تیم سازی در سازمان چیست و چگونه انجام می شود؟

تیم سازی در سازمان چیست و چرا انجام می شود ؟

تیم سازی در سازمان ها موضوعی مهم برای پیشبرد اهداف آن‌هاست. اما معنای کلمه «تیم» چیست و چرا مجموعه‌ها به ساختن آن علاقه دارند؟ اگر تیم، به معنی واقعی کلمه ساخته شود، چه فوایدی دارد؟ چگونه می‌توانیم تیم‌سازی انجام دهیم؟ تفاوت گروه و team در چیست؟ ما در مقاله تیم سازی در سازمان در سیمپل اچ آر، به دنبال شفاف‌سازی تفاوت‌های کانسپت «تیم» و سایر گروه‌های انسانی و اصول تیم سازی در کسب و کار صحبت می‌کنیم.

تیم سازی چیست؟

در ابتدا بیایید ببینیم تیم سازی چیست؟ تیم سازی به انگلیسی معادل team building است. کلمه «تیم» یک کانسپت و مدل فکری است که در صورتی که توسط مدیران مجموعه، به‌خصوص مدیران منابع انسانی سازمان، به درستی به کار گرفته شود، می‌تواند سازمان را از عملکرد تک تک پرسنل، به عملکرد «تجمعی تصاعدی» برساند؛ یعنی به عملکردی که از جمع عملکرد تک‌تک افراد بیشتر است.

تفاوت گروه با تیم سازی در سازمان چیست؟

وقتی نام team در کسب و کار مطرح می‌شود، اغلب افراد آن را با گروه یکسان می‌دانند اما تفاوت گروه با تیم سازی در سازمان چیست؟ تمام این صحبت‌ها و شفاف‌سازی‌ها برای رسیدن به یک هدف بوده؛ همان هدف اصلی که سازمان برای آن بنا شده است. سازمان، بنگاه اقتصادی است و هدف از تمام این صحبت‌ها، رسیدن به عملکرد بهتر برای سودآوری بیشتر برای آن است.

تفاوت اصلی گروه و تیم، در اسم و کلاس کاری آن نیست؛ بلکه در عملکرد، خروجی و بهره‌وری آن برای سازمان است.

تفاوت گروه کاری با تیم کاری در سازمان

• عملکرد گروه‌های کاری فقط به عملکرد تک‌به‌تک افراد بستگی دارد. ما تیم‌های فروش می‌سازیم و تأکید خاصی هم بر team بودن آنان داریم. اما درنهایت، عملکرد هرکدام فقط برای خودشان است و پورسانت براساس عملکرد خود شخص است. (با فرض اینکه پورسانت‌ها فقط براساس فروش هرشخص داده می‌شود.)
• اما تیم سازی در سازمان و عملکرد آن، علاوه‌بر اینکه به شخص بستگی دارد، به کل افراد نیز وابسته است. مانند تیم فوتبال که در پایان هربازی، بهترین بازیکن، گل‌زن‌ترین و بهترین دفاع مشخص می‌شود و عملکرد هرشخص کاملاً شفاف است. اما آن چیزی که بیش از آن ارزش دارد، ارتباط تیمی و درنتیجه، عملکرد کل گروه است.

درواقع کانسپت تیم آن‌جایی شکل می‌گیرد که عملکرد کل تیم و پیروزی در زمین، بر عملکرد هرشخص ارجحیت پیدا کند.

• البته گروه‌های کاری نیز می‌توانند در مجموعه‌ها پیشرفت کنند و لزومی به team بودن نیست. البته علاقه‌ی ما برای تیم سازی در سازمان و تیم شدن، همانطور که گفته شد، بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری است.
• گروه‌های کاری نیز دور هم جمع می‌شوند تا اطلاعات به اشتراک بگذارند، ایده‌هایشان را مطرح کنند و عملکرد یکدیگر را بررسی کنند. اما تمرکز همیشه برروی عملکرد خود شخص و مسئولیت‌پذیری آن است و اعضای گروه‌های کاری، مسئولیتی در قبال عملکرد ضعیف دیگر اعضای گروه قبول نمی‌کنند و تلاشی هم برای بهبود عملکرد کلی آن ندارند. اما برای مثال در تیم فوتبال، وقتی دفاع ضعیف بازی می‌کند، بقیه بازیکنان در بازی به کمک او می‌آیند. اگر حواسش نباشد، در موقعیت‌های حساس او را هوشیار می‌کنند و تلاش می‌کنند تا نتیجه تیمی را بهبود دهند.
• اما در تیم سازی در سازمان ، از اساس، با گروه‌های کاری متفاوت‌اند. مهم‌ترین تفاوت آنان در مسئولیت‌پذیریشان است. آن‌ها نسبت به عملکرد team مسئولیت‌پذیرتر هستند تا عملکرد شخص خودشان. آن‌ها بیشتر اهل بحث و جدال و تصمیم‌گیری‌های چالش‌برانگیز هستتد تا جلسات برای انتقال اطلاعات و ایده‌ها. به نوعی انگار که جلسات انتقال اطلاعات و ایده، سطح پایین‌تری از کار به شمار می‌آید یا قسمتی از بدیهیات کار است که همه باید به صورت اتوماتیک انجام دهند.

برای مثال در جام جهانی ۲۰۲۲، تیمی مانند اسپانیا را دیدیم که با داشتن انبوهی ستاره مسئولیت‌پذیر با عملکرد بسیار بالا، در برابر تیمی که تیم‌تر بود، یعنی مراکش، بازی را واگذار کردند.

معماری تیم در سازمان

در بحث تیم سازی در سازمان، اولین و مهم‌ترین نکته برای معماری تیم، درنظر گرفتن آن به عنوان یک واحد است. به عنوان مجموعه افرادی تک به تک که هرکدام هدف خود را دارند.

تیم، مجموعه‌ای اندک (معمولاً زیر ۱۰ نفر) از افراد است با مهارت‌های مکمل یکدیگر (نه مهارت‌های عالی) که به یک هدف پایبند هستند (یک هدف برایشان ارزش دارد) و یکدیگر را به صورت متقابل برای رسیدن به این هدف مسئول می‌دانند.

اساسی ترین قسمت معماری تیم

دلیل تیم سازی در سازمان و کنار هم آمدن افراد، ارزشمند بودن چیزی مشترک است که بدون آن، اعضا به صورت تکی عمل خواهند کرد. هدف تمام بازیکنان در زمین، پیروزی است و اگر کسی خلاف این عمل کند، تک‌روی کرده و پاس ندهد، از تیم کنار خواهد رفت.

حال این چیز ارزشمند مشترک، می‌تواند احساس افتخار از کار کردن در مجموعه باشد، می‌تواند رسیدن به عملکردی خیره‌کننده در بازار یا کمک به دانش‌آموزان برای یادگیری بهتر باشد. معمولاً آن «چیز مشترک»، یک المان پیروزی، اولین بودن، انقلاب‌گری یا به روز بودن را در خود دارد.

چه کسی باید در سازمان تیم کاری را تشکیل دهد؟

موضوع بسیار مهمی که وجود دارد این است که چه کسی باید در سازمان تیم را تشکیل دهد؟ افرادی را دورهم جمع می‌کنیم، به حال خود رها می‌کنیم و آموزش‌هایی برای انجام کار خودشان به آن‌ها می‌دهیم. بعد سؤال می‌کنیم که چرا مجموعه ما، جهت خاصی ندارد و هدفش مشخص نیست.

می‌توان گفت که اصلی‌ترین کار یک مدیر موفق در تیم سازی در سازمان، پیدا کردن آن وجه مشترک، آن چیز ارزشمند در بین همه افراد و کار کردن و ساختن هرروزه آن، تقویت کردن و هرچه بیشتر توجه کردن به آن وجه مشترک است. شما به عنوان مدیر سازمان، باید نشان دهید که هدفتان از بازی کردن چیست. آیا فقط بردن تیم مقابل برای شما، آن چیز ارزشمند حساب می‌شود یا نه، حس شهرت و بازی کردن جلوی اعضا خانواده‌شان آن چیز ارزشمند است.

پیدا کردن و ساختن آن چیز ارزشمند، پایه‌ای‌ترین قسمت در معماری تیم‌ است که هرگز نباید به خود اعضا سپرده‌ شود. زیرا تجربه نشان داده که باعث سردرگمی خواهد شد.

ویژگی تیم کاری خوب

اگر بخواهیم از ویژگی تیم کاری خوب را پس از تیم سازی در سازمان بگوییم، معمولاً بهترین تیم‌ها آن چیز مشترک ارزشمند خود را در پاسخ به یک نیاز، سؤال یا چالش مطرح شده ازسوی یک مدیر بالادستی ایجاد می‌کنند. بهترین تیم‌ها معمولاً زمان زیادی را برای بحث و مناظره و گفتگو بر سر اینکه چه چیزی برایشان ارزشمند است و چرا برایشان ارزشمند است، می‌گذارند و این درحالی است که تیم‌هایی با عملکرد ضعیف، به ندرت همچین زمانی را برای خود قائل می‌شوند.

بهترین تیم‌ها چگونه یک هدف مشترک ارزشمند ایجاد می‌کنند؟

و اما کلیدی‌ترین پرسش در تیم سازی در سازمان این است که بهترین تیم‌ها چگونه یک هدف مشترک ارزشمند ایجاد می‌کنند؟ آن‌ها تا جای ممکن هدف را شفاف می‌کنند. به جای آن‌که بگویند می‌خواهند خدمات متفاوتی به مشتری ارائه دهند، می‌گویند نرخ شکایت را به زیر ۱۰ درصد برسانیم. به جای اینکه بگویند بازار را گسترش می‌دهیم، می‌گویند بازار را به ۵ شهر جنوبی کشور خواهیم برد.

شفافیت در اهداف، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های تیم‌ها با عملکرد بالاست.

به سادگی، تیم سازی کنید

تیم سازی در سازمان، به عنوان یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های هر رهبر و مدیری در مجموعه به شمار می‌آید. team building، چیزی متفاوت از گروه‌های کاری است. درواقع جایی است که عملکرد کل اعضا، مهم‌تر از عملکر تک به تک آن‌هاست و این درحالی است که در گروه‌های کاری، بیشترین تمرکز بر روی عملکرد تک تک افراد است.

مهم‌ترین گام برای تیم سازی در کسب و کار، ایجاد یک چیز ارزشمند مشترک بین اعضا است. ساختن این وجه اشتراک، کاری سخت، زمان‌بر و نیازمند دقت است که لازمه آن، صحبت و تعامل بالا با اعضای سازمان و فهمیدن ارزش‌های هر یک از افراد و سپس، طراحی ارزشی مشترک بین آنان است که معمولاً این ارزش مشترک، ازطریق چالش و خواسته‌ای از طرف مدیر در بین اعضا ساخته می‌شود، نه با بیان مستقیم خود ارزش مشترک.