مدیریت کارکنان دورکاری
مدیریت کارکنان دورکاری در شرایطی که کارمندان از راه دور فعالیت می‌کنند، یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های صاحبان کسب و کارها، علی‌الخصوص کارشناسان منابع انسانی است. شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا باعث شد تا باور کنیم که در خانه هم می‌توانیم کار کنیم و مفید باشیم. همچنین پذیرفتیم که پرسنل شرکت (بهتر است بگوئیم همکار) نیاز به دوربین مداربسته برای کارکردن ندارند. اما درنظر داشته باشید ساختن تیم برای کارکنان دورکاری ظرافت‌های خاص خودش را دارد.
با این مقاله مدیریت دورکاری سیمپل اچ آر همراه شوید تا فوت‌وفن‌های مدیریت دورکاری را به شما بگوییم.
دورکاری چیست؟
دورکاری یا کار از راه دور، که معادل انگلیسی آن telework است، همان‌طور که از نامش پیداست، به مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی گفته می‌شود که شخص بدون حضور فیزیکی در محل کار و صرفاً با استفاده از تکنولوژی‌های موجود، پروژه‌های خود را پیش می‌برد. به طورکلی دورکاری به دو شکل صورت‌پذیر است:
- دورکاری کامل (Full Remote Work)
- دورکاری شناور یا انعطاف‌پذیر (Hybrid Remote Work)
که در هر صورت شما به‌عنوان مدیر، چه در سازمان حضور داشته باشید چه خودتان هم دورکار باشید، با افرادی کار می‌کنید که در کنار شما قرار ندارند و نوع ارتباطات، بازخورد، برنامه‌ریزی و چک‌کردن‌های روزانه متفاوت باید انجام شود که در ادامه بیشتر درباره آن‌ها صحبت می‌کنیم. در مقاله دورکاری چیست، این شیوه کاری را به‌طور کامل بررسی کرده‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مطالعه کنید.
چالش های دورکاری
اتفاق رایج چالش‌های دورکاری این است که مدیران که در گذشته و تا قبل از پروسه دورکاری، بر ورود و خروج همکاران نظارت مستقیم داشتند؛ نهایتاً با فرم گزارش روزانه متوجه می‌شدند که چه افرادی چه کارهایی انجام داده‌اند. حالا با نگاهی نه‌چندان خوش‌بینانه سعی‌بر مدیریت ذره بینی و نظارت به کار همکاران یا همان مدیریت کارکنان دورکاری دارند.
اگر بخواهیم با ساختاری که برای تیم‌های حضوری داشته‌ایم، که همان هم گاهی اوقات ناقص بوده، پیش برویم، به احتمال زیاد همیشه نگران خواهیم بود که در همین لحظه همکارمان چه کاری انجام می‌دهد؟ به ددلاین‌ها می‌رسیم یا خیر؟ اصلاً می‌شود به دورکاری ادامه داد؟ و…
اما در اینجا سه راهکار کلی وجود دارد که شما باتوجه به استراتژی سازمان، می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت کارکنان دورکاری استفاده کنید. فراموش نکنید که هیچ راهکاری را در منابع انسانی نمی‌توان به همه شرکت‌ها تعمیم داد و پاسخ همه سؤالات در منابع انسانی، «بستگی دارد» است.
رازهای مدیریت کارکنان دورکاری
در ادامه، رازهایی برای مدیریت دورکاری کارکنان به شما خواهیم گفت تا با استفاده از آن‌ها عملکرد پرسنل را بهبود ببخشید.
- بازخورد سریع
در پروژه‌های ارزیابی عملکرد به تیم‌هایی حضوری پیشنهاد می‌کنیم حداقل زمان بازخورد یا جلسات یک به یک مدیر با همکارانش، هر دو هفته یک‌بار باشد. اما در مدیریت کارکنان دورکاری و تیم‌های آن‌ها، باتوجه به اینکه ارتباط بین اشخاص خیلی کمتر خواهد شد و تصورات هر یک از دو طرفین، به‌شدت به احساسات خودشان، که عموماً نادرست است وابسته می‌شود؛ برگزاری جلسات بازخورد هفتگی می‌تواند به‌سرعت این دغدغه را برطرف کند و دو اتفاق را رقم بزند:
- اگر همکار دورکار شما کاری را اشتباه انجام می‌دهد؛ بتواند خیلی سریع منظور شما را متوجه شود و اشتباهش را اصلاح کند.
- اگر توانایی انجام کارها را ندارد، شما بتوانید سریع‌تر درباره ادامه همکاری تصمیم‌گیری کنید.
- صورت یکدیگر را ببینید
یکی از رازهای مدیریت کارکنان دورکاری این است که شما صورت همکارتان را به‌صورت آنلاین ببینید و رودررو بایکدیگر پنج دقیقه صحبت کنید. این کار برای مدیریت دورکاری می‌تواند تا حد مطلوبی از مضرات آن کم کند و احساس کار حضوری را ایجاد کند. اگر ساعات کاری شما شناور است، زمانی را در طول روز تعیین کنید. لازم نیست اول صبح این کار را انجام دهید.
همچنین آن پنج دقیقه نیاز نیست حتماً درباره کار صحبت کنید؛ این گفتگو می‌تواند یک احوال‌پرسی ساده باشد، آرزوی موفقیت در روز کاری و کمی معاشرت‌کردن. این‌ها همان چیزهایی در رابطه با ارتباط با کارمندان هستند که معمولاً برای همکارهای دورکار وجود ندارد.
- وظایف معنادار را دورکار کنید
در دورکاری، بسیاری از دلایل اجتماعی که باعث می‌شوند کار کنیم، مثل حس عضویت در گروه، دوستی با همکار، داشتن هدفی ارزشمند، کار معنادار و… را از دست می‌دهیم. حالا فرض کنید که شما به‌عنوان همکاری دورکار، کار خود را معنادار ندانید؛ مطمئناً کارکردن برایتان لذت‌بخش نخواهد بود.
پس اگر درحال تشکیل تیم دورکاری هستید، یکی از موارد مهمی که باید در رابطه با مدیریت کارکنان دورکاری در نظر بگیرید این است که تا جای ممکن، غنی سازی شغلی انجام دهید و وظایف معنادار برای کارمندان در مدیریت دورکاری ایجاد کنید.
برای مثال، اگر برای سایت شرکت، یک نفر کار بارگذاری را انجام می‌دهد و یک نفر سئو؛ شاید بهتر باشد که قسمتی از بارگذاری را به همکار سئوکار و قسمت‌هایی از سئو را به وب‌مستر واگذار کنید تا هردو شغل غنی‌تر شده باشند.
بهترین شیوه کنترل پرسنل دورکار چیست؟
براساس تحقیقات مختلف، آمار پرسنل دورکار در کل جهان رو به افزایش است. برای مثال در سال ۲۰۲۵ در آمریکا بیش از ۱۴ درصد از نیروی کار دورکار هستند و پیش‌بینی می‌شود این آمار رو به افزایش باشد (منبع)، اما یک سؤال اساسی مطرح می‌شود: زمانی که پرسنل حضوری هستند، راهکارهای کنترل عملکرد روزانه برای مدیران عموماً مشخص است.
مثلاً وقتی شخصی مدام از دفتر خارج می‌شود، در راهرو قدم می‌زند، فیلم تماشا می‌کند یا تمرکز ندارند و سناریوهای رفتاری مشابهی دارند، مدیران می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند؛ تذکر می‌دهند یا خروجی‌های مدنظرشان را شفاف می‌کنند یا هر راهکار دیگری که به نظرشان برای شخص درست بیاید. اما در زمانی که شخص را به غیر از جلسات آنلاین نمی‌بینیم چطور؟
شاید پاسخ برخی مدیران این است که همان شرایطی که در کار حضوری وجود داشت را در دورکاری می‌بریم، پس امروزه شاهد ابزارهای مدیریت پرسنل دورکاری هستیم که صفحات مانیتور کارکنان را بررسی می‌کنند، حرکت موس، تعداد کلمات تایپ‌شده، ایمیل‌ها و حتی فعالیت‌های حیاتی اشخاص مانند جابه‌جایی، ضربان قلب و… را تحت نظر و بررسی قرار می‌دهند.
می‌توان گفت که چیزی حدود ۸۰ درصد شرکت‌های کارکنان دورکار دارند از چنین ابزارهایی در حال استفاده هستند (منبع). درست است که این ابزارها می‌توانند بخشی از عملکرد کارکنان سازمان را کنترل کند و مانند دماسنج برخی از اتفاقات را نشان دهد، اما توجه بیش از اندازه به این دماسنج ممکن است باعث افت عملکردی، کاهش اعتماد سازمانی یا حتی فرسودگی شغلی شود.
البته که نمی‌گوییم که مانیتورینگ کارکنان نباید انجام شود، اما شیوه انجام آن باید تغییر یابد. مانیتورینگ کارکنان دورکار یا به‌طور کلی، پرسنل سازمان را به دو دسته می‌توان تقسیم بندی کرد:
- مانیتورینگ غیرتعاملی (Observational Monitoring)
استفاده از ابزارهای مانیتورینگ که زمان روشن‌بودن صحفه مانیتور، تعداد کلمات نوشته‌شده، حرکت موس و مواردی از این دست را محاسبه می‌کند یا حتی در زمانی که پرنسل حضوری کار می‌کنند، پشت میز‌شان نشسته‌اند، زمانی که برای ناهار اختصاص می‌دهند و زمان ورود و خروج به سازمان را می‌سنجد؛ اطلاعاتی عموماً زیاد، بدون نیاز به تعامل، عموماً با مشاهده‌کردن به‌دست می‌آیند.
- مانیتورینگ تعاملی (Interactional Monitoring)
این دسته از مانیتورینگ نیاز به تعامل مستقیم با کارکنان دارد. در این شیوه مدیر می‌پرسد چه کاری درحال انجام است، چه شیوه‌ای برای انجام در پیش گرفته‌ای، چه چالش‌هایی در پیش دارد و چه چیزی در این مسیر می‌تواند به او کمک کند.
مانیتورینگ تعاملی شباهات زیادی به جلسات یک به یک دارد؛ با این تفاوت که روی همان کاری که در همان لحظه درحال انجام است، تمرکز می‌کند. برای مثال، شما ممکن است وسط روز یک جلسه آنلاین با یکی از کارکنان خود برگزار کنید و این سؤالات را از او بپرسید.
هدف مانیتورینگ تعامل بهبود فرآیند انجام کار برای پرسنل است و در مرحله بعدی مانیتورکردن آنان، به همین دلیل بازخورد، احساس و استقبال خیلی بهتری در مقایسه با مانیتورینگ غیرتعاملی با آن می‌شود.
نتایج دورکاری کارکنان برای سازمان
سازمان‌های زیادی با این سؤال درگیر هستند که درصورت انجام اصولی مدیریت کارکنان دورکاری، نتایج دورکاری کارکنان برای سازمان چیست؟ آیا بهره‌وری لازم را ایجاد می‌کند؟ عده‌ای خود را برای آینده با رواج این مدل کار آماده می‌کنند. عده دیگر با ترس و لرز درحال قمارکردن روی جذب و استخدام کارکنان به شکل دورکار هستند و عده‌ای هم با تأکید فراوان، همچنان حضوری کارکردن را صحیح می‌دانند و علاقه‌ای به درگیری با مدیریت دورکاری کارکنان ندارند.
اما دلیل اینکه تلاش می‌شود که کارکنانی که دورکار شده‌اند به سازمان برگردند، چیست؟ اینکه (تصور می‌شود) آن‌ها از سازمان دور شده‌اند و تعاملشان با سازمان کاهش یافته است.
اما در واقعیت، اگر مدیریت کارکنان دورکاری به طرز صحیحی صورت گیرد و شرایط آن درست مهیا شود، آیا واقعاً دچار مشکل خواهیم بود؟ برای اینکه پاسخ این پرسش داده شود، اطلاعات پلتفرم‌های ارتباط پرسنل ریموت را مورد بررسی قرار دادند؛ مانند زوم، ماکروسافت تیمز. این اطلاعات را در سازمان‌های فورچون ۵۰۰ که فضای دورکاری را رواج داده بودند، بررسی کردند.
- جلسات بیشتر شده است
از سال ۲۰۲۰ تا سال ۲۰۲۲، با انجام صحیح مدیریت کارکنان دورکاری ، به‌صورت میانگین، جلسات کارمندان به ازای هرشخص، ۶۰ درصد رشد داشته است (از هفته‌ای ۵ جلسه به هفته‌ای ۸ جلسه).
- جلسات کوتاه‌تر شده است
با مدیریت دورکاری صحیح، از سال ۲۰۲۰ تا سال ۲۰۲۲، جلسات حدود ۲۵ درصد کاهش داشتند و از ۴۳ دقیقه به ۳۳ دقیقه رسیده است. می‌دانیم به‌عنوان یک ملاک کلی، هرچه جلسات کوتاه‌تر باشند، مؤثرتر خواهند بود.
- تعداد افراد جلسات کمتر شده است
با مدیریت کارکنان دورکاری به شکل اصولی، افراد حاضر در جلسات، به‌صورت میانگین در طی این دو سال، حدود ۵۰ درصد کاهش داشته‌اند و از میانگین ۲۰ نفر به ۱۰ نفر کاهش یافته است. می‌دانیم یکی دیگر از عوامل کلی دیگر در مؤثربودن جلسات، کم‌‌بودن تعداد حضار در جلسه است.
- جلسات یک به یک
جلسات یک به یک از ۱۷ درصد در سال ۲۰۲۰، به ۴۲ درصد افزایش پیدا کرده است که به‌عنوان یکی از اصلی‌ترین عوامل ایجاد کننده اعتماد در سازمان است.
- هدفمندی جلسات
با مدیریت دورکاری تعداد جلساتی که با هدف برگزار می‌شوند، افزایش داشته‌اند. براساس اینکه چه تعداد از جلسات به‌صورت آنی (meet now) و چه تعداد از جلسات روی کلندر ست می‌شدند، مشخص شد که درحالی که در سال ۲۰۲۰، تنها ۱۷ درصد جلسات کلندر می‌شدند، این عدد در سال ۲۰۲۰، به بیش از ۶۰ درصد رسید.
- کارکنان ناراضی مشخص می‌شوند
در مدیریت کارکنان دورکاری به شکلی بهتر، تنها با درنظرگرفتن تعداد جلسات برگزارشده، می‌توان احتمال خروج کارکنان از سازمان را نیز مدنظر قرار داد. کارکنانی که ناراضی باشند و احتمال خروج آن‌ها وجود داشته باشد، به‌صورت میانگین ۶۰ درصد کمتر در جلسات یک به یک شرکت می‌کنند (در بازه ۲ ماهه) و ۲۰ درصد جلسات کلندر شده‌شان کمتر خواهد شد و ۲۰ درصد هم در جلسات گروهی کمتر شرکت خواهند کرد.
پیشنهاد سیمپل اچ آر برای کنترل و مدیریت کارکنان دورکار
برای مدیریت کارکنان دورکار توجه به سه نکته بیان شده در بالا که «بازخورد سریع»، «بازبودن تصاویر در جلسات آنلاین» و «معنا‌دارکردن مشاغل» برای بهبود شرایط دورکاری می‌تواند مؤثر واقع می‌شوند. ابزارهای مدیریت کارکنان دورکار که فعالیت آنان را کنترل می‌کنند نیز می‌توانند تأثیر داشته باشد، اما نباید از «مانیتورینگ تعاملی» غافل شد.
علاوه‌براین‌ها، شما باید برای هر یک از مشاغل خود، نسبت مانیتورینگ تعاملی به مانیتورینگ غیرتعاملی را مشخص کنید. برای مثال، برای بعضی مشاغل که پیچیدگی بالایی دارند، احتمالاً وزن کمتری به مانیتورینگ غیرتعاملی دهید و سعی می‌کنید که هرروز با آنان با مدل مانیتورینگ تعاملی پیش بروید.
ولی برای مشاغلی که پیچیدگی کمتری دارند، احتمالاً وزن مانیتورینگ غیرتعاملی بیشتری برایشان درنظر بگیرید.
مدیریت تیم یک هنر است که وابسته به سلیقه، توانایی و شرایط هنرمند آن می‌تواند به هزاران شکل ممکن و غیرممکن طراحی شود. امیدواریم زیباترین مدل تیم‌داری خودتان را بیابید.
به‌سادگی کارکنان را دورکار کنید
مدیریت کارکنان دورکاری یک مسئله مهم است که بسیاری از سازمان‌ها با وجود داشتن شرایط کار از راه دور، به سمت آن نمی‌آیند و به عبارتی از مدیریت دورکاری فرار می‌کنند. به این دلیل که راه‌های مدیریت دورکاری را نمی‌دانند. اما با همین چند ترفند ساده است که می‌توانید به‌راحتی کارکنان خود را دورکار کنید و از مزایای این کار بهره ببرید.
نظرات شما