ارتباط با کارمندان و چک کردن راهرویی
ارتباط با کارمندان ازجمله مهم‌ترین موضوعاتی است که برای پیشبرد اهداف سازمان باید مورد توجه قرار گیرد. گفتگو در محل کار و چک کردن راهرویی از مهم‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای مدیریت ارتباط با کارمندان است. همچنین مهم‌ترین ویژگی که گروهی را از گروه دیگر متمایز می‌کند، مکالمه درون آن‌ها است. مکالمه، پایه و اساس سازمان بوده و دلیل گردهم آمدن تمام افراد، نحوه صحبت کردن آن‌ها با یکدیگر است که از مسئول خدمات شرکت تا مدیرعامل آن، در شکل گرفتن این مکالمه تأثیرگذار است.
از این رو، مدل‌ها و سبک‌های مکالمه در سازمان و ارتباط با کارکنان، همگی زیر ذره‌بین قرار دارد هرروز برروی نحوه ایجاد و بهبود آن، تحقیقات فراوانی می‌شود تا بتوانند این مکالمه‌ها را بهبود بخشند. در این مقاله ارتباط با کارمندان از سیمپل اچ آر، باتوجه به فضای دورکاری سازمان و نیاز بیش از پیش سازمان‌ها برای ایجاد مکالمه، آن را بررسی کرده‌ایم.
سازمانی که جریان مکالمه در آن خوب است و ارتباط با پرسنل وجود دارد؛ یعنی مکالمه رفت و آمد دارد و با سرعت خوبی منتقل و شنیده می‌شود، مشکلات کمتری خواهد داشت و کمتر به سیستم ارزیابی عملکرد متکی خواهد بود.
ارتباط با کارمندان و تعامل مدیران با کارکنان
ارتباط با کارمندان و تعامل مدیران با کارکنان، ازجمله مواردی است که اغلب نسبت به آن بی‌توجه هستند. کارمندان در فضای کاری امروزه، توقع دارند که مدیران باشند و نباشند! یعنی اینکه توقع دارند که مدیران برای دادن توضیح کامل پروژه و مشخص کردن توقعات باشند، ولی بعد از آن دیگر نباشند تا آخر پروژه!
البته که این تصور، بسیار اشتباه است. امروزه می‌دانیم که کارمندان از مدیران می‌خواهند در کل مسیر، از زمانی که تسک آنان را مشخص می‌کنند تا انتهای پروژه که تمام می‌شود، قدم به قدم، ساعت به ساعت و روز به روز همراه آنان باشند! اما چگونه؟
اجازه دهید کمی شفاف‌تر پیش برویم. در طی تحقیق دانشگاه هاروارد در رابطه با ارتباط با کارمندان مشخص شد که از بین هر ۱۰ نفر، ۷ نفر ترجیح می‌دهند که در طول روز، از مدیر مستقیم خود چیزی بشنوند و از آن جالب‌تر، در سازمان‌هایی که مدیر و کارمند به صورت روزانه با یکدیگر یک چک کردن راهرویی دارند، تا ۸۰ درصد عملکرد و تعامل بالاتری نسبت به بقیه دارند.
چک کردن راهرویی چیست؟
چک کردن راهرویی چیست؟ چرا نمی‌گوییم گفت و گوی راهرویی؟ چون این گفتگو در محل کار، احوال‌پرسی اول صبح و در صف سرویس بهداشتی شرکت نیست. این ارتباط با کارمندان، برنامه‌ریزی شده و منظم است. ارتباط موثر با کارمندان می‌تواند به اندازه ۵ دقیقه اول صبح آنلاین باشد، چند لحظه به صورت سرپایی بالای سر کارمند یا چند دقیقه در داخل راهروی شرکت برای بررسی کردن وضعیت پروژه‌ای که دست او است.
اما صبر کنید، قرار نیست شما با ارتباط با کارمندان در چک کردن راهرویی، چیزی را چک کنید. قرار است که کارمند شما بگوید که در روند پیشرفت پروژه مشکل دارد یا خیر. درواقع به نوعی شما هرروز در حال چک شدن هستید که آیا زیرساخت و تجهیزات کافی برای پروژه تعریف شده را به کارمندتان داده‌اید یا نه. آیا کارمند شما دانش و دسترسی لازم را به منابع دارد یا لازم است کاری برای او انجام دهید؟
چک کردن راهرویی یا جلسات یک به یک؟
ما درباره جلسات یک به یک صحبت کردیم، اما این نوع ارتباط با کارمندان در جلسات راهرویی یا همان چک کردن راهرویی متفاوت است؛ در چک کردن راهرویی شروع مکالمات با جملاتی شبیه موارد زیر است:
- در روند پروژه، به مشکلی خوردید که از دست شما خارج باشه؟
- کاری می‌تونم بکنم که پروژه راحت‌تر پیش بره؟
- طبق برنامه زمان‌بندی که داشتید تونستید پیش برید؟
درواقع انگار در ارتباط با کارمندان، در جلسات یک به یک، که هفته‌ای یک بار برگزار می‌شود، شما شخص دیگری هستید. اما در چک کردن راهرویی، شما انگار به نوعی در اجرای پروژه شریک هستید و با دید یک شریک با کارمندتان صحبت می‌کنید.
چرا چک کردن راهرویی لازم است؟
سؤالی که ممکن است برای شما ایجاد شده باشد این است که در رابطه با ارتباط با کارمندان، چرا چک کردن راهرویی لازم است؟ مگر روش‌‌های دیگر ارتباط با پرسنل چه مشکلاتی دارد؟ ما انسان‌ها روابطمان را تحسین می‌کنیم، برای روابطمان زنده‌ایم و زندگی اجتماعی یکی از نیازهای اساسی هر انسانی است و همیشه سؤال بوده است که تعامل مدیران با کارکنان و روابط نزدیک بین مدیر و کارمند تا چه حد مجاز است، چگونه باید پیش برود و چگونه می‌توان آن را کنترل کرد؟
چک کردن‌های راهرویی، یکی از بهترین راه‌های تعمیق روابط کاری بین مدیران و کارمندان بدون از ریل خارج شدن روابط است.
یکی از وظایف اصلی رهبر و مدیران منابع انسانی، کمک به ایجاد و تشکیل چنین مکالماتی برای ارتباط با کارمندان است که هم عمق روابط را زیاد کند و هم توجه به کار و سازمان را افزایش دهد.
چک کردن راهرویی چگونه باید انجام شود؟ نحوه ارتباط موثر با کارمندان
چک کردن راهرویی چگونه باید انجام شود؟ پاسخ این پرسش برای دانستن نحوه ارتباط موثر با کارمندان بسیار اهمیت دارد. خیلی مهم است که چک کردن راهرویی، به جلسه ارزیابی عملکرد و مدیریت ذره بینی تبدیل نشود. یک مرز باریک بین مدیریت ذره بینی و حمایت‌گری وجود دارد که اگر به آن توجه نکنیم، به جای اینکه ارتباط با کارمندان و چک کردن راهرویی ما باعث بهبود عملکرد شود، تیم کاری ما را متلاشی خواهد کرد و همه از صحبت کردن با ما فراری خواهند شد. ما در سیمپل اچ آر به شما راه‌های موثر برای ارتباط با کارکنان را می‌گوییم. با ما همراه باشید.
- راهرویی برگزار کنید!
چرا به این نوع مکالمه و ارتباط با کارمندان «چک کردن راهرویی» می‌گوییم؟ ساده است! چون در راهرو نمی‌توان مکالمه‌ای طولانی داشت. باید تا جای ممکن آن را کوتاه برگزار کرد. چند جمله کوتاه کفایت می‌کند. همچنین مکالمات «راهرویی» غیررسمی هستند. صورت‌جلسه و دستورجلسه ندارند و جایی ثبت نمی‌شوند. خودمانی و صمیمی هستند و قرار است همانند یک دوست راهنما باشید.
- مدل BAR فیدبک دهید
سبک‌ها و مدل‌های گوناگونی برای بازخورد دادن وجود دارد اما یکی از بهترین مدل‌های بازخورد موثر به کارمندان که مناسب ارتباط با پرسنل و جلسات چک کردن راهرویی است، مدل BAR -Background, action, result است. همانطور که مشخص است، این مدل بازخورد دارای سه بخش مختلف است:
- قسمت Background: شرایط، روز، ساعت، حالت روحی که در آن حالت اتفاقی افتاده. مثلاً در روز شنبه ساعت ۲، یا وقتی که جلسه تمام شد، یا وقتی که با من صحبت می‌کردی.
- قسمت action: کاری که شخص انجام داده است در آن شرایط. مثلاً تند صحبت کردن، دیر حاضر شدن، بد برخورد کردن.
- قسمت Result: شرایط و احساسی که بعد از اینکه آن شخص کار را در آن شرایط انجام داده، بر شما حاکم شد. مثل احساس ناراحتی، بی‌اهمیت بودن، ترس، خشم.
برای مثال:
- وقتی روز شنبه با ۳۰ دقیقه تأخیر به جلسه اومدی و از حضار جلسه بابت تأخیرت عذرخواهی نکردی، احساس بی‌ارزشی کردیم.
- وقتی برای پروژه برنامه‌نویسی، همکارت ازت کمک خواست و تو بهش بی‌توجهی کردی، عصبانیش کردی.
هیچ‌وقت در ارتباط با کارمندان و بازخورد دادن به آن‌ها، نتیجه‌گیری نکنید. فقط درکی که شما از شرایط محیط داشتید را بیان کنید؛ سپس کاری که شخص انجام داده است را بگویید و در آخر، با بیان احساسی که بر شما یا همکارانتان غالب شده، اجازه دهید تا خود شخص متوجه آن شود. البته برای این کار، توجه به مدیریت زمان برای مدیران امری ضروری بوده تا اختلالی در روند کارشان پیش نیاید.
بهبود تعامل مدیران با کارکنان
بهبود تعامل مدیران با کارکنان یکی از راه‌هایی است که به رشد و توسعه یک سازمان کمک می‌کند. اغلب ما اجازه نمی‌دهیم مدیران نقاط ضعف خود را بیان کنند؛ آن قدر برای آنان برنامه و جلسه‌های مختلف طراحی کرده‌ایم، از جلسات یک به یک تا ارزیابی عملکرد و ارائه گزارشات مختلف روزانه و هفتگی، که قسمت اصلی مدیران، یعنی “انسان بودن” را از آن‌ها گرفته‌ایم. راهکارهای متفاوتی وجود دارد که به مدیریت و رهبری (البته این دو، تفاوت‌هایی با یکدیگر دارند که می‌توانید در مقاله تفاوت مدیریت و رهبری از آن‌ها آگاه شوید.) کمک می‌کند تا بتوانند تعاملات خود را با کارمندانشان بهبود دهند.
چرا بهبود تعامل مدیران با کارکنان مهم است؟
پیش از هرچیزی بیایید ببینیم که اصلاً چرا بهبود تعامل مدیران با کارکنان اهمیت دارد؟ انسان‌ها مجموعه‌ای از ویژگی‌های مثبت و منفی اخلاقی هستند و وقتی فردی را که در سِمَت مدیریت قرار دارد، مدام در معرض انجام کار و نشان دادن ویژگی‌های مثبت اخلاقی قرار دهیم، مثل گوش دادن به کارکنان، رهبری و حل اختلاف و منتورینگ، از او انسانی بدون نقص ساخته‌ایم و انسان بدون نقص، غیرقابل اعتماد است و به همین سادگی، اصلی‌ترین و پایه‌ای‌ترین ملاک تیم سازی را از دست می‌دهیم.
مدیران امروزه نیاز دارند بیش از پیش، نماد انسانی کامل، شامل ویژگی‌های مثبت و منفی اخلاقی باشند. آن‌ها نیاز دارند که درباره نقاط ضعف، اشتباهات و علایق شخصی خود و حتی چالش‌هایی که در زندگی شخصی برایشان پیش می‌آید، صبحت کنند.
قضیه مانند وقتی است که شما از روی دست فردی درحال تقلب هستید و آن قدر مو به مو اجرا می‌کنید که معلم، متوجه تقلب شما می‌شود. ما در مدیریت و برای بهبود تعامل مدیران با کارکنان، درحال تقلب کردن و کپی کردن از روی مدل‌های رفتاری برتر هستیم و در طی پروسه تست و بررسی، ویژگی‌های اخلاقی که مدیران موفق داشته‌اند را پیدا کرده‌ایم و از آنان می‌خواهیم که همان رفتارها را از خود انجام دهند. اما در این تقلب کردن، نباید به صورت کامل و صددرصدی تقلید کنیم. باید کمی از دست خود، اشتباهات و زندگی خود را نیز با آن ترکیب کنیم؛ زیرا معلم یا مصحح امتحان، که در سازمان کارمندان هستند، متوجه تقلب شما می‌شوند و اعتمادی که به شما دارند، ازبین خواهد رفت. (در مقاله ازبین رفتن اعتماد در سازمان به قاتلان اعتماد در یک مجموعه پرداخته‌ایم.)
راه های بهبود تعامل مدیران با کارکنان
برای اینکه بتوانید راحت‌تر و طبیعی‌تر راه‌های بهبود تعامل مدیران با کارکنان را تقلب کنید، در ادامه ترفندهایی را برای این موضوع پیشنهاد داده‌ایم. البته توجه داشته باشید که این تقلب کردن، اصلاً چیز بدی نیست اما وقتی که از حدی عبور کند و افراطی شود، مشکل‌ساز می‌شود.
- گلچین شکست ها
سه داستان از شکست‌هایی که تاکنون داشته‌اید را گلچین کنید و با هدف بهبود تعامل مدیران با کارکنان و باتوجه به نکات ارتباط تیمی، آن را برای اعضای تیمتان تعریف کنید. شکست‌های اساسی که اشتباه شخص شما، باعث شکست پروژه یا پایین آمدن راندمان کار شده است. با این کار، ریسک‌پذیری و اعتماد به نفس اعضا‌یتان را افزایش می‌دهید. باید به قدری داستان‌هایتان در حوزه شکست‌هایی که خورده‌اید، جالب، خنده‌دار و حتی احمقانه باشد که سوژه شوید و این، هیچ اشکالی ندارد.
- بیان احساس در لحظه
در لحظه تصمیم نگیرید اما در لحظه احساستان را بیان کنید. وقتی کسی با شما تند صحبت می‌کند، بگویید که از نحوه صحبت او ناراحت شده‌اید. وقتی کسی عملکردی خوب دارد، همان لحظه به او فیدبک مثبت دهید و بیان کنید که خوشحال شده‌اید. وقتی برای یکی از دوستانتان خارج از کار مشکلی پیش می‌آید، بگویید که نگران او هستید. بیان کردن اینکه شما هم احساس دارید، درد می‌کشید، ذوق می‌کنید و می‌خندید، خیلی انسانی‌تر نشان می‌دهد. لزومی ندارد که همیشه پشت نقاط تقلب باقی بمانیم. رعایت کردن این موارد به بهبود تعامل مدیران با کارکنان کمک خواهد کرد.
- بگو چی ذهنتو درگیر کرده
اشکالی ندارد اگر در شروع جلسات، به جای اینکه مستقیم سراغ انجام کار بروید، چند دقیقه‌ای کوتاه، درباره اتفاقِ شخصی‌ای که برایتان افتاده است، صحبت کنید. درباره اینکه در اتوبان و هنگام صحبت کردن با تلفن جریمه شده‌اید یا دیشب تا دیروقت، مشغول انجام تکالیف دخترتان بوده‌اید یا برنامه آخر هفته خودتان چیست.
این جملات ساده و درعین حال صمیمی و انسانی، تأثیر زیادی در ایجاد احساس صمیمیت در بین اعضا و پیدا شدن نقطه مشترک برای صحبت کردن با یکدیگر، به‌غیر از موضوعات کاری است که نتیجه آن می‌تواند دوستی با همکار باشد.
می‌دانیم که یکی از ملاک‌های موفقیت کار تیمی، به تعداد موضوعات غیرکاری است که با یکدیگر به‌عنوان “دوست” صحبت می‌کنند.
به سادگی، راهرویی چک کنید
ما نیاز داریم برای تغییر، بهتر شدن و برای بهبود تعامل مدیران با کارکنان، از منطقه امن خود خارج شویم. خروج از منطقه امن، گاهی در جامعه، به‌معنی «فیلم بازی کردن» دیده می‌شود. مثلاً وقتی که شما کارشناس بوده‌اید و حال، در سِمَت سرپرستی قرار می‌گیرید، نیاز دارید که رفتار‌هایی را از خود بروز دهید که قبلاً نداشتید که این رفتارها را از کپی‌برداری از سرپرستی که مورد تأیید خودتان بوده است، انتخاب کرده‌اید. ایجاد مدل‌های مختلف مکالمه در سازمان، نیازمند زمان و انرژی است و هرچه این ارتباط با کارکنان پویا‌تر باشد، سرعت انتقال اطلاعات، تعامل، رضایت شغلی و بهره‌وری بالاتر خواهد رفت.
اما برای حفظ تعادل و انسانی کردن این مدیریت، لازم است بیشتر شوخی کنید، از نقاط ضعف خود بگویید و حتی شخصی یا موضوعی را مسخره کنید. باید نشان دهید که شما هم مثل آن‌ها، انسان هستید، اشتباه می‌کنید، خطا دارید و با این کار، اعتماد سازمانی و همینطور، اعتماد اعضای تیمتان را بیشتر جلب کنید و افراد تیم خود را ریسک‌پذیرتر کنید.
یکی از این فرهنگ‌های مکالمه سازمانی، چک کردن راهرویی است که ترجیحاً به صورت روزانه به اندازه ۵ دقیقه، مدیر با کارمندان صحبت می‌کند و در این مکالمه، تلاش می‌کند که از موانع پروژه باخبر شود تا بتواند به عنوان شریک پروژه به آن‌ها کمک کند. در این جلسات راهرویی، خبری از ارزیابی عملکرد نیست و صرفاً به عنوان یک راهنما، به دنبال کمک کردن برای انجام پروژه هستیم.
نظرات شما