شرح شغل چیست و چگونه نوشته می شود؟
شرح شغل از موضوعات موردعلاقه مدیران در سازمان است. باتوجه به علاقه مدیران به ایجاد ثبات در سازمان، تدوین شرح وظایف شغلی پرسنل از ابزارهایی است که این ثبات و آرامش را به آن‌ها می‌دهد و یا حداقل احساسش را در آنان ایجاد می‌کند. تصویر ایده‌آلی است این که شما به‌عنوان مدیر سازمان، تمام کارهایی که دارید را بنویسید، آن‌ها را تبدیل به تسک کنید و به واحد‌ها و افراد مختلف محول کنید.
حال آن که در واقعیت، افراد برتر سازمان معمولاً شرح وظیفه مشخصی ندارند و برخلاف چیزی که تصور می‌شود، نه‌تنها این کار باعث افزایش بهره وری در سازمان نمی‌شود، بلکه سازمان را کُند، بهره‌وری و انگیزه پرسنل را کاهش می‌دهد؛ اما همیشه نه. امروز در این مقاله شرح شغل از سیمپل اچ آر به‌دنبال بررسی عمیق‌تر شرح وظایف سازمانی و تأثیرات آن در یک مجموعه هستیم.
آیا باید شرح شغل بنویسیم؟ ?
این که برای موقعیت‌های شغلی مختلف سازمان شرح شغل بنویسیم یا نه، قطعاً که جواب آن، «بستگی» دارد است. برای مثال، زمانی است که شما درحال راه انداختن یک خط تولید جدید هستید که تمام منابع انسانی و منابع اولیه مورد نیاز برای به حداکثر رساندن ظرفیت تولید را می‌دانید. می‌دانید برای مثال، به ۲۰ نفر کارگر ساده، ۳ نفر تکنسین برق، یک نفر مدیر کارخانه و دو نفر انباردار نیاز دارید. ورودی کار آنان ۱۰۰ درصد مشخص، فرآیند انجام کار آن‌ها ۱۰۰ درصد مشخص و خروجی کار هم ۱۰۰ درصد مشخص است. پس شما نیازی به تفکر خلاق و ایده‌های نوآورانه یا ایجاد کردن ارتباطات گسترده بین واحد‌های مختلف ندارید. هر شخص صرفاً باید کار خودش را به‌درستی انجام دهد. در چنین شرایطی، شما نیاز به شرح وظایف کار مشخص و با جزئیات بالا دارید.
اما در همین کارخانه، اگر چنین کاری را برای قسمت تحقیق و توسعه یا قسمت مارکتینگ انجام دهید، با احتمال بالایی، تمام مضرات ممکن از نوشتن شرح وظایف کار را دریافت خواهید کرد! البته منظور ما از شرح شغل، همان مدل سنتی است که در ادامه نیز درباره آن بیشتر صحبت می‌کنیم و معمولاً در آن نیز به اهم کارهایی که شخص قرار است در سازمان انجام دهد، اشاره می‌شود. اما در قسمت پایانی مقاله، سبکی متفاوت از تدوین شرح وظایف کار را به شما پیشنهاد می‌کنیم که می‌تواند علاوه‌بر اینکه مضرات مدل سنتی آن را ازبین ببرد، سبک جدیدی از انجام کار را به سازمان هدیه کند.
معایب تدوین شرح شغل چیست؟
نمی‌توان گفت که تدوین شرح شغل دارای معایب است. مانند این است که بگوییم خوردن قرص سرماخوردگی مضر است! خب این قرص برای فردی که مریض شده و در شرایط خاصی است، می‌تواند بسیار مفید و برای شخص دیگری نیز می‌تواند بسیار مضر باشد. اما چیزی که مسلم است، این است که اگر رویکرد ما به نوشتن شرح وظایف کار، تنها رویکرد سنتی قبل و با دید چارچوب‌بندی پرسنل سازمان باشد، با احتمال بالایی شکست می‌خوریم.
کاربرد تدوین شرح شغل چیست؟
آیا با این تعاریف می‌توان گفت که تدوین شرح شغل به پایان آمده یا حداقل به پایان خود نزدیک شده است؟ قطعاً خیر؛ اما می‌توان گفت که تدوین آن به «شیوه سنتی» رو به پایان است؛ آن هم به چند دلیل متفاوت:
- کند بودن: فرآیند تدوین شرح شغل در مقایسه با سرعتی که تغییرات در فضای کسب و کارها ایجاد می‌کند، کمتر است. برای مثال، همین امسال را در نظر بگیرید که با آمدن Chat GPT، برخی از مشاغل چقدر دچار تغییر شده‌اند. حال به نظر شما، چقدر طول می‌کشد تا این تغییرات وارد منابع انسانی، شرح وظایف کار پرسنل و شرایط احراز برای استخدام گردد؟ چقدر طول می‌کشد تا بعد از وارد شدن آن به منابع انسانی، یاد بگیرند آن را بسنجند؟
- محدودگر بودن: هدف تدوین شرح شغل، مشخص کردن و چارچوب‌بندی فعالیت هر شخص بود تا از این طریق، بتوانند مدیریت راحت‌تری برروی کل پرسنل داشته باشد. در حالی که در سازمان‌های موفق امروزی، نه‌تنها علاقه‌‌ای نداریم که یک نفر برروی تمام فعالیت‌ها نظارت داشته باشد؛ بلکه دوست داریم که هر شخص و هر تیم، مسئولیت کار خود را به‌صورت کامل برعهده بگیرد. لازمه این کار، این است که محدودیت‌ها را تا جای ممکن از آن‌ها دور کنیم و درعوض، به آنان اختیار، هدف و امکانات لازم را بدهیم.
چگونه شرح شغل سنتی بنویسیم؟ تدوین شرح شغل
هرچند ممکن است شیوه سنتی تدوین شرح شغل در موقعیت‌های محدودی به کار بیاید، اما برای اینکه با نحوه انجام آن آشنا باشید، در ادامه، سه سؤال اساسی پرسیده‌ایم که به شما در نوشتن آن کمک می‌کند. تمرکز این سؤالات برروی کارهایی است که شخص انجام می‌دهد و در آن‌ها تلاش کرده‌ایم به دور از جزئیات غیرضروری و صرفاً تمرکز برروی کارهای اصلی که در شغل انجام می‌شود، به نوشتن شرح وظایف بپردازیم:
- زندگی یک شخص به‌صورت روزانه در این شغل چگونه خواهد بود؟ (چه کارهایی را در طول روز انجام خواهد داد.)
- چه مهارت‌ها و ویژگی‌های اخلاقی برای اینکه شخص در این حوزه موفق شود وجود دارد؟
- شرایط کاری شامل محیط، همکاران، مدیران و ساعات کاری این موقعیت شغلی چگونه خواهد بود؟
برای مثال، شما درحال استخدام مدیر دیجیتال مارکتینگ در یک مجموعه هستید:
- این شخص در طول روز از ابزارهای گزارش‌گیری دیجیتال مارکتینگ، سئو، تبلیغات استفاده می‌کند؟
- توجه به جزئیات برای درک کردن گزارشات + روحیه ریسک‌پذیری برای انجام کمپین‌های جسورانه
- تیم متشکل از ۶ نفر است که در حوزه‌های توسعه سایت، طراحی گرافیک و تولید محتوا فعالیت می‌کنند.
حال در گام بعدی، باتوجه به پاسخی که به این سؤالات داده‌اید، می‌توانید شرح شغل مدیر مارکتینگ خود را بنویسید. البته توجه کنید که پاسخ به این سؤالات می‌تواند جزئیات بسیار بیشتری داشته باشد اما راحتی در انتقال مطلب، مثال به‌صورت موجز بیان شده است. شرح شغل مدیر مارکتینگ:
- توانایی کار کردن با ابزارهای گزارش‌گیری مانند سرچ کنسول، تگ منیجر، گوگل آنالیتیکس و…
- تهیه، تحلیل و بررسی گزارشات مختلف از کمپین‌های اجرای شده
- مدیریت تیم ۶ نفره مجموعه
- درک خوب از حوزه برنامه‌نویسی، تولید محتوا و طراحی گرافیک
به همین ترتیب، با پاسخ به آن سه سؤال، شرح وظایف کار (سنتی) این موقعیت شغلی را نوشتیم.
ما در دوره جذب و استخدام به‌طور کامل، نوشتن شرح شغل را بررسی کردیم‌ایم. پیشنهاد می‌کنیم برای تقویت مهارت‌های خود در این زمینه، حتما این دوره رایگان را مشاهده کنید.
پیشنهاد سیمپل اچ آر برای تدوین شرح شغل ?
اگر برای نوشتن شرح شغلی در سازمانتان به‌دنبال شیوه‌های کاربردی‌‌تری می‌گردید، ما در سیمپل اچ آر سه شیوه زیر را برای نوشتن و تدوین آن پیشنهاد می‌کنیم:
- متمرکز بر عملکرد
یکی از بهترین شیوه‌های جایگزین تدوین شرح شغل سنتی این است که به این بپردازیم که خروجی کار هر شخص در هر موقعیت شغلی چه خواهد بود؟ درواقع، به‌نوعی توقع خود را از آن موقعیت شغلی به‌خوبی شفاف کنیم. برای مثال، به جای اینکه برای مدیر فروش بنویسیم که: «تماس گرفتن با مشتریان کلیدی مجموعه به‌صورت ماهانه برای بررسی وضعیت + آماده کردن گزارش‌های فروش به‌صورت ماهانه» بنویسم: «افزایش ۱۰ درصد رضایت مشتریان کلیدی مجموعه + افزایش نرخ فروش ماهانه ۹ درصدی»؛ این شیوه برای حفظ و نگهداشت افراد توانمند مجموعه بسیار خوب عمل می‌کند؛ زیرا آن‌ها معمولاً افرادی هستند که شیوه انجام کار برای رسیدن به هدف را خودشان ایجاد می‌کنند و ارائه شرح شغل سنتی، فقط آنان را فرسوده می‌کند.
- متمرکز بر مهارت
راه دیگری که به جای تدوین شرح وظایف کار به‌صورت سنتی می‌توانید استفاده کنید، نوع متمرکز بر مهارت است. برای مثال، در موقعیت شغلی مسئول دفتر، مهارت «تایپ سریع» می‌تواند در کیفیت کار تأثیر خوبی داشته باشد. از آنجایی که این موقعیت شغلی معمولاً نامه‌های فراوانی را باید آماده و ارسال کند، یا برای نقش مدیر فروش، مهارت جذب و استخدام می‌تواند از این موارد باشد. مهارت‌هایی که مشخص می‌کنید، می‌تواند از دو دسته باشد:
- دسته اول: مهارت‌هایی که برای ورود به آن موقعیت شغلی نیاز است.
- دسته دوم: مهارت‌هایی که در آن دسته شغلی، نیاز به توسعه و تقویت دارد.
یکی از خروجی‌های جذاب این مدل تدوین شرح شغل، تمرکز ویژه آن برروی آموزش سازمانی است و سطح مکالمات و دغدغه‌های روزمره پرسنل را از «کارهایی که باید انجام دهند» به سطح «مهارت‌هایی که باید یاد بگیرند» تغییر می‌دهد.
- متمرکز بر تیم
شاید جذاب‌ترین شیوه نوشتن شرح وظایف کار، نوع متمرکز بر تیم است. در این مدل، به جای اینکه به کاری که تک‌به‌تک افراد انجام می‌دهند، توجه کنیم، آن‌ها را در تیم‌هایی قرار می‌دهیم و برای کل آن تیم، یک هدف واحد تعیین می‌کنیم. این مدل تدوین شرح شغل متمرکز بر تیم را اسپاتیفای انجام می‌دهد که اعضای سازمان در تیم‌های کوچک برای رسیدن به اهداف مشخصی با اختیار متناسب مشغول فعالیت هستند. برای مطالعه جزئیات کامل آن را می‌توانید این مقاله را بخوانید.
چه مدل شرح شغلی برای سازمان ما مناسب است؟
متأسفانه درطول سالیان اخیر، تدوین شرح شغل نیز مانند بسیاری از موارد دیگر در منابع انسانی، دچار سطحی‌نگری شده و به چند مدل قدیمی، منسوخ و از دور خارج‌شده رسیده است. اما در واقعیت می‌بینیم که یک مکالمه بسیار جدی و مهم بین سازمان و کارمند است و از قضا، این مکالمه اولین و مهم‌ترین مکالمه‌ی سازمان و شخص است. درنتیجه، اگر به‌درستی انجام نشود، اصلاح کردن آن، هزینه و زمان بسیاری را از سازمان خواهد گرفت.
هرزمان در منابع انسانی به کلمه «مکالمه» می‌رسیم، کلمه بعد از آن معمولاً «فرهنگ سازمانی» است. پس درواقع می‌توان گفت که تدوین شرح شغل، قسمتی از فرهنگ سازمانی است و فرهنگ سازمانی را نمی‌توان به‌طور ناگهانی تغییر داد. پس پاسخ به این سؤال که: چه مدل شرح شغلی برای سازمان ما مناسب است؟ این است که «وابسته به شرایط، پاسخ متفاوت است. اما اگر قصد تغییر آن را دارید، باید پله‌به‌پله و مطابق با فرآیندهایی که برای تغییر فرهنگ سازمانی طی می‌کنید. حرکت کنید.»
نظرات شما