تیم سازی در سازمان چیست و چرا انجام می شود ؟
تیم سازی در سازمان ها موضوعی مهم برای پیشبرد اهداف آن‌هاست. اما معنای کلمه «تیم» چیست و چرا مجموعه‌ها به ساختن آن علاقه دارند؟ اگر تیم، به معنی واقعی کلمه ساخته شود، چه فوایدی دارد؟ چگونه می‌توانیم تیم‌سازی انجام دهیم؟ تفاوت گروه و team در چیست؟ ما در مقاله تیم سازی در سازمان در سیمپل اچ آر، به دنبال شفاف‌سازی تفاوت‌های کانسپت «تیم» و سایر گروه‌های انسانی و اصول تیم سازی در کسب و کار صحبت می‌کنیم.
تیم سازی چیست؟
در ابتدا بیایید ببینیم تیم سازی چیست؟ تیم سازی به انگلیسی معادل team building است. کلمه «تیم» یک کانسپت و مدل فکری است که در صورتی که توسط مدیران مجموعه، به‌خصوص مدیران منابع انسانی سازمان، به درستی به کار گرفته شود، می‌تواند سازمان را از عملکرد تک تک پرسنل، به عملکرد «تجمعی تصاعدی» برساند؛ یعنی به عملکردی که از جمع عملکرد تک‌تک افراد بیشتر است.
تفاوت گروه با تیم سازی در سازمان چیست؟
وقتی نام team در کسب و کار مطرح می‌شود، اغلب افراد آن را با گروه یکسان می‌دانند اما تفاوت گروه با تیم سازی در سازمان چیست؟ تمام این صحبت‌ها و شفاف‌سازی‌ها برای رسیدن به یک هدف بوده؛ همان هدف اصلی که سازمان برای آن بنا شده است. سازمان، بنگاه اقتصادی است و هدف از تمام این صحبت‌ها، رسیدن به عملکرد بهتر برای سودآوری بیشتر برای آن است.
تفاوت اصلی گروه و تیم، در اسم و کلاس کاری آن نیست؛ بلکه در عملکرد، خروجی و بهرهوری آن برای سازمان است.
تفاوت گروه کاری با تیم کاری در سازمان
- عملکرد گروه‌های کاری فقط به عملکرد تک‌به‌تک افراد بستگی دارد. ما تیمهای فروش می‌سازیم و تأکید خاصی هم بر team بودن آنان داریم. اما درنهایت، عملکرد هرکدام فقط برای خودشان است و پورسانت براساس عملکرد خود شخص است. (با فرض اینکه پورسانت‌ها فقط براساس فروش هرشخص داده می‌شود.)
- اما تیم سازی در سازمان و عملکرد آن، علاوه‌بر اینکه به شخص بستگی دارد، به کل افراد نیز وابسته است. مانند تیم فوتبال که در پایان هربازی، بهترین بازیکن، گل‌زن‌ترین و بهترین دفاع مشخص می‌شود و عملکرد هرشخص کاملاً شفاف است. اما آن چیزی که بیش از آن ارزش دارد، ارتباط تیمی و درنتیجه، عملکرد کل گروه است.
درواقع کانسپت تیم آن‌جایی شکل می‌گیرد که عملکرد کل تیم و پیروزی در زمین، بر عملکرد هرشخص ارجحیت پیدا کند.
- البته گروه‌های کاری نیز می‌توانند در مجموعه‌ها پیشرفت کنند و لزومی به team بودن نیست. البته علاقه‌ی ما برای تیم سازی در سازمان و تیم شدن، همانطور که گفته شد، بهبود عملکرد و افزایش بهرهوری است.
- گروه‌های کاری نیز دور هم جمع می‌شوند تا اطلاعات به اشتراک بگذارند، ایده‌هایشان را مطرح کنند و عملکرد یکدیگر را بررسی کنند. اما تمرکز همیشه برروی عملکرد خود شخص و مسئولیت‌پذیری آن است و اعضای گروه‌های کاری، مسئولیتی در قبال عملکرد ضعیف دیگر اعضای گروه قبول نمی‌کنند و تلاشی هم برای بهبود عملکرد کلی آن ندارند. اما برای مثال در تیم فوتبال، وقتی دفاع ضعیف بازی می‌کند، بقیه بازیکنان در بازی به کمک او می‌آیند. اگر حواسش نباشد، در موقعیت‌های حساس او را هوشیار می‌کنند و تلاش می‌کنند تا نتیجه تیمی را بهبود دهند.
- اما در تیم سازی در سازمان ، از اساس، با گروه‌های کاری متفاوت‌اند. مهمترین تفاوت آنان در مسئولیت‌پذیریشان است. آنها نسبت به عملکرد team مسئولیت‌پذیرتر هستند تا عملکرد شخص خودشان. آنها بیشتر اهل بحث و جدال و تصمیم‌گیری‌های چالش‌برانگیز هستتد تا جلسات برای انتقال اطلاعات و ایده‌ها. به نوعی انگار که جلسات انتقال اطلاعات و ایده، سطح پایین‌تری از کار به شمار می‌آید یا قسمتی از بدیهیات کار است که همه باید به صورت اتوماتیک انجام دهند.
برای مثال در جام جهانی ۲۰۲۲، تیمی مانند اسپانیا را دیدیم که با داشتن انبوهی ستاره مسئولیت‌پذیر با عملکرد بسیار بالا، در برابر تیمی که تیم‌تر بود، یعنی مراکش، بازی را واگذار کردند.
معماری تیم در سازمان
در بحث تیم سازی در سازمان، اولین و مهمترین نکته برای معماری تیم، درنظر گرفتن آن به عنوان یک واحد است. به عنوان مجموعه افرادی تک به تک که هرکدام هدف خود را دارند.
تیم، مجموعه‌ای اندک (معمولاً زیر ۱۰ نفر) از افراد است با مهارت‌های مکمل یکدیگر (نه مهارت‌های عالی) که به یک هدف پایبند هستند (یک هدف برایشان ارزش دارد) و یکدیگر را به صورت متقابل برای رسیدن به این هدف مسئول می‌دانند.
اساسی ترین قسمت معماری تیم
دلیل تیم سازی در سازمان و کنار هم آمدن افراد، ارزشمند بودن چیزی مشترک است که بدون آن، اعضا به صورت تکی عمل خواهند کرد. هدف تمام بازیکنان در زمین، پیروزی است و اگر کسی خلاف این عمل کند، تک‌روی کرده و پاس ندهد، از تیم کنار خواهد رفت.
حال این چیز ارزشمند مشترک، می‌تواند احساس افتخار از کار کردن در مجموعه باشد، می‌تواند رسیدن به عملکردی خیره‌کننده در بازار یا کمک به دانش‌آموزان برای یادگیری بهتر باشد. معمولاً آن «چیز مشترک»، یک المان پیروزی، اولین بودن، انقلاب‌گری یا به روز بودن را در خود دارد.
چه کسی باید در سازمان تیم کاری را تشکیل دهد؟
موضوع بسیار مهمی که وجود دارد این است که چه کسی باید در سازمان تیم را تشکیل دهد؟ افرادی را دورهم جمع می‌کنیم، به حال خود رها می‌کنیم و آموزش‌هایی برای انجام کار خودشان به آنها می‌دهیم. بعد سؤال می‌کنیم که چرا مجموعه ما، جهت خاصی ندارد و هدفش مشخص نیست.
می‌توان گفت که اصلی‌ترین کار یک مدیر موفق در تیم سازی در سازمان، پیدا کردن آن وجه مشترک، آن چیز ارزشمند در بین همه افراد و کار کردن و ساختن هرروزه آن، تقویت کردن و هرچه بیشتر توجه کردن به آن وجه مشترک است. شما به عنوان مدیر سازمان، باید نشان دهید که هدفتان از بازی کردن چیست. آیا فقط بردن تیم مقابل برای شما، آن چیز ارزشمند حساب می‌شود یا نه، حس شهرت و بازی کردن جلوی اعضا خانواده‌شان آن چیز ارزشمند است.
پیدا کردن و ساختن آن چیز ارزشمند، پایه‌ای‌ترین قسمت در معماری تیم است که هرگز نباید به خود اعضا سپرده شود. زیرا تجربه نشان داده که باعث سردرگمی خواهد شد.
ویژگی تیم کاری خوب
اگر بخواهیم از ویژگی تیم کاری خوب را پس از تیم سازی در سازمان بگوییم، معمولاً بهترین تیم‌ها آن چیز مشترک ارزشمند خود را در پاسخ به یک نیاز، سؤال یا چالش مطرح شده ازسوی یک مدیر بالادستی ایجاد می‌کنند. بهترین تیم‌ها معمولاً زمان زیادی را برای بحث و مناظره و گفتگو بر سر اینکه چه چیزی برایشان ارزشمند است و چرا برایشان ارزشمند است، می‌گذارند و این درحالی است که تیم‌هایی با عملکرد ضعیف، به ندرت همچین زمانی را برای خود قائل می‌شوند.
بهترین تیم‌ها چگونه یک هدف مشترک ارزشمند ایجاد می‌کنند؟
و اما کلیدی‌ترین پرسش در تیم سازی در سازمان این است که بهترین تیم‌ها چگونه یک هدف مشترک ارزشمند ایجاد می‌کنند؟ آنها تا جای ممکن هدف را شفاف می‌کنند. به جای آن‌که بگویند می‌خواهند خدمات متفاوتی به مشتری ارائه دهند، می‌گویند نرخ شکایت را به زیر ۱۰ درصد برسانیم. به جای اینکه بگویند بازار را گسترش می‌دهیم، می‌گویند بازار را به ۵ شهر جنوبی کشور خواهیم برد.
شفافیت در اهداف، یکی از مهمترین ویژگی‌های تیم‌ها با عملکرد بالاست.
ساختن تیم قوی در محیط کار
ساختن تیم قوی، گروهی که در مقابل سختی‌های بازار کسب و کار دوام بیاورد، از رازهای طراحی سازمان موفق است. در ایران اما به‌دلیل شرایطی بسیار متلاطم‌تر از بازارهای جهانی، ساختن آن اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. ایجاد دسته‌ای که تحمل چالش‌های این بازار را داشته باشد، درصورتی دوام می‌آورد که از نظر ویژگی‌های اخلاقی و قدرت، احتمالاً بسیار قوی‌تر از تیمهای سایر کشورها باشد. شاید یکی از بهترین نقاطی از جهان که می‌توانید اهمیت واحد منابع انسانی را در آن درک کنید، ایران باشد. شما به‌عنوان فعال منابع انسانی، با کمک به ساختن یک تیم قوی، که درواقعیت ساختن فرهنگ «قوی» است، می‌توانید تا حد مناسبی به‌عنوان شریک استراتژیک سازمان خود عمل کرده و جلوی خسارات فراوانی را بگیرید. در ادامه، ابتدا فاکتورهای اصلی یک تیم قوی را معرفی و سپس راهکارهای ساختن آن را پیشنهاد می‌دهیم.
ویژگی تیم های قوی
برای ساختن تیم قوی لازم است تا ویژگی‌های آنها را در تیم سازی بشناسیم. اما آیا گروه‌های قوی، فقط همین چند ویژگی را دارند؟ قطعاً گروه‌های قوی، یعنی تیم‌هایی که دارای فرهنگ قوی هستند و عملکرد خوبی دارند، دارای ویژگی‌های بسیاری دیگر نیز هستند؛ اما این چهار ویژگی بیان شده از فاکتورهای اصلی مشترک بین این تیمهای قوی و موفق بوده است که هیچ کدامشان شما را در طراحی تیم محدود نمی‌کند و تنها در تلاش است تا با ایجاد تصویری شفاف‌تر نسبت به تیم کاری موفق، در طراحی آنها به شما کمک کند. به‌طور کلی، تیمهای قوی دارای چهار ویژگی زیر هستند:
- شفافیت
آیا اعضای تیم شما با یکدیگر صحبت صادقانه و شفاف دارند؟ برای مثال، می‌توانند روبه‌روی یکدیگر بنشینند و درباره اشتباهی که انجام داده‌اند، صحبت کنند؟ چقدر می‌توانند به یکدیگر بازخورد شفاف بدهند و همکاری تیمی داشته باشند؟ یکی از ملاک‌های اصلی برای ساختن تیم قوی، صداقت در بین اعضا است و این صداقت را از شفافیت در مکالماتی که با یکدیگر دارند، می‌توانید متوجه شوید.
- انعطاف پذیری
درباره اهمیت انعطاف‌پذیری در مقالات مختلفی صحبت کرده‌ایم؛ از موفقیت کار تیمی در مایکروسافت گرفته تا مهارت های مدیریتی. اهمیت این موضوع بر شخصی پوشیده نیست؛ اما منظور از انعطاف‌پذیری در ساختن تیم قوی ، «راه حل‌گرا» بودن اعضا آن در مواجه با مشکلات است. یعنی وقتی افراد با مشکلی روبهرو می‌شوند، به جای آن که درگیر واکنش‌های احساسی شوند، برروی حل آن تمرکز می‌کنند.
- اهمیت دادن
آیا وقتی فردی از اعضای سازمان بیمار می‌شود، اعضای دیگر، جویای احوال او می‌شوند؟ اهمیت دادن به یکدیگر، چه از نظر فیزیکی و چه از نظر موفقیت‌هایی که در مسیر شغلی افراد به‌دست می‌آورند، از موضوعاتی است که تیم را قوی می‌کند. وقتی اعضای گروه بدانند که وقتی حالشان بد باشد، سایر افراد آن جا هستند که از آنان مراقبت کنند و زمانی که موفق می‌شوند، بازهم سایر اعضا هستند تا باهم جشن بگیرند. این احساس آرامش در ساختن تیم قوی ، باعث بهبود عملکرد در تیم و تقویت روحیه «قوی» بودن می‌شود.
- تقاضای کمک
برای همه تیم‌ها پیش می‌آید که در فرآیند انجام کار به مشکل برخورد کنند و برای حل آن، به کمک نیاز داشته باشند. تیمهای قوی درخواست کمک کردن از یکدیگر را نشانه ضعف نمی‌دانند، بلکه راهکاری برای بهبود عملکرد کل گروه می‌دانند. همچنین به این موضوع باور دارند که هدف، موفقیت پروژه است، نه اینکه یک شخص بتواند همه کارها را به‌تنهایی انجام دهد.
چگونه تیم قوی بسازیم؟ روش ساختن تیم قوی
برای ساختن تیم قوی، چهار ویژگی از آنها را برایتان بیان می‌کنیم و در ادامه، چند راهکار عملی، برای اینکه بتوانید این چهار ویژگی را در تیم خود تقویت کنید پیشنهاد می‌دهیم:
- فیل اتاق
اصطلاح فیل داخل اتاق، که اشاره به وجود چیزی ناخوشایند داشته ولی شخصی جرئت صحبت کردن درباره آن را ندارد. یکی از کارهایی که می‌توانید برای افزایش صداقت و همچنین شفافیت سازمانی انجام دهید، تشویق به صحبت کردن درباره مسائل دشوار در سازمان است. مانند صحبت کردن درباره امنیت شغلی، شرایط حقوقی، عملکرد ضعیف سازمان در سال‌های گذشته یا هر چیز دیگری که احساس می‌کنید در ذهن دیگران بوده و صحبت کردن درباره آن دشوار است که همین کار در ساختن تیم قوی ، نقش موثری دارد. (مقاله گوش دادن به کارکنان به شما کمک می‌کند تا این مهارت، که مهمترین مهارت واحد منابع انسانی به‌شمار می‌آید را به‌خوبی فرا بگیرید.)
- ویزیتور بی‌طرف
برای اینکه به ایجاد این مکالمه صادقانه در سازمان کمک کنید، یک راهکار، استفاده از شخصی بیرون از سازمان و بی‌طرف است. به این ترتیب که از او می‌خواهید درباره موضوع یا مشکل پیش آمده، تحلیل ارائه دهد تا مشکل را برطرف کنید یا اینکه از وی درخواست کنید تا شرایط را بررسی و مشکلی را بیان کند.
- داستان‌سرایی
همه ما در زندگی داستان‌هایی داریم که ارزش بیان کردن دارند و همه اعضای تیم نیز داستان‌هایی دارند که ارزش شنیدن دارد. دعوت کردن اعضای سازمان به بیان کردن داستان‌های زندگیشان، از لحظات حساس بالا و پایین زندگی، می‌تواند کمک خوبی به ایجاد این صداقت و شفافیت در ارتباط بین اعضای گروه و ساختن تیم قوی کند. البته برای اینکه حریم شخصی افراد در این مراسم حفظ شود، بهتر است قوانینی گذاشته شود. برای مثال، اینکه کسی حق سؤال پرسیدن درباره داستان شخص بعد از اتمام مراسم ندارد.
- هر شخصی نگران است
یکی از کارهایی که تیمهای قوی انجام می‌دهند، بیان نگرانی‌ها و ترس‌های خود از شرایط موجود و اعضای آن است. برای اینکه به‌عنوان مدیر سازمان بتوانید این گفتگوها را برای ساختن تیم قوی شکل دهید، می‌توانید از هر یک از افراد بخواهید احساسی که به گروه دارند را بیان کنند. همچنین اضافه کردن یک قانون به بیان این احساسات، می‌تواند جلوی منفی و مخرب شدن آن را بگیرد و آن قانون، این است که از افراد بخواهید سهم خود را در بهبود آن نگرانی یا ناراحتی بیان کنند.
- اهمیت فراوان
برای اینکه کاری کنید که اعضا به یکدیگر اهمیت دهند، باید اول از همه خودتان نشان دهید و ثابت کنید که برای آنها اهمیت ویژه‌ای قائل هستید. علاوه‌بر این، بهتر است نشان دهید که متوجه پیشرفتی که تیم کرده، شده‌اید و تلاش خود را برای برطرف کردن مشکلات انجام می‌دهید.
- چک کردن دما
اول هرجلسه می‌توانید با پرسیدن دو سؤال ساده، وضعیت کل تیم را بررسی کنید و همان ابتدا متوجه شوید که آیا شخصی وجود دارد که نیاز به کمک داشته باشد یا خیر:
- به سطح انرژی خودت از یک تا پنج چه نمره‌ای می‌دی؟ (چقدر شخص انرژی دارد.)
- به منفی یا مثبت بودن انرژی خودت از یک تا پنج چه نمره‌ای می‌دی؟ (این انرژی جنبه مثبت دارد یا منفی.)
برای ساختن تیم قوی و با پرسیدن این سؤال و احتمالاً شنیدن اینکه شخصی انرژی یک و جهت آن را منفی می‌داند، شخص در حالت افسردگی قرار دارد. احتمالاً جلسه را چند دقیقه‌ای متوقف می‌کنید و به وضعیت او رسیدگی می‌کنید. یا برای مثال، وقتی شخصی انرژی خود را پنج و جهت آن را منفی می‌داند، یعنی درحالت عصبانیت است. همچنین با پرسیدن این سؤال و ایجاد شدن لحظاتی توجه واقعی بررسی وضعیت شخص، مکالمه بین افراد صمیمی‌تر و صادقانه‌تر می‌شود.
اشتباهات رایج تیم سازی که باید بدانید
اشتباهات رایج تیم سازی یکی از مهمترین معضلاتی است که سازمان‌ها با آن روبهرو هستند؛ چراکه تیم سازی، الفبای تشکیل سازمان است. حتی برای ثبت شرکت، شما باید حداقل ۳ نفر باشید تا این کار صورت گیرد. همه ما سابقه عضویت و تشکیل تیمهای مختلف را داشته‌ایم و باورهای گوناگونی درباره تیم‌سازی و نگهداری از اعضای آن وجود دارد. در ادامه این مقاله همراهتان هستیم تا ابتدا چند باور عمومی اشتباه نسبت به تشکیل تیم را بررسی کنیم، سپس بهترین راه‌های خراب کردن تیم را به شما نشان خواهیم داد.
اشتباهات رایج تیم سازی و راهکارهای آن ها
در ادامه، باورهای نادرست و اشتباهات رایج تیم سازی را بررسی می‌کنیم:
- هم‌عقیده و یکدست بودن خوب است!
یکی از اشتباهات رایج تیم سازی این است که هرچه باور و علایق اعضای تیم با یکدیگر نزدیک‌تر باشد، روابط بین آنها بهتر می‌شود و از اتلاف وقت به‌خاطر راضی کردن یکدیگر جلوگیری می‌شود. البته که درست است این باور، از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند، اما باید بدانیم که هدف ما از تشکیل تیم، تشکیل اکیپ سفر یا دورهمی نبوده است. ما این تیم را برای انجام کار و هدفی مشخص دور هم جمع کردیم و آن هدف، بهبود شرایط و افزایش بهره وری در سازمان بوده است. تحقیقات نشان می‌دهد که فرهنگ «خوب بودن» در سازمان، کسی به کسی کار نداشته باشد، کسی کار شخص دیگر را زیرسؤال نبرد و هیچ چالش کاری وجود نداشته باشد، نه‌تنها باعث رشد سازمان نمی‌شود؛ بلکه با احتمال بالایی، در بقای خود، به‌زودی دچار مشکل خواهد شد. دلیل کامل این اتفاق را در مقاله تعارض سازمانی توضیح داده‌ایم.
جالب است بدانید که تقریباً برعکس این قضیه درست است. اینکه شما بتوانید فضای تعارض را در تیمتان ایجاد کنید. تعارض و چالشی که به نحوه انجام کار، اهداف سازمانی و پیدا کردن بهترین ایده‌ها در تیم بپردازد؛ نه‌تنها باعث تضعیف عملکرد سازمان نمی‌شود، بلکه عملکرد را بهبود می‌بخشد و باعث افزایش خلاقیت در سازمان می‌شود.
- اعضای جدید را با قدیمی قاتی کنید!
این ایده وجود دارد که اعضای تازه‌وارد را با اعضای قدیمی سازمان قاتی کنید. با این کار، اعضای قدیمی سازمان را از منطقه امن خودشان خارج کنید تا خلاق‌تر شوند و بهرهوری خودشان را افزایش دهند. اما این ایده نیز اشتباه بوده و از اشتباهات رایج تیم سازی به‌شمار می‌رود. تحقیقات نشان می‌دهد که هرچه اعضای یک گروه، بیشتر و طولانی‌تر با یکدیگر کار کنند (با حفظ فرهنگ تعارض)، عملکردشان بهتر می‌شود.
- تیم بزرگ، بهتر عمل می‌کند!
از اشتباهات رایج تیم سازی و باوری که وجود دارد، این است که هرچه تیم را بزرگ‌تر کنیم، باعث می‌شود که اعضای آن، به منابع و تخصص‌های بیشتری دسترسی داشته باشند تا خلاقیت و بهرهوری آنها افزایش پیدا کند. علاوه‌بر این، به‌دلیل تنوع بیشتر تخصص‌ها، با بزرگ‌تر کردن تیم، تعامل داخل آنها نیز بیشتر و بهتر خواهد شد.
این باور یکی از بدترین باورهایی است که نسبت به کار تیمی وجود دارد و خسارت‌های سنگینی به سازمان‌ها وارد می‌کند. درواقع، هرچه تیم کوچک‌تر باشد، خلاقیت و روابط بین آنها بیشتر می‌شود. توجه داشته باشید که با بزرگ کردن تیم، با دو چالش اصلی روبهرو خواهید شد:
۱- هماهنگی بین اعضا، بسیار ضعیف خواهد شد.
۲- بهرهوری افراد، به‌شدت کاهش خواهد یافت.
- تیم باید قوی باشد!
قوی بودن تیم نیز یکی دیگر از اشتباهات رایج تیم سازی است؛ طوری که اگر این ایده را دارید که در تیم کاری موفق، اعضا درباره همه چیز مطمئن حرف می‌زنند، شک نمی‌کنند، جایی برای اینکه احساس ضعف کنند و ضعیف عمل نمایند، در نظر نمی‌گیرند، تصور شما واقعی نیست و تیمی مسموم خواهید ساخت. این خواسته شما از اعضای تیم، مانند همان جمله قدیمی است که می‌گوید «مرد که گریه نمی‌کنه» همانقدر مخرب!
- باید سخت کار کنیم!
این سناریو در فیلم‌ها که تیمهای موفق، ساعات طولانی کار می‌کنند، آخر هفته‌هایشان را همگی سرکارند، تفریح نمی‌کنند و مانند ربات زندگی می‌کنند، برای فیلم‌ها است و یکی دیگر از اشتباهات رایج تیم سازی محسوب می‌شود. در دنیای واقعی، ما زمانی بهترین عملکرد خود را داریم که از ۸۵ درصد ظرفیت خود استفاده کنیم. شاید باید به ارزیابی عملکرد تیم خود رجوع کنید و ملاک‌های آن را از ساعات کاری، حجم کاری یا تعداد جلسات، به خروجی کار آنها و حتی استفاده کردن از مرخصی‌ها به‌عنوان یک نکته مثبت یاد کنید.
- اولویت اصلی کار است!
اگر در تیمتان فردی را تشویق می‌کنید که ناهارش را سر میز کارش می‌خورد، برنامه میهمانی‌های شخصی‌اش را برای سازمان به تعویق می‌اندازد و چندین ماه است که از مرخصی‌هایش استفاده نکرده، شما درحال پرورش این باور مسموم در تیم خود و انجام یکی از اشتباهات رایج تیم سازی هستید. شاید بهتر باشد که خودتان الگوی رفتار درست باشید، مرخصی بگیرید، به مهمانی بروید و بیان کنید که به مهمانی می‌روید، سر زمان مناسب با اعضای تیم ناهار بخورید و سعی کنید که تعادل را به آنها نگویید، بلکه نشان دهید.
- باید رقابت باشد!
اگر در جلسات هفتگی و ماهانه، افراد مختلف اعضای تیم خود را روبه‌روی هم و در یک رقابت قرار می‌دهید، درواقع درحال تبعیت از این باور مسموم و اشتباهات رایج تیم سازی هستید. البته ما شدیداً موافق فرهنگ تعارض سازمانی هستیم، جایی که شیوه انجام کار، تارگت‌گذاری‌ها و عملکرد افراد، به چالش کشیده می‌شود؛ اما اینکه بخواهیم یک پروژه یکسان را به دو نفر بدهیم و آنها را در رقابت قرار دهیم، مانند کاری که با بعضی تیمهای فروش انجام می‌دهیم ، نمونه استفاده از این باور است. به جای این کار، تلاش کنید برای کل تیم، هدف و مأموریتی ارزشمند تعریف کنید و یا حداقل، رقیبی خارج از سازمان برای اعضا بسازید؛ مانند کاری که تیم فرمول یک مرسدس بنز انجام می‌دهد که می‌توانید جزئیات بیشتر آن را در مقاله زیر، مطالعه کنید.
ویژگی های تیم موفق
ویژگی های تیم موفق را می‌توان از جنبه‌های مختلفی بررسی کرد. از فرآیندی که در جذب و استخدام آن افراد در نظر گرفته شده است تا سبکی که سرپرست تیم، کارها را مدیریت و یا تفویض اختیار می‌کند تا حتی محیطی سیاسی و اجتماعی که تیم در آن قرار دارد. اما در این بخش از مقاله، بیشتر تمرکز ما برروی داخل تیم و پیدا کردن رفتارهایی است که تیمهای موفق، فارغ از نوع فعالیت و صنعت، آنها را انجام می‌دهند.
ویژگی های تیم موفق چیست؟
برای شناخت ویژگی های تیم موفق ، آقای ران فردمن (Ron Friedman) که به‌صورت تخصصی در مجموعه Ignite80.com برروی تیمهای دارای عملکرد قوی و موفق کار می‌کند، با قصد شناسایی و فهمیدن رفتارهایی که تیمهای موفق را می‌سازند، تحقیقی برروی بیش از هزار نفر از کارکنان در آمریکا انجام داد. براساس این تحقیق، مشخص شد که تنها چیزی حدود ۸ درصد از تیم‌ها، دارای عملکرد قوی و به اصطلاح «موفق» هستند و این جامعه ۸ درصدی، رفتارهای زیر را دارند:
- تیمهای موفق، صحبت می‌کنند
از ویژگی های تیم موفق این است که بعد از اینکه هر پروژه مشخص شد، از فرمت روتین انجام پروژه پیروی نمی‌کنند. آنها بلافاصله شروع به کار نمی‌کنند، در عوض آنها زمانی را اختصاص می‌دهند تا با یکدیگر شفاف شوند و تکلیفشان را با خودشان مشخص کنند (تیمهای موفق در مقایسه با تیمهای معمولی، سه برابر بیشتر احتمال دارد که چنین کاری را انجام دهند.) آنها از این زمان استفاده می‌کنند تا توافقات غیررسمی و فرهنگی خود را انجام دهند و چیزهایی که در پروژه به آنها اشاره نمی‌شود را مشخص کنند. به طور کلی، تیمهای موفق قبل از شروع پروژه یا یکدیگر این چهار مورد را شفاف می‌کنند:
ـ کارهایی که ترجیح می‌دهند خودشان انجام دهند و تخصص بیشتری در آن دارند.
ـ شیوه‌ای که ترجیح می‌دهند در طول پروژه از وضعیت پیشرفت همکاران مطلع باشند و گزارش دهند.
ـ سناریوهای موفق و ناموفقی که در پروژه قبلی با یکدیگر تجربه کرده‌اند.
ـ برنامه‌ای برای زمانی که اوضاع از کنترل خارج شد.
با این مکالمه ساده، در همان ابتدای کار، دو اتفاق ارزشمند در بین اعضا روی می‌دهد:
- «احترام» به مهارت‌ها و تخصص‌های یکدیگر، اساس پیشبرد پروژه می‌شود.
- با توجه به اینکه اعضا، اتفاقات شکست‌خورده گذشته را مرور می‌کنند، باعث می‌شود که ترقیب شوند اگر در طول پروژه احساس کردند چیزی درست پیش نمی‌رود، همان جا صحبت کنند و جلوی خسارت بیشتر را بگیرند که در این باره، در مقاله سکوت سازمانی بیشتر صحبت کرده‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم آن را مطالعه کنید.
- تیمهای موفق، زنده‌اند
تیم‌هایی که در این تحقیق جزو آن ۸ درصد موفق بودند، در مقایسه با تیمهای ناموفق، بیشتر اطلاعات با یکدیگر به اشتراک می‌گذاشتند؛ به این معنی که هر پیشرفت یا مشکلی در روند کاری خود داشتند، تمام اعضای تیم را مطلع می‌کردند. از ویژگی های تیم موفق این است که نه‌تنها اطلاعات، نگهداری و محرمانه لحاظ نمی‌شود، بلکه اعضا یکدیگر را تشویق می‌کردند که هر آنچه به‌عنوان پیشرفت یا آپدیت از وضعیت پیشرفت پروژه داشتند را برای یکدیگر به اشتراک بگذارند تا از این طریق، هم سرعت تصمیم‌گیری اعضای تیم افزایش یابد و هم باعث افزایش تمرکز اعضا تیم برروی پیشرفت پروژه شود.
- تیمهای موفق، جشن می‌گیرند
درباره فیدبک و به طور کلی، ساختن فرهنگ بازخورد، فرهنگی که افراد به‌صورت روتین به یکدیگر درباره نحوه انجام کارهای بازخورد می‌دهند، در مقاله فرهنگ بازخورد دادن صحبت کردیم. اما از ویژگی های تیم موفق این است که آنها رفتار جالب دیگری دارند؛ بدین شکل که علاوه‌بر فیدبک دادن، وقتی کاری را انجام می‌دهند و در آن موفق عمل کرده‌اند، آن را بیان می‌کنند و می‌گویند که این موفقیت را مدیون کمک کدام یک از اعضای تیم هستند و به این ترتیب، موفقیت خود را با هم‌تیمی خود جشن می‌گیرند و شریک می‌شوند که از این طریق، این رفتار تکرار می‌شود.
- تیمهای موفق، دعوا می‌کنند
در تمجید داشتن تعارض سازمانی همین بس که باعث بهبود عملکرد، افزایش یادگیری، رضایت شغلی و بهبود روابط می‌شود که در مقاله تعارض سازمانی، به طور کامل درباره آنها صحبت کرده‌ایم. اما از ویژگی های تیم موفق این است که در آنها نسبت به سایر تیم‌ها، نه‌تنها تعارض، مخالفت و درگیری کمتر نیست، بلکه بسیار بیشتر است. همانطور که در تحقیقی مشخص شد که زوج‌های موفق، نیست به زوج‌هایی که احتمال طلاق در آنها وجود دارد، بیشتر با یکدیگر مخالفت می‌کنند (منبع). این روایت در تیمهای موفق نیز نسبت به تیمهای دیگر وجود دارد. تیمهای موفق، به مخالفت و تعارض سازمانی به چشم یک فرصت برای بهبود شرایط، دیدی سازنده و لازم برای پیشرفت نگاه می‌کنند در حالی که تیمهای دیگر، تعارض سازمانی را یک تهدید و از بین برنده اعتماد می‌دانند. البته در طول این مخالفت‌ها، آنها اصول مخالفت و تعارض را رعایت می‌کنند:
ـ یکدیگر را مورد تمسخر قرار نمی‌دهند.
ـ به یکدیگر برچسب‌های شخصیتی نمی‌زنند.
ـ برروی کاری که الان باید انجام شود به جای اشتباهی که شده است، تمرکز می‌کنند.
- تیمهای موفق، سازنده‌اند!
اعضای تیمهای موفق در این تحقیق بیش از همه با این جمله موافق بودند: حتی بهترین روابط کاری هم بالا و پایین دارند.
این افراد باور دارند که روابط در تیم آسیب می‌بینند و سپس نیاز به درمان و رسیدگی دارند. یکی دیگر از ویژگی های تیم موفق این است که در مقایسه با تیمهای معمولی، به اعضای تیم خود بیشتر اهمیت می‌دهند؛ به این معنی که وقتی احساس کنند بین خودشان و یکی از اعضا دلخوری پیش آمده، خودشان به‌صورت خودجوش به‌سراغ آن شخص می‌روند و سعی می‌کنند تا شرایط را درست کنند. تیمهای موفق باور دارند که می‌توان شرایط را با تلاش بهبود و اصلاح کرد و بر همین اساس است که وقتی می‌بینند روابطشان با یکی از اعضا سازمان مناسب نیست، به دنبال راهکاری برای حل آن می‌گردند ( با فرهنگ سازمانی مسموم تیمی مقایسه کنید که وقتی روابط دو نفر خراب می‌شوند، پشت یکدیگر صحبت می‌کنند و افراد گروه را به دو دسته تقسیم می‌کنند.)
تیم کاری موفق و قوی
تیم کاری موفق و قوی و وجود آن در یک سازمان، آرزو و خواسته هر مدیر و کارشناس منابع انسانی است. این گروه‌ها با قدرت و هماهنگی بالایی که دارند، می‌توانند به هر هدف سازمان، جامه عمل بپوشانند. اما چگونه یک تیم خوب داشته باشیم؟ مهمترین ویژگی تیمهای کاری موفق کدام است؟
تیم کاری موفق و ارتباط آن با محیط کاری شاد
قبل از این که پیش برویم، سؤالی اساسی از شما داریم. چرا تلاش می‌کنیم محیط کار و اعضای تیم خود را خوشحال کنیم؟ چرا تلاش می‌کنیم حال آنها را خوب کنیم؟ مگر تیم کاری موفق و ارتباط آن با محیط کاری شاد، بر روند رشد سازمان تأثیر دارد؟ گاهی پاسخ این سؤال را فراموش می‌کنیم. گاهی مدیران منابع انسانی گمان می‌کنند که پاسخ این پرسش این است: چون انسان هستیم و باید برای حال خوب دیگران تلاش کنیم. چون این کاری است که برایش “پول” می‌گیریم!
متأسفانه باید بگوییم که این وظیفه مدیر سازمان یا منابع انسانی نیست؛ بلکه یک دلقک می‌تواند این کار را انجام دهد و صرفاً به‌دلیل این که به هم‌نوع خود کمک کند و حال بهتری به او بدهد، این کار را انجام دهد. شما که مدیر سازمان یا مدیر منابع انسانی هستید، باید تلاش کنید منافع مجموعه را برطرف نمایید و برای این کار لازم است که حال همکارانتان را خوب کنید.
تحقیقات نشان داده است که وقتی حال پرسنل سازمان خوب است، آنها بهرهوری، خلاقیت و ماندگاری بیشتری در سازمان دارند.
ممکن است هردو دیدگاه درنهایت یک کار انجام دهند. دیدگاهی که بگوید چون پرسنل هم یک انسان است، تلاش می‌کنم تا حال او خوب باشد. دیدگاه دیگر این که چون سود سازمان برای من اهمیت دارد و اگر حال پرسنل خوب باشد، سود آن بیشتر خواهد شد؛ پس حال پرسنل مهم است. اما تفاوت در جایگاه و قدرت مدیر و منابع انسانی با این تغییر دیدگاه حاصل خواهد شد.
– جلسه هیأت‌مدیره را تصور کنید که مدیر منابع انسانی از اقدامات خود صرفاً با رویکرد انسانی‌دوستی صحبت کند. چقدر ضعیف به‌نظر خواهد رسید!
– جلسه هیأت‌مدیره‌ای را تصور کنید که مدیر منابع انسانی سازمان، از دید سود مجموعه شروع به صحبت کند و به اقدامات منابع انسانی خود برسد.
در جلسه اول، همه او را به چشم یک دلقک یا در بهترین حالت، روانشناس نگاه خواهند کرد. درحالی که در جلسه دوم، همه او را به چشم شریک سازمان خواهند دید.
تقویت تیم کاری به چه چیزهایی بستگی دارد؟
بیایید ببینیم تقویت تیم کاری به چه چیزهایی بستگی دارد؟ در این مقاله از سیمپل اچ آر، توجه ما به تیم کاری موفق خواهد بود. دهه‌ها تحقیق و بررسی در دانشگاه هاروارد نشان داده است که اگر سه نیاز روانی افراد در تیم‌ها پاسخ داده شود، به احتمال بالایی این تیم کاری قوی خواهد بود که شامل:
- اختیار
- شایستگی و توانایی
- ارتباط
از بین سه شرط مطرح شده برای داشتن یک تیم کاری موفق، «ارتباط»، پرچالش‌ترین مسئله برای مدیران است. ارتباط تیمی، یک از موارد اصلی است که باعث جذب افراد با استعداد در گروه می‌شود. مسئله ارتباط شامل دشواری‌ها و سختی‌های زیادی برای درک و پیاده‌سازی بود که با آمدن کرونا، شرایط بدتر نیز شد. اما در همین شرایط هم تیم‌هایی هستند که ارتباط خود را نه‌تنها در این شرایط کرونا از دست ندادند، بلکه رشد نیز داده‌اند.
با بررسی و مقایسه این تیم‌ها به پنج نکته جالب برای تقویت ارتباط در فعالیت‌ها و موفقیت کار تیمی رسیدیم که به ترتیب برایتان ذکر می‌کنیم.
ویژگی های تیم کاری موفق
برای تقویت تیم کاری، لازم است ویژگی‌های تیم کاری موفق را بشناسیم و آنها را به کار ببندیم. در ادامه با ما همراه باشید تا ۵ راز معجزه تقویت تیم کاری را با شما درمیان بگذاریم.
- تیم کاری موفق با یکدیگر صحبت می‌کنند!
– کی زنگ می‌زنه آخه دیگه؟! اگه کار داشته باشم پیام می‌دم. پیداش نمی‌کنم؟ تو ترلو بهش می‌گم چیکار کنه!
این جملاتی نیست که در تیم کاری قوی خواهید شنید. آنها در بدترین حالت، در دورکاری تا جای ممکن باهم به‌صورت تلفنی صحبت می‌کنند و سعی می‌کنند ارتباط زنده با یکدیگر داشته باشند. اگر در یک ساختمان باهم باشند، ترجیح می‌دهند که حضوری صحبت کنند و تا جای ممکن، به یکدیگر پیام ندهند. ارتباط تلفنی در مقایسه با پیامک یا ارتباط مکتوب به هرشکلی، سوء تفاهم‌ها را کاهش می‌هد و باعث تقویت ارتباط و مهارت های بین فردی در محل کار می‌شود. در تیمهای دورکاری با عملکرد قوی، به‌صورت متوسط هر عضو درطول روز، ۱۰ مرتبه مکالمه تلفنی برقرار می‌کند؛ درحالی که در تیمهای معمولی، بیش از ۶ مرتبه نخواهد شد. (در مقاله مدیریت کارکنان دورکاری به شما راه‌هایی را برای مدیریت دورکاری در سازمان ارائه داده‌ایم.)
- تیم کاری موفق، جلسات هدفمند شرکت می‌کند!
می‌دانیم که به‌طور کلی، جلسات انرژی سازمان را کاهش می‌دهد، افراد سازمان را ناراضی می‌کند و میلیاردها خسارت برای آن درست می‌کنند. اما افراد تیم کاری قوی، با درک این موضوع، یا حداقل، داشتن یک نفر در سِمَت مدیریت که این موضوع را درک می‌کند، اجازه‌ی برگزاری جلسات بدون هدف و اتلاف وقت را نمی‌دهد و این فرهنگ را بین همه پخش می‌کند.
یک تیم کاری موفق به‌صورت معمول از همه افراد حاضر در جلسه، یک فعالیت یا تسک برای انجام دادن می‌خواهند و کسی بدون این که کاری انجام داده باشد، در آن حاضر نمی‌شود که این کار را در مقایسه با تیمهای معمولی تقریباً ۴۰ درصد بیشتر انجام می‌دهند. آنها تقریباً ۳۰ درصد بیشتر از تیمهای معمولی به داشتن صورت‌جلسه یا حداقل موضوع جلسه مشخص توجه می‌کنند و تقریباً ۶۰ درصد بیشتر از تیمهای معمولی در ابتدای جلسات، از کارهایی که هر یک از اعضایشان انجام داده‌اند، مطلع می‌شوند. همچنین آنها را تشویق و تحسین می‌کنند. با انجام این کار، جلسات خود را به یک استیج تمام عیار برای قدردانی از کارمندان و افرادی که زحمت می‌کشند، تبدیل می‌کنند.
- تیم کاری موفق، صحبت غیرکاری می‌کند!
تحقیقات می‌گوید که تیم کاری موفق و قوی، ۲۵ درصد نسبت به تیمهای معمولی بیشتر در محل کار، صحبت‌های غیرکاری می‌کنند. البته منظور از صحبت‌های غیرکاری، هرنوع صحبت درباره علایق و تفریحات به‌جز صحبت درباره همکار دیگر و به‌اصطلاح خاله زنگ‌بازی است. اما چطور ممکن است که تیم‌هایی که بیشتر در زمان کاری، کار نمی‌کنند، بهتر باشند؟
درواقع تیم کاری قوی، تیم‌هایی نیستند که بیشتر از تیمهای معمولی کار می‌کنند، حتی شاید کمتر هم کار کنند؛ اما به‌دلیل همان موضوعاتی که بین آنها وجه اشتراک ایجاد کرده است، آنها روابط کاری بهتری ایجاد می‌کنند و در تیم نیز، عملکرد بهتری خواهند داشت. تیم کاری موفق به نسبت تیمهای معمولی، به احتمال خیلی بالا‌تری در جلسات دورهمی‌های خارج از کار و قهوه خوردن و گشت و گذار با یکدیگر، زمان خواهند گذراند و در سازمان به‌دنبال دوستی باهمکار هستند.
- تیم کاری موفق، تشویق می‌کند و تشویق می‌شود
احساس ارزشمند بودن و دیده شدن، یکی از اساسی‌ترین نیاز‌های ما در زندگی است که این نیاز، در تیم کاری قوی بسیار بهتر از تیمهای معمولی پاسخ داده می‌شود.
به‌صورت میانگین، تشویق و قدردانی که از همکاران در تیم کاری موفق دریافت می‌شود، ۷۲ درصد بیشتر است. همچنین نسبت به تیمهای معمولی، از مدیر خود نیز تا ۸۰ درصد قدردانی بیشتری دریافت می‌کنند!
به یاد داشته باشید که قدردانی، به هیچ‌وجه همیشه از بالا به پایین نیست و در کل سازمان و در تمام روابط سازمانی باید وجود داشته باشد. (ما در مقاله فرهنگ تشکر کردن در سازمان روش این کار را توضیح داده‌ایم.)
- تیم کاری موفق، بیشتر ایموجی میفرستند!
تیم کاری قوی، راحت‌تر هستند، بیشتر خودشان هستند، بیشتر جوک می‌گویند و برای بیان احساساتی که دارند، راحت‌تر برخورد می‌کنند. آنها در پیام‌هایشان بیشتر از ایموجی، گیف و انواع علائم نگارشی استفاده می‌کنند. در این تیم‌ها، افراد راحت‌تر باهم دعوا و بحث می‌کنند، غر می‌زنند و شکایت خود را بیان می‌کنند. به‌نوعی می‌توان گفت که دامنه پذیرش احساسات از منفی تا مثبت، در تیم کاری موفق بیشتر است و این دامنه گسترده پذیرش در تیم، باعث ایجاد احساس اعتماد در تیم می‌شود.
به سادگی، تیم سازی کنید
تیم سازی در سازمان، به عنوان یکی از اصلی‌ترین مهارت‌های هر رهبر و مدیری در مجموعه به شمار می‌آید. team building، چیزی متفاوت از گروه‌های کاری است. درواقع جایی است که عملکرد کل اعضا، مهم‌تر از عملکر تک به تک آن‌هاست و این درحالی است که در گروه‌های کاری، بیشترین تمرکز بر روی عملکرد تک تک افراد است.
در کتاب‌های انگیزشی، جمله‌ای گفته می‌شود: Fake it till you make it
شاید بتوان از این جمله برای ساختن تیم موفق استفاده کرد. اگر برای شما دقیقاً مشخص نیست که تیم موفق چه خروجی می‌تواند برای سازمان شما داشته باشد و چه مسیری را برای آن باید طی کنید، شاید راهکار دیگر این باشد که ویژگی های تیم موفق و خصوصیات رفتاری که آنها در دنیا از خود نشان می‌دهند را در تیم خود پیاده کنید:
- قبل از شروع پروژه با اعضای خود مکالمه کنید و سه موضوع اساسی را با آنها مطرح کنید.
- انتشار اطلاعات از پیشرفت و وضعیت پروژه را در تیم، سریع‌تر و به‌روز کنید.
- موفقیت خودتان را با اعضایتان جشن بگیرید.
- با یکدیگر مخالفت کنید و تعارض سازمانی را تشدید کنید.
- روابط وقتی آسیب دیدند، خودتان ترمیم کنید.
نظرات شما