نکات اساسی اخراج کارمند + فوت آخر قطع همکاری

اخراج کارمند و قطع همکاری

اخراج کارمند در هر سازمانی، یک اتفاق سخت بوده و برای هر دو طرف دردناک است. وقتی می‌گوییم اخراج، منظور قطع همکاری ازطرف سازمان است. اگر این قطع همکاری به‌دلیل مسائل اخلاقی نباشد و صرفاً به‌علت مسائل عملکردی صورت گیرد، هر شخصی لیاقت یک خداحافظی محترمانه را دارد. درباره فرایند آف بوردینگ و اهمیت آن در سازمان صحبت کرده‌ایم، اما در این مقاله اخراج کارمند در سیمپل اچ آر، تمرکز ما صرفاً در روز‌های پایانی کار شخص و نحوه‌ای که باید با ایشان برخورد شود، است.

اخراج کارمند به دلیل عملکرد ضعیف

در رابطه با اخراج کارمند، احتمالاً این سؤال هم ذهن شما را درگیر کرده است که چگونه همکاری را به دلیل عملکرد ضعیف اخراج کنید؟ این پرسش هم مانند همه سؤالات دیگر در منابع انسانی و مدیریت، هیچ پاسخ روشن و فرمول مشخصی ندارد. چنانچه جواب همه سؤالات این حوزه «بستگی دارد» است.

هیچ‌گاه نمی‌توانیم بگوییم اگر شخصی عملکرد ضعیفی داشت، باید با او قطع همکاری کنیم؛ چراکه ممکن است شرایط سازمان طوری باشد که با اخراج یک شخص، اختلال بزرگی در ساختار سازمانی ایجاد شود. ازطرف دیگر، درنظر بگیرید اگر این عملکرد ضعیف از شغلی مثل دکتر جراح قلب سر بزند، بدون شک در این مورد باید به‌سرعت عمل کرد. (ما در مقاله ارزیابی عملکرد به این موضوع پرداخته‌ایم که چگونه می‌توانید عملکرد کارکنان را بسنجید.)

نکات اساسی اخراج کارمند

در ادامه به ۳ نکته اساسی اخراج کارمند اشاره می‌کنیم. بدیهی است که با رعایت این سه مورد، قطع همکاری با کارمندتان تسهیل می‌یابد.

• خاطره بازی کنید

جلسه اخراج کارمند از سخت‌ترین جلساتی است که در سازمان برگزار می‌شود. لزومی ندارد این جلسه، سرد، خشن و بدون خنده برگزار شود. یکی از پیشنهادات سیمپل اچ آر برای شروع جلسات اخراج این است که از روزی که کارمند جذب شرکت شده بود، شروع به تعریف خاطره‌های لذت‌بخش کنید و اتفاقات خوشایندی که درطول زمان همکاری افتاده بود را مرور کنید. یک مکالمه‌ی لذت‌بخش ایجاد کنید و در انتها بگویید که با وجود تمام این خاطرات خوش و زحماتی که کشیدی، امکان ادامه مسیر به‌صورت مشترک را نداریم. یک مکالمه اخراج حرفه‌ای چیزی شبیه این خواهد شد:

«فلانی من هیچ‌وقت فراموش نمی‌کنم روزی که برای مصاحبه اومده بودی اینجا. نظر من این بود که تو نمی‌تونی اصلاً کار رو انجام بدی. ولی تو اومدی و کار رو خیلی بهتر از چیزی که فکر می‌کردیم، رسوندی و واقعاً عملکرد خوبی در طول اون دوران داشتی. بچه‌های تیم هم از این که تو عضو تیمشون بودی، خیلی لذت می‌بردند. اما اینطور به‌نظر میاد که ادامه دادن این مسیر باهمدیگه ممکن نباشه.»

لزومی ندارد که در جلسه اخراج، برای این که دلایل قطع همکاری را بیان کنید، شما پیش‌قدم شوید. برای این که توضیح دهید که چرا این کار را انجام می‌دهید، در ابتدا تلاش می‌کنیم که در سریع‌ترین زمان ممکن این کار را انجام دهیم و در جلسات بعدی، اگر کارمند درخواست کرد، توضیحات و قدم‌های بعدی را برایش برداریم.

• حرف بزنید!

آیا تاکنون با همکارتان درباره عملکرد ضعیفش صحبت کرده‌اید؟

پاسخ بسیاری از مدیران:

– “خودش باید بفهمه!”

– “مگه خودش نمی‌دونه که نباید این کارو بکنه؟”

– “قبلاً تو راهرو بهش گفتم اینکارو بکنه!”

و همین طرز فکر باعث می‌شود که درصد بالایی از قطع همکاری‌ها از دید پرسنل، گنگ و در ابهام بماند.

ممکن است شما درباره ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی و توقعاتی که از همکارانتان دارید، با آن‌ها صحبت نکرده باشید و انتظار داشته باشید در طول زمان کم‌کم خودشان متوجه شوند. پس قبل از هر اقدامی برای اخراج کارمند، از خودتان سؤال کنید که آیا خود کارمند متوجه عملکرد ضعیفش هست؟ اگر پاسخ خیر بود، در اولین فرصت با او صحبت کنید. (احتمالاً مقاله ارتباط با کارکنان به شما در این زمینه کمک خواهد کرد.)

حتما یک فرمت «تذکر» داشته باشید که با استناد به آن فرمت، شما هم تذکر مکتوب خود را اعلام کرده باشید و هم از سوءتفاهم در اخراج کارمند جلوگیری کنید. (در مقاله تذکر به کارمندان، نحوه دادن فیدبک منفی به کارکنان را توضیح داده‌ایم.) شاید سازمان شما کوچک باشد یا شاید کلاً ۲۰ نفر درحال فعالیت باشید؛ اما اشکالی ندارد. این که شما مکتوب عمل کنید، جلوی خیلی اتفاقات که بعد از قطع همکاری روی می‌دهد را خواهد گرفت.

• یادداشت کنید

ما انسان‌ها بسیار فراموش‌کار هستیم. “کم‌رنگ‌ترین قلم‌ها از قوی‌ترین ذهن‌ها ماندگارتر هستند” را به‌یاد داشته باشید. حرفه‌ای‌تر است که حتماً جایی را داشته باشید که نظرات، اعتراضات و تمجیدات خود را از کارمندان مکتوب کنید. (بهتر است نوشته‌هایتان تاریخ داشته باشند.) وقتی تصمیم می‌گیرید با فردی قطع همکاری کنید، در جلسه اخراج کارمند، نوشته‌ها به شما کمک می‌کنند جلسه را محترمانه و بدون دلخوری پیش ببرید.

برخی معتقدند که نوشتن و بیان کردن نقاط ضعف کارمندان، آن‌ها را دلسرد می‌کند؛ اما توجه کنید که مبهم بودن دلیل قطع همکاری، تأثیر منفی به مراتب بالاتری بر روحیه و آینده شغلی کارمندان دارد.

فوت آخر قطع‌ همکاری

در اینجا به فوت آخر قطع همکاری اشاره می‌کنیم؛ روشی که بهترین حالت ممکن را برای اخراج کارمند به شما می‌گوید. وقتی با همکارتان صحبت و بیان کردید که چه نقاط قوت و ضعفی در کار دارد، وقت آن رسیده است که به او برنامه و راه‌کار برای بهبود شرایطش در سازمان را بدهید.

بهبود عملکرد یا (performance improvement plan) به کارمند این فرصت را می‌دهد تا در چگونگی انجام وظایفش بازنگری کند و تلاش کند با از بین بردن نقطه‌ضعف‌هایش و تمرکز بر نقاط قوت خود، موقعیت خود را در سازمان مستحکم کند. اگر پس از صحبت و تلاش‌های شما بازهم نتیجه رضایت‌بخش نبود، می‌توانید با خیالی آسوده و بدون عذاب‌وجدان با کارمندتان خداحافظی کنید.

مصاحبه خروج چیست؟

مصاحبه خروج جلسه‌ای است که معمولاً بعد از قطع همکاری، در آخرین روز همکاری با فرد و بعد از تسویه حساب با وی برگزار می‌شود و در این مصاحبه، از شخص درباره دوره همکاری که با سازمان داشته است، سؤال می‌شود.

آیا مصاحبه خروج بعد از قطع همکاری لازم است؟

برخی تصور می‌کنند که فرایند اخراج کارمند خوب، فرآیندی است که در انتهای آن «مصاحبه خروج» برگزار شود؛ اما مصاحبه خروج الزاماً چیز خوبی نیست. هدف از هر اقدامی در سازمان، بهبود شرایط آن است و مصاحبه خروج نیز یکی از این اقدامات بوده که قصد دارد به اطلاعاتی که از شخص به‌دست می‌آورد، شرایط را بهبود بخشد. اما آیا اطلاعاتی که در این مصاحبه و بعد از اخراج کارمند گفته می‌شود، صحت دارد؟ نه می‌توان گفت صحت دارد و نه می‌توان گفت صحت ندارد.

یک مثال بزرگ‌‌نمایی شده از مصاحبه خروج می‌تواند این باشد: خانم یا آقایی را تصور کنید که در حال جدایی از رابطه‌ای هستند. بعد از اینکه رابطه تمام شد، تصور کنید که یکی از طرفین از طرف دیگر بخواهد به او فیدبک بدهد و مصاحبه خروج برگزار کند. چقدر ممکن است این فیدبک درست باشد؟ با احتمال بالایی، فیدبک‌هایی که در این شرایط و بعد از قطع همکاری و اخراج کارمند مطرح می‌شوند، یا به‌شدت احساسی هستند و یا در مقایسه با نفر بعدی رابطه‌شان بیان می‌شود که در هر دو صورت، اطلاعات ارزشمندی به ما نمی‌دهد. البته یک احتمال هم وجود دارد که فیدبک شخص بدون اشتباهات و قضاوت‌های نادرست باشد، مصاحبه خروج نیز با چنین ریسک‌هایی روبه‌رو است.

هیچ فعالیتی در منابع انسانی درست یا نادرست نیست و همیشه به شرایط بستگی دارد. قطعاً قطع همکاری و اخراج کارمند و همچنین مصاحبه خروج نیز همیشه خوب یا همیشه بد نیست؛ شاید برای پرنسلی که به دلیل بی‌اخلاقی از سازمان خارج شده‌اند، خوب نباشد. شاید برای پرسنلی که به دلیل عدم رسیدن به توافق بر حقوق سال جدید، قادر به همکاری با مجموعه نیست، خوب باشد. ما به‌عنوان فعال منابع انسانی، با تحلیل درستی که از شرایط انجام می‌دهیم، باید بدانیم که از این ابزار چه زمانی استفاده کنیم که به اطلاعات ارزشمند برای بهبود سازمان برسیم. قطعاً راحت‌ترین کار در سازمان این است که بگوییم «برای همه افراد مصاحبه خروج برگزار شود» یا برعکس: «برای هیچ شخصی مصاحبه خروج برگزار نشوند»، اما ما نیاز داریم تا به دور از این قبیل برنامه‌ریزی‌های بدون تحلیل، با دید بازتری این جلسات مصاحبه خروج را بعد از قطع همکاری و یا اخراج کارمند برگزار کنیم.

راه جلوگیری از خروج کارمندان

ما تا به اینجا، خروج پرسنل را ازطرف سازمان بررسی کردیم؛ یعنی سازمان خواستار پایان دادن به همکاری و اخراج کارمند است. اما در مواقع بسیاری نیز پرسنل سازمان درخواست خروج از سازمان دارند. این مسئله به‌صورت مفصل در مقاله نگهداشت نیروی انسانی بررسی شده است؛ اما اگر بخواهیم مهم‌ترین عامل در نگهداشت پرسنل در سازمان را در این شرایط بیان کنیم، چه خواهد بود؟ فردی که قصد جدا شدن از سازمان را دارد، در سازمانی دیگر مشغول به کار خواهد شد، حقوق دریافت خواهد کرد و با احتمال بالایی، حقوقی بیش از آن چیزی که در سازمان شما دریافت می‌کند، خواهد گرفت. پس چه چیزی در تصمیم‌گیری افراد در آخرین لحظات، ممکن است تأثیرگذار باشد تا آنان از جابه‌جایی صرف‌نظر کنند؟ یعنی شما به‌عنوان مدیر، در جلسه‌ای که کارمند، درخواست استعفای خود را نوشته است، چه چیزی می‌توانید بیان کنید تا احتمالاً نظر آن شخص را تحت تأثیر قرار دهید؟

تنها چیزی که پرسنل با رفتن از سازمانتان واقعاً از دست خواهند داد، روابط اجتماعی است که در کار با افراد سازمان داشتند. این روابط، به هیچ عنوان نمی‌توانند جایگزین شوند. حال اینکه شما برای روابط اجتماعی بین افراد سازمانتان چه کاری انجام داده‌اید و چه سرمایه‌گذاری‌هایی کرده‌اید، موضوعی دیگر است؛ اما تنها عاملی که شما می‌توانید به پرسنلی که درخواست خروج داده‌اند، بگویید تا شاید بتوانید نظرشان را عوض کنید، روابطی است که آنان با پرسنل ایجاد کرده‌اند.

به سادگی اخراج کنید

با هر اخراج کارمندی که شما انجام می‌دهید، یک سفیر از مجموعه خودتان به بیرون می‌فرستید که این سفیر، اتفاقاً چون در دل سازمان شما بوده است، توانایی اقناع بالایی را در خود دارد. حال سؤال اینجاست؛ این سفیر برای مجموعه شما اعتبار و آبرویی بیشتر خواهد آورد یا شما را بی‌آبرو خواهد کرد؟ تصمیم‌گیری درباره این مسئله، تنها به نحوه برخورد شما بستگی دارد.