۴ استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام برای کارشناسان منابع انسانی

استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام در سازمان

استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام برای یک کارشناس منابع انسانی، از مهم‌ترین برنامه‌هایی است که باید داشته باشد. برای این کار، ابتدا لازم است که استراتژی جذب و استخدام را مشخص کنیم که براساس آن، منابع انسانی سازمان به چهار دسته مختلف اساسی تقسیم می‌شدند که شامل موارد زیر است. برای درک بهتر این تقسیم‌بندی، دیجی‌کالا را مثال قرار می‌دهیم:

1. اهمیت استراتژیک بالا – فراوانی بالا: کارشناسان خرید خبره برای پیدا کردن و بستن قرارداد با تأمین‌کنندگان به بهترین قسمت و شرایط.
2. اهمیت استراتژیک پائین – فراوانی کم: کارگران انبار که مسئول پر کردن سبد مشتریان هستند.
3. اهمیت استراتژیک بالا – فراوانی کم: مدیر فنی برای پاسخگو بودن نیاز روزانه میلیون‌ها نفر در سایت.
4. اهمیت استراتژیک پائین – فراوانی زیاد: کارشناسان واحد مرکز پشتیبانی.

در این دسته‌بندی، منظور از اهمیت استراتژیک، تأثیرگذاری آن واحد یا شخص در بیزینس است و منظور از فراوانی، در دسترس بودن آن افراد در بازار کار است. البته ملاک دیگری نیز به این تقسیم‌بندی اضافه کردیم که میزان تقاضا به هرکدام از آن‌ها در بیزینس است. برای مثال، تعداد افراد مورد نیاز برای کارشناسان خرید بسیار بیشتر از تعداد افراد مورد نیاز برای مدیر فنی است.

حال سؤال این است که برای هرکدام از این دسته‌بندی‌ها، در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام چطور عمل خواهیم کرد؟ برای کدام یک از این استخدام‌ها، بعد از نوشتن متن آگهی استخدام، آگهی شغلی در جاب‌بورد‌ها می‌زنیم و برای کدام یک، از هد هانتینگ استفاده خواهیم کرد و این فرآیند را به دست شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات جذب و استخدام مانند سیمپل اچ آر خواهیم داد؟ در کدام حالت از این استخدام‌ها تلاش می‌کنیم که هزینه جذب را تا جای ممکن کاهش دهیم و در کدام یک، هزینه جذب برای ما هیچ اهمیتی دارد؟ استراتژی جذب و استخدام سازمان شما چیست؟ برنامه استفاده از (ATS (applicant tracking system را دارید؟ چقدر از referral ها یا کاندیدای معرفی شده از طرف سایر کارمندان فعلی شرکت استفاده می‌‌کنید؟ در این مقاله برنامه ریزی جذب و استخدام با سیمپل‌اچ آر به این موارد پاسخگو خواهیم بود.

ما در دوره جذب استخدام به طور کامل و مفصل، به آموزش کامل جذب و استخدام پرداخته‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم ازطریق لینک زیر، حتماً آن را مشاهده کنید.

• دوره جذب و استخدام | آموزش رایگان جذب و استخدام نیروی انسانی

مراحل تنظیم استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام

در ادامه، به مراحل تنظیم استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام می‌پردازیم تا شما با الگوگرفتن از آن، بتوانید به بهترین شیوه، یک برنامه استراتژیک برای خود و سازمان طراحی کنید.

1. حالت اول: به‌صرفه و سریع

برای تدوین استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام، درحالتی که فراوانی نیرو در بازار کار زیاد و اهمیت استراتژیک کم باشد، یک آگهی شغلی ساده می‌تواند پاسخگوی نیاز باشد. در این حالت، سرعت و کنترل هزینه جذب و استخدام، اولویت یک را دارد. در طی فرایند جذب و استخدام، برای جذب نیروی کال سنتر یا مرکز تماس دیجی‌کالا، نیروی فراوانی در این حوزه موجود است (حداقل می‌توان فرض کرد که نسبت به مدیر فنی وجود دارد.) و اهمیت استراتژیک پائینی دارد. پس احتمالاً باید از کم‌هزینه‌‌ترین و سریع‌ترین روش برای استخدام این واحد استفاده کنیم که جاب‌بوردها مثل جاب‌ویژن و جابینجا می‌توانند از پاسخ‌های مناسب باشند.

ما در این قسمت از فرآیند جذب و استخدام، به‌دنبال بهترین‌های بهترین بازار نیستیم؛ بلکه فقط به‌دنبال «فرد مناسب» هستیم. اگر قرار باشد به همه قسمت‌ها به یک اندازه اهمیت دهیم، هیچ قسمتی برایمان اهمیت ندارد. در برند کارفرمایی و پیشنهاداتی که به کاندیدا می‌دهیم، نیاز نیست فعالیت عجیبی انجام دهیم؛ بلکه استانداردهای بازار را رعایت کنیم، برایمان کفایت خواهد کرد.

• در این قسمت از جذب و استخدام، استفاده از سیستم‌ها و نرم‌افزارهای جذب و استخدام استخدام ATS مثل کاربوم می‌تواند مناسب باشد؛ زیرا رزومه‌های دریافتی زیادی دارید و لازم است تا جای ممکن، این اتفاق سریع روی دهد. البته پیشنهاد ما این است که اگر در این قسمت در طول سال، زیر ۵۰ نفر استخدام دارید، اصلاً سراغ این نرم‌افزارها نروید.

2. حالت دوم: استخدام زیاد و سخت!

حالت دوم استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام برای زمانی است که شما به افراد زیادی احتیاج دارید ولی افراد زیادی در بازار وجود ندارند. در مثال دیجی‌کالا، مثل تشکیل تیم برنامه‌نویسی، نه در سِمَت مدیر فنی، در سِمَت کارشناس، که به افراد زیادی نیاز دارد، اهمیت استراتژیک بالا و فراوانی کم دارند. در این جا پراهمیت‌ترین فعالیت، تقویت برند کارفرمایی و طراحی پکیج ارزش پیشنهادی که به کاندیدا ارائه می‌کنیم، بسیار مورد توجه است. در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام، باید بدانید که ارزش پیشنهادی که به کاندیدا ارائه می‌کنیم (یا همان EVP، که فعالان حوزه منابع انسانی علاقه خاصی به استفاده از کلمه خارجی اختصار آن را دارند و شما می‌توانید برای آشنایی بیشتر، مقاله ارزش پیشنهادی کارمندان را مطالعه کنید.) باید از چند زاویه مورد بررسی قرار گیرد:

• باید واقعی باشد: این که در مصاحبه گفته شود که شما می‌توانید بعد از سه ماه کار حضوری، دورکاری کار کنید ولی واقعاً اتفاق نیافتد، باتوجه به این که شما در این سِمَت، افراد زیادی نیاز خواهید داشت، اصلاً استراتژی ماندگاری نخواهد بود. (جدای از بحث غیراخلاقی بودن این کار)
• باید ارزشمند باشد: این که برای استخدام کارشناس برنامه‌نویس، پرداخت به‌موقع حقوق را جزو مزایای شغلی می‌آورید، باعث به سخره گرفتن برند کارفرماییان در لینکدین خواهد شد. اما مثلاً همین جمله را اگر یک شرکت فعال در حوزه نفتی بیان کند، می‌تواند جذاب باشد؛ چون معمولاً در این صنعت، مشکلات پرداخت به‌موقع حقوق وجود دارد ولی در برنامه‌نویسی، چنین مسئله‌ای نیست.
• باید رقبا را ببینید: در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام باید به این موضوع توجه داشته باشید که شما در بازاری که مثلاً ۹۰ درصد رقبایتان درحال پرداخت دلاری به پرسنل خود هستند، شما هم روی این موضوع تأکید کنید، ارزش پیشنهادی خاصی نخواهد بود.
• باید روی خلأ بازار باشد: بهترین ارزش‌های پیشنهادی برای کاندید، ارزش‌هایی هست که رقبا کار نکرده و برای کاندید جذاب باشند. مثلاً اگر امکان یادگیری را در صنعت برنامه‌نویسی، یک ارزش خوب درنظر بگیریم (که رقبا هم روی آن کار کرده‌اند ولی باز هم بازار، کشش آن را دارد)، ارائه برنامه مسیر شغلی اختصاصی از یک نفر از قوی‌ترین‌های صنعت و منتورینگ به‌صورت اختصاصی در طول دوره کاری در سازمان شما، می‌تواند یک ارزش پیشنهادی مناسب باشد.

یکی دیگر از کار‌هایی که در این حالت برای استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام باید انجام دهیم، رفتن ما به سراغ افراد اکتیو هستند. برای مثال، شما به‌عنوان مدیر جذب و استخدام دیجی‌کالا، برای پرکردن موقعیت‌های شغلی برنامه‌نویسی خود، باید سازمان‌هایی که در حوزه مشابه شما کار می‌کنند و از تخصص‌های مشابه‌تان استفاده می‌کنند، مطلع باشید و کانال مذاکره کردن با این افراد را زنده نگه دارید. علاوه‌بر این‌ها، زیر نظر قرار دادن فعالیت این بیزینس‌های مشابه را همیشه داشته باشید؛ این کار غیراخلاقی نیست 🙂 قسمتی از بیزینس است!

در این حوزه، شما به درست کردن بانک اطلاعاتی کاندیدا نیاز خواهید داشت. باید اطلاعات کاندیدا، حتی افرادی که تأیید نمی‌شوند را ذخیره کنید و داشته باشید. باید برای این حالت از جذب و استخدام خود، برخلاف حالت یک، که به‌صورت پروژه می‌توان نگاه کرد، به‌صورت یک چرخه دائمی دید که همیشه در جریان است. در این حالت در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام، شما برنامه‌های referral را به‌صورت جدی شروع می‌کنید. همیشه به نیروی برنامه‌نویس احتیاج دارید و در حوزه برند کارفرمایی و ارزش‌های پیشنهادی به کاندیدا فعالیت خوبی دارید. حال باید از پتانسیل داخلی نیز استفاه کنید و از کارمندان بخواهید که اگر افراد مناسبی را می‌شناسند، به شما معرفی کنند.

جالب است بدانید که برای برنامه‌های referral، پاداش‌های مختلفی نیز در شرکت‌های خارجی درنظر گرفته می‌شود. البته که در بعضی از شرکت‌های ایرانی نیز این کارها درحال انجام بوده و کمپین‌هایی برای استخدام سِمَت‌های خاص انجام شده است. برای مثال، فردی که دوست خود را معرفی کند و آن شخص استخدام شود، به شخصی که دوستش را معرفی کرده نیز پاداش خواهند داد. در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام، این حالتی است که پرسروصداترین استخدام‌های مجموعه شما را شامل می‌شود و کل مجموعه نیز در جریان این اتفاق خواهند بود. هویت اصلی برند کارفرمایی براساس این حالت و برای این کاندیدا ساخته می‌شوند.

و در نهایت، آگهی شغلی هم می‌تواند همیشه منتشر شود. شرکت‌هایی هستند که تمام موقعیت‌های شغلی خود را در جاب‌بوردها منتشر می‌کنند و منتشر کردن آگهی شغلی این حالت نیز باید انجام گیرد. این حالت از استخدام، پرهزینه‌ترین و پرسروصداترین حالت جذب و استخدام سازمان است.

3. حالت سوم: یک نفر بی‌ربط

حالت سومی هم در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام وجود دارد و آن هم استخدام افراد جدید و همینطور بی‌ربط در مجموعه است‌. استخدام شخصی که به صنعت شما ربطی ندارد، برایش جذابیت کار کردن در بیزینس شما وجود ندارد و شما هم تجربه‌ی زیادی در همکاری با افراد آن صنعت ندارید. مثل استخدام کردن وکیل برای سازمان‌ها.

معمولاً مؤثرترین روش برای این کار، این است که به سراغ افرادی بروید که دقیقاً در همان موقعیتی شغلی ولی در جای دیگری مشغول به کار هستند. کار کردن برروی حوزه برند کارفرمایی، هیچ توجیحی برای این افراد ندارد. آگهی شغلی احتمالاً بازدهی نخواهند داشت؛ همچنین وقتی کاندیدی بیاید، شما ابزار ارزیابی درستی در سازمانتان ندارید.

اما استفاده از شخصی که همین حالا در سازمانی دیگر مشغول انجام این کار است یا پرسیدن از افراد که چه شخصی را برای این حوزه معرفی می‌کنند، می‌تواند مؤثر باشد.

در ارزیابی چنین استخدام‌هایی، توجه ویژه به رفرنس چک، یکی از اولویت‌های اساسی خواهد بود. یعنی توجه ما در استخدام چنین افرادی، این است کارفرماهای قبلی چه چیزی درباره شخص به ما می‌گویند.

4. حالت چهارم: بهترینِ بهترین

در این حالت استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام ، هزینه هیچ اهمیتی ندارد. فقط برایمان رسیدن به قوی‌ترین و مناسب‌ترین فرد مهم است. در این حالت، از هدهانترهای خارجی استفاده می‌کنیم (کارشناسان و شرکت‌های جذب و استخدامی که به‌صورت پروژه‌ای کار می‌کنند) و یا از سرچ کاملاً گسترده در کل شهر یا حتی کشور. برای ما رسیدن به بهترین فرد به هرقیمتی ارزش دارد نه چیز دیگری.

برای مثال، ما به‌دنبال گرفتن مدیر فنی دیجی کالا هستیم. در کل کشور، چند نفر در اندازه دیجی کالا (از نظر تعداد کاربر) سابقه مدیریت فنی داشته‌اند؟ احتمالاً باید سازمان‌هایی که چنین تعداد کاربری داشتند را پیدا کنیم و سراغ مدیران فنی آن‌ها برویم.

استخدام داخلی

در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام ، پس از اینکه نسبت به جذب و استخدام خود دید استراتژیک پیدا کردید، لازم است روش‌هایی که ازطریق آن، قصد استخدام نیرو دارید را مشخص کنید. طبیعی است که هرچه استخدام شما استراتژیک‌تر و فراوانی کمتر باشد، روش‌های بیشتری را برای جذب آن موقعیت شغلی استفاده خواهید کرد. اما یکی از مناسبت‌ترین روش های جذب و استخدام، استخدام داخلی است. استخدام داخلی به این معنی است که شما از افراد فعال داخل مجموعه خودتان (حال حاضر یا گذشته) برای موقعیت شغلیتان استفاده کنید. این شیوه باعث افزایش وفاداری پرسنل به سازمان و پیشرفت بیشتر آنان می‌شود. استخدام داخلی انواع مختلفی دارد که به ترتیب در ادامه توضیح داده شده‌اند:

• ارتقا شغلی

یکی از روش‌های معمول استخدام داخلی، ارتقا شغلی است که موقعیت شغلی شخص، مسئولیت‌ها و وظایف تغییر پیدا می‌کند و طبیعتاً وابسته به آن تغییرات، شرایط حقوقی و مزایای شغلی او نیز تغییر می‌کند. البته باید توجه داشت که ارتقا شغلی که برای شخص انجام می‌دهیم، باعث فرسودگی شغلی در وی نشود.

• جابه‌جایی

جابه‌جایی معمولاً به این معنی است که موقعیت شغلی شخص تغییری نمی‌کند؛ یعنی شرح شغلی و وظایف او بدون تغییر باقی می‌ماند اما محل خدمت یا تیمی که در آن مشغول است، تغییر می‌کند. بعضی اوقات فعالان حوزه منابع انسانی در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام این کار را انجام می‌دهند؛ چراکه برای مثال، یک مدیر و یک کارشناس با یکدیگر رابطه خوبی ندارند و امیدوارند که با این تغییر و جابه‌جا کردن کارشناس در واحد جدید، رابطه جدید مناسبی ایجاد شود.

• ارجاع کارکنان (referral)

یکی از محبوب‌ترین کانال‌های جذب و استخدام در سازمان برای استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام، برنامه‌های ارجاع کارکنان یا همان Referral هست؛ به این معنی که پرسنلی که در حال حاضر در سازمان شما مشغول به فعالیت هستند، با اطلاع یافتن از موقعیت‌های شغلی مدنظر شما، کاندید‌های مناسب را به شما معرفی می‌کنند.

برنامه ارجاع کارکنان یا referral چقدر اهمیت دارد؟

برنامه‌های ارجاع در سازمان‌ها، از محبوب‌ترین برنامه‌ها در منابع انسانی است و به‌عنوان یکی از کانال‌های جدی استخدام، باید مورد توجه واقع شود و برای هر چهار دسته استخدامی که در سازمان انجام می‌شود، می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. در سازمان برای پرسنلی که شخص جدیدی را به مجموعه معرفی کند و باعث استخدام آن شخص در مجموعه گردد، جایزه در نظر گرفته می‌شود. در بعضی شرایط، سهم برنامه‌های ارجاع کارکنان، تا ۵۰ درصد از کل استخدام سازمان را می‌تواند بگیرد. اما نکات پنهانی در این برنامه‌های ارجاع کارکنان وجود دارد که باید در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام به آن توجه کرد.

اول آن که تصور می‌شود کیفیت افراد معرفی شده ازطریق برنامه‌های ارجاع کارکنان، بالاتر از افرادی است که از منابع خارجی به سازمان معرفی می‌شوند که البته نمی‌توان این قضیه را به طور حتم بررسی کرد. اما تحقیقات نشان می‌دهند که این افراد، عملکرد بهتری دارند؛ زیرا افرادی که آنان را معرفی کردند، مراقبشان هستند، فرایند آنبوردینگ برای آنان را باکیفیت بالاتری کنترل می‌کنند و اگر مشکلی در حین کارشان پیش بیاید، زودتر آن را حل می‌کنند و حتی در شرایطی که شخص معرفی‌کننده، بلافاصله پس از استخدام نفر جدید از سازمان خارج شده است، عملکرد شخص جدید معرفی شده، تفاوتی با کاندیدای خارجی نداشته است.

اما دومین موضوع در برنامه ارجاع کارکنان در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام این است که ما تمایل داریم با افرادی در ارتباط باشیم که شباهت بیشتری با خودمان دارند. با تمرکز بیش از اندازه به برنامه ارجاع کارکنان، سازمان به‌طور نامناسبی شبیه یکدیگر و یک‌دست خواهد شد. سازمانی که با دیدگاه‌‌های متفاوت و گوناگون چیده شود تا در بروز مشکلات بتواند با دیدگاه‌های گوناگونی مسئله را بررسی کند، با تمرکز بیش‌ از اندازه به ارجاع پرسنل، چالاکی خود را از دست خواهد داد.

برنامه ارجاع کارکنان نامناسب است؟

قطعاً که هیچ جواب قطعی برای این سؤال وجود ندارد، اما می‌توان گفت که اگر می‌خواهید در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام ، از مزایای برنامه‌‌های ارجاع کارکنان، نهایت استفاه را ببرید، توجه به دو نکته می‌تواند کمک‌کننده باشد:

1. اول آن که مزیت اصلی برتری برنامه ارجاع کارکنان، حضور شخص معرفی‌کننده کاندید در سازمان است که باعث می‌شود پروسه آنبوردینگ شخص، زودتر پیش رود و عملکرد بهتری داشته باشد. پس اگر در استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام ، قصد پرداخت جایزه برای برنامه‌های ارجاع کارکنان خود را دارید، حداقل فاصله‌ای شش ماهه برای پرداخت جایزه از زمان استخدام فرد در نظر بگیرید.
2. دوم آن که نمی‌توان عددی مشخص برای سهم استخدام‌های ارجاع کارکنان بیان کرد تا مطمئن شویم دچار یکپارچگی بیش از اندازه در سازمان نشده‌ایم. وابسته به شرایط، این عدد متفاوت است اما باید هر سازمانی، باتوجه به شرایط فرهنگی و محیطی، این عدد را برای خودش محاسبه و دقت داشته باشد که از آن تخطی نکند.

به سادگی، متفاوت شوید

وقتی مدیرعامل از شما استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام امسال را می‌خواهد، با ارائه دادن یک برنامه استراتژیک، اهمیت و قدرت برنامه‌ریزی خود را نشان دهید. زمان آن که واحد منابع انسانی در برنامه سالانه جذب و استخدام خود، صرفاً تعداد افراد و پیچیدگی را بیان کند، گذشته است. در منابع انسانی استراتژیک نیاز داریم که با هدفمند‌تر کردن فعالیت‌ها و درگیر کردن بیشتر کل سازمان در جذب و استخدام، خود را بیشتر با مجموعه شریک کنیم.