ارتباط تیمی و جایگاه آن در معماری سازمانی
ارتباط تیمی و جایگاه آن در معماری سازمانی بسیار حائز اهمیت است. اگر تمام ملاک‌هایی که فکر می‌کنیم برای ساختن تیم و شرکتی موفق لازم است را در اختیار داشته باشید و باز‌هم نشود، به سراغ کدام فاکتور برای بررسی بیشتر خواهید رفت؟
در این مقاله ارتباط تیمی در سیمپل اچ آر به دنبال حل این مسئله هستیم که بعد از رسیدن به همه اِلمان‌های موفقیت نوشته شده در کتاب‌ها، چه چیزی تعیین کننده حرکت درست تیم و ارتباط در کار تیمی خواهد بود؟ آیا معماری سازمان یک هنر و در دست اشخاص است و با اطلاعات نمی‌توان برایش تصمیم گرفت؟
اهمیت ارتباط تیمی چیست؟
اهمیت ارتباط تیمی چیست؟ بیایید یک مجموعه کال سنتر را تصور کنیم. مجموعه کال‌سنتر یک کارگزاری برای مثال می‌تواند خوب باشد؛ زیرا مهارت‌های لازم برای انجام شغل مانند ارتباط در کار تیمی تا حد مناسبی قابل درک است. افراد را با شرایط مناسب می‌توان پیدا کرد، ارزیابی عملکرد شفاف براساس رضایت مشتریان، مدت زمان مکالمه و تعداد حساب‌های جدید ایجاد شده و چندین ملاک شفاف خوب ارزیابی عملکرد دیگر سنجید و با فرض اینکه شرایط پرداختی هم مناسب است، باید معماری سازمان شما کار کند. پول خوب می‌دهید، کار شفاف است، مشتری پولدار است، ارزیابی عملکرد هم درست است، ولی سیستم شما کار نمی‌کند!
مدیر مجموعه نمی‌تواند درک کند که چرا این چند صد نفر پرسنل کال سنتر، بعضی عملکرد خیره کننده، بعضی ضعیف، بعضی گاهی خوب و گاهی بد دارند. به عبارت دیگر چرا این افراد با وجود اینکه تمام ملاک‌هایی که از دید عرف لازمه موفقیت است را دارند، ولی به عنوان سیستم عملکرد خوبی ندارند؟ ارتباط و کار تیمی چه رابطی دارند؟
ارتباط در تیم و موفقیت آن
ارتباط در تیم بین اعضا و نحوه تعامل، انرژی آن‌ها در طول روز و اعتقاد آنان به ارزش‌های سازمان، همه تعیین کننده در موفقیت تیم هستند. ارتباط تیمی و این ملاک‌ها در بین اعضا تیم دیده می‌شود، احساس می‌شود، اما هیچگاه سنجیده نشده‌اند.
شاید به نظر عجیب بیاید اما در تیم، چیزی که می‌گویید، در عملکرد آن تأثیر ندارد؛ بلکه به نحوه‌ای که آن را بیان می‌کنید بستگی دارد!
سنجیدن ارتباط تیمی و نقش آن در موفقیت سازمان
حال مسئله این است: با اینکه می‌دانیم ارتباط تیمی اهمیت دارد، اما تاکنون نتوانسته‌ایم آن را بسنجیم. می‌دانیم که مطالبی که اعضای تیم به یکدیگر می‌گویند، اهمیت چندانی ندارد؛ بلکه نحوه‌ای که به یکدیگر می‌گویند اهمیت دارد. اما چگونه می‌توانیم بفهمیم در چه وضعیتی هستند و در چه وضعیتی باید باشند؟
راه حل سنجیدن میزان ارتباط در کار تیمی
اما بیایید راه حل سنجیدن میزان ارتباط در کار تیمی را به روش دانشگاه MIT بررسی کنیم. این دانشگاه بج‌های سینه‌ای را طراحی کرد که راهکار بود. این بج سینه می‌توانست انرژی هر فرد، نحوه تعامل (نه چیزی که می‌گوید)، تعداد افرادی که فرد با آن‌ها تعامل می‌کند، میزان بلندی صدا، زبان بدن، مدت زمان مکالمه و به صورت تقریباً ۱۰۰ فاکتور در ارتباط تیمی را بسنجد. این دانشگاه بج‌های سینه را روی چند هزار نفر از کارکنان در واحد مشابه، یعنی کال‌سنتر کار گذارشتند و به مدت ۶ هفته، تعامل و روابط افراد در سازمان را بررسی کردند.
آن‌ها به الگوهای تکرارشونده‌ای در تیم‌های موفق رسیدند. درواقع، بعد از این دوره در دانشگاه MIT، بدون آن‌ها حتی فرد را در تیم دیده باشد، باتوجه به الگوهای ارتباطی که داشتند، می‌توانستند موفقیت یا شکست تیم را پیش‌بینی کنند.
۲ عامل قطعی موفقیت تیم ها
بعد از تحقیقات اول، به ۲ عامل قطعی موفقیت تیم ها رسیدند:
انرژی + تعامل خارج از محیط کار
با همین یک تکه خروجی، به مدیرعامل گفتند لطفاً نیم‌ساعت زمان قهوه خوردن بین روز را دوباره اجرا کنیم و همه پرسنل به بیرون برویم. مدیرعامل که با خودش فکر می‌کرد با تیمی خوش‌گذران درحال مشاوره گرفتن است، بالاخره قبول کرد.
اعضای تیم با داشتن این ۳۰ دقیقه تایم، زمان مناسبی برای تعامل کردن خارج از محیط کاری، دوستی با همکار و شارژ مجدد داشتند.
جواب داد! میانگین زمان مکالمه تا ۲۰ درصد در تیم‌های ضعیف کاهش داشت و در به صورت کلی، ۸ درصد کاهش در کل سازمان پیدا کرد. همچنین رضایت شغلی را تا ۱۰ درصد افزایش داد و سالانه چیزی حدود ۱۵ میلیون دلار سود عاید سازمان شد.
تاثیر مدل ارتباط تیمی در موفقیت آن
تاثیر مدل ارتباط تیمی در موفقیت آن چگونه است؟ در همه گروه‌ها به یک شکل است؟ این تحقیقات را دانشگاه MIT ادامه داد. در ابتدا صرفاً به سراغ تیم‌های کال‌سنتر در سازمان‌های مختلف رفته بود، اما در ادامه به دنبال انواع تیم‌ها در انواع صنایع رفت. نتیجه جالب بود! صنعت یا واحد هیچ تأثیری در الگو ارتباطات و ارتباط تیمی نداشت!
یعنی بدون اینکه بدانند چه تیمی و چه فردی در چه سازمانی است، صرفاً باتوجه به مدل ارتباطات، می‌توانستند بگویند که این تیم موفق خواهد شد یا با شکست روبه‌رو می‌شود. خواه تیم استراتژی سازمان باشد، خواه تیم پشتیبانی انبار سازمان.
افراد باتجربه‌ای هستند که به تیم نگاه می‌کنند و متوجه می‌شوند که تیم بازنده است یا برنده. به سرمربی فوتبال توجه کنید که به تیم ۱۱ نفره خود نگاه می‌کند و متوجه می‌شود که امروز روز آن‌هاست یا خیر. اما این کار در سازمان ۱۰۰۰ نفره نیز ممکن است؟ در تیم مدیران ۵۰ نفره چطور؟ تا کجا می‌توان سازمان را با احساسات و غرایض مدیران، اداره کرد؟
این اولین باری است که می‌توان به صوت مستند و با تحلیل داده‌ها از روابط بین افراد، تحلیل و بررسی کرد و عوامل شکست یا پیروزی را فهمید و این اتفاق به لطف پیشرفت در حوزه IOT افتاده که با وجود این بج‌های سینه، امکان بررسی بیش از ۱۰۰ اِلمان در روابط انسانی به ما داده شده است.
راهکار موفقیت تیم ها
با تحلیل دیتا، با علم معماری سازمان روبه‌رو هستیم. با بررسی تیم‌های موفق به عواملی شاخص در پیروزی‌هایشان رسیدیم که راهکار پیروزی آن‌ها شامل موارد زیر است:
- همه در تیم‌های موفق، تقریباً به یک اندازه صحبت می‌کنند.
- اعضای تیم با یکدیگر صحبت چهره به چهره انجام می‌دهند و از زبان بدن با انرژی مثبت استفاده می‌کنند.
ارزشمند‌ترین مدل ارتباط تیمی، حضوری و چهره به چهره است، سپس ویدئو کال و در نهایت مدل‌های دیگر ارتباطی.
- اعضای تیم‌های مختلف به صورت مستقیم با یکدیگر ارتباط می‌گیرند، نه فقط سرپرستان تیم‌های مختلف.
- وجود سوپراستارها در تیم به اندازه‌ای که تصور می‌شد، در موفقیت تیم تأثیر ندارد.
- آموزش ارتباط در تیم، از ارزشمند‌ترین آموزش‌های ممکن در سازمان است.
- اعضای گروه، در سایر فضاهای خارج از سازمان، فعال هستند و اطلاعات به داخل سازمان می‌آورند.
- اعضای گروه، باهم خارج از کار صحبت می‌کنند.
۳ تکنیک برای بهبود ارتباط مدیر با اعضا
نحوه تعامل و ارتباط گیری مدیران با اعضای تیمشان در سازمان، بسیار اهمیت دارد، البته که درباره استراتژی سبک های رهبری در سازمان و مدل‌های مختلف ارتباط‌گیری افراد در سازمان صحبت کردیم، اما در این قسمت، به دنبال تکنیک‌های ارتباط تیمی بین مدیران و اعضا هستیم:
- برای بچه ۱۴ ساله بنویسید
مهارت نوشتن و نامه‌نگاری، یکی از مهارت‌های اصلی مدیران موفق است اما باید تا جای ممکن این کار ساده انجام شود. گویی که انگار برای بچه‌ای در سن ۱۴ یا ۱۵ سالگی مطلب می‌نویسید. برای برقراری ارتباط تیمی موثر، در همین حد ساده و قابل فهم باید باشد. در نامه‌های خود از کلمات سنگین استفاده نکنید. البته نه اینکه از کلمات سخیف و شوخی‌های زننده استفاده کنید.
- اصطلاح ایجاد کنید
به زبان ایرانی‌تر، استفاده از ضرب‌المثل برای برقراری ارتباط تیمی. ضرب‌المثل، نماینده یک داستان طولانی است که با روابط آن، جمله کوتاه، کل داستان و درسی که باید از داستان گرفته می‌شد، بیان می‌شود. شیرین است و به دل می‌نشیند. البته می‌توانید اصطلاح یا ضرب‌المثل‌های بومی خودتان را ایجاد کنید. مثلاً اگر در جشنواره‌ای مربوط به شب یلدا، تیم تبلیغات با فعالیتی که انجام داده بود، باعث جلب توجه رقبا شده و درنهایت، رقبا به مدیرعامل برای تبریک چنین کمپین موفقی تماس گرفتند، اصطلاح شما می‌تواند این باشد: کاری کنید رقیب تماس بگیرد.
- عددها را انسانی کنید
برای برقراری ارتباط تیمی بهتر با اعضای گروه خود، لازم است که عددها را انسانی کنید. اینکه شما درباره برنامه پیشرفت سازمان صحبت می‌کنید و توقع داشته باشید همه با فایل اکسلی که شما طراحی کرده‌اید و تعدادی عدد، ارتباط بگیرند، تصور اشتباهی است. باید تا جای ممکن برای برنامه‌های آتی سازمان و جاهایی که مدیران علاقه زیادی به عدد پیدا می‌کنند، حداقل معادلی برایش ایجاد شود.
مثلاً به جای اینکه بگوییم سال آینده برنامه رشد ۳۰ درصدی خواهیم داشت، بگوییم سال آینده ۳۰ همکار جدید به تیم اضافه خواهد شد و سطح سازمان پرسنل بسته به عملکردشان تغییر خواهد داشت. (برای اینکه تیمی پربازده داشته باشید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله تیم سازی در سازمان را مطالعه کنید تا با اصول آن آشنا شوید.)
به سادگی، معمار تیم موفق خود باشید
می‌دانیم معماری کردن سازمان و برقراری ارتباط تیمی در گروه‌های مجموعه، از کار‌های بسیار تخصصی و پیچیده است. اما اینجا تلاش داریم تا با توجه کردن به اطلاعات اساسی، ساده و کاربردی، منابع انسانی را برای مدیران قابل استفاده‌تر کنیم. (در این زمینه، مقاله بهبود عملکرد مدیریت منابع انسانی می‌تواند به شما کمک کند.)
شما می‌توانید با درنظر گرفتن این چند نکته ساده و کاربردی در معماری سازمانتان، آن را بیش از پیش بهره‌ور کنید:
- همه افراد به یک اندازه صحبت کنند و بشنوند.
- تا جای ممکن، ارتباط افراد چهره به چهره باشد (تا تکست و ایمیل).
- افراد تیم‌های مختلف، مستقیم باهم ارتباط بگیرند نه صرفاً سرپرستان هرتیم.
نظرات شما