تعامل سازمانی
تعامل سازمانی عبارتی سنگین در منابع انسانی است که غالباً در این حد می‌دانیم که اگر کم باشد، سازمان درحال ضرر کردن و از دست دادن منابع است و اگر بالا باشد، رشد بیشتری را تجربه می‌کند. البته که درست هم است! عبارت employee engagement که در این مقاله تعامل سازمانی در سیمپل اچ آر به‌صورت مفهومی به «تعامل سازمانی» ترجمه شده است، عبارتی پیچیده است که هم در سطح فردی هم در سطح تیمی و سازمانی، اثرگذار است. اما کمی صبر کنید؛ مانند رویکردی که در ارائه سایر مطالب داشته‌ایم، ما این عبارت سنگین را برایتان کاملاً خرد می‌کنیم و قدم‌به‌قدم همراهتان هستیم تا ارزش آن را به‌طور واقعی درک کنید و سپس یک راهکار ساده و کاربردی به شما پیشنهاد می‌دهیم که در عرض کمتر از ۵ دقیقه آن را یاد بگیرید و بتوانید تعامل در سازمانتان را تا حد خوبی افزایش دهید.
چرا تعامل سازمانی مهم است؟
پرسنلی که در سازمان تعامل بالاتری داشته باشند، برای سازمان ارزش بیشتری خلق می‌کنند، خودشان زندگی باکیفیت‌تری خواهند داشت و براساس تحقیقات موسسه گالوپ، اگر سازمانی دارای پرسنلی با تعامل بالا باشد، بیش از ۸۱ درصد از مرخصی‌ها کاسته می‌شود، بیش از ۲۰ درصد سودآوری سازمان بیشتر می‌شود، بیش از ۱۵ درصد، خلاقیت در سازمان رشد خواهد داشت، بیش از ۴۰ درصد نرخ ریزش کاهش پیدا می‌کند و بیش از ۲۵ درصد دزدی کم می‌شود. براساس همین تحقیق، تنها چیزی حدود ۲۰ درصد پرسنل در دنیا تعامل بالایی با سازمان خود دارند و این در حالی است که این عدد در سازمان‌های موفق دنیا، چیزی حدود ۷۵ درصد است. پس می‌توان گفت که اگر به‌دنبال داشتن سازمانی موفق هستید، باید تعامل سازمانی بالایی ایجاد کنید.
تعامل سازمانی چیست؟
تعاریف مختلفی از جنبه‌های گوناگون درباره تعریف تعامل سازمان بیان شده است که چند نمونه از بهترین آن‌ها را برای شما به اشتراک گذاشته‌ایم:
- گالوپ: «تعامل سازمانی به انگیزه و میزان درگیری که پرسنل سازمان با کار و محیط کاری‌شان دارند، گفته می‌شود.»
- کوانتوم: «تعامل سازمانی، شدت ارتباط ذهنی و روانی پرسنل سازمان با محیط کارشان (سازمان)، تیمی که در آن کار می‌کنند و کاری که انجام می‌دهند، است.»
- فوربز: «تعامل سازمانی تعهد و پایبندی است که پرسنل به سازمان و اهداف آن دارند.»
- کالچراپ: «تعامل سازمانی، نشانگری حاصل ترکیب پنج فاکتور، شامل انگیزه، تعهد حال حاضر، تعهد در آینده، پیشنهاد به دیگران و احساس غرور پرسنل سازمان است.»
- آون: «تعامل سازمانی به میزان سرمایه‌گذاری روانی پرسنل در سازمان گفته می‌شود.»
- سیبسون: «تعامل سازمانی به ترتیب از افرادی که «می‌دانند چه کاری باید انجام دهند و می‌خواهند آن را انجام دهند» شروع می‌شود و به «افرادی که نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند و نمی‌خواهند انجام دهند»، «افرادی که نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند ولی می‌خواهند که کاری انجام دهند» و « افرادی که می‌دانند چه کاری باید انجام دهند، اما نمی‌خواهند آن کار را انجام دهند» می‌رسد.»
هرکدام از تعاریف ارائه‌شده در بالا، جنبه‌ای متفاوت از تعامل سازمانی را مورد بررسی قرار داده است. اما پیشنهاد سیمپل اچ آر برای بررسی بیشتر، مدلی است که کوانتوم معرفی کرده؛ زیرا دارای دسته‌بندی ساده‌تر و کاربردی‌تری نسبت به سایر تعاریف تعامل سازمانی است که در ادامه، براساس رویکرد این مجموعه ادامه خواهیم داد.
سطوح تعامل سازمانی چیست؟
نرخ تعامل سازمانی نشان‌دهنده شدت ارتباط ذهنی و روانی پرسنل سازمان با محیط کارشان در سه سطح تیمی، سازمانی و کار است. براساس همین تعریف، چهار سطح متفاوت از پرسنل سازمان به شرح ذیل تعریف می‌شوند. برخی رفتارهایی که هرکدام از این گروه‌ها دارند، به‌صورت مثال اشاره شده است:
- کارکنان با نرخ تعامل بالا: کارکنان با نرخ تعامل بالا مانند مبلغ برای سازمان شما کار کرده و تعریف شما را پیش همکاران، دوستان و آشنایان خود می‌کنند. این افراد عملکرد بسیار بالاتری نسبت به افرادی که نرخ تعامل پایین‌تر دارند.
- کارکنان با نرخ تعامل معمولی: این افراد محیط کارشان، تیم و کارشان را دوست دارند، اما دلایلی وجود دارد که آنان به طور ۱۰۰ درصد با کار درگیر نمی‌شوند و معمولاً برای کار بیشتر و یا چالش جدید درخواست نمی‌دهند و حتی ممکن است عملکرد آنان بعضی اوقات ضعیف باشد.
- کارکنان با نرخ تعامل ضعیف: این کارکنان احساس خاصی به محیط کارشان ندارند و معمولا انگیزه کافی برای انجام دادن کارها را ندارند و به قدری که باید برای کارشان زحمت نمی‌کشند، احتمال دارد که به‌دنبال موقعیت‌های شغلی جدید باشند و احتمال خروجشان از سازمان بالا است.
- کارکنان بدون تعامل: این کارکنان نظرات منفی نسبت به محیط کار خود دارند و کاملا از هدفی و ارزشی که سازمان برای آن تلاش می‌کند دور هستند و تعهدی به جایگاه شغلیشان و مسئولیت‌هایشان ندارند.
تعامل سازمانی چه چیزی نیست؟
در تعریف تعامل سازمانی موارد متنوعی از چیزهایی که هست را بیان کردیم؛ اما در اینجا سه چیزی که ارتباطی به تعامل سازمانی ندارد را بیان می‌کنیم تا دچار سوگیری در شناخت کارمند با تعامل بالا یا پایین نشویم:
- تعامل سازمانی «شاد بودن» نیست: خوشحالی کردن و شاد بودن، یک اتفاق موقت و کوتاه‌مدت است؛ در حالی که تعامل در سازمان و اینگیجمت، یک اتفاق عمیق درون انسان‌هاست که با معنای زندگی، روابط اجتماعی و علایق شخصی افراد گره خورده است.
مدیران باید تلاش کنند که محیطی شاد برای کارکنان خود بسازند، اما الزاماً فردی که شاد است، تعامل بالایی ندارد و فردی که ناراحت است، تعامل پایینی ندارد. شما ممکن است به شخصی که تعامل بالایی در سازمان دارد، به دلیل مشکلات مالی، ۲ ماه حقوق وی را دیر پرداخت کنید و او ناراحت باشد، اما همچنان با سازمان، تیم و کارش بسیار اینگیج بماند.
- تعامل سازمانی «رضایت پرسنل» نیست: اینکه پرسنل از شرایط کاری خود راضی باشند، الزاماً به این معنی که با سازمان در تعامل بالایی هستند، نیست. درواقع برای درک بهتر این موضوع، بهتر است به تصویر زیر نگاه کنید. در این تصویر که براساس علاقه به تغییر و رضایت پرسنل طراحی شده است، برای اینکه پرسنلی با تعامل بالای سازمانی داشته باشیم، نیازمند این هستیم که این افراد، «علاقه‌مند به تغییر» باشند. حال این افراد علاقه‌مند به تغییر می‌توانند راضی یا ناراضی باشند و این ملاک مهمی برای سنجیدن تعامل سازمانی نیست. حتی اساس شروع انقلاب‌ها نیز در هر کشوری با همین گروه است؛ گروهی که از شرایط ناراضی هستند و باور دارند که می‌توانند شرایط را تغییر دهند (تعامل سازمانی بالایی دارند).
- تعامل سازمانی «سلامت پرسنل» نیست: وقتی درباره سلامت پرسنل صحبت می‌کنیم، درباره وضعیت خود آن شخص صحبت می‌کنیم؛ مواردی مانند شرایط اجتماعی، خانوادگی، ژنتیکی و سبک زندگی که همگی در سلامت پرسنل تأثیرگذار هستند. اما وقتی درباره تعامل در سازمان می‌گوییم، به رابطه پرسنل با سازمان توجه می‌کنیم. اگر سلامت شخص در وضعیت خوبی باشد، در تعامل سازمانی او نیز تأثیرگذار خواهد بود، اما این دو مورد از یکدیگر مجزا هستند.
راهکار سیمپل اچ آر برای بهبود تعامل سازمانی ?
راه‌های مختلفی برای اینکه تعامل سازمانی بهبود یابد و در نتیجه سازمان از فواید آن بهرمند شود، وجود دارد؛ اما راهکار ما، یک کار به‌نظر ساده می‌آید که اگر به‌درستی ایجاد شود، می‌تواند تعامل سازمانی را در طول سال، به طرز شگفت‌آوری بهبود بخشد. اسم این فرهنگ، Team Joining Event است که ما به اختصار آن را رویداد «تیم‌ساز» می‌نامیم. درواقع جنس این رویداد، شباهت زیادی با فرآیند آنبوردینگ دارد؛ با این تفاوت که در آنبوردینگ، شما شخصی که به‌تازگی وارد سازمان شده است را با بقیه اعضا آشنا می‌کنید و سعی می‌کنید که در سریع‌ترین زمان ممکن، با تیم هماهنگ کنید. در رویداد «تیم‌ساز» شما تلاش می‌کنید که در طول هفته‌های متوالی، اعضای تیم را هرچه بیشتر با یکدیگر هماهنگ کنید و به بالاترین سطح تعامل برسانید.
رویداد تیم ساز چگونه اجرا می شود؟
رویداد «تیم‌ساز» این گونه عمل می‌کند که به‌صورت دوره‌ای، که این دوره ترجیحاً به‌صورت هفتگی برگزار می‌شود، اعضای تیم و مدیر تیم دور هم جمع می‌شوند و دو جمله زیر را تکمیل می‌کنند:
– من بهترینِ خودم هستم وقتی که …
ـ من از انجام … واقعاً لذت می‌برم.
و همه افراد، جملات بالا را با توجه به هفته گذشته خودشان تکمیل می‌کنند و می‌گویند. باوری که در انجام این کار وجود دارد این است که مدیر تیم نسبت به اعضا، به‌دلیل اینکه احتمالاً در فرآیند جذب و استخدام با آن‌ها صحبت کرده و گذشته آن‌ها را بررسی کرده است، شناخت دارد. هرچند که آن شناخت نیز ممکن است که بسیار سطحی و غیرکاربردی باشد، اما اعضای تیم نسبت به یکدیگر شناخت خوبی ندارند و انجام این کار به‌صورت روتین و قسمتی از فرهنگ سازمانی کمک می‌کند که اعضای تیم دیده شوند، شناخت‌شان نسبت به یکدیگر تکمیل گردد و تعامل سازمانی رشد پیدا کند.
چرا رویداد تیم ساز می تواند موفق باشد؟
یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست پروژه‌های منابع انسانی در سازمان، پیچیدگی بیش از اندازه این پروژه‌ها است. اما رویداد تیم‌ساز سادگی فراوانی دارد که امکان اجرای آن را به تمام مدیران در سازمان داده و این فرهنگ را نشر و توسعه می‌دهد که لازم است تمام مدیران با اعضای تیمشان به‌صورت هفتگی، جلسه کوتاهی داشته باشند.
تمرکز رویداد «تیم‌ساز» برروی گوش کردن مدیران است و اجازه صحبت بیش از اندازه به مدیران را نمی‌دهد و به‌عنوان تمرینی ارزشمند برای آن‌ها به حساب می‌آید که می‌تواند مهارت گوش دادن به کارکنان را در آن‌ها افزایش دهد.
این رویداد، احساس «دیده‌شدن» و «شنیده‌شدن» را به کل اعضای تیم می‌دهد و با توجه به دوره تکرار هفتگی، که پیشنهاد ما برگزاری رویداد در همین دوره است، باعث می‌شود که در طول سال، هر مدیر با هر یک از اعضای خود، حداقل ۵۲ مرتبه جلسه داشته باشد که در این جلسه، به علایق شخص و جایی که عملکرد بهتری دارد، توجه کند.
پیشنهاد ما برگزاری این رویداد، به‌صورت هفتگی است؛ زیرا به طرز عجیبی دوره هفت روزه کاری در کل دنیا در حال انجام است و موفق عمل می‌کند؛ درحالی که هیچ توضیح علمی برای این دوره وجود ندارد (برای توضیح یک روز، حرکت زمین به دور خودش را مدنظر قرار می‌دهد. برای یک ماه، حرکت ماه دور زمین را ملاک قرار می‌هیم و برای یک سال، حرکت زمین به دور خورشید را ملاک قرار می‌دهیم.) البته می‌توان گفت که در طول دوره هفت روزه، ذهن ما بهتر عمل می‌کند و دچار سوگیری شناختی نخواهد شد.
رویداد تیم ساز برای چه تیم هایی موفق عمل می کند؟
رویداد تیم‌ساز، برای بهبود تعامل سازمانی بین مدیران و اعضایشان طراحی شده است؛ اما به این معنی نیست که کل سازمان ۲۰۰ نفره دور هم بنشینند و این دو جمله را هر هفته تکمیل کنند. به‌طور کلی، براساس تحقیقات مختلف می‌توان گفت که مدیران بسیار محدودی هستند که می‌توانند تیم‌های بزرگ‌تر از ۱۰ نفر را مدیریت کنند و با تمام اعضا، رابطه معنادار ایجاد کنند. بنابراین، اگر قصد ایجاد کردن این رویداد را در سازمانتان دارید، مطمئن شوید که تعداد اعضای هرتیم، بیش از ۱۰ نفر نشود تا تأثیر این رویداد در سازمان برایتان ملموس شود.
به سادگی، تیم با تعامل بالاتر بسازید!
افزایش تعامل در سازمان نیازمند شفافیت خشونت‌باری است (از این کلمه استفاده کردیم تا میزان جدیت این قضیه را نشان دهیم)؛ یعنی نیاز است بین مدیران و پرسنل، پرسنل و پرسنل شفافیت بالایی ایجاد شود که تمرکز این شفافیت در حوزه نشان‌دادن نقاط قوت و ضعف افراد به یکدیگر برای ایجاد همکاری بهتر برای رسیدن به هدفی مشترک و شفاف است که از طرف مدیر مشخص شده و لازمه تمام این اتفاقات، صحبت و صحبت و صحبت است که امیدوارم مدل پیشنهادی، بتواند در این مسیر به شما کمک کند.
نظرات شما