نگهداشت نیروی انسانی چیست؟ آشنایی با بهترین روش های حفظ و نگهداشت نیروی انسانی

نگهداشت نیروی انسانی و حفظ بهترین کارمندان

نگهداشت نیروی انسانی و حفظ بهترین کارمندان در یک سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اما آیا تابه‌حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا متخصص‌ترین افراد در سطح جهان، حاضر به کار کردن در یک سازمان می‌شوند؟ چگونه می‌‌توان آن‌ها را سال‌های طولانی در یک مجموعه نگه داشت؟ پرداخت، تنها انگیزه متخصص‌ترین افراد در صنعت است؟ در مقاله ساخت فرهنگ سازمانی قوی به شیوه خلاقیت اپل، از یکی از راهکارهایی که سازمان‌ها می‌توانند استفاده کنند تا این افراد را نگه دارند، صحبت شد؛ اما از آن جایی که احتمالاً در ایران، کاری که اپل انجام داده بود، سخت و غیرقابل انجام باشد، در این مقاله نگهداشت نیروی انسانی در سیمپل اچ آر، از راه‌هایی که می‌توانید حتی در ایران، برای نگهداری، رشد و توسعه متخصص‌ترین افراد در سازمانتان انجام دهید، صحبت کرده‌ایم.

برخلاف تصورات، پرداختی و حقوق بالا، می‌تواند در شروع کار برای افراد متخصص، جذاب باشد؛ اما به هیچ عنوان نمی‌تواند باعث نگهداشت نیروی انسانی شود و آن‌ها را برای شما در سازمان نگه دارد؛ چراکه راز حفظ آنان متفاوت است.

نگهداشت نیروی انسانی (Employee retention) چیست؟

نگهداشت نیروی انسانی یک ملاک در منابع انسانی است که به طور کلی، توانایی سازمان را در حفظ کارکنان در محیط کار نشان می‌دهد، بالا یا پایین بودن این عدد، الزاماً به تنهایی مفهوم خاصی را ارائه نمی‌دهد و هر عدد در سازمان خاص و شرایط خاص خود قابل تحلیل و بررسی است. نرخ نگهداشت نیروی انسانی (employee retention rate) معمولاً به‌صورت زیر محاسبه می‌شود:

1. طول دوره زمانی که می‌خواهید این نرخ را محاسبه کنید، مشخص نمایید. (معمولاً یک ساله در نظر گرفته می‌شود.)
2. تعداد پرسنل سازمان در شروع این دوره را حساب کنید.
3. تعداد پرسنل باقی‌مانده را در پایان این دوره حساب کنید. (افرادی که اضافه شده‌اند را نباید حساب کنید.)
4. نرخ نگهداشت شما، حاصل تقسیم افراد باقی مانده بر کل سازمان ضربدر ۱۰۰ است.

تفاوت نگهداشت نیروی انسانی و ریزش سازمانی چیست؟

ارتباط بالایی بین نگهداشت نیروی انسانی و ریزش سازمانی وجود دارد؛ اما اساسی‌ترین تفاوت آن‌ها در دیدگاهشان است. به‌طوری که توجه نگهداشت سازمانی برروی پرسنلی است که باقی مانده و توجه ریزش سازمانی برروی افرادی است که از سازمان رفته‌اند. علاوه‌بر این‌ها، ریزش سازمانی (turnover) معمولاً در دوره‌های کوتاه‌مدت ماهانه و فصلی سنجیده می‌شود؛ درحالیکه نگهداشت سازمانی در دوره‌های بلندمدت سالانه مورد بررسی قرار می‌گیرد.

برای محاسبه نرخ ریزش (turnover rate) می‌توانید از روش زیر استفاده ‌کنید:

1. طول دوره زمانی که می‌خوهید این نرخ را محاسبه کنید، مشخص نمایید.
2. تعداد افرادی که سازمان را در طول این دوره ترک کرده‌اند، مشخص کنید.
3. میانگین افرادی که در شروع دوره در سازمان بوده‌اند و افرادی که در پایان دوره در سازمان بوده‌اند را حساب کنید.
4. نرخ ریزش شما حاصل تقسیم تعداد افرادی که سازمان را ترک کرده‌اند بر میانگین افراد سازمان ضربدر ۱۰۰ خواهد بود.

چرا از برنامه نگهداشت نیروی انسانی استفاده می کنیم؟

ما در سازمان با دو نوع قطع همکاری با پرسنل روبه‌رو هستیم:

1. قطع همکاری داوطلبانه: این نوع قطع همکاری ازطرف پرسنل سازمان بوده است و شخص به‌دلیل فرهنگ سازمانی نامناسب، شرایط حقوقی بد یا پیشرفت شغلی، با شما قطع همکاری می‌کند.
2. قطع همکاری غیرداوطلبانه: که به معنی اخراج کارمند یا تعدیل نیرو است که به‌دلیل عملکرد ضعیف پرسنل، رفتار نادرست یا شرایط اقتصادی بد از طرف مجموعه صورت می‌گیرد.

بیشترین تمرکز برنامه‌های نگهداشت سازمانی برای این است که کاری کند از مدل یک، یعنی قطع همکاری داوطلبانه از طرف پرسنل، وجود نداشته باشد یا خیلی کم باشد و تمام یا قسمتی زیادی از قطع همکاری‌ها ازطرف مجموعه یا پرسنل سازمان صورت گیرد.

چرا باید از برنامه نگهداشت نیروی انسانی استفاده کرد؟

سازمانی که نگهداشت آن ۱۰۰ درصد است یا ریزش آن ۰ درصد است، الزاماً سازمان خوبی نیست. به‌طور کلی، برخلاف تصورات نمی‌توان یک سازمان را تنها با یک نرخ، با جملات شعارگونه که «اگر نرخ سازمانی بالا یا پایین است، سازمانی فلان است.» تحلیل کرد، اما نرخ ریزش بالا و نرخ نگهداشت پایین، آسیب‌هایی عمومی به سازمان وارد می‌کند که شامل:

• از دست رفتن دانش بومی مجموعه (وقتی سازمان شما مدام درحال جابه‌جایی نیرو است، دانشی وجود نخواهد داشت که برای سازمان شما بومی و سرمایه شود.)
• کاهش اعتماد سازمانی
• کاهش نرخ تعامل سازمانی

اولین شرط نگهداشت نیروی انسانی

احساس خاص بودن، اولین شرط نگهداشت نیروی انسانی است. وقتی اعداد و ارقام حقوق‌های مدیران شرکت‌ها را بررسی می‌کنیم، اغلب به این نکته می‌رسیم که پرداختی خوب، تنها دلیل کار کردن این افراد در این سازمان‌ها است. اما بعد از بررسی عمیق‌تر، متوجه می‌شویم که افرادی واقعاً متخصص در صنعت خود هستند، به هیچ عنوان با پول، یا صرفاً با پول، حاضر به کار کردن در سازمانی به‌صورت بلندمدت نمی‌شود. این جمله را برای شرایط خاص ایران، که شرایط اقتصادی بسیار متلاطم را تجربه می‌کند، باید استثنا کرد؛ چراکه مدت زمانی که متخصص حاضر می‌شود فقط به خاطر پول کار کند، که رفع نیازهای اساسی زندگی خودش را مثل خرید خانه و منزل انجام دهد، قدری طولانی‌تر خواهد شد. البته همین شرایط ایران، فضایی ایجاد کرده است که متخصصان کار بلد، برای اینکه به حداقل‌های زندگی خود برسند، حاضر شدند در سازمان‌هایی کار کنند که به هیچ عنوان فضایی مناسب برای آنان نیست.

احساس خاص بودن در نگهداشت نیروی انسانی به چه معناست؟

احتمالاً برای شما سؤال پیش آمده که احساس خاص بودن در نگهداشت نیروی انسانی به چه معناست؟ یعنی اینکه باید تمام قوانین را برای آن‌ها بشکنیم؟ اگر همه کارکنان، ساعت ۹ صبح سرکار حاضر می‌شوند، آن‌ها ساعت ۱۰ به سرکار بیایند؟ یعنی اگر به اسپرینت‌ها نرسیدند، با آن‌ها برخورد نکنیم؟ قطعاً نه! این مسیر تبدیل کردن یک متخصص ارزشمند به یک کارمند روی مخ (!) برای سایر کارمندان است.

احساس خاص بودن با سهل‌گیری کاملاً متفاوت است. احساس خاص بودن در انسان‌ها، صرفاً با تغییر قوانین برای آنان ایجاد نمی‌شود. در واقع تغییر قوانین در سازمان برای هرشخصی و در هر سِمَتی، یکی از سمی‌ترین اتفاقات برای هر فرهنگ سازمانی است. احساس خاص بودن برای همه افراد در هرگروهی، برای بهترین یا بدترین کارمندان سازمان، با شنیدن آن‌ها ایجاد می‌شود. خاص بودن در سازمان در جهت نگهداشت نیروی انسانی این‌گونه ایجاد می‌شود که به جای اینکه وقتی فرم مرخصی را پر کردند، تحویل مدیرشان بدهند؛ بعد از اینکه پر کردند، یک جلسه ۵ دقیقه‌ای با آنان برای درک دلیل مرخصی رفتن آن‌ها داشته باشید.

برای مثال، وقتی آنان خواستند که اسپرینت به تأخیر بیافتد، با آنان طبق قانون برخورد کنید. اما بعد از برخورد با آنان، به صورت شخصی صحبت کنید که دلیل این تأخیر چه بوده است. یعنی اینکه اگر می‌خواهند ساعت ۱۰ سرکار بیایند، طبق قانون از مرخصی آنان کم کنید و برایشان کسر کار بزنید (اگر ساعات کاری شناور ندارید)، گزارش ساعات کاری را هم رسمی اعلام کنید. اما بعد از اعلام، جلسه کوتاهی با او بگذارید که هم دلایل آنان را برای این تأخیر بشنوید و هم توضیح دهید که نمی‌توانید قوانین را برای آنان تغییر دهید.

انسانیزه کردن فرآیندها در سازمان برای نگهداشت نیروی انسانی

آیا احساس خاص بودن، فقط برای نگهداشت نیروی انسانی و حفظ کارکنان در محیط کار است؟ قطعاً نه. یک تعریف دیگر از احساس خاص بودن در سازمان، می‌تواند این باشد که روابط انسانی بر فرآیندهای انجام کار، اولویت دارد؛ یعنی اینکه ما طبق فرآیندها و قوانین کسر کار انجام می‌دهیم، اما قبل از انجام این کار، صحبت می‌کنیم و دلایل این اتفاق را می‌پرسیم.

این اتفاق، یعنی به‌عنوان یک مدیر موفق و مؤثر، «انسانیزه» کردن فرآیندهای منابع انسانی داخل سازمان را به جای «مکانیزه» کردن آن، برای همه افراد مجموعه، از بهترین تا ضعیف‌ترین افراد سازمان اجرا کرد. این می‌تواند مانند ویتامینی بسیار قوی عمل کند و فرهنگ سازمانی‌تان را بسیار قوی‌تر کند. پس تا می‌توانید، فرآیندهای انجام کارتان را «انسانیزه» کنید.

احساس خاص بودن در جذب و استخدام

در راستای نگهداشت نیروی انسانی و در جذب و استخدام، افراد نیز باید احساس خاص بودن و واقعاً خاص بودن داده شود. اینکه بعد از دریافت رزومه، یک ایمیل یکسان برای همه افراد ارسال شود، یک فرمت یکسان برای همه افراد طی شود، می‌تواند قدرت شما را در استخدام به شدت کاهش دهد. (ما در مقاله استراتژی استخدام به شما راهکار مناسب را گفته‌ایم.)

اینکه فرآیند جذب و استخدام طوری طراحی شود که انعطاف‌پذیری لازم برای جذب افراد مختلف در سِمَت‌های مختلف در سطوح مختلف را داشته باشد، از ویژگی‌های اصلی فرآیندی است که بتواند این افراد را جذب کند و باعث حفظ بهترین کارمندان شود؛ که در این زمینه لازم است با بهبود فرایند استخدام شرایط را تغییر دهیم.

با آشنایی با بازاریابی جذب و استخدام می‌توانید برای استخدام در سطح کارشناسی پایه، یک آپشن جذاب در نامه دعوت به جلسه، مثل انتخاب نوع نوشیدنی مدنظر کاندید، این احساس را القا کند. در سمت کارشناسی ارشد، امکان مصاحبه در روز تعطیل این احساس را القا کند. برای استخدام مدیر، شما به لوکیشن مدنظر کاندید بروید؛ شاید این کار بتواند این احساس را به کاندیدا القا کند. شما باید سازمانتان و شرایطتان را بررسی کنید و متناسب با فرهنگتان، فرآیند انتخاب کنید که این احساس را القا کند.

روش القای احساس خاص بودن در سازمان برای نگهداشت نیروی انسانی

روش القای احساس خاص بودن در سازمان برای نگهداشت نیروی انسانی متفاوت است و هرسازمانی ممکن است از شیوه‌ای خاص استفاده کند. اما ما اینجا به شما پرکاربردترین و عملی‌ترین راه‌ها را خواهیم گفت.

• بیشتر به کارهای کارمندان دقت کنید

معمولاً کارمندان قوی و تلنت، به قدری درگیر کار هستند که فرصت به توضیح و گزارش‌دهی به مدیران نمی‌‌دهند. البته که مدیران برای این قضیه و نگهداشت نیروی انسانی، تدابیری زیادی اندیشیده‌اند که بتوانند کارهای آن‌ها را ببینند. اما صرفاً دانستن این موضوع که آن‌ها معمولاً علاقه‌ای به توضیح دادن کارهایشان به شما ندارند، می‌تواند در تعاملاتتان با آن‌ها مسمر ثمر باشد. البته منظور از دیدن، چک کردن کارهایشان نیست؛ بلکه درک و فهمیدن زحماتی است که این افراد در سازمانتان می‌کشند و طبیعتاً بعد از درک این موضوع، تشکر کردن از کارکنان و زحمات آن‌ها مدنظر است.

• هیچ سوپراستاری، اعلام نیاز به قدردانی نمی‌کند

هیچ چیز کاملی وجود ندارد. اما بسیار اندک هستند کسانی که جزو بهترین کارمندان سازمان باشند و اعلام کنند که کاری بسیار ارزشمند انجام داده‌اند و نیاز به قدردانی شدن از زحماتشان هست. شما به‌عنوان مدیر سازمان در جهت نگهداشت نیروی انسانی، باید بسیار هوشیار باشید. باید با درک این موضوع که این افراد، کارمندان درونگرا یا برونگرا هستند، بهترین مدلی که برای قدردانی کردن از آن‌ها وجود دارد را انجام دهید. قطعاً قدردانی از کارکنان صرفاً در قالب حقوق، جزو ضعیف‌ترین مدل‌های تشویق به حساب می‌آید. (اگر تنها روش موجود در سازمان برای قدردانی باشد.)

یک اسکناس ۱۰ دلاری در کنار یک کارت پستال، بسیار باارزش‌تر از یک اسکانس ۱۰۰ دلاری است!

• آموزششان ندهید!

یادگیری و رشد، یکی از اصلی‌ترین ارزش‌های زندگی بهترین و قوی‌ترین کارمندان در سازمان‌هاست. اما نکته‌ای وجود دارد این است که آن‌ها دوست ندارند شما برای آموزش سازمانی و توسعه آنان برنامه‌ریزی کنید! دوست ندارند در کلاس ICDL که به‌صورت گروهی برای تمام سازمان ترتیب داده‌اید، شرکت کنند. دوست ندارند در مسیر آموزشی که برای سِمَت شغلی‌اش در نظر گرفته‌اید، حرکت کنند. شما لازم است بدانید که چگونه سازمان یادگیرنده ایجاد کنید و نوآوری در محیط کار را در مجموعه خود افزایش دهید. در عوض، آن‌ها دوست دارند که به خودشان اجازه دهید برای خودشان برنامه‌های آموزشی برگزار کنند و کورس‌های مختلف ببیند. آن‌ها از شما در راستای نگهداشت نیروی انسانی، حمایت می‌خواهند نه اینکه مسیر را برایشان مشخص کنید. (در مقاله سیاست های مدیریت منابع انسانی با این موضوع آشنا می‌شوید که چگونه باید این فضا را برای کارکنان سازمان خود به‌وجود آورید.)

شاید یکی از بهترین روش‌ها برای نشان دادن حمایتتان برای حفظ بهترین کارمندان این باشد که بگویید: «می‌تونی در هفته ۱۰ ساعت را برای گذراندن هر دوره آموزشی که برای خودت نیاز می‌دونی در سر کار صرف کنی!»

به یاد داشته باشید…

جذب،‌ استخدام و نگهداشت نیروی انسانی و همچنین حفظ بهترین کارمندان، به خصوص افراد قوی‌تر در هرحوزه‌ای، کاری سخت و نیازمند توجه ویژه است. برای این کار، توجه به چند نکته می‌تواند کمک شما باشد:

• کاری کنید که از روشی که با آن‌ها برخورد می‌کنید، احساس خاص بودن کنند.
• برای اینکه از فعالیت‌های آن‌ها باخبر شوید، زمان بیشتری نسبت به سایر کارمندان صرف کنید. اما این زمان نباید شبیه چک کردن و ارزیابی عملکرد شود.
• از آن‌ها قدردانی کنید. روش قدردانی کردن نیز باید خاص باشد (پول راهکار نیست).
• به جای اینکه مسیر آموزشی به آن‌ها نشان دهید، آن‌ها را در آموزش حمایت کنید. آن‌ها خودشان مسیر آموزشی‌شان را می‌دانند.