چگونه مصاحبه کنیم ؟ قوانین سوالات مصاحبه با کارجو

چگونه مصاحبه کنیم؟

پاسخ کامل سؤال «چگونه مصاحبه کنیم» این است که «بستگی دارد!» و واقعاً هم همین است: بستگی دارد که شما برای چه موقعیت شغلی، در چه سازمانی، در چه شرایط سیاسی یا اجتماعی و با چه هدفی، قصد دارید مصاحبه شغلی خود را انجام دهید. درواقع می‌توان گفت که حرفه‌ای‌ترین و بهترین پاسخ به تمام سؤالات منابع انسانی «بستگی دارد» است؛ زیرا درحال صحبت درباره یک علم اقتضایی، یعنی علمی که وابستگی بالایی به شرایط محیطی خود دارد، صحبت می‌کنیم. در این مقاله چگونه مصاحبه کنیم در سیمپل اچ آر سعی می‌کنیم عوامل مؤثر مصاحبه شغلی (از دید ارزیاب) را به شما نشان دهیم تا بتوانید متناسب با شرایط، بهترین ساختار را برای خود طراحی کنید. البته در دوره رایگان جذب و استخدام به‌طور مفصل نسبت به این سؤال در ویدئوهای کوتاه آموزشی، پاسخ داده‌ایم.

• دوره جذب و استخدام | آموزش رایگان جذب و استخدام نیروی انسانی

نقش شما در مصاحبه شغلی چیست؟

برای اینکه بدانید چطور مصاحبه را آغاز کنید، باید بدانید که شما به‌عنوان ارزیاب، با چه نقش‌هایی ممکن است در جلسه مصاحبه حضور داشته باشید و سپس باتوجه به نقشی که دارید، تصمیم‌گیری کنید. در ادامه، این موارد را بررسی کرده‌ایم:

• نقش اول؛ فروشنده: یکی از نقش‌های بسیار مهم شما، فروشندگی سازمان است. شما در جلسه مصاحبه، باید سازمانتان را به کاندید بفروشید. باید کاری کنید که کاندید، علاقه‌مند به کارکردن در سازمان شما شود؛ درواقع باید ارزش پیشنهادی کارمندان خود را به بهترین شکل ممکن به کاندید بفروشید. هدف این نقش هم این است که کاندید متوجه شود که چرا باید پیش شما کار کند. توجه داشته باشید که در نقش فروشنده، شما بیشترین صحبت را انجام می‌دهید؛ به این شکل که معمولاً از شغل شروع می‌کنید، به‌سراغ تیم، سایر واحد‌ها و سپس خود سازمان می‌روید و تک‌به‌تک آنان را پرزنت می‌کنید.
• نقش دوم؛ خریدار: این نقش درواقع همان «ارزیاب مصاحبه» است که شما خریدار هستید و کاندید، فروشنده. شما سؤال می‌پرسید؛ حال سؤالات شما ممکن است ساختاریافته، نیمه ساختاریافته یا غیرساختاریافته باشد. ممکن است از هر تکنیک مصاحبه‌ای استفاده کنید؛ مانند مصاحبه موقعیت محور، رفتارمحور یا مصاحبه مدیریتی، اما درهرصورت، نقش شما یک خریدار است و کاندید تلاش می‌کند که توانایی‌ها، شایستگی‌ها و مهارت‌های خود را به شما نشان دهد.
• نقش سوم؛ دوست: در سومین نقشی که شما به‌عنوان کارشناس جذب و استخدام در جلسه مصاحبه به خود می‌گیرید، تبدیل به یک «دوست» می‌شوید. البته به هیچ عنوان منظور این نیست که با کاندید دوست شوید؛ بلکه منظور این است که از نقش خریدار و فروشنده خارج شوید و حال، واقعیتِ هر آن چیزی که در کار وجود دارد را به کاندید بگویید، به دور از بزرگ‌نمایی و اغراق. هدف این است که چیزی دروغین به کاندید نفروشیم و با بیان واقعیت‌ها، احتمال ریزش کارکنان را کاهش دهیم. البته معمولاً این نقش در جلسات پایانی با کاندید یا حتی روز اول کار به‌عنوان آنبوردینگ انجام می‌شود.

در هر فرایند جذب و استخدام ، شما قطعاً از سه نقش خود استفاده خواهید کرد، اما اینکه از چه نقشی در ابتدا و چه نقشی در انتها و اینکه سهم هر یک از این آن‌ها چقدر باشد، وابستگی به تجربه و شناخت شما از شرایط محیطی دارد.

چطور مصاحبه شغلی را آغاز کنیم؟

حال به سؤال اصلی بازمی‌گردیم: «مصاحبه شغلی را چطور آغاز کنیم؟» شما با درنظرگرفتن سه نقش بالا و کاندید خود، باید تصمیم‌ بگیرید که از کدام نقش آغاز کنید. چند سناریو زیر را درنظر بگیرید:

ـ کاندید شما درحال حاضر مشغول به کار است و از شرایط کاری‌اش رضایت دارد. چندین هفته زمان گذاشته‌اید تا او را به جلسه مصاحبه برسانید و هنوز برای کاندید مشخص نیست چه ارزشی ممکن است سازمان شما برایش خلق کند. در ابتدا، جلسه مصاحبه با کدام نقش شروع می‌کنید؟

ـ در یک موقعیت شغلی، شما با شش کاندید قوی روبه‌رو هستید که در بررسی اول، تمام شرایط مدنظر شما را دارند. در آن موقعیت شغلی، سازمان شما بسیار قوی عمل کرده و کاندیدها نیز به این موضوع اشراف دارند (معرفی شده هستند). حال از کدام نقش خود شروع به مصاحبه می‌کنید؟

ـ در یک موقعیت شغلی، شما با ۲۰ نفر که همگی مشتاق هستند با شما کار کنند روبه‌رو هستید. شرایط کلی کار را توضیح داده‌اید اما احساس می‌کنید که هنوز برایشان شفاف نشده است و بعد از اینکه کار را شروع کنند، از کار خسته خواهند شد. در این شرایط، از کدام نقش خود استفاده خواهید کرد؟

احتمالاً در مثال اول، شما با نقش «فروشنده» در مثال دوم، با نقش «خریدار» و در مثال سوم ،با نقش «دوست» با کاندید خود صحبت خواهید کرد. درک همین نکته که باتوجه به کاندید بتوانید نقش مناسب خود را انتخاب کنید، بسیار ارزشمند است و می‌تواند جلوی اشتباهات فراوانی را بگیرد. برای مثال، اگر در سناریو اول، شما ابتدا با نقش «دوست» وارد شوید، احتمالاً جذب بسیار پایین خواهد آمد. یا اگر در سناریو سوم، بخواهید با نقش «خریدار» وارد شوید، احتمالاً فرآیند شما، بهره‌وری کافی را برای سازمان نخواهد داشت. پس اولین گام برای شروع مصاحبه شغلی، انتخاب نقش مناسب برای خودتان است.

اولین سوال در مصاحبه شغلی چیست؟

در بین سه نقشی که می‌توانید در ابتدای جلسه داشته باشید:

ـ اگر نقش «فروشنده» باشید: شروع به تعریف از سازمان، تیم، موقعیت شغلی، ارزش‌های کارکنان و مواردی از این دست می‌کنید.

ـ اگر نقش «دوست» باشید: که شروع به بیان شرایط واقعی کار و حتی احتمالاً دشواری‌هایی که در کار وجود دارد، می‌کنید.

ـ اما اگر در نقش «خریدار» یا همان ارزیاب باشید: اوضاع کمی متفاوت است و پیشنهاداتی برای این نقش‌ شما در جلسه مصاحبه داریم.

وقتی در نقش «خریدار» قصد مصاحبه دارید، یعنی می‌خواهید از کاندید سؤالاتی بپرسید و کاندید درباره شایستگی‌ها، مهارت‌ها و تجاربش صحبت کند، فرقی ندارد که با چه شیوه‌ای مصاحبه می‌کنید و از چه تکنیکی مصاحبه‌ای استفاده می‌کنید. هرچند که قانونی برای این کار وجود ندارد اما معمولاً زمانی می‌توانید اوج بهره‌وری در سؤالات خود را داشته باشید که یک مرحله شناخت اولیه از کاندید را به‌دست آورده باشید؛ یعنی شما رزومه کاندید را مطالعه کرده‌اید، اما از مسیر شغلی که کاندید طی کرده‌است، چیزی نمی‌دانید. پیشنهاد سیمپل اچ آر برای غنی‌ترشدن مصاحبه این است که پیش از آن که سؤالات خود را بپرسید (از هرنوعی)، ابتدا درباره مسیری که کاندید طی کرده‌است، آشنایی پیدا کنید. این آشنایی در چهار سطح باید صورت گیرد:

ـ در چه سازمانی کار می‌کرده و کار سازمان چه بوده است؟

ـ در کدام تیم و کدام واحد مشغول به کار بوده است و فرآیند ارتباطی بین واحد‌هایش چطور بوده؟

ـ تیمی که در آن مشغول به کار بوده، چند نفر و با چه تخصص‌هایی بوده‌اند و چگونه تقسیم کار انجام می‌شده است؟

ـ کاری که شخص انجام می‌داده است، دقیقاً چه بوده و با چه افرادی در چه سطحی در ارتباط بوده است؟

شاید این چهار سؤال را نتوان برای همه مشاغل پرسید، اما نکته‌ اینجاست که با پرسیدن این سؤال، به‌خوبی شرایط محیطی (Context) کاندید برایمان شفاف می‌شود و در ادامه که قصد پرسیدن سؤالات تخصصی خود را داریم، به ما کمک می‌کند سؤالاتمان دقیق‌ باشد. برای مثال، وقتی شخصی بگوید که «تیم ما در یک دفتر جدا از تمام سازمان کار می‌کرد و مسئولیت ارتباط با سایر تیم‌ها با همکارم بوده‌است.» و در آن شغل، مسائل ارتباطی برای من خیلی حائز اهمیت باشد، احتمالاً جنس سؤالات خود را متناسب با شرایط کاری که کاندید در آن کار می‌کرده، تغییر دهم یا حداقل متوجه باشم که در مسائل ارتباطی اطلاعات کافی در شغل قبلی‌اش وجود ندارد. پس به جای مصاحبه رفتارمحور، مصاحبه موقعیت‌محور با کاندید انجام خواهم داد.

این چهار سؤال به‌طور خیلی مختصر نشان می‌دهد که سازمان چطور بوده، ساختار سازمانی چطور عمل می‌کرده، چیدمان درون تیم چطور بوده و شخص، درگیر چه مسائلی بوده است. البته به خاطر داشته باشید که این مرحله، نباید بیش از ۱۰ تا ۲۰ دقیقه، وابسته به شرایط، زمان‌گیر باشد؛ یعنی نباید اینطور احساس شود که قسمت اصلی مصاحبه است و باید کاندید کاملاً متوجه شود که شما درحال ایجاد یک آشنایی اولیه، سریع و کوتاه با او هستید تا وارد مصاحبه اصلی شوید.

میانبر شروع مصاحبه با کارجو

اگر به هر دلیلی، مانند اینکه کاندید تجربه کاری محدودی داشته یا شناخت ناکافی از این موارد دارد، نمی‌توانستید با کاندید با فرمت بالا که درباره سازمان، ساختار سازمانی، تیم و کار شخص سؤال بپرسید، می‌توانید از فرمت زیر که نگاهی به گذشته، حال و آینده شخص دارد، استفاده کنید تا شما را برای شروع مصاحبه اصلی خود آماده کند:

1. حال حاضر: درباره کاری که درحال حاضر شخص انجام می‌دهد، بپرسید.
2. گذشته: درباره چند سابقه گذشته فرد (معمولاً ۳ سال یا ۳ تجربه قبلی).
3. آینده: درباره موقعیت و مسیر شغلی که کاندید به‌دنبال آن است، بپرسید.

با استفاده از این چارچوب در بررسی گذشته کاری کارجو، علاوه‌بر اینکه شخص به موضوعات کلی که قرار است در جلسه به جزئیات بیشتری درباره آن‌ها صحبت شود، آشنا می‌شود؛ احساس به‌مراتب بهتری نسبت به سؤال کلی «از خودت تعریف کن» خواهد داشت. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این پروسه، مقاله مصاحبه چیست را مطالعه کنید.

چگونه حرفه ای مصاحبه کنیم؟

حرفه‌ای مصاحبه‌کردن شاید از آن دسته تیتر‌های زرد باشد! شاید کلمه بهتر این باشد که «چگونه انسانی مصاحبه کنیم؟» در مصاحبه شغلی قرار است دو شخص بالغ درباره موضوعات کاری برای مدتی باهم صحبت کنند، هیچ‌کس از شخص دیگر بالاتر نیست و جای برخورد تند، از بالا به پایین، از مسیر خارج‌شدن وجود ندارد. حرفه‌ای بودن در مصاحبه نیز «وابسته به شرایط» ممکن است تغییر کند؛ اما چند اصل کلی درباره رفتار حین مصاحبه با کاندید وجود دارد که می‌توان آنان را به‌عنوان اصول کلی این کار پذیرفت:

• برخورد انسانی

حرفه‌ای‌ترین رفتار در جلسه مصاحبه این است که با کاندید، مانند یک «انسان بالغ» برخورد کنید، مانند یک انسان بالغ که درباره موضوع کاری می‌خواهید با او صحبت کنید، قرار نیست با کاندید رفیق شوید و درباره موضوعات غیرمرتبط صحبت کنید تا رویتان به یکدیگر باز شود ولی می‌شود با یک سلام و احوال‌پرسی گرم، پرسیدن این که در لحظاتی که در ساختمان شرکت تردد می‌کردند، چه احساسی گرفتند و پرسیدن مسیری که طی کرده است تا به جلسه برسند، شرایط را آرام کنید. خود را اصیل‌تر نشان دهید، گاردهایتان را پایین‌تر بیاورید تا برای یک مکالمه انسانی‌تر آماده شوید.

• دوری از سؤالات کلیشه‌ای

هرچند که ما در سیمپل اچ آر درباره ارزش برخی سؤالات کلیشه‌ای نیز صحبت کردیم، مانند بیان نقاط ضعف و قوت در مصاحبه ، اما حقیقت این است که این سبک سؤالات، در دسته‌ای از تکنیک‌های مصاحبه‌ قرار نمی‌گیرند و درک و برداشت از آن‌ها نیز بسیار شهودی انجام می‌شود.

• انتخاب تکنیک درست

اگر در مصاحبه با تکنیک درستی مصاحبه نکنید، ممکن است کاندیدی که مناسب نیست را مناسب ببینید و بالعکس. مصاحبه رفتارمحور، موقعیت‌محور، تجربه‌محور، دانشی، ارزش محور و… همه تکنیک‌هایی هستند که می‌توانید در شرایط مختلف از آنان استفاده کنید، اما به یاد داشته باشید اینکه شما روی یک تکنیک تسلط بالایی داشته باشید، دلیل بر درست‌بودن آن نمی‌شود. برای مثال، این روزها تأکید فراوانی بر مصاحبه رفتارمحور یا همان شایستگی‌محور می‌شود، که ما نیز در سیمپل اچ آر در مقاله مصاحبه شایستگی محور به‌طور کامل آن را توضیح داده‌ایم، اما جالب است بدانید که روایی پیش‌بین (Predict Validity) این تکنیک مصاحبه با مصاحبه موقعیت‌محور تقریباً یکی است؛ پس الزاماً محبوبیت، دلیل بر درستی آن نیست.

• قسمتی از شغل را به آن‌ها بدهید

شاید این کار، مهم‌ترین کاری باشد که در یک فرآیند جذب و استخدام کامل باید انجام دهید. فرقی نمی‌کند که از چه تکنیکی در مصاحبه استفاده کردید یا چه شیوه‌ای را انتخاب کرده‌اید؛ اگر بتوانید قسمتی از شغل واقعی که قرار است شخص انجام دهد را به‌صورت تستی / آزمایشی تحویل کاندید دهید، می‌توانید احتمال موفقیت فرآیند جذب و استخدام خود را تا ۶۰ درصد افزایش دهید. حال این پروژه یا دوره آزمایشی وابسته به شغل، می‌تواند از چند ساعت تا چند هفته متفاوت باشد؛ اما یکی از بهترین راهکارهایی که می‌توانید از فرآیند خود اطمینان پیدا کنید، طراحی این قسمت عمل یا همان دوره آزمایشی در فرآیند مصاحبه است.

• از توانایی آنان در آینده بپرسید

یکی از مواردی که نیاز است در فرآیند مصاحبه به آن توجه کنیم، دیدگاه کاندید نسبت به آینده است. شاید این دیدگاه به آینده، امروزه نسبت به چندسال گذشته اهمیت بیشتری پیدا کرده باشد؛ دلیل آن هم این است که سرعت تغییرات دنیای کسب‌وکار بیش از پیش شده است و احتمال تغییر شغل برای کاندیدی که همین الان درحال مصاحبه هستیم در سازمان خودمان به طور کلی بسیار زیاد شده است؛ باید افرادی را در تیم خود داشته باشیم که آن‌ها نیز به آینده توجه داشته، اهل یادگیری، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی باشند.

برای مثال، ممکن است به آن‌ها پروژه‌ای خارج از حیطه تخصصیشان بدهید و ببینید چه احساسی به یادگیری موارد جدید دارند. برای ساختن سازمانی future proof باید مطمئن شوید که اعضایتان هم مثل شما، اهل تغییر و رشد هستند. فقط توانایی‌هایی که الان دارند و کارهایی که تا الان انجام داده‌اند، کافی نیست؛ بلکه واکنش آنان به تغییرات نیز اهمیت فراوانی دارد.

خطوط قرمز در مصاحبه چیست؟

همانطور که درباره اصول مصاحبه صحبت کردیم، درباره خطوط قرمزی صحبت می‌کنیم که در صورتی که آن را در کاندید خود مشاهده کردید، بهتر است او را ریجکت کنید:

• دروغ

نگران‌کننده‌ترین رفتار کاندید‌ها در طول مصاحبه، «دروغ‌گفتن» است. البته دروغ‌گفتن می‌تواند به شیوه‌های مختلفی انجام شود؛ برای مثال، کاندید می‌تواند پروژه‌ای که واقعاً انجام نداده است را بگوید انجام داده، یا بگوید موقعیت شغلی داشته است که واقعیت نیست یا از شیوه‌ای خاص برای انجام پروژه استفاده کرده است که واقعاً نکرده باشد و مواردی از این قبیل. البته که مقداری بزرگ‌نمایی در جلسه مصاحبه قابل پذیرش است، اما اندازه‌ای که به آن «بزرگ‌نمایی» گفته می‌شود و دروغ نیست، با شماست و باید آگاه باشید که اگر وارد مرحله دروغ شد، احتمالاً کاندید مناسبی جلوی شما ننشسته است.

به‌طور معمول، بیش از ۷۰ درصد شرکت‌های آمریکایی، صفحات اجتماعی کاندید را مورد بررسی قرار می‌دهند و اگر اختلافی بین رزومه، جلسه مصاحبه برگزارشده و مواردی که در شبکه اجتماعی شخص وجود دارد، پیدا کنند، آن را مشابه دروغ درنظر می‌گیرند و کاندید را ریجکت می‌کنند.

• بی‌ادبی

شاید جالب باشد بدانید که بیش از ۵۵ درصد مدیران جذب و استخدام، افرادی که در جلسه مصاحبه گستاخ یا بی‌ادب هستند را ریجکت می‌کنند و توقع رفتار حرفه‌ای و محترمانه از کاندید دارند. مرز باریکی بین اعتمادبه‌نفس و گستاخی وجود دارد که باید نسبت به آن در جلسه مصاحبه آگاه باشید و جلوی ورود افراد نامناسب به سازمان را بگیرید.

• نقد محل کار قبلی

یکی از حساسیت‌هایی که به شدت رو به افزایش است، شیوه‌ای است که کاندید درباره محل کار قبلی و همکاران خود صحبت می‌کند. اگر کاندید نقد‌های شدید، غیراخلاقی، عدم حفظ محرمانگی اطلاعات و یا شروع به بیان مسائل شخصی محل کار قبلی خود کند، بیش از ۶۰ درصد مدیران دیگر تمایلی به کار کردن با آن شخص را ندارند (منبع). شفاف‌کردن شرایطی که کاندید در آن مشغول به کار بوده با ارزیابی عملکرد سازمان قبلی، دو موضوع کاملاً متفاوت است. ما در جلسه مصاحبه، به‌دنبال شفاف‌شدن شرایط کاری کاندید هستیم و اگر شاهد موارد این چنینی بودید، احتمال بالایی وجود دارد که در آینده نیز رفتارهای نادرست شما را برای سازمان‌های دیگر، که احتمالاً رقبایتان هستند، بیان کند.

• ناآمادگی

منظور از آمادگی کاندید، موارد مختلفی می‌شود؛ از آراستگی نسبی وضع پوشش گرفته تا شناخت اولیه نسبت به سازمان و شغلی که برای آن درخواست داده است. مدیران مختلفی را هنوز هم می‌بینیم که اولین سؤالی که از کاندید می‌پرسند، این است: «چقدر درباره سازمان ما اطلاعات دارید؟» و در همان ابتدا میزان آمادگی کاندید را نسبت به جلسه مورد سنجش قرار می‌دهند و اگر احساس کنند که کاندید نسبت به این مسائل بی‌اهمیت است و ارزشی قائل نیست، کاندید را ریجکت می‌کنند.

چگونه مصاحبه استخدامی را تمام کنیم؟

به‌صورت میانگین، از هر ده مصاحبه حضوری، شما تنها قصد استخدام یک نفر را دارید؛ پس در انتهای مصاحبه معمولاً قصد همکاری با فردی که روبه‌رویتان نشسته است را ندارید؛ اما شاید در آینده، این فضای همکاری ایجاد شود یا کاندید، مشتری محصول و خدمات شما شود. اگر هیچ‌کدام از این دو اتفاق هم پیش نیاید، شما دو انسان هستید که با یکدیگر درباره موضوعی کاری صحبت کرده‌اید و امکان همکاری درحال حاضر برایتان وجود ندارد؛ پس دلیلی ندارد که بعد از این جلسه، اگر شما دو نفر در جایی یکدیگر را ملاقات کردید، خاطره‌ای بد در ذهنتان مانده باشد. پس با همه این تفاسیر، با روی گشاده، آرزوی سلامتی و موفقیت برای کاندید جلسه را پایان بخشید و شیوه اعلام نتیجه مصاحبه و زمان آن را کاملاً مشخص کنید و به آن متعهد بمانید.

به سادگی مصاحبه کنید

انجام مصاحبه شغلی کار بسیار حساس و ظریفی است. در این مقاله تلاش کردیم تا با نشان‌دادن سه نقشی که ممکن است در هر مصاحبه شغلی شما به‌عنوان ارزیاب داشته باشید، کمک کرده باشیم تا بهترین نقش را انتخاب کنید و سپس چند چارچوب کلی درباره روال پیشرفت مصاحبه ارائه و در انتها چند دسته کاندید را که باید در انتخاب آنان بیشتر توجه داشته باشید را به شما معرفی کردیم. امیدواریم در تصمیمات که برای انتخاب همکاراتان می‌گیرید، شاهد بهبود باشید.