مصاحبه تلفنی چیست؟
مصاحبه تلفنی در فرایند جذب و استخدام می‌تواند شما را در مراحل بعدی مصاحبه تا چند قدم به جلو ببرد. این سبک از انواع مصاحبه در مراحل اولیه گفتگو با کارجو باعث می‌شود تا دیدی کلی از او به‌دست آورید و درنهایت بتوانید راحت‌تر تصمیم بگیرید که او را جذب کنید یا خیر. هرچند در منابع انسانی پاسخ همه سوالات “بستگی دارد” است؛ اما در این مورد خاص، در این مقاله مصاحبه تلفنی از سیمپل اچ آر روش‌هایی را با شما درمیان می‌گذاریم که یک گفتگوی تلفنی عالی داشته باشید.
همانطور که می‌دانید، مصاحبه بخش مهمی از فرآیند جذب و استخدام است و لازم است تا آن را به‌طور کامل و دقیق بیاموزیم. در همین راستا، سیمپل اچ آر یک دوره رایگان جذب و استخدام تهیه کرده است که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مشاهده کنید.
چرا مصاحبه تلفنی انجام می شود؟
هدف انجام تمام انواع مصاحبه، از مصاحبه شایستگی محور گرفته تا مصاحبه ارزش محور، یک چیز بیشتر نیست و آن، افزایش احتمال موفقیت در انتخاب کاندید درست است که به روایت تخصصی‌تر، افزایش روایی پیش‌بین در مصاحبه است. با همین الگو، هدف مصاحبه تلفنی نیز چیزی جز این نیست؛ اما این کار را با حذف افراد غیرمرتبط و کمتر کردن کاندیدها انجام می‌دهند. مصاحبه تلفنی در سازمان در شرایطی انجام می‌شود که مثلاً اگر قرار است ۱۵ مصاحبه جدی انجام شود تا به کاندید مدنظر خود برسیم، ولی با این نوع مصاحبه، این عدد به ۱۰ یا ۹ کاهش پیدا کند و سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر به کاندید مدنظر خود می‌رسیم. پس طبیعتاً این شیوه مصاحبه در جایی مطرح است که با تعداد کاندید‌های نسبتاً بالایی روبه‌رو هستیم و زمان و زیرساخت لازم برای مصاحبه استاندارد را نداریم.
فرض کنید شما موقعیت شغلی دارید که باید در طول کمتر از یک هفته تکمیل گردد و با ۶۰ کاندید روبه‌رو هستید. حال با انجام مصاحبه تلفنی، این ۶۰ کاندید را به ۳۰ کاندید کاهش می‌دهید تا سریع‌تر بتوانید فرآیند را طی کنید، بهترین انتخاب را انجام دهید و شخصی را از قلم نیاندازید. البته ممکن است برخی بگویند زمانی که با چنین شرایطی مواجه شویم، از نفر اول، شروع به مصاحبه استاندارد می‌کنیم و هر زمان به شخص مناسب رسیدیم، همان را جذب می‌کنیم؛ یعنی تمام ۶۰ نفر را بررسی نمی‌کنیم. اما با این شیوه، شما ممکن است افراد توانمندی را از دست بدهید و به جای «بهترین انتخاب» از بین آن ۶۰ نفر، به «اولین انتخاب» از بین آن ۶۰ نفر بسنده کنید.
هدف مصاحبه تلفنی
بدیهی است که بهترین روش مصاحبه برای استخدام، مصاحبه حضوری است و تنها یک دلیل پررنگ برای مصاحبه تلفنی وجود دارد و آن هم این است که با این روش، شما کاندیدهایی که احتمال پذیرفته‌شدنشان بسیار پایین است را حذف می‌کنید؛ در نتیجه، در هزینه‌های استخدام مدیران صرفه‌جویی می‌کنید و باعث کاهش زمان استخدام می‌شوید.
درواقع می‌توان این گونه در نظر گرفت که هدف اصلی مصاحبه تلفنی، معرفی کاندید باکیفیت و متناسب با موقعیت شغلی ما نیست؛ بلکه هدف آن، حذف کردن کاندید نامناسب از فرآیند جذب و استخدام است.
روش مصاحبه تلفنی
در طراحی مصاحبه تلفنی باید توجه کنیم که ما به‌دنبال سنجیدن مهارت نرم کاندید نیستیم. درواقع، با توجه به جاب پروفایلی که از موقعیت شغلی داریم، که عموماً شامل سه بخش اصلی مهارت‌های فنی، مهارت‌های نرم و شرایط احراز عمومی می‌شود، ما در طراحی سوالات مصاحبه تلفنی، فقط و فقط به‌دنبال سنجیدن مهارت‌های فنی و شرایط احراز عمومی مثل سن و محل سکونت می‌رویم که شاید کاندید در رزومه ذکر نکرده باشد یا لازم است که از صحت آن اطلاعات، اطمینان پیدا کنیم. درواقع در مصاحبه تلفنی تلاش بر این است که تا جای ممکن، جلوی سوگیری ذهن خودمان را بگیریم و صرفاً با اطلاعات مستند، نسبت به شخص تصمیم‌گیری کنیم. بر همین اساس، در مصاحبه تلفنی به هیچ عنوان به‌سراغ سوالات شایستگی محور یا ارزش محور نمی‌رویم و در عوض سؤالاتی نظیر : «تاکنون با نرم‌افزار … کار کرده‌اید؟»، «شناخت شما درباره فالان موضوع فنی چقدر است؟» می‌رویم.
مهم ترین نکته برگزاری مصاحبه تلفنی
در مصاحبه تلفنی شما درحال برقرار ارتباط با تمام کاندیدها هستید و فردی که قصد استخدام آن را دارید نیز در همین دسته قرار دارد. پس شیوه برقرار ارتباط شما با آن‌ها بسیار اهمیت دارد تا باعث ایجاد تصویر بدی از شما در ذهن کاندید نشود؛ زیرا همانطور که شما درحال بررسی کاندید هستید، کاندید نیز درحال بررسی شماست و اگر احساس بی‌احترامی کند، احتمالاً برای مراحل بعدی، دیگر جواب شما را نخواهد داد. علاوه‌بر این‌ها، حتی اگر با کاندیدی که برای موقعیت شغلی شما مناسب نیست، درست برخورد نکنید، لطمه بزرگی به برند کارفرمایی خودتان زده‌اید و احتمال اینکه حتی جزو ترندهای جدید لینکدین شوید نیز وجود دارد.
معرفی مجموعه در مصاحبه تلفنی
در طی فرایند مصاحبه تلفنی و در بهترین حالت، کاندید می‌داند که برای یک مجموعه رزومه ارسال کرده است و چیزی از مجموعه شما و موقعیت شغلی در ذهن ندارد. پس بعد از اینکه از مناسب بودن شرایط برای صحبت تلفنی مطمئن شدید، یک توضیح مختصر درباره مجموعه خودتان، موقعیت شغلی و شرایط کاری بیان کنید تا شروع‌کننده صحبت باشید، اعتماد کاندید را بیشتر جلب کنید و آمادگی ذهنی بیشتری برای او ایجاد کنید.
نمونه سوالات مصاحبه تلفنی برای جذب و استخدام کارمند جدید
- چندسال سابقه مدیریت سوشال مدیا دارید؟
- از تجربه خود درباره بالا بردن تعداد فالورها بگویید؟
- درباره سیستم‌هایی که اطلاعات را بررسی و آنالیز می‌کردید، توضیح دهید.
- حداقل حقوقی که باعث رضایت شما برای فعالیت در شرکت جدید می‌شود، چقدر است؟
- از زمانی که آخرین موقعیت شغلی خود را ترک کرده‌اید، زمان را چگونه گذرانده‌اید؟
- تاکنون سابقه همکاری با پلتفرم‌های تبلیغاتی خارجی را داشته‌اید؟
- آیا مدرک معتبری در حوزه تخصصی کاری خود دارید؟ چیست؟
در پایان؛ از کاندید برای وقتی که برای صحبت با شما اختصاص داده است، تشکر کنید و به مکالمه پایان دهید.
پیشنهاد سیمپل اچ آر برای مصاحبه تلفنی ?
پیش‌فرض شما در انجام مصاحبه تلفنی باید این باشد که شرایط کاندید برای مصاحبه مناسب نیست. درنتیجه، اگر در حین مکالمه، صدای مترو، شلوغی جمعیت یا صدای راهنمای ماشین را شنیدید، خرده نخواهید گرفت. همچنین برای شروع مکالمه خود با کاندید، حتماً از او بپرسید که شرایط کفتگو دارد یا خیر و در پایان مکالمه نیز بدون توجه به اینکه نتیجه مصاحبه چه بوده، حتماً با یک جمله مثبت، امیدوارکننده یا حداقل آرزوی سلامتی برای شخص، مکالمه را خاتمه دهید. یادتان باشد که بیشترین ترویج‌دهندگان سازمان شما در فرآیند جذب و استخدام، افرادی نیستند که استخدام شدند؛ بلکه افرادی هستند که استخدام نمی‌شوند. درنتیجه، طوری برخورد کنید که به‌خوبی شما را ترویج دهند.
به سادگی، مصاحبه تلفنی برگزار کنید
مصاحبه تلفنی می‌تواند در وقت و هزینه شما در فرایند جذب و استخدام صرفه‌جویی کند؛ علی‌الخصوص در زمان‌هایی که کاندیدای زیادی برای ارزیابی دارید، می‌توانید با این مصاحبه تلفنی، از مصاحبه حضوری با افرادی که تناسبی با شغل و سازمان شما ندارند، جلوگیری کنید. اما درنظر بگیرید که همان‌قدر که این مدل مصاحبه می‌تواند به شما کمک کند تا افراد مناسب را پیدا کنید، می‌تواند قوی عمل کند که افراد مناسب را از دست بدهید! چراکه قسمت بالایی از ارتباط بین دو انسان، که زبان بدن فرد است، را با مصاحبه تلفنی از دست می‌دهید. پس بهترین راهکار این است که در این مصاحبه، از سؤالات اساسی که جوابی مشخص و کوتاه دارند، استفاده کنید و به‌دنبال ایجاد مکالمه follow up مانند نباشید.
مصاحبه تلفنی می‌تواند فرآیند جذب و استخدام را سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر کند و درباره شیوه برگزاری آن و نحوه سوالاتی که بهتر است پرسیده شود، صحبت کردیم. اما نکته بسیار مهم در کل این فرآیند این است که انجام این مصاحبه، یک کار کاملاً تخصصی است. در بعضی شرکت‌ها دیده می‌شود که این کار، برعهده کارشناسان اداری یا افراد غیرمرتبط با این حوزه است و به‌عنوان یک کار بااهمیت پایین قلمداد می‌شود. درحالیکه اگر این کار، به‌درستی و با کیفیت خوب انجام نشود، می‌تواند لطمه جبران‌ناپذیری به برند کارفرمایی مجموعه وارد کند. پیشنهاد سیمپل اچ آر در برگزاری مصاحبه تلفنی این است که افراد با سابقه بالا در حوزه منابع انسانی این کار را انجام دهند که تا جای ممکن، جلوی ریسک‌های احتمالی آن گرفته شود.
نظرات شما