ارتباط با کارمندان و چک کردن راهرویی
ارتباط با کارمندان ازجمله مهم‌ترین موضوعاتی است که برای پیشبرد اهداف سازمان باید مورد توجه قرار گیرد. گفتگو در محل کار و چک کردن راهرویی از مهم‌ترین و مؤثرترین راه‌ها برای مدیریت ارتباط با کارمندان است. همچنین مهم‌ترین ویژگی که گروهی را از گروه دیگر متمایز می‌کند، مکالمه درون آن‌ها است. مکالمه، پایه و اساس سازمان بوده و دلیل گردهم آمدن تمام افراد، نحوه صحبت کردن آن‌ها با یکدیگر است که از مسئول خدمات شرکت تا مدیرعامل آن، در شکل گرفتن این مکالمه تأثیرگذار است.
از این رو، مدل‌ها و سبک‌های مکالمه در سازمان و ارتباط با کارکنان، همگی زیر ذره‌بین قرار دارد هرروز برروی نحوه ایجاد و بهبود آن، تحقیقات فراوانی می‌شود تا بتوانند این مکالمه‌ها را بهبود بخشند. در این مقاله ارتباط با کارمندان از سیمپل اچ آر، باتوجه به فضای دورکاری سازمان و نیاز بیش از پیش سازمان‌ها برای ایجاد مکالمه، آن را بررسی کرده‌ایم.
سازمانی که جریان مکالمه در آن خوب است و ارتباط با پرسنل وجود دارد؛ یعنی مکالمه رفت و آمد دارد و با سرعت خوبی منتقل و شنیده می‌شود، مشکلات کمتری خواهد داشت و کمتر به سیستم ارزیابی عملکرد متکی خواهد بود.
ارتباط با کارمندان و تعامل مدیران با کارکنان
ارتباط با کارمندان و تعامل مدیران با کارکنان، ازجمله مواردی است که اغلب نسبت به آن بی‌توجه هستند. کارمندان در فضای کاری امروزه، توقع دارند که مدیران باشند و نباشند! یعنی اینکه توقع دارند که مدیران برای دادن توضیح کامل پروژه و مشخص کردن توقعات باشند، ولی بعد از آن دیگر نباشند تا آخر پروژه!
البته که این تصور، بسیار اشتباه است. امروزه می‌دانیم که کارمندان از مدیران می‌خواهند در کل مسیر، از زمانی که تسک آنان را مشخص می‌کنند تا انتهای پروژه که تمام می‌شود، قدم به قدم، ساعت به ساعت و روز به روز همراه آنان باشند! اما چگونه؟
اجازه دهید کمی شفاف‌تر پیش برویم. در طی تحقیق دانشگاه هاروارد در رابطه با ارتباط با کارمندان مشخص شد که از بین هر ۱۰ نفر، ۷ نفر ترجیح می‌دهند که در طول روز، از مدیر مستقیم خود چیزی بشنوند و از آن جالب‌تر، در سازمان‌هایی که مدیر و کارمند به صورت روزانه با یکدیگر یک چک کردن راهرویی دارند، تا ۸۰ درصد عملکرد و تعامل بالاتری نسبت به بقیه دارند.
چک کردن راهرویی چیست؟
چک کردن راهرویی چیست؟ چرا نمی‌گوییم گفت و گوی راهرویی؟ چون این گفتگو در محل کار، احوال‌پرسی اول صبح و در صف سرویس بهداشتی شرکت نیست. این ارتباط با کارمندان، برنامه‌ریزی شده و منظم است. ارتباط موثر با کارمندان می‌تواند به اندازه ۵ دقیقه اول صبح آنلاین باشد، چند لحظه به صورت سرپایی بالای سر کارمند یا چند دقیقه در داخل راهروی شرکت برای بررسی کردن وضعیت پروژه‌ای که دست او است.
اما صبر کنید، قرار نیست شما با ارتباط با کارمندان در چک کردن راهرویی، چیزی را چک کنید. قرار است که کارمند شما بگوید که در روند پیشرفت پروژه مشکل دارد یا خیر. درواقع به نوعی شما هرروز در حال چک شدن هستید که آیا زیرساخت و تجهیزات کافی برای پروژه تعریف شده را به کارمندتان داده‌اید یا نه. آیا کارمند شما دانش و دسترسی لازم را به منابع دارد یا لازم است کاری برای او انجام دهید؟
چک کردن راهرویی یا جلسات یک به یک؟
ما درباره جلسات یک به یک صحبت کردیم، اما این نوع ارتباط با کارمندان در جلسات راهرویی یا همان چک کردن راهرویی متفاوت است؛ در چک کردن راهرویی شروع مکالمات با جملاتی شبیه موارد زیر است:
- در روند پروژه، به مشکلی خوردید که از دست شما خارج باشه؟
- کاری می‌تونم بکنم که پروژه راحت‌تر پیش بره؟
- طبق برنامه زمان‌بندی که داشتید تونستید پیش برید؟
درواقع انگار در ارتباط با کارمندان، در جلسات یک به یک، که هفته‌ای یک بار برگزار می‌شود، شما شخص دیگری هستید. اما در چک کردن راهرویی، شما انگار به نوعی در اجرای پروژه شریک هستید و با دید یک شریک با کارمندتان صحبت می‌کنید.
چرا چک کردن راهرویی لازم است؟
سؤالی که ممکن است برای شما ایجاد شده باشد این است که در رابطه با ارتباط با کارمندان، چرا چک کردن راهرویی لازم است؟ مگر روش‌‌های دیگر ارتباط با پرسنل چه مشکلاتی دارد؟ ما انسان‌ها روابطمان را تحسین می‌کنیم، برای روابطمان زنده‌ایم و زندگی اجتماعی یکی از نیازهای اساسی هر انسانی است و همیشه سؤال بوده است که تعامل مدیران با کارکنان و روابط نزدیک بین مدیر و کارمند تا چه حد مجاز است، چگونه باید پیش برود و چگونه می‌توان آن را کنترل کرد؟
چک کردن‌های راهرویی، یکی از بهترین راه‌های تعمیق روابط کاری بین مدیران و کارمندان بدون از ریل خارج شدن روابط است.
یکی از وظایف اصلی رهبر و مدیران منابع انسانی، کمک به ایجاد و تشکیل چنین مکالماتی برای ارتباط با کارمندان است که هم عمق روابط را زیاد کند و هم توجه به کار و سازمان را افزایش دهد.
چک کردن راهرویی چگونه باید انجام شود؟ نحوه ارتباط موثر با کارمندان
چک کردن راهرویی چگونه باید انجام شود؟ پاسخ این پرسش برای دانستن نحوه ارتباط موثر با کارمندان بسیار اهمیت دارد. خیلی مهم است که چک کردن راهرویی، به جلسه ارزیابی عملکرد و مدیریت ذره بینی تبدیل نشود. یک مرز باریک بین مدیریت ذره بینی و حمایت‌گری وجود دارد که اگر به آن توجه نکنیم، به جای اینکه ارتباط با کارمندان و چک کردن راهرویی ما باعث بهبود عملکرد شود، تیم کاری ما را متلاشی خواهد کرد و همه از صحبت کردن با ما فراری خواهند شد. ما در سیمپل اچ آر به شما راه‌های موثر برای ارتباط با کارکنان را می‌گوییم. با ما همراه باشید.
- راهرویی برگزار کنید!
چرا به این نوع مکالمه و ارتباط با کارمندان «چک کردن راهرویی» می‌گوییم؟ ساده است! چون در راهرو نمی‌توان مکالمه‌ای طولانی داشت. باید تا جای ممکن آن را کوتاه برگزار کرد. چند جمله کوتاه کفایت می‌کند. همچنین مکالمات «راهرویی» غیررسمی هستند. صورت‌جلسه و دستورجلسه ندارند و جایی ثبت نمی‌شوند. خودمانی و صمیمی هستند و قرار است همانند یک دوست راهنما باشید.
- مدل BAR فیدبک دهید
سبک‌ها و مدل‌های گوناگونی برای بازخورد دادن وجود دارد اما یکی از بهترین مدل‌های بازخورد موثر به کارمندان که مناسب ارتباط با پرسنل و جلسات چک کردن راهرویی است، مدل BAR -Background, action, result است. همانطور که مشخص است، این مدل بازخورد دارای سه بخش مختلف است:
- قسمت Background: شرایط، روز، ساعت، حالت روحی که در آن حالت اتفاقی افتاده. مثلاً در روز شنبه ساعت ۲، یا وقتی که جلسه تمام شد، یا وقتی که با من صحبت می‌کردی.
- قسمت action: کاری که شخص انجام داده است در آن شرایط. مثلاً تند صحبت کردن، دیر حاضر شدن، بد برخورد کردن.
- قسمت Result: شرایط و احساسی که بعد از اینکه آن شخص کار را در آن شرایط انجام داده، بر شما حاکم شد. مثل احساس ناراحتی، بی‌اهمیت بودن، ترس، خشم.
برای مثال:
- وقتی روز شنبه با ۳۰ دقیقه تأخیر به جلسه اومدی و از حضار جلسه بابت تأخیرت عذرخواهی نکردی، احساس بی‌ارزشی کردیم.
- وقتی برای پروژه برنامه‌نویسی، همکارت ازت کمک خواست و تو بهش بی‌توجهی کردی، عصبانیش کردی.
هیچ‌وقت در ارتباط با کارمندان و بازخورد دادن به آن‌ها، نتیجه‌گیری نکنید. فقط درکی که شما از شرایط محیط داشتید را بیان کنید؛ سپس کاری که شخص انجام داده است را بگویید و در آخر، با بیان احساسی که بر شما یا همکارانتان غالب شده، اجازه دهید تا خود شخص متوجه آن شود. البته برای این کار، توجه به مدیریت زمان برای مدیران امری ضروری بوده تا اختلالی در روند کارشان پیش نیاید.
به سادگی، راهرویی چک کنید
ایجاد مدل‌های مختلف مکالمه در سازمان، نیازمند زمان و انرژی است و هرچه این ارتباط با کارکنان پویا‌تر باشد، سرعت انتقال اطلاعات، تعامل، رضایت شغلی و بهره‌وری بالاتر خواهد رفت.
یکی از این فرهنگ‌های مکالمه سازمانی، چک کردن راهرویی است که ترجیحاً به صورت روزانه به اندازه ۵ دقیقه، مدیر با کارمندان صحبت می‌کند و در این مکالمه، تلاش می‌کند که از موانع پروژه باخبر شود تا بتواند به عنوان شریک پروژه به آن‌ها کمک کند. در این جلسات راهرویی، خبری از ارزیابی عملکرد نیست و صرفاً به عنوان یک راهنما، به دنبال کمک کردن برای انجام پروژه هستیم.
نظرات شما