استراتژی مراحل آنبردینگ و اجرای آن
استراتژی مراحل آنبردینگ یکی از مهم‌ترین کارهایی است که پس از فرایند جذب و استخدام باید صورت گیرد. وقتی به یک مهمانی وارد می‌شوید، ترجیح می‌دهید خودتان کم‌کم پیش بروید و با مهمانان آشنا شوید یا این که توسط میزبان، به سایر مهمانان معرفی شوید؟ یا این که به این بستگی دارد به چه مهمانی وارد شده‌اید؟
وقتی میزبان هستید چطور؟ ترجیح می‌دهید گوشه‌ای بایستید و بر پیشرفت درست مراسم نظارت و با مهمان‌ها گپ و گفت کنید و کار خاصی برای معرفی مهمان جدیدالورود انجام ندهید یا این که ترجیح می‌دهید مانند بعضی مراسم‌ها که میزبان جای نشستن مهمان را نشان می‌دهد، تا آن مرحله همراهشان پیش بروید و علاوه‌بر مشخص کردن محل نشستن، به سایر مهمان‌ها نیز معرفی کنید؟ طبیعتاً پاسخ این سؤال هم «بستگی» دارد است.
در سازمان نیز همینطور است. ما در مقاله فرایند آنبوردینگ، این پروسه را بررسی کرده‌ایم و حالا در این مقاله استراتژی مراحل آنبردینگ در سیمپل اچ آر، به شما خواهیم گفت این کار را چگونه باید پیش ببرید. با ما همراه باشید. همچنین در دوره جذب و استخدام، به طور کامل و مفصل به بررسی آنبوردینگ و روش اجرای آن پرداخته‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم ازطریق لینک زیر، آن را مشاهده کنید.
مراحل آنبردینگ چیست؟
وقتی شخصی به‌تازگی وارد سازمان شده است، وابسته به شرایط آن جا، ممکن است خودتان مسئولیت چهار قسمت اصلی ورود همکار جدید و onboarding را که شامل موارد زیر است، انجام دهید یا ترجیح می‌دهید که خود شخص این مراحل را طی کند؟
- پرزنت شرکت و سابقه آن به‌همراه پروژه‌ها و موفقیت‌هایی که مجموعه داشته است.
- تحویل دادن میز و وسایل مورد نیاز برای انجام کار، محل نشستن و توضیح درباره اطلاعات فیزیکی شرکت مثل محل آشپز‌خانه، سرویس بهداشتی و محل استعمال سیگار.
- توضیح کار: فرآیند انجام کار در آن موقعیت شغلی خاص به چه شکلی است، با چه شخصی کار می‌کند و چگونه گزارش می‌دهد.
- معرفی همکاران: معرفی همکاران مستقیم و غیرمستقیم شخص و توضیح مختصری درباره هرکدام از اعضای مجموعه.
چرا استراتژی مراحل آنبردینگ طراحی و اجرا می شود؟
آیا طراحی استراتژی مراحل آنبردینگ، صرفاً برای ایجاد «حال خوب» و نشان دادن این است که سازمان ما برای پرسنل در بدو ورود هزینه می‌کند؟ اینکه یکسری پکیج آماده کنیم، که شامل دفترچه و قلم و کاغذ، بعضی شرکت‌ها هم یک تبلت، یک کارت‌پستال با متن پرینت شده از قبل آماده، و آن را تحویل کارمند تازه‌وارد بدهیم و بگوئیم که پروسه onboarding درحال انجام است؟
باید بدانیم که فرایند آنبوردینگ که مسئولیت آن با واحد منابع انسانی سازمان است، کاملاً در خدمت سازمان و برای بالا بردن بهره‌وری در آن است و اصلاً هدف آن فقط ایجاد کردن حال خوب نیست!
ممکن است در سازمانی، به‌قدری تقاضا برای موقعیت شغلی بالا باشد و پروسه انجام کار آن قدر مشخص و قابل اندازه‌گیری باشد که سازمان نیازی به آنبردینگ نداشته باشد.
درواقع، طراحی استراتژی مراحل آنبردینگ را انجام می‌دهیم که اگر شخص قرار است مثلاً در طی مدت ۶ ماه به اوج عملکرد خود برسد، با طی کردن این مراحل، به ۲ ماه، کاهش پیدا کند.
تاثیر طراحی و اجرای استراتژی فرایند آنبردینگ بر عملکرد سازمان
بدون توجه به این موضوع که دلیل اصلی آنبردینگ چیست، برای بررسی تاثیر طراحی و اجرای استراتژی فرایند آنبردینگ بر عملکرد سازمان، فرض کنید که شما نزد مدیرعامل می‌روید و درخواست طراحی پروسه onboarding با بودجه ۵۰۰ دلاری برای هر نفر خواهید کرد و پاسخ مدیرعامل با احتمال بالایی مخالفت خواهد بود.
اما با درک عمیق این موضوع، شما محاسبه می‌کنید برای مثال در تیم فروش، متوسط فروش ماهانه افراد هزار دلار در ماه است؛ در نتیجه، اگر افراد در ماه‌های اول فعالیت بدون پروسه آنبردینگ به ترتیب ۲۰۰ ، ۳۰۰، ۵۰۰، ۶۰۰، ۸۰۰، ۱۰۰۰ دلار فروش انجام دهند و شما با انجام آنبوردینگ برای یک نفر از این افراد، این عدد را به ۴۰۰، ۶۰۰، ۱۰۰۰، ۱۰۰۰، ۱۰۰، ۱۰۰۰ دلار برسانید؛ یعنی با انجام این کار، ۲۴۰۰ دلار برای مجموعه سود ایجاد کرده‌اید.
حال اگر با این تحلیل و بررسی، نزد مدیرعامل بروید و از او مجوز ۵۰۰ دلاری برای هزینه کردن پروسه آنبردینگ شخص را درخواست کنید، دلیلی برای مخالفت وجود نخواهد داشت؛ زیرا او شما را با خود، هم‌جهت خواهد دید. اما در مدل اول ارائه پیشنهاد، شما را یک واحد هزینه‌تراش بیشتر نمی‌بیند که دلیل فعالیت‌های شما را درک نمی‌کند، اما می‌داند که باید موافقت کند!
سیاست اجرای استراتژی مراحل آنبردینگ در سازمان چیست؟
اما به‌راستی سیاست اجرای استراتژی مراحل آنبردینگ در سازمان چیست؟ یک سازمان از طراحی و اجرای onboarding چه نفعی خواهد برد؟ در شرایطی نیز شما ممکن است هزینه آنبوردینگ را حساب کنید؛ ازطرفی هم هزینه جابه‌جایی نیرو را حساب کنید و به اندازه‌ای هزینه جابه‌جایی نیرو پایین باشد که ترجیح دهید هیچ برنامه‌ای برای این کار، طراحی و اجرا نکنید. اگر به‌طور صحیح آنبرد نشد، او را حذف می‌کنید و آن قدر نفر جدید اضافه می‌کنید تا خودش آنبورد شود.
یا این که فرهنگ سازمانی ایجاد کرده‌اید که می‌خواهید افرادی که مهارت‌های ارتباطی بالایی دارند، عضو مجموعه شما شوند و در ادامه، کسانی که مهارت ارتباطی‌شان ضعیف است، از مجموعه شما جدا شوند، خوشایند است.
پس قانون در داشتن یا نداشتن استراتژی مراحل آنبردینگ و اجرای آن در سازمان، نفع مجموعه از انجام این پروسه است.
حتی ممکن است شما در مجموعه ای برای بعضی موقعیت‌های شغلی، پروسه آنبوردینگ داشته باشید، برای بعضی دیگر نداشته باشید.
علاوه‌بر این‌ها، سازمان‌ها ممکن است در مراحل آنبردینگ با یکدیگر متفاوت باشند. برای مثال، واحد منابع انسانی، مسئولیت تحویل اولیه را برعهده می‌گیرد که شامل تحویل مکان، امکانات اداری و معرفی فیزیکی شرکت می‌شود و بعد از آن، هیچ کاری انجام نمی‌دهد.
و یا ممکن است مرحله تحویل مکان و معرفی کار را انجام دهد و قسمت مربوط به معرفی کردن به سایر پرسنل مجموعه را انجام ندهد.
تصمیم‌گیری درباره این موارد، همگی وابسته به شرایط سازمان و استراتژی مراحل آنبردینگ که دارد، ممکن است تغییر کند. برای مثال، در شرایطی که سازمان در موقعیت مالی مناسبی نیست و حقوق پرسنل عقب افتاده است، اما باید در بعضی قسمت‌ها استخدام داشته باشد، اگر شما پروسه آنبوردینگ کامل را انجام دهید، احتمالاً فرد جدیدالورود را از دست خواهید داد. برعکس، شما باید تلاش کنید که فرد جدیدالورود را به اصطلاح در محیطی ایزوله نگه دارید تا شرکت از این شرایط عبور کند و انرژی منفی سایر افراد برروی شخص تأثیر نگذارد.
مدت زمان اجرای فرایند آنبردینگ
در قرارداد‌ها همیشه می‌نویسیم از زمان استعفا، یک ماه باید صبر کنید تا کار را به نفر جدید تحویل دهیم. یعنی ما پیش‌بینی کرده‌ایم که زمان آنبورد شدن و اجرای استراتژی مراحل آنبردینگ هر شخص در سازمان، یک ماه است؛ حال می‌خواهد کارشناس انبار باشد یا مدیر فنی شرکت که کل بیزینس در دست اوست.
البته که مدیرعامل مایکروسافت هم از زمانی که استعفا داد تا زمانی که مدیرعامل جدید حضور پیدا کرد، تنها شش ماه طول کشید!
اما طراحی مدت زمان لازم برای آنبرد شدن نیز، خود نیاز به تحلیل دارد که از دو جهت قابل بررسی است:
- شخصی برای اولین بار قرار است در سازمان در موقعیت شغلی جدیدی مشغول شود. مثل وقتی که واحدی را تازه تأسیس می‌کنیم.
- شخصی که قرار است در موقعیت شغلی که مشابه آن را در سازمان داریم، یا موقعیت شغلی که قرار است فرد جابه‌جا شود، مستقر شود.
طبیعتاً وقتی قرار است شخص برای اولین بار در سازمان در موقعیت شغلی که قبلاً وجود نداشته، قرار بگیرد، نمی‌تواند به حال خودش رها شود و پیش برود. قطعاً مستندات بیزینسی کمی در آن موقعیت شغلی وجود دارد و فرآیندهای اجرای کار، هنوز کامل مشخص نیست. پس در این حالت و در استراتژی مراحل آنبردینگ، درنظر گرفتن حالت کامل آن و حضور زیاد در طول مدت، حائز اهمیت است که ممکن است تا چند ماه به طول بیانجامد.
اما در حالت دوم، که قرار است در موقعیت شغلی قرار گیرد که ما قبلاً اطلاعات کاملی از آن داریم، شما باید بتوانید که زود‌تر از حالت اول، شخص را آنبرد کنید و کار را تحویل دهید، اما چقدر؟ بستگی به شغل و سازمان دارد.
چه بخشی در سازمان مسئول طراحی و اجرای استراتژی مراحل آنبردینگ است؟
اما سؤالی که در این جا مطرح است این است که چه بخشی در سازمان مسئول طراحی و اجرای استراتژی مراحل آنبردینگ است؟ در سیاست‌های کلان منابع انسانی، مشخص کردیم که شما می‌توانید منابع انسانی متمرکز داشته باشید یا منابع انسانی حمایت‌گر و آموزش دهنده. تأثیر تصمیم شما در آن مرحله، در آنبوردینگ هم مشخص می‌شود.
اگر شما منابع انسانی متمرکز خواسته باشید، باید یک نفر مسئولیت تمام پروسه آنبردینگ شخص را برعهده گیرد و قدم‌به‌قدم، از تحویل دادن کار تا معرفی به افراد جدید و چک کردن نحوه پیشرفت کار شخص را انجام دهد.
اما اگر منابع انسانی غیرمتمرکز باشید، شما باید مدیران واحد و کسانی که با شخص به‌صورت مستقیم کار خواهند کرد را آموزش و پروسه آنبوردینگ را به‌صورت کامل به آن‌ها توضیح دهید تا آنان بتوانند این مسیر را خودشان طی و با شما نحوه پیشرفت را بررسی کنند.
به سادگی، استراتژی مراحل آنبردینگ طراحی کنید!
توجه کردن به پروسه آنبردینگ، به دید یکسری وسایل و کادو و نامه، که البته نوشتن نامه خوش آمد گویی به کارمند جدید نیز یکی از کارهای تأثیرگذار در تقریباً تمام سطوح سازمانی است و هزینه‌ای هم ندارد، بسیار سطحی خواهد بود.
پروسه آنبردینگ مانند هر فرآیند و کار دیگری در منابع انسانی، در خدمت سازمان است و در طراحی و اجرای آن، اولویت یک، انتفاع سازمان است.
نظرات شما