طبقه بندی مشاغل ؛ گام به گام تا اجرا

طبقه بندی مشاغل

طبقه بندی مشاغل را از زوایای مختلفی می‌توان بررسی کرد؛ اما در این مقاله از سیمپل اچ آر، نمی‌خواهیم وارد قوانین اداره کار و دستور‌العمل‌های صادرشده توسط این سازمان شویم، درعوض می‌خواهیم کاربردی و عملی ببینیم که چطور می‌توانیم از این کار، برای بهبود انگیزه، عملکرد و بهبود تعامل پرسنل با سازمان استفاده کنیم.

طبقه بندی مشاغل چیست؟

به‌طور ساده، طبقه بندی مشاغل «فرآیند شفاف‌سازی نیازمندی‌های لازم برای کار کردن در هر موقعیت شغلی سازمان است» یا «سیستمی که به مدیران سازمان اجازه می‌دهد مشاغل و عنوان داخل سازمان و تناسب‌ آن‌ها را مورد سنجش قرار دهند». در تعاریف مختلفی که ارائه شده است، دو کلمه در آن‌ها مشترک استک «سیستم» یا «فرآیند». پس مهم‌ترین چیزی که از این موضوع باید در ذهن نگه‌داریم، این است که یک «اتفاق» یا «پروژه» نیست؛ بلکه «فرآیندی ادامه‌دار» یا «سیستمی همیشگی» است که در تلاش است بین عناصر زیر تناسب ایجاد کند:

• عنوان شغلی (Job title)
• شرح شغلی (Job Description)
• مزایای شغلی (Compensation)

زمانی که تناسب در سازمان ایجاد شود، اصطلاحاً گفته می‌شود که سازمان با پرسنل خود عادلانه برخورد می‌کند. فرضاً اگر به شحصی گفته می‌شود «مدیر» به اندازه یک مدیر، شرح شغل، اختیارات و مسئولیت دارد و به همان اندازه، مزایای شغلی دریافت می‌کند و وقتی به فردی گفته می‌شود کارشناس نیز به همین ترتیب هست، این تناسب و شفافیت، مزایای فراوانی برای سازمان به‌همراه دارد که در ادامه، بیشتر درباره آن صحبت می‌کنیم. یک نمونه از سازمان‌هایی که درحال استفاده از طبقه بندی مشاغل هستند، ارگان‌های نظامی‌اند که سلسله‌مراتب کاملاً مشخص و شفافی را از سطح سرباز تا سرلشکر طی می‌کنند. البته این به این معنی نیست که باید همه مانند ارگان‌های نظامی، سلسله‌مراتب و طبقه بندی در شغل‌های خود را انجام دهند؛ بلکه هر سازمان، مانند اثر انگشت هر شخص، راهکار و مدل خاص و اختصاصی خودش را دارد.

چرا باید طبقه بندی مشاغل انجام دهیم؟

تصور کنید شما یک تیم توسعه سایت ۵۰ نفره دارید که همه افراد داخل این تیم، درحال کارکردن به‌عنوان برنامه‌نویس هستند (مثلاً همگی توسعه‌دهنده net.)، اما حقوقی که به ضعیف‌ترین شخص پرداخت می‌کنید، چیزی حدود ۲۰ درصد حقوقی است که به قوی‌ترین شخص پرداخت می‌کنید؛ یعنی یک اختلاف ۵ برابری در حقوق پرداختی بین افراد تیم شما وجود دارد. علاوه‌براین‌ها، افراد زیادی، از ضعف‌ترین تا قوی‌ترین، در تیم شما هستند که متوجه دلیل این تفاوت در پرداخت حقوق نمی‌شوند و مبنای تصمیم‌گیری شما را برای این اختلاف در پرداخت، درک نمی‌کنند. طبقه بندی مشاغل اینجا وارد می‌شود و تلاش می‌کند که یک دیالوگ مشترک بین سازمان و پرسنل ایجاد کند که این دیالوگ، ارزش‌هایی که برای سازمان در پرداخت دستمزد وجود دارد را شفاف می‌کند و به پرسنل سازمان می‌گوید که مدیر سازمان برای پرداخت حقوق، مثلاً به سطح مهارت، تجربه در صنعت، کار تیمی و توانایی تحویل به‌موقع پروژه‌ها نگاه می‌کند نه تعداد فرزند پرسنل، ساعات کاری یا مدرک تحصیلی.

طبقه بندی مشاغل برای جلوگیری از فساد

همان تیم ۵۰ نفره برنامه‌نویس را درنظر بگیرید. فرض کنید که شما مدیرعامل مجموعه هستید و احساس می‌کنید که مدیر این تیم ۵۰ نفره، به افراد تیم به‌صورت ناعادلانه حقوق پرداخت می‌کند یا به افرادی که رابطه شخصی و دوستانه‌ای دارد، بیشتر حقوق می‌دهد. علاوه‌براین، شما نمی‌توانید هربار وارد جزئیات و ریزپرداخت حقوق شوید. شما در چنین وضعیتی می‌توانید با استفاده از طبقه بندی مشاغل و مشترک‌کردن دیالوگ خود و مدیرتان، تا حد خوبی (قطعاً نه به‌صورت کامل) جلوی این اتفاق و ناعدالتی داخل سازمان را بگیرید.

طبقه بندی مشاغل برای پیشرفت پرسنل

زمانی که شما طبقه بندی مشاغل را در این تیم ۵۰ نفره پیاده‌سازی می‌کنید، از ضعیف‌ترین تا قوی‌ترین فرد سازمان، دلایل موفقیت یا عدم موفقیت خود را پیدا می‌کنند و درنتیجه، اگر بخواهند، می‌توانند در مسیر پیشرفت شغلی خودشان در آن موقعیت شغلی و آن تیم را راحت‌تر طی کنند. برای مثال، کارشناس تازه‌وارد شما متوجه می‌شود که اگر بخواهد پیشرفت کند، باید یک سال سابقه فعالیت خود را زیاد کند، چند مهارت جدید کسب کند و یک پروژه موفق داشته باشد.

طبقه بندی مشاغل مناسب کجا باید استفاده شود؟

طبقه بندی مشاغل معمولاً در فضاهایی که تنوع شغلی پایینی وجود دارد، کارساز است. برای مثال، اگر شما یک تیم ۱۰ نفره داربد که هر شخصی، یک کار خاص انجام می‌دهد، یک نفر طراح گرافیک، یک نفر دیجیتال مارکتینگ، یک نفر فروش، یک نفر طراح سایت و به همین ترتیب، بقیه افراد تیمتان یک کار مشخص انجام می‌دهند، نمی‌توانید طبقه بندی مشاغل را انجام دهید؛ زیرا ملاک‌هایی که برای موفقیت توسعه‌دهنده سایت است، در مقایسه با طراح گرافیک یا کارشناس فروش، کاملاً با یکدیگر متفاوت است. اما مثلاً اگر یک تیم فروش ۲۰ نفره، یا مرکز تماس ۱۰۰ نفره داشتید، می‌توانستید این کار را انجام دهید. به عبارت دیگر، طبقه بندی مشاغل تنها درصورتی می‌تواند موفق باشد که شرح شغل و خروجی که از افراد آن تیم توقع دارید، کاملاً با یکدیگر مشابه باشد. مانند مرکز تماس ۱۰۰ نفره که از همگی توقع می‌رود به‌درستی پاسخ‌گوی مشتریان باشند و دستورالعمل‌های مشخصی را در مواجه با چالش‌ها انجام دهند. حتی اگر بخواهیم ریزتر صحبت کنیم، فرآیند طبقه‌بندی سوپروایزرها از سرپرستان و کارشناسان در همان مرکز تماس نیز با یکدیگر تفاوت دارد.

تفاوت طبقه بندی مشاغل با ارزیابی عملکرد چیست؟

طبقه بندی مشاغل و ارزیابی عملکرد، در کنار اشتراکاتی که با یکدیگر دارند، تفاوت‌هایی نیز دارند که به شرح زیر است:

• بیشترین تمرکز در فرآیند طبقه‌بندی، شفاف‌سازی وضعیت موجود پرسنل سازمان و شفاف‌کردن ملاک‌ها و ارزش‌هایی است که درحال حاضر، در سازمان براساس آن حقوق و مزایا پرداخت می‌شود. اما بیشترین تمرکز در ارزیابی عملکرد، بهبود عملکرد آینده، ارائه بازخورد سریع از نحوه انجام کار و ایجاد احساس دیده‌شدن در سازمان است.
• می‌توان در طبقه بندی مشاغل، قسمتی را منوط به ارزیابی عملکرد افراد کرد، اما نمی‌توان در ارزیابی عملکرد، طبقه‌بندی را دخالت داد. به عبارت ساده‌تر، در طبقه‌بندی شغل‌های سازمان می‌توانید بگویید که اگر فردی، سه دوره متوالی عملکردی مثبت داشته باشد، می‌تواند به سطح بالاتری از شغل خود برود، اما نمی‌توانید در ارزیابی عملکرد بگویید عملکرد پرسنل در سازمان، به سطح شغلی آنان بستگی دارد و اگر فردی سطح بالاتری دارد، عملکردش نیز بهتر است.
• ارزیابی عملکرد توجه به عملکرد افراد به‌صورت روزانه، هفتگی و ماهانه دارد اما عموماً فرآیند طبقه‌بندی، در کوتاه‌ترین بازه ممکن، حداقل دیدی یکساله به سازمان دارد.
• از اصلی‌ترین اهداف طبقه بندی مشاغل، درست‌شدن نظام جبران خدمات است یا به عبارت ساده‌تر، مشخص‌شدن سیستمی است که سازمان براساس آن حقوق پرداخت می‌کند. اما هدف اصلی ارزیابی عملکرد، بهبود عملکرد ازطریق آموزش، پاداش و جریمه یا حتی اخراج کارمند است. حال ممکن است که در طبقه بندی نیز، برای ارتقای شغلی، زیرساخت آموزشی ایجاد کنیم و از این طریق، اشتراکاتی با ارزیابی عملکرد داشته باشیم. اما باید بدانیم که هدف اصلی فرآیند طبقه‌بندی، آموزش نیست؛ بلکه جزئی از دستاوردهای پیاده‌سازی درست آن است.
• به‌صورت تمثیلی می‌توان گفت که طبقه بندی مشاغل در سازمان، مانند آینده، وسط ماشین عمل می‌کند. توجه آن به چیزی که گذشته و مسیری که سازمان آمده است، دارد؛ اما ارزیابی عملکرد، مانند چشم راننده عمل می‌کند و بیشترین توجه آن، به مسیر پیش رو است.

اصلی ترین بازوی اجرایی در طبقه بندی مشاغل

اگر در سازمانی هستید که اولویت اصلی آن، پیش رفتن براساس قوانین کار و تأمین اجتماعی است، سراغ پیاده‌سازی این سیستم نروید. بازوی اصلی در اجرای طبقه بندی مشاغل، سیستم حقوق و دستمزد است (حقوق و دستمزد، نه سیستم پاداش دهی در سازمان و جریمه). بر همین اساس، مؤلفه اصلی که برای انجام این کار نیاز دارید، داشتن اختیار برای تغییر و تعیین حقوق پرسنل سازمان است و اگر چنین اختیاری در سازمان وجود ندارد، خیلی بعید است که بتوانید این سیستم را «موفق» پیاده‌سازی کنید.

طبقه بندی مشاغل برای چه افرادی مناسب است؟

قبل از اینکه به‌سراغ گام‌های اجرایی برای این کار برویم، لازم است این نکته را در نظر داشته باشید که این سیستم، قرار نیست کل افراد تیم شما را شامل شود. در مثال تیم ۵۰ نفره برنامه‌نویس‌ها، قطعاً افرادی هستند که دانش، مهارت، ارتباطات یا هرچیز دیگری دارند که برای سازمان بسیار ارزشمند است و اگر سازمان آن را از دست دهد، دچار خسارت زیادی خواهد شد. پس برای اینکه متوجه این ریسک نشوید، حقوق پرداختی این افراد را فراتر از استاندارد‌ها و بازه عرف سازمان می‌برید تا از این طریق، ریسک خروج نیرو را کاهش دهید. پس توقع نداشته باشید که بتوانید سیستمی طراحی کنید که کل آن ۵۰ نفر را شامل شو. در بهترین حالت، شما می‌توانید ۴۵ نفر را وارد سیستم طبقه بندی مشاغل خود کنید.

روش اجرای طبقه بندی مشاغل

در ویدئو زیر، یک نمونه واقعی و ساده‌شده از پروژه طبقه بندی مشاغل که در سیمپل اچ آر پیاده شده است را باهم بررسی کرده‌ایم و به‌صورت کامل توضیح داده‌ایم که:

• گام اول در طبقه بندی مشاغل چیست؟
• چطور ملاک‌های خود را برای طبقه بندی مشاغل پیدا کنیم؟
• چطور می‌توانیم طبقه بندی مشاغل را در سازمان پیاده کنیم؟
• در هر فاز از طبقه بندی مشاغل، چه مراحلی را باید طی کنیم؟

شیوه های انجام طبقه بندی مشاغل چیست؟

مهم‌تر از انتخاب شیوه‌ای که می‌خواهید طبقه بندی مشاغل را انجام دهید، آمادگی است که باید در سازمان ایجاد کنید. به احتمال زیاد، در پروژه طبقه‌بندی شما منافع گروهی را افزایش و منافع گروهی دیگر را کاهش خواهید داد. حال شما از هر مدلی استفاده کنید، فرقی نمی‌کند، هی‌گروپ، مرسر یا امتیازی، در هر صورت، پیشنهاد سیمپل اچ آر به شما این است ابتدا درک کاملی از این کار، که از جنس تغییر فرهنگ سازمانی است، پیدا کنید و سپس به‌دنبال مدل مناسب بگردید. حتی می‌توانید نگردید و از مدلی اختصاصی خودتان استفاده کنید! شما باید از علم مدیریت تغییر در این پروژه، کمال استفاده را ببرید و اگر بتوانید سازمان را با خود همراه کنید، حتی اگر مدل اشتباه باشد، امکان اصلاح و تغییر آن وجود دارد. اما اگر سازمان با شما همراه نباشد و شما بهترین مدل را از خود مکنزی هم وارد سازمانتان کنید، کاری را پیش نخواهید برد.

اصلی ترین دلیل شکست طرح طبقه بندی مشاغل چیست؟

از زوایای مختلفی می‌توان شکست طرح طبقه بندی مشاغل در سازمان را بررسی کرد. اما همانطور که پیش‌تر بیان کردیم، این فرآیند بیش از اینکه یک پروژه اداری – نرم‌افزاری – اداره کاری باشد، پروژه‌ای فرهنگی در سازمان است و یکی از اصلی‌ترین گام‌هایی که شما در هر پروژه فرهنگی باید به آن توجه کنید، همراه کردن گروهی حتی کوچک با طرح خود است. اما در سازمان‌ها می‌بینیم که سیستم طبقه بندی در کارگروهی ویژه به‌مدت طولانی مورد بررسی قرار می‌گیرد و به یکباره از ابتدای سال جدید یا شش‌ماهه دوم سال، در کل سازمان اجرا می‌شود. در ابتدا سازمان نسبت به فیدبک‌هایی که نسبت به طرح دریافت می‌کند، مقاومت نشان می‌دهد تا اینکه بعد از گذشت چند ماه و مشاهده از دست دادن برخی بهترین نیروهای خود به این نتیجه می‌رسند که طرح را جمع کنند و براساس همان سیستم و بدون نظام قبلی، حقوق پرداخت کنند تا کل سازمان استعفا نداده‌اند.

اصلی‌ترین دلیل شکست طبقه بندی مشاغل را می‌توان این دانست که سازمان‌ها علاقه دارند به یکباره این طرح در کل سازمان انجام شود‍ و به پروژه طرح طبقه بندی، به دید یک پروژه تغییر فرهنگی در سازمان نگاه نمی‌کنند.

چرا طبقه‌بندی مشاغل به شکست منجر می شود؟

دلایل متعددی وجود دارد که چرا طبقه بندی مشاغل به شکست منجر می‌شود یا حداقل بازخوردی که دوست داریم را از آن دریافت نمی‌کنیم که شامل موارد زیر است:

1. دشمن سوپراستارها: کارمند توانمند در سازمان، علاوه‌بر انجام کامل امور محوله به خودش، معمولاً در امور سطوح بالاتر که الزاماً در شرح شغلی او نیست نیز وارد می‌شود و به همین دلیل است که او را توانمند می‌دانیم، ولی طبقه بندی مشاغل با محدودیت و چارچوبی که ایجاد می‌کند، مانع از این می‌شود که این افراد در سازمان ظهور پیدا کنند و خودشان را نشان دهند. به‌طور کلی، این فرآیند، مخالف «خلاقیت» و «تغییر سریع» است. به همین دلیل است که برای سازمان‌های نظامی بسیار کاربردی بوده؛ زیرا خلاقیت در جنگ، تنها در بالاترین سطوح فرماندهی توقع می‌رود و نه در کل سازمان. پیشنهاد می‌کنیم برای مطالعه بیشتر در این زمینه، مقاله خروج کارکنان از سازمان را مطالعه کنید.
2. مانع رشد: طبقه بندی مشاغل امکان رشد سریع افراد را می‌گیرد. چقدر شاهد این بوده‌اید که شخصی که کمتر از ۳ سال است وارد سازمان شده، از شخص دیگری که بیش از ۱۰ سال در سازمان است، توانمندی بیشتری دارد و می‌تواند پیشرفت کند، اما سیستم طبقه‌بندی به‌دلیل اینکه سابقه شخص کم است، این امکان را به او نمی‌دهد؟
3. رو به زوال: بسیاری از مدل‌هایی که در این فرآیند استفاده می‌شوند، در دهه ۹۰ میلادی معرفی شده‌اند و از آن موقع، هنوز بازنگری اساسی نشده‌اند. البته همان مدل‌ها هم اگر در جای درست مورد استفاده قرار گیرند، هنوز کاربرد دارند و می‌توانند مفید باشند. اما در بسیاری مشاغل، نمی‌توانند چابکی لازم را داشته باشند. از مواردی که هنوز هم طبقه بندی مشاغل می‌تواند برای آن‌ها مفید باشد، می‌توان به صنایع و کارخانه اشاره کرد که برای مثال، ممکن است در خط تولید، ۱۰۰ نفر از افراد با تخصص‌های مشابه مشغول به کار باشند. صنایع تولیدی معمولاً می‌توانند از سیستم طبقه‌بندی استفاده کنند؛ زیرا سرعت تغییرات در آن‌ها نسبت به حوزه تکنولوژی بسیار کمتر است.
4. تخریب جذب و استخدام: به‌دلیل اینکه طبقه بندی مشاغل تمام تمرکزش بر داخل سازمان است، موارد بسیاری پیش می‌آید که تیم جذب و استخدام با فرد متناسبی صحبت کرده است اما بازه حقوقی مدنظر شخص در سیستم طبقه‌بندی سازمان وجود ندارد. یا مهارت‌هایی که فرد دارد، ترکیبی از چند شغل داخل سازمان است. یا به هر نحو دیگری، شخصی که تازه قرار است وارد سازمان شود، در یکی از آن سه مورد یعنی عنوان شغلی، مزایا یا شرح شغلی با چیزی که ما در سازمان داریم، تناسب ندارد. بنابراین، این احتمال وجود دارد که افراد زیادی را از دست بدهیم یا فرآیند جذب و استخدام خیلی کند شود.