مزایای آن آشنایی پیدا کرده‌اید. باید بدانید که کشور ما، بسیار درگیر این مسئله است که هرسال، تعداد زیادی از افراد متخصص را با مهاجرت از دست می‌دهد. البته وقتی در ایران فردی مهاجرت می‌کند، دیگر نمی‌توان به دلیل اختلاف شدید پرداختی در خارج از کشور، با آن‌ها همکاری کرد. اما شرکت‌های معدودی هستند که این توانایی را دارند.
این کار نمی‌تواند مانع مهاجرت شود، اما قطعاً می‌تواند آسیب را برای سازمان کمتر کند. این نکته را مدنظر داشته باشید که پرسنل شما میتوانند هرجای دنیا باشند، اما با شما همکاری کنند! اما خب بیایید صادقانه صحبت کنیم؛ دورکار شدن پرسنل، همیشه چالش‌ها و نگرانی‌هایی را دارد و بدون دغدغه نیست.
مهم ترین معایب دورکاری چیست
حالا که با مهم‌ترین مزایای کار ریموت آشنایی پیدا کردید، بهتر است این را بدانید که این سبک کاری، خالی از عیب نیست و مشکلاتی را به همراه دارد. ما در ادامه به مهم‌ترین معایب دورکاری اشاره خواهیم کرد.
- ارتباطات، طوفان فکری و حل مسئله!
همانطور که احتمالاً می‌دانید، در سبک کاری دورکاری، کمتر ارتباط برقرار می‌شود؛ چراکه اعضای تیم کنار یکدیگر نیستند. بسیاری از راه حل‌ها زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم با یکدیگر درحال گفتگو هستند. هرچند که راه حل‌های آنلاین برای این قضیه وجود دارد. مانند گوگل میت، اسکایپ، زوم و… . اما تحقیقات نشان داده است که به‌صورت کلی، حدود ۹.۲ درصد ارتباط، در بین اعضای دورکار کاهش پیدا می‌کند.
برای به حداقل رساندن این مسئله در مدیریت کارکنان دورکاری، می‌بایست همه راه حل‌های ارتباطی را پیش روی پرسنلتان قرار دهید. هم نوشتاری، هم تصویری و صوتی. اینکه فقط ارتباط به صورت تصویری، صوتی یا نوشتاری باشد، قطعاً صحیح نیست. هرکدام از ما ازطریقی راحت‌تر قادر خواهیم بود که مسائل خود را بیان کنیم. البته بر این قضیه واقف هستیم که غنی‌ترین راه ارتباطی بین افراد، ارتباط حضوری هست؛ اما در شرایط دورکاری، علاوه‌بر ارتباط تصویری، ارتباط صوتی و به خصوص نوشتاری را هم باید قرار دهیم. مثل طراحی کردن فرم گوگل شیت قبل از برگزاری جلسات آنلاین که افراد در آن تمام دغدغه‌هایشان را بنویسند و به‌صورت یک دستور جلسه در بیاید.
- مدیریت دانش
در فضای دورکاری، امکان اینکه برروی شانه نفر بغل‌دستیمان بزنیم و سؤال کنیم را نداریم! اتفاقی که در فضای شرکت پیش می‌آید این است که بسیاری از دانش کسب و کار، در ذهن افراد داخل مجموعه قرار دارد. این درحالی است که می‌توانست به صورت مکتوب یا اصطلاحاً codified باشد. باتوجه به همه این‌ها، به‌شدت کدیفای کردن دانش در دورکاری احساس می‌شود؛ زیرا کارمندان در کنار یکدیگر نیستند و اینکه هرلحظه از یکدیگر سؤال بپرسند، اذیت‌کننده می‌شود.
برای همین است که بیزینس‌ها «هندبوک کار» را ساخته‌اند. مهم نیست صنعت برنامه‌نویسی است، تجارت الکترونیک یا حتی بازرگانی. این هندبوک، کلیه دانشی که کارمندان برای کار به آن نیاز دارند را در خود دارد و هرروز، به‌روزرسانی می‌شود.
برای مثال، هندبوک گیت لب، در حدود ۵ هزار صفحه است. تمام جلساتی که برگزار شده است و برگزار می‌شود، در آن هندبوک قرار دارد. هرفردی که برای اولین بار می‌خواهد وارد جلسه شود، می‌تواند به‌صورت کامل، بک‌گراند آن جلسات را مطالعه نماید و با دید باز وارد جلسه شود. حالا درنظر بگیرید که وجود یک هندبوک در سازمان، چقدر می‌تواند جلوی اتلاف زمان را بگیرد؟!
زمانی که درباره شفافیت اطلاعات در سازمان، یا همان شفافیت سازمانی، صحبت می‌کنیم، مشخصاً سازمان‌های زیادی در ایران هستند که امکان شفاف کردن اطلاعاتشان وجود ندارد. مانند صنایع بانک، بیمه و وابسته به ارگان‌های اطلاعاتی کشور. هرچند که طبیعتاً کل فضای دورکاری این سازمان‌ها کنسل است و اگر در چنین مجموعه‌ای هستید، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله دورکاری را فراموش کنید!
- احساس دورافتادگی
از معایب دورکاری می‌توان گفت که پرسنلی که از راه دور فعالیت می‌کنند، معمولاً احساس دورافتادگی و دور بودن از جریان اطلاعات کاری در مقایسه با پرسنلی که در فضای شرکت هستند را دارند. مدیران نیز معمولاً نشانه‌ها و علائم خستگی از کار و ناهماهنگی با تیم را در کارمندان (همکاران) دورکار، دیرتر احساس می‌کنند. (پیشنهاد می‌کنیم مقاله فرسودگی شغلی در دورکاری را حتماً مطالعه کنید تا به راه حل‌های این مشکل، دست پیدا کنید.)
- همیشه آنلاین بودن
با دقت در مواردی که برای دورکاری چیست گفته شد، از معایب آن می‌توان به همیشه آنلاین بودن اشاره کرد. در فضای شرکت، زمان‌هایی وجود دارد که شما می‌توانید در اتاق استراحت، راهرو یا مکانی دیگر، از پشت میز خود کنار آمده و دقایقی برای خودتان استراحت کنید. موزیک گوش کنید، با دوستانتان صحبت کنید و بقیه نیز به این زمان شما احترام می‌گذارند و با شما کاری ندارند تا اینکه سر میزتان برگردید. اما این در حالی هست که در فضای دورکاری، توقع همیشه آنلاین و پاسخ‌گو بودن وجود دارد.
انواع دورکاری
تغییر شیوه کار کردن از ساعات کاری مشخص و محل کار مشخص به دورکاری را می‌توان ازطریق همین دو مؤلفه، به چهار دسته متفاوت مطابق شکل زیر تقسیم کرد:
- سنتی: منظور شرایطی است که یک دفتر کار مشخص و ساعات کاری مشخص دارید که اصطلاحاً به آن دفتر کار سنتی می‌گویند.
- شرایطی که شما چند محل کار پیشنهاد می‌دهید اما زمان کار مشخص است. حتی ممکن است محل کاری را هم پیشنهاد ندهید و پرسنل خودشان در منزل یا جایی که احساس راحتی می‌کنند کار کنند، اما زمان انجام کار مشخص است.
- مدل سوم شرایطی است که هر زمانی و هر مکانی که بخواهند، میتوانند کار انجام دهند.
- شما از پرسنل در این حالت می‌خواهید که برای انجام کار، در دفتر حاضر باشند، اما هر ساعتی که بخواهند میتوانند بیایند و کار انجام دهند.
بدیهی است که تغییر شیوه کار از حالت سنتی به حالتی که هم زمان و هم مکان را خود پرسنل به یک‌باره انتخاب کنند، به دور از واقعیت است؛ زیرا همانطور که برای کارفرما این کار در شرایطی که سال‌هاست سنتی کار می‌کند، جدید است، برای پرسنل سازمان نیز جدید است و نیاز است که به‌صورت تدریجی و کم‌کم به آن سمت حرکت کند. همچنین برای بسیاری از سِمت‌ها و موقعیت‌های شغلی نمی‌توان به سمت کار کردن از هر زمانی و هر مکانی رفت؛ اما مدنظر قرار دادن تمام حالاتی که می‌توانید انجام دهید تا از حالت کار سنتی فیکس خارج شوید، می‌تواند به تصمیم‌گیری بهتر شما کمک کند.
دورکاری یا کار حضوری؟
در نهایت و در بررسی اینکه دورکاری چیست و چه مزایا و معایبی دارد، سؤال دیگری پیش می‌آید. جواب این پرسش، مانند هر سؤال دیگر، از منظر منابع انسانی، بستگی دارد است. اما به‌صورت کلی می‌توان گفت که اگر شما در صنعتی دانش‌بنیان فعال هستید و:
- آماده کار با ابزار دورکاری مثل گوگل میت، کلندر و شیت هستید.
- شفافیت اطلاعات برایتان ممکن هست.
- اطلاعات محرمانه سازمانتان کمتر از ۲۰ درصد کل اطلاعات سازمان هست.
- ذهنیتی مثبت نسبت به پرسنل و دلسوزیشان دارید و می‌دانید که انسان‌ها به‌صورت غریضی دوست دارند کار کنند و کار باکیفیت انجام دهند.
تغیر دادن فضای کاریتان برای کل یا بخشی از سازمان به فضای دورکاری می‌تواند:
- راندمانتان را افزایش دهد.
- هزینه‌هایتان را کاهش دهد.
- دسترسی شما را به منابع انسانی با شرایط بهتر، میسر سازد.
آینده دورکاری برای سازمان ها
قبل از سال ۲۰۲۰، جنبشی در حال شروع بود که سؤال اصلی آن، این بود: آیا واقعاً لازم است که ما با یکدیگر در دفتر باشیم تا بتوانیم کار کنیم؟
خب! پاسخ این سؤال، در پاندمی کرونا داده شد. متوجه شدیم که تعداد بسیار زیادی از ما، نیاز نداریم که در کنار یکدیگر جمع شویم تا بتوانیم کار کنیم. ما می‌توانیم چه به‌صورت تکی و چه به‌صورت گروهی، در حالت دورکاری پیش برویم و مشکلی پیش نیاد. اما در کنار پرسش دورکاری چیست، سؤال دیگری مطرح می‌شود: آیا دورکاری یا همان کار به‌صورت ریموت، آینده سازمان‌های دانش بنیان هست؟
برای اینکه بتوانیم این سؤال را به‌درستی بررسی کنیم، سراغ ابرسازمان‌هایی می‌رویم که به‌صورت کامل، یا اکثریت سازمانشان دورکار هستند. به این سازمان‌ها اصطلاحاً WFA (work from anywhere) یا WFH (work from home) گفته می‌شود که بعضی از آن‌ها شامل موارد زیر است:
- United states patent and trademark office (USPTO)
- Tulsa remote
- Tata consultancy
- Git lab (the world largest company with more than 1300 remote employee)
- Zapier (300 employee in 23 countries)
- Mob squad
سرنوشت دورکاری بعد از کرونا
اما سرنوشت دورکاری پس از دوران کرونا چه می‌شود؟ برای پاسخ به این سؤال، تحقیقی انجام شد و از بیش از هزار و سیصد نفر پرسنل و ۱۵۰ مدیر طی پرسشنامه‌ای، سؤالاتی پرسیده شد. مهم‌ترین یافته‌های این پرسشنامه شامل موارد زیر است:
- از پرسنل سازمان‌ها، حدود ۹۰ درصد اعتقاد دارند که حضور فیزیکی در سازمان، برای ارتباط تیمی و بهبود روابط با اعضا تیمشان مهم است.
- از نظر پرسنل سازمان، ایده‌آل‌ترین حالت کار، به‌صورت هیبریدی است. یعنی تعدادی از روزها در سازمان حضور داشته باشند و تعدادی از روزهای دیگر نیز در خانه و به‌صورت دورکاری کار کنند که برای آنان بهترین تعداد روز کاری، سه روز است.
- از بین پرسنل، عموماً افرادی که زیر پنج سال سابقه کاری دارند، ترجیح می‌دهند بیشتر در دفتر حضور داشته باشند تا افرادی که تجربه کاریشان بیشتر است. تازه‌کاران ترجیحشان یک روز دورکاری در هفته است و بیشتر به محیط دفتر برای درک بهتر کار نیاز دارند.
درست است که در طراحی محیط کار، دفاتر در حال کوچک‌تر شدن هستند، اما میزان فضایی که به هرشخص می‌رسد، برای حفظ سلامتی او، افزایش خواهد یافت و طبیعتاً تعداد افراد حاضر در محل کار در یک روز، کاهش خواهد داشت.
آنبوردینگ پرسنل دورکار
روز اول کاری پرسنلی که به‌صورت حضوری در سازمان کار می‌کنند، چالش‌برانگیز است و در مقاله آنبوردینگ درباره ظرافت‌های این پروسه و نحوه انجام آن صحبت کردیم و گفتیم که در استراتژی مراحل آنبردینگ لازم است سه جنس آموزش به پرسنل داده شود: آموزش فنی، فرهنگی و سیاسی. اما این چالش در موقعیت‌هایی که قرار است پرسنل به‌صورت دورکاری باهم کار کنند و اساساً هیچ دفتر فیزیکی و جلسه حضوری وجود ندارد، بسیار بیشتر خواهد شد. در ادامه، چند نکته در طراحی پروسه آنبوردینگ پرسنل دورکاری به شما معرفی خواهیم کرد که بتوانید با کمک آن، نرخ ریزش خود را کاهش دهید و به افزایش بهره وری در سازمان کمک کنید.
- پکیج خوش‌آمد گویی: شاید مهم‌ترین جایی که پکیج‌های خوش آمد گویی به کارمند جدید اهمیت دارند، در تیم‌های ریموت و دورکاری است. ما در سیمپل اچ آر به‌صورت کلی مخالف هزینه‌های بیهوده هستیم، اما در اینجا و در زمانی که قرار است یک تیم به‌صورت کاملاً ریموت با یکدیگر کار کنند، هیچ ارتباطی به‌صورت حضوری با یکدیگر ندارد و با احتمال بالا، سازمان هم در حوزه خدمات یا تکنولوژی فعالیت می‌کند، ارسال کردن یک پکیج خوش آمد گویی در روز قبل از شروع به کار، روز اول بسیار خاصی برای برای شخص تازه‌وارد ایجاد می‌کند.
این پکیج می‌تواند شامل توضیحاتی درباره سازمان، شاید کمی خوراکی جذاب و خاص، چند اکسسوری و معرفی چارت سازمانی باشد. اگر برای این کار دچار سردرگمی هستید، مقاله خوش آمد گویی به کارمند جدید را از دست ندهید.
- نصب نرم‌افزارها: شاید این موضوع مسخره به نظر بیاید، اما در نظر گرفتن زمانی برای اینکه پرسنل دورکاری که به‌تازگی شروع به کار کرده‌اند، نحوه برگزاری جلسات آنلاین، پلتفرم داخلی گفتگو، نحوه انجام فرآیندهای داخلی سازمان مثل مرخصی، می‌تواند زمان آنبوردینگ را بسیار کاهش دهد و شخص را زودتر به نقطه بهره‌وری ایده‌آل برساند.
- جلسات زوری: تیم‌های دورکاری این فرصت را ندارند که مانند زمانی که به‌صورت حضوری مشغول به کار هستند، با تیم‌های مختلف برخورد داشته باشند، شبکه‌سازی کنند و با یکدیگر دوست شوند. در حالی که می‌دانیم دوستی با همکار از مواردی است که می‌تواند فواید بسیار زیادی برای سازمان داشته باشد.
برای اینکه بتوانید کمک کنید که این اتفاق بیافتد، لازم است جلسات یک به یک را برای شخص دورکاری در نظر بگیرید. برای مثال، اگر تیمی که شخص در آن مشغول به کار شده است، ۶ عضو دارد و در سازمان، ۴ واحد دیگر نیز وجود دارد، در نظر گرفتن ۱۰ جلسه می‌تواند مناسب باشد؛ به این صورت که با ۶ عضو واحد خودش صحبت کند و با یک نفر از هر واحد دیگر نیز صحبت کند. افراد واحد دیگر الزاماً مدیران آن واحد نیستند. علاوه‌بر این‌ها، فرمت برگزاری این جلسات نیز خیلی اهمیت دارد. شما دو نفر غریبه را رو به روی یکدیگر قرار می‌دهید و اگر به آن‌ها کمک نکنید، یک جلسه سنگین و بدون به‌وجود آمدن رابطه‌ای صمیمی ایجاد خواهد شد. اما برای مثال، شما می‌توانید برای اثربخشی جلسات کاری و اینکه این جلسات جذاب برگزار شوند، از افراد دورکاری بخواهید که به چند سؤال زیر در جلسات پاسخ دهند:
- (اسم سازمان) چه کاری کرده که تونسته شما رو اینجا نگهداره؟
- در اینجا بزرگ‌ترین چالشی که ازش موفق بیرون اومدی چی بوده؟
- خنده‌دارترین اتفاقی که برات اینجا افتاده چی بود؟
- شروع کار کردنت در این سازمان چه شکلی بود؟ دوست داری برای من (شخص تازه‌وارد) چجوری پیش بره؟
- دوست داری در ادامه مسیر شغلیت به کدوم سمت بری؟
- اگر برگردی عقب، چه کاری رو در مسیر شغلیت نمی‌کنی؟
- اگه بخوای به من توصیه کنی، چی می‌گی؟
در این سؤالات تلاش شده است که چند نکته رعایت شود، اول اینکه تعلق سازمانی در پرسنل نمایش داده شود، احساس عدم پذیرش شخص جدید را با پرسیدن سؤالاتی که به دنبال راهنمایی هستند، از بین ببرد، درباره آینده و چشم‌انداز شخصی افراد صحبت کنند که رابطه بین آنان را بهتر کند و با تعریف کردن خاطره، این رابطه تعمیق شود.
نظرات شما