مدیریت کارکنان دورکاری
مدیریت کارکنان دورکاری در شرایطی که کارمندان از راه دور فعالیت می‌کنند، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های صاحبان کسب و کارها، علی‌الخصوص کارشناسان منابع انسانی است. شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا باعث شد تا باور کنیم که در خانه هم می‌توانیم کار کنیم و مفید باشیم. همچنین پذیرفتیم که پرسنل شرکت (بهتر است بگوئیم همکار) نیاز به دوربین مداربسته برای کارکردن ندارند. اما درنظر داشته باشید ساختن تیم برای کارکنان دورکاری ظرافت‌های خاص خودش را دارد. با این مقاله مدیریت دورکاری سیمپل اچ آر همراه شوید تا ۳ مورد از فوت و فن‌های مدیریت دورکاری را فرا بگیرید.
دورکاری چیست؟
در رابطه با مدیریت کارکنان دورکاری صحبت کردیم اما ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که اصلاً دورکاری چیست؟ دورکاری یا کار از راه دور، که معادل انگلیسی آن telework است، همان‌طور که از نامش پیداست، به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که شخص بدون حضور فیزیکی در محل کار و صرفاً با استفاده از تکنولوژی‌های موجود، پروژه‌های خود را پیش می‌برد. به طورکلی دورکاری به سه شکل صورت‌پذیر است:
- دورکاری کامل
- اشتغال انعطاف‌پذیر
- آزادکار (فریلنسر)
چالش‌های دورکاری
اتفاق رایج چالش‌های دورکاری این است که مدیران که در گذشته و تا قبل از پروسه دورکاری، بر ورود و خروج همکاران نظارت مستقیم داشتند؛ نهایتاً با فرم گزارش روزانه متوجه می‌شدند که چه کسانی چه کارهایی انجام داده‌اند. حالا با نگاهی نه‌چندان خوش‌بینانه سعی‌بر مدیریت ذره بینی و نظارت به کار همکاران یا همان مدیریت کارکنان دورکاری دارند.
اگر بخواهیم با ساختاری که برای تیم‌های حضوری داشته‌ایم، که همان هم گاهی اوقات ناقص بوده، پیش برویم، به احتمال زیاد همیشه نگران خواهیم بود که در همین لحظه همکارمان چه کاری انجام می‌دهد؟ به ددلاین‌ها می‌رسیم یا خیر؟ اصلاً می‌شود به دورکاری ادامه داد؟ و…
اما در اینجا سه راهکار کلی وجود دارد که شما باتوجه به تحلیل و استراتژی سازمان، می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت کارکنان دورکاری استفاده کنید. فراموش نکنید که هیچ راهکاری را در منابع انسانی نمی‌توان به همه شرکت‌ها تعمیم داد و پاسخ همه سؤالات در منابع انسانی، “بستگی دارد” است.
رازهای مدیریت کارکنان دورکاری
در ادامه، رازهایی برای مدیریت دورکاری کارکنان به شما خواهیم گفت تا با استفاده از آن‌ها، مدیریت دورکاری در سازمان را بهبود ببخشید.
- بازخورد سریع
در پروژه‌های ارزیابی عملکرد به تیم‌هایی حضوری پیشنهاد می‌کنیم حداقل زمان بازخورد یا جلسات یک به یک مدیر با همکارانش، هر دو هفته یک‌بار باشد. اما در مدیریت کارکنان دورکاری و تیم‌های آن‌ها، باتوجه به اینکه ارتباط بین اشخاص خیلی کمتر خواهد شد و تصورات هر یک از دو طرفین، به شدت به احساسات خودشان، که عموماً نادرست است وابسته می‌شود؛ برگزاری جلسات بازخورد هفتگی می‌تواند به‌سرعت این دغدغه را برطرف کند و دو اتفاق را رقم بزند:
- اگر همکار دورکار شما کاری را اشتباه انجام می‌دهد؛ بتواند خیلی سریع منظور شما را متوجه شود و اشتباهش را اصلاح کند.
- اگر توانایی انجام کارها را ندارد، شما بتوانید سریع‌تر درباره ادامه همکاری تصمیم‌گیری کنید.
- صورت یکدیگر را ببینید
یکی از رازهای مدیریت کارکنان دورکاری این است که شما صورت همکارتان را به صورت آنلاین ببینید و رودررو بایکدیگر پنج دقیقه صحبت کنید. این کار برای مدیریت دورکاری می‌تواند تا حد مطلوبی از مضرات آن کم کند و احساس کار حضوری را ایجاد کند. اگر ساعات کاری شما شناور است، زمانی را در طول روز تعیین کنید. لازم نیست اول صبح این کار را انجام دهید. همچنین آن پنج دقیقه نیاز نیست حتماً درباره کار صحبت کنید؛ این گفتگو می‌تواند یک احوال‌پرسی ساده باشد، آرزوی موفقیت در روز کاری و کمی معاشرت کردن. این‌ها همان چیزهایی در رابطه با ارتباط با کارمندان هستند که معمولاً برای همکارهای دورکار، وجود ندارد.
- وظایف معنادار را دورکار کنید
در دورکاری، بسیاری از دلایل اجتماعی که باعث می‌شوند کار کنیم، مثل حس عضویت در گروه، دوستی با همکار، داشتن هدفی ارزشمند، کار معنادار و… را از دست می‌دهیم. حالا فرض کنید که شما به عنوان همکاری دورکار، کار خود را معنادار ندانید؛ مطمئناً کارکردن برایتان لذت‌بخش نخواهد بود.
پس اگر درحال تشکیل تیم دورکاری هستید، یکی از موارد مهمی که باید در رابطه با مدیریت کارکنان دورکاری در نظر بگیرید این است که تا جای ممکن، غنی سازی شغلی انجام دهید و وظایف معنادار برای کارمندان در مدیریت دورکاری ایجاد کنید.
برای مثال، اگر برای سایت شرکت، یک نفر کار بارگذاری را انجام می‌دهد و یک نفر سئو؛ شاید بهتر باشد که قسمتی از بارگذاری را به همکار سئوکار و قسمت‌هایی از سئو را به وب‌مستر واگذار کنید تا هردو شغل غنی‌تر شده باشند.
نتایج دورکاری کارکنان برای سازمان
سازمان‌های زیادی با این سؤال درگیر هستند که درصورت انجام اصولی مدیریت کارکنان دورکاری، نتایج دورکاری کارکنان برای سازمان چیست؟ آیا بهره‌وری لازم را ایجاد می‌کند؟ عده‌ای خود را برای آینده با رواج این مدل کار آماده می‌کنند. عده دیگر با ترس و لرز در حال قمار کردن برروی جذب و استخدام کارکنان به شکل دورکار هستند و عده‌ای هم با تأکید فراوان، همچنان حضوری کار کردن را صحیح می‌دانند و علاقه‌ای به درگیری با مدیریت دورکاری کارکنان ندارند.
اما دلیل اینکه تلاش می‌شود که کارکنانی که دورکار شده‌اند به سازمان برگردند، چیست؟ اینکه (تصور می‌شود) آن‌ها از سازمان دور شده‌اند و تعاملشان با سازمان کاهش یافته است.
اما در واقعیت، اگر مدیریت کارکنان دورکاری به طرز صحیحی صورت گیرد و شرایط آن درست مهیا شود، آیا واقعاً دچار مشکل خواهیم بود؟ برای اینکه پاسخ این پرسش داده شود، اطلاعات پلتفرم‌های ارتباط پرسنل ریموت را مورد بررسی قرار دادند؛ مانند زوم، ماکروسافت تیمز. این اطلاعات را در سازمان‌های فورچون ۵۰۰ که فضای دورکاری را رواج داده بودند، بررسی کردند.
- جلسات بیشتر شده است
از سال ۲۰۲۰ تا سال ۲۰۲۲، با انجام صحیح مدیریت کارکنان دورکاری ، به صورت میانگین، جلسات کارمندان به ازای هرشخص، ۶۰ درصد رشد داشته است (از هفته‌ای ۵ جلسه به هفته‌ای ۸ جلسه.)
- جلسات کوتاه تر شده است
با مدیریت دورکاری صحیح، از سال ۲۰۲۰ تا سال ۲۰۲۲، جلسات حدود ۲۵ درصد کاهش داشتند و از ۴۳ دقیقه به ۳۳ دقیقه رسیده است. می‌دانیم به عنوان یک ملاک کلی، هرچه جلسات کوتاه‌تر باشند، مؤثرتر خواهند بود.
- تعداد افراد جلسات کمتر شده است
با مدیریت کارکنان دورکاری به شکل اصولی، افراد حاضر در جلسات، به صورت میانگین در طی این دو سال، حدود ۵۰ درصد کاهش داشته‌اند و از میانگین ۲۰ نفر به ۱۰ نفر کاهش یافته است. می‌دانیم یکی دیگر از عوامل کلی دیگر در مؤثر بودن جلسات، کم بودن تعداد حضار در جلسه است.
- جلسات یک به یک
جلسات یک به یک از ۱۷ درصد در سال ۲۰۲۰، به ۴۲ درصد افزایش پیدا کرده است که به عنوان یکی از اصلی‌ترین عوامل ایجاد کننده اعتماد در سازمان است.
- هدفمندی جلسات
با مدیریت دورکاری تعداد جلساتی که با هدف برگزار می‌شوند، افزایش داشته‌اند. براساس اینکه چه تعداد از جلسات به صورت آنی (meet now) و چه تعداد از جلسات روی کلندر ست می‌شدند، مشخص شد که درحالی که در سال ۲۰۲۰، تنها ۱۷ درصد جلسات کلندر می‌شدند، این عدد در سال ۲۰۲۰، به بیش از ۶۰ درصد رسید.
- کارکنان ناراضی مشخص می شوند
در مدیریت کارکنان دورکاری به شکلی بهتر، تنها با در نظر گرفتن تعداد جلسات برگزار شده، می‌توان احتمال خروج کارکنان را نیز مدنظر قرار داد. کارکنانی که ناراضی باشند و احتمال خروج آن‌ها وجود داشته باشد، به صورت میانگین ۶۰ درصد کمتر در جلسات یک به یک شرکت می‌کنند (در بازه ۲ ماهه) و ۲۰ درصد جلسات کلندر شده‌شان کمتر خواهد شد و ۲۰ درصد هم در جلسات گروهی کمتر شرکت خواهند کرد.
به سادگی کارکنان را دورکار کنید
مدیریت کارکنان دورکاری یک مسئله مهم است که بسیاری از سازمان‌ها با وجود داشتن شرایط کار از راه دور، به سمت آن نمی‌آیند و به عبارتی از مدیریت دورکاری فرار می‌کنند. به این دلیل که راه‌های مدیریت دورکاری را نمی‌دانند. اما با همین چند ترفند ساده است که می‌توانید به راحتی کارکنان خود را دورکار کنید و از مزایای این کار بهره ببرید.
نظرات شما