طراحی محیط کار مدرن چگونه است؟
طراحی محیط کار فیزیکی ازجمله مهم‌ترین و درعین حال، کم‌توجه‌ترین قسمت‌های یک سازمان است. اغلب در سازمان‌ها، مسئولیت طراحی محیط کاری در بهترین حالت ممکن، با معماران داخلی است و در سایر موارد، معمولاً مسئولیت آن برعهده مدیرداخلی دفتر یا خود پرسنل است. حال آن که محیط کار فیزیکی، یکی از مواردی است که تأثیر زیادی در سلامت روان در محیط کار برای پرسنل دارد و دانشی که برای انجام آن نیاز است، خارج از حیطه کاری معماران داخلی و سایر تخصص‌ها در مجموعه است و مدیر منابع انسانی یا رهبر سازمان، باید حتماً در این فرآیند حضور داشته باشند.
برای طراحی فضای کار، داشتن دانش روانشناسی محیطی، رفتار سازمانی و معماری لازم است؛ اما ما در این مقاله طراحی محیط کار در سیمپل اچ آر، با جمع‌آوری و تلخیص این موارد، راهکاری ساده و کاربردی برای طراحی محیط اداری پیشنهاد داده‌ایم. البته این نکات، تنها برای پرسنلی که در دفتر حاضر می‌شوند، نیست. در این دوران، تعداد زیادی از پرسنل در دنیا و ایران، به‌صورت فریلنسری یا دورکاری مشغول فعالیت هستند و استفاده از این نکات، برای این پرسنل دورکار و فریلنس نیز باعث بهبود شرایط کاریشان خواهد شد.
چرا طراحی محیط کار فیزیکی مهم است؟
محیط کار فیزیکی ما چیزی فراتر از یکسری میز، دفتر، صندلی، لوازم اداری، پرینتر و ماگ است. درواقع، اصلاً موضوع بحث در اینجا، کیفیت لوازم خریداری شده یا ترغیب به خریدن لوازم عجیب و غریب در فضای کار، مانند ماساژور یا درست کردن اتاق بازی، یا حتی طراحی محیط کاری بزرگ نیست. محیط کاری به‌صورت ناخودآگاه، درحال شکل دادن شخصیت و رفتارهای کاری ما هستند.
یک مثال ساده برای شفاف شدن این موضوع این است که تصور کنید محیط کاری شما، فضایی کوچک و تنها یک فضا برای برگزاری جلسات دارد و کار شما نیاز به جلسات مختلفی دارد و همه افراد نیز مشابه شما هستند، هرکس باید اتاق جلسات را برای روز خودش رزرو، زمان آن را دقیقاً اعلام و از قبل پیگیری کند که افرادی که لازم است در جلسه حضور داشته باشند، احتمالاً برای اینکه به زمان‌بندی اعلام شده برسد، دستور جلسه و صورت‌جلسه آماده می‌کند و تلاش خود را برای استفاده از جلسه خواهد کرد. حال این فضای کاری را با محیط کاری که چندین اتاق جلسه دارند و هیچ کس منتظر اتمام جلسه‌ای برای شروع جلسه‌ی خودش نمی‌شود و همیشه فضای کافی وجود دارد، مقایسه کنید. صددرصد که نمی‌توان قطعی گفت ولی احتمالاً در محیط کاری، اول اخلاق‌های حرفه‌ای کار کردن و بهره‌وری بالاتری نسبت به محیط کاری دوم وجود خواهد داشت. پس الزاماً بیشتر، بزرگ و شیک‌تر، برای طراحی محیط کاری بهتر نیست.
چرا طراحی محیط کار برای پرسنل سازمان اهمیت دارد؟
محیط کاری از نظر مدیران سازمان اهمیت دارد؛ چراکه با طراحی محیط کار به شکل صحیح، باعث افزایش بهره‌وری در سازمان می‌شود. اما دلیل این اهمیت، از دیدگاه پرسنل سازمان چیست؟ با پرسنل صحبت شده است که پولی در قبال کاری که قرار است انجام دهند، دریافت کنند و کار را انجام دهند؛ محیط کار، چه اهمیتی در این قرارداد دارد یا اصلاً در کجا ذکر شده است؟ این همان طرز فکری است که وقتی پرسنل، ناراضی از طراحی محیط کاریشان نزد مدیر می‌روند، می‌شنوند که: «در قرارداد شما آورده بودیم که محیط کاری خاصی بهتون تحویل می‌دیم؟»
اما واقعیت این است که انسان‌ها، که پرسنل سازمان هم شامل آن می‌شوند، محیط کار برایشان اهمیت دارد؛ زیرا:
- نیاز به مسکن: یکی از نیاز‌های اساسی بشر از همان ابتدا، خانه و محلی امن و مناسب برای زندگی بوده است. این محل، تنها منوط به خانه‌ای که در آن اعضای خانواده هستند، نمی‌شود و محل کار را هم به‌دلیل اینکه تقریباً نیمی از زمان بیداریمان را در آن سپری می‌کنیم، شامل می‌شود.
- احساس عضویت: یکی دیگر از نیاز‌های اساسی بشر، احساس عضویت داشتن و متعلق بودن به جایی یا چیزی است. انسان‌ها تلاش می‌کنند این احساس عضویت را در محیط کارشان نیز ایجاد کنند.
- اجتماع: هیچ فردی دوست ندارد در محیطی که افراد در آن جا رفت‌وآمد زیادی دارند، (نرخ ریزش بالایی دارد)، کار کند؛ زیرا یکی دیگر از نیاز‌هایش، که اجتماع افراد است را از دست می‌دهد.
- یکپارچگی: افراد می‌خواهند بین جنبه‌های مختلف زندگی خودشان، همبستگی و شباهت ایجاد کنند. برای مثال، خیلی بعید است شخصی که میز و محل کاری کثیف دارد، اتاق شخصی‌اش بسیار تمیز و مرتب باشد. به عبارت دیگر، افراد می‌خواهند محیطی که در آن زندگی می‌کنند، مشابه محیطی باشد که در آن کار می‌کنند و اگر اختلاف زیادی بین این دو باشد، احساس راحتی ندارند.
همانطور که محیط کار، بخشی از ما را تعریف کرده و شکل می‌دهد، پرسنل نیز محیط کار را تعریف می‌کنند و به آن شکل می‌دهند. با درک این موضوع، در طراحی محیط کار باید تلاش کنیم محیطی بسازیم که کمک کند بهترین ورژن پرسنل را در سازمان داشته باشیم.
طراحی محیط کار باید چگونه باشد؟ اصول طراحی محیط کار
محیط کار از اجزای مختلفی تشکیل شده است که شما به‌عنوان مدیر سازمان (نه یک معمار)، لازم است این بخش‌ها را برای طراحی فضایی مناسب، که باعث افزایش بهره‌وری سازمان شود را بشناسید. اصول طراحی محیط کار مناسب، دارای این چهار ویژگی است:
- عملکردی: اجزایی که باعث سهولت انجام کار می‌شود، می‌تواند شامل پرینتر، لوازم طراحی یا هر وسیله‌ای دیگر باشند که سرعت کار شخص را بهبود می‌بخشد. قطعاً که اگر کنار میز هر فرد در سازمان، یک سیستم آخرین مدل اپل قرار دهیم، سهولت بیشتری در کارهایشان خواهند داشت؛ اما غیرمنطقی و غیرمعقول است. برای اینکه متوجه شویم در طراحی محیط کار، چه وسایلی را باید بخریم یا نخریم، باید ساعت کاری شخص را حساب کنیم که مثلاً ساعت کاری یک نفر، ساعتی ۱۰ دلار است؛ پس اگر این تسهیلات را، که کلاً ۵۰۰ دلار است، برای او تهیه کنیم، در ماه ۱۰ ساعت از ساعت کاریش او را بهبود بخشیدیم و در طول یک سال، برای سازمان سودآور خواهد بود و علاوه‌بر این، احساس بهتری در پرسنل ایجاد خواهد کرد. البته منظور از این موارد، وسایل رفاهی نبوده و تجهیزات کاری است.
- حواس پنجگانه: بو، نور و منظره، صدا مناسب، جنس مواد استفاده شده (که با اجزای بدن لمس می‌شوند، لامسه)، مزه (طعم وسایل پذیرایی)، حواش پنجگانه‌ای که پرسنل در سازمان شما تجربه می‌کنند، چطور است؟ از چایی که به پرسنل می‌دهید تا جنس میزی که روی آن کار می‌کنند، از بویی که در محیط کار وجود دارد تا صدایی که از دفتر مقابل شما می‌آید، همه این‌ها مواردی است که با توجه به جنس کار خودتان، باید در طراحی محیط کار به آن توجه کنید.
- اجتماع: فضاهایی برای تعاملات اجتماعی در سازمان لازم است؛ چراکه شما با انسان‌ها سروکار دارید، آن‌ها نیاز دارند باهم تعامل داشته باشند و صحبت کنند، صحبت‌هایی غیر کاری. آیا در طراحی محیط کار ، چنین محلی را برای آن‌ها ایجاد کرده‌اید؟ آیا فضا یا زمانی غیررسمی برای چنین صحبت‌هایی، که اتفاقاً باعث موفقیت سازمانی می‌شوند، را در نظر گرفته‌اید؟ (در مقاله تیم کاری موفق به این موضوع پرداخته شده است که چرا ارتباط بین افراد تیم، از عوامل موفقیت تیم‌ها است.)
- تابلو: محل نمایش دادن افتخارات و دستاورد‌های گذشته و برنامه‌های آینده: در طراحی محیط کار در سازمان، جایی را برای اینکه عکس‌های دسته‌جمعی، جشن‌هایی که گرفته‌اید، صحبت‌هایی کرده‌اید و برنامه‌هایی که برای سازمان داشته‌اید، پیشرفت‌هایی که پرسنل داشته‌اند، طراحی کرده‌اید؟ وجود چنین فضایی در کنار محیط‌های اجتماع غیررسمی در سازمان، می‌توانند مانند محلی برای تجدید قوا و روحیه برای کل سازمان عمل کند.
- محلی برای مالکیت: آیا به پرسنل، محلی برای اینکه چیزهایی که «مال خودشان» است را در اختیارشان قرار داده‌اید؟ آیا پرسنل می‌توانند احساس «تعلق داشتن» خودشان در محیط کار برآورده کنند؟ (در مقاله تعلق سازمانی، راه‌هایی برای افزایش تعلق سازمانی کارکنان بیان شده است.)
چطور متوجه شویم طراحی محیط کاری ما مناسب است؟
به‌عنوان مدیر سازمان، اگر می‌خواهید متوجه شوید که طراحی محیط کاری شما مناسب است یا خیر، این کار را تنها در چند ثانیه انجام دهید: نگاهی به میز پرسنل خود بیاندازید. چقدر لوازم شخصی پرسنل را روی میز یا داخل کشوها می‌بینید؟ آیا قاب عکسی، متن زیبایی، شعری یا هرچیزی که رنگ و بویی از فضای شخصی پرسنل داشه باشد، در محیط کار یا میز کارش دیده می‌شود؟ به آشپزخانه نگاه کنید که چقدر از لیوان‌های شسته‌شده، لیوان‌های شرکت هستند و چقدر از آن‌ها، ماگ‌های شخصی خود پرسنل؟ وقتی پرسنل از محیط کاریشان احساس آرامش کنند و برایشان لذت‌بخش باشد، آن را رفته‌رفته به منزل دوم خود تبدیل می‌کنند.
استراتژی طراحی محیط کار
در طراحی محیط کار به پنج نکته اساسی پرداختیم که باید از نظر عملکرد مناسب وسایل کار، ایجاد احساس مالکیت در افراد، احساس مثبت ازطریق حواس پنجگانه، فضایی برای اجتماع، فضایی برای جلسات و نشان دادن افتخارات و دستاورد‌ها در طراحی فضا توجه کنیم. اما استراتژی طراحی محیط کار باید چگونه باشد؟ باید به حالت فضای باز یا Open Office طراحی کنیم یا باید برای هر شخص، فضایی بسته در نظر بگیریم؟ پاسخ به این سؤال نیز مانند هر سؤال دیگری «بستگی دارد» است. ممکن است شما درحال طراحی محیط کار برای تیم هویت بصری مجموعه خود هستید که عموماً کارشان بی‌صدا است؛ پس فضای کاری باز می‌تواند برای این تیم مناسب باشد. در جایی دیگر نیز ممکن است شما دو تیم داشته باشید که یکی تیم فروش و یکی تیم برنامه‌نویس است؛ پس باید دو فضای جدا برایشان ایجاد کنید که صدای تیم فروش مزاحم تیم برنامه‌نویسی نشود. از جنبه‌ای دیگر ممکن است شما شخصی را به تازگی استخدام کرده و بخواهید در ماه‌های اول، نظارت بیشتری بر عملکرد او داشته باشید؛ پس در فضای باز به او میز کار می‌دهید تا بیشتر او را ببینید. یا شرایطی را در نظر بگیرید که می‌خواهید به روابط بین اعضای دو تیم کمک کنید؛ پس آن‌ها را در نزدیک‌ترین فاصله به یکدیگر قرار می‌دهید. یا در شرایطی دیگر، به‌دلیل مشکلات مالی شرکت، قادر به پرداخت حقوق پرسنل برای ۲ ماه نبوده‌اید و در عین حال، در همان ماه استخدام دارید و برای اینکه حال پرسنل تازه‌استخدام‌شده خراب نشود، آنان را دور از فضای پرسنل قدیمی قرار می‌دهید.
اما در هر صورت، شما در طراحی محیط کار به سه فضای مجزا نیاز دارید که اندازه هرکدام از این فضا‌ها، وابسته به شرایط سازمان شما می‌تواند متفاوت باشد:
- فضای کار باز: فضایی که افراد سازمان در فضایی باز، دور یک میز یا اتاق مشغول به کار کردن هستند.
- فضای کار بسته: فضای کاری که افراد به‌صورت تنها در آن کار می‌کنند (همان اتاق اختصاصی) یا فضایی که افراد می‌توانند در طول روز برای کار عمیق یا ایده‌پردازی از آن استفاده کنند که الزاماً اختصاصی نیست و می‌توانند مانند اتاق جلسات، توسط افراد مختلف در طول روز رزرو و استفاده شود (حتماً باید این فضای کار اختصاصی وجود داشته باشد اما میزان آن به شرایط کاری سازمان شما بستگی دارد.)
- فضای کار عمومی: فضای کاری که افراد بتوانند دور هم جمع شوند و با یکدیگر صحبت کنند و جلسه برگزار کنند.
توجه به این سه فضا در استراتژی طراحی محیط کار می‌تواند معانی زیادی را به پرسنل خود برساند. برای مثال، دفتری که ۲۰ متر اتاق جلسات، ۱۰ متر اتاق اختصاصی و ۷۰ متر اتاق کار باز دارد، پیام متفاوتی را از دفتری که ۶۰ متر اتاق اختصاصی، ۲۰ متر اتاق باز و ۲۰ متر اتاق جلسات دارد، می‌رساند. هیچ کدام این طراحی‌ها اشتباه نیست و هرکدام برای یک سازمان مفید است.
راهکار سیمپل اچ آر در طراحی محیط کار
یکی از نکاتی که تلاش کردیم در سیمپل اچ آر به آن بیشتر توجه کنیم، استراتژی سازمان است. یکی از نکاتی که باید در طراحی محیط کار در سازمان به آن توجه کنیم، توجه به استراتژی رشد و اندازه سازمان است:
- استراتژی رشد سازمان: آیا در استراتژی رشد، خلاقیت سازمانی اولویت اول را دارد یا بیشتر کارها جنبه اجرایی و پیاده‌سازی در سریع‌ترین زمان ممکن را دارند.
- اندازه سازمان: اندازه سازمان یا همان تعداد پرسنل سازمان نیز در طراحی فضای کاری بسیار اهمیت دارد. معمولاً در طراحی فضای کار، سازمان‌های زیر ۵۰۰ نفر را کوچک در نظر می‌گیرند.
حال با در نظر گرفتن این دو فاکتور، ما با یک پنجره مدیریتی روبه‌رو خواهیم شد که در طراحی فضای کار، به ما چهار حالت کلی پیشنهاد می‌دهد. متأسفانه مدیران زیادی را می‌بینیم که در طراحی فضای کاری خود، مدام درحال تغییر از حالتی به حالت دیگر هستند. حال آن که توجه به این پنجره ساده برای طراحی فضای کاری می‌تواند بسیار کمک کننده باشد.
- دانشکده: یا همان کار روتین به‌صورت حضوری، که در این حالت براساس مقالات مختلفی در مقایسه با بقیه حالات کاری، خلاقیت به اوج خود می‌رسد، مناسب سازمان‌های بزرگی است که خلاقیت اولویت یک سازمان است. اگر در سازمان شما، خلاقیت حرف اول را می‌زند، این مدل طراحی محیط کار، یعنی فضای کاری که قرار است تمام پرسنل به‌صورت حضوری در آن کار کنند، می‌تواند مناسب باشد.
البته با خود روراست باشید: منظور از اینکه خلاقیت اولویت اول سازمان باشد، جایی مانند اپل است. باتوجه به فرهنگ سازمانی اپل که دارد، هر سال مخاطبین خود را با خدمات و محصولات خود شوکه می‌کند. قطعاً در همه صنایع خلاقیت اهمیت دارد، اما نوآوری در محیط کار اولویت اصلی آنان نیست.
- هیبریدی: فضای کار هیبریدی، یعنی فضای کاری که در آن قسمتی از پرسنل به‌صورت حضوری کار کنند یا اینکه تمام پرسنل درصدی از زمان خود را در محل کار باشند و درصد دیگری را از منزل کار کنند، گزینه مناسب طراحی محیط کار برای سازمان‌های بزرگی است که رشد آن‌ها وابسته به انجام به‌موقع امور اجرایی بوده و خلاقیت در آن خیلی تأثیرگذار نیست.
برای مثال، سیسکو، زوم و وردپرس از این مدل کاری استفاده می‌کنند. در این حالت، شما به‌دنبال ایجاد تعاملات جدید بین افراد سازمان نیستید تا ایده‌های جدید و خلاقانه در آن‌ها شکل گیرد؛ بلکه به‌دنبال ایجاد فضایی مناسب برای هر یک از پرسنل خود هستید تا آن‌ها بتوانند کار خود را به بهترین شکل انجام دهند.
- فضای کار اشتراکی: فضای کار اشتراکی گزینه‌ای ایده‌آل برای طراحی محیط کار استارت‌آپ‌هایی است که خلاقیت اولویت کاری آن‌ها است اما منابع اطلاعات، دانش و تجربه محدودی در داخل تیم خود دارند. حضور در فضای کار اشتراکی این امکان را به آن‌ها می‌دهد که فراتر از محدودیت‌های خودشان عمل کنند و بتوانند از سایر افرادی که در آن فضا قرار دارند نیز استفاده کنند.
- فول ریموت: حذف کردن دفتر برای بیزینس‌های کوچکی که اولویت آن‌ها انجام عالی کارها به‌صورت تکی است، یک گزینه مناسب است که علاوه‌بر اینکه هزینه‌های آن‌ها را کاهش می‌دهد، این امکان را می‌دهد که بهره‌وری آن‌ها تا حد بالایی افزایش یابد.
این حالت کاری برای سازمان‌هایی که می‌دانند هرکدام از پرسنل دقیقاً قرار است چه کاری انجام دهند و پرسنل هم می‌دانند، بسیار عالی است. فول ریموت کردن پرسنل، امکان رشد بیزینس راه هم بسیار سریع‌تر می‌کند؛ زیرا آماده‌سازی زیرساخت را راحت‌تر کرده است.
پرسشنامه رضایت از محیط کار
اگر زمان بیشتری برای سنجش رضایت پرسنل از طراحی محیط کاری دارید، سؤالات پرسشنامه رضایت از محیط کار که در ادامه آورده شده است، می‌تواند کمک‌کننده باشد:
- به‌صورت کلی، احساس شما به طراحی محیط کار خودتان چیست؟ بلافاصله پس از ورود به سازمان، چه احساسی به شما دست می‌دهد؟ مثلاً آرامش یا استرس؟
- امکانات و تجهیزاتی که در دفتر وجود دارد، چقدر در سرعت و کیفیت تحویل کارهایتان تأثیر دارد؟ آیا با وجود ابزارهایی که در شرکت وجود دارد، عملکرد شما ایده‌آل است؟ چطور می‌توانیم آن را بهبود ببخشیم؟
- محیط کاریتان، فضایی برای ارتباط غیررسمی و دوستانه برای شما ایجاد می‌کند؟ آیا فضایی برای صحبت خصوصی با همکار خود در محیط کاریتان دارید؟ آیا شما احساس انزوا یا دورافتادگی در محیط کارتان دارید؟
- آیا طراحی محیط کاریتان به مسیر شغلی حرفه‌ای شما کمک می‌کند؟ آیا محیط کاریتان، به شما یادآوری می‌کند از چه مسیرهایی عبور کرده‌اید و به کجا در حرکت هستید؟ آیا به شما امکان رؤیاپردازی و برنامه‌ریزی می‌دهد؟
به سادگی، محیط کاری جذاب بسازید!
شاید فاصله یک محیط کار معمولی با یک محیط کار جذاب، در طراحی محیط کار، یک تخته اعلانات، چند متر فضا با چند صندلی بیشتر، تعدادی کشوی کوچک زیر میزی که قفل شوند، باشد؛ اما همین فاکتورهای کوچک و جذاب می‌تواند احساس تعلق خاطر سازمانی، بهره‌وری و احساس کل سازمان را بهبود بخشند. همچنین ما در مقاله استرس در محیط کار به راههای مدیریت استرس کاری پرداخته‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مطالعه نمایید؛ چراکه همانطور که گفته شد، یکی از فاکتورهای مهم در طراحی محیط کار، مدیریت استرس است، پس دانستن راههای آن می‌تواند محیط کاری مناسب را برای شما فراهم کند.
نظرات شما