آف بوردینگ و طراحی و اجرای آن در سازمان
آف بوردینگ یا همان پروسه خروج پرسنل از خدمت، ازجمله قسمت‌هایی از منابع انسانی است که معمولاً به آن کم توجه می‌شود؛ اما مگر می‌شود فقط به سازمان اضافه کرد و خروجی نداشت یا خروجی‌اش را به‌اندازه‌ای که ورودی‌اش را کنترل می‌کنیم، کنترل نکرد؟
می‌دانیم که تقریباً (بسته به شرایط، ممکن است متفاوت باشد.) مهم‌ترین قسمت منابع انسانی در سازمان، واحد جذب و استخدام است و معمولاً فرایند آف بردینگ مانند آنبردینگ در سازمان را واحد اداری منابع انسانی انجام می‌دهد و بیشتر امور تسویه‌حساب و اداری را یادمان می‌اندازد. ما در این مقاله آف بوردینگ از سیمپل اچ آر فرایند انجام این کار را توضیح می‌دهیم. با ما همراه باشید.
فرایند آف بوردینگ چیست؟
آف بوردینگ به انگلیسی معادل Offboarding بوده و معادل قطع همکاری با پرسنل است. این پروسه، چه ازطرف پرسنل باشد چه ازطرف سازمان، یک اتفاق طبیعی و لازم برای رشد فرد و سازمان است. باید بدانیم که اصلاً اتفاق بد یا ناخوشایندی نبوده و یک اتفاق طبیعی است. همانطور که شما در سازمانتان در تلاش هستید تا با اضافه کردن مناسب‌ترین افراد، شرایط بهتری را مهیا کنید، باید با قطع همکاری با افرادی که برای شما مناسب نیستند نیز شرایط را بهتر کنید.
برای درک بهتر اهمیت فرایند آف بوردینگ در سازمان، اتاقی را درنظر بگیرید که کولر آن روشن است (کولر آبی دارد)؛ اگر در و پنجره‌ها کاملاً بسته و هوا هیچ راه خروج مشخصی نداشته باشد، هوای داخل اتاق دم می‌کند، نامطبوع می‌شود و حتی رفته‌رفته گرم می‌شود. شما برای این که هوایی مطبوع را تجربه کنید، معمولاً یکی از درها یا پنجره‌ها را باز می‌گذارید تا با ایجاد جریانی، هوا را مطبوع کنید.
سازمان را هم می‌توان به همین اتاق تشبیه کرد که هوای ورودی خنک و مطبوع آن، که ازطریق کانال جذب و استخدام مجموعه وارد آن می‌شود، اگر جای خروجی مشخصی نداشته داشت، ازبین خواهد رفت. اما اگر فرآیندی درست، مانند Offboarding برای آن تعریف شود و «جریان» ایجاد شود، هوای مطبوع و خنک که همان پرسنل مناسب و تازه استخدام شده هستند، شرایط سازمان را بهبود خواهند داد.
چرا آف بوردینگ در یک سازمان ضروری است؟
متوسط طول همکاری افراد با سازمان‌ها (البته آمار برای کشور آمریکا است) به ۴ سال کاهش یافته است. یعنی می‌توان گفت که تقریباً سازمانی که ۲۰ سال قدمت دارد، حداقل ۵ مرتبه کل افراد سازمانش را تغییر می‌دهد (یا حداقل بیش از ۸۰ درصد آنان را). البته می‌توان تصور کرد که این آمار در ایران حتی کمتر از ۴ سال باشد؛ عدم توجه به فرایند آف بردینگ در سازمان، مثل بی‌توجهی به دوستان قدیمی است.
علاوه‌بر این‌ها، باید درنظر گرفت که منظور از فرایند آف بردینگ، یک پروسه و «فرایند» است؛ صرف انجام یک مصاحبه خروج یا جشن خداحافظی کفایت نمی‌کند. البته توقع انجام کاری عجیب هم نیست. بهترین مثال برای درک این موضوع می‌تواند گروه‌های فارغ‌التحصیلی دانشگاه یا دبیرستان‌ها در دوره تحصیلمان باشد که بعضی مدارس دارند و باعث ایجاد یک کامیونیتی ارزشمند از افراد شده‌اند که ویژگی مشترک همگی آنان این است که دوره‌ای در آن دانشگاه یا مدرسه تحصیل می‌کرده‌اند.
روش طراحی فرایند آف بوردینگ
طراحی فرایند آف بوردینگ، یک اقدام و تصمیم‌گیری کاملاً استراتژیک است. درواقع مانند استراتژی مراحل آنبردینگ، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری درباره پروسه آف بردینگ در سازمان، در دپارتمان جذب و استخدام باید صورت گیرد و جزئی از وظایف این واحد است (البته به غیر از قسمت اداری خروج). با این کار، علاوه‌بر این که تصمیم‌گیری استراتژیک برای طراحی این پروسه، هم‌راستایی بیشتری با جذب و استخدام خواهد داشت، پرسنل جذب و استخدام نیز دید بهتری نسبت به افرادی که از سازمان خارج می‌شوند، پیدا می‌کنند و از این طریق، عملکرد کل واحد بهبود خواهد یافت.
قطعاً که وقتی یک مدیر ارشد اجرایی قصد خروج از شرکت دارد با زمانی که یک کارشناس تازه‌وارد قصد جدایی دارد، فرآیندهای متفاوتی را طلب می‌کند. همچنین وقتی شما در صنعتی مانند صنعت غذایی درحال فعالیت هستید و رستوران دارید، در مقایسه با زمانی که مثلاً در صنعت فناوری‌های نانو فعالیت می‌کنید، پروسه‌های خروج متفاوتی طلب می‌کند.
از زاویه‌ای دیگر نیز می‌توان فرایند آف بوردینگ را بررسی کرد. وقتی شما در سازمانی فعالیت می‌کنید که اطلاعات ارزشمندی را افراد می‌دانند که افشا شدن این اطلاعات در بازار می‌تواند موقعیت بازار شما و یا حتی بقا کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد و اصطلاحاً شرایط شما را در کشور «امنیتی» کند، در مقایسه با بیزینسی که افشای اطلاعات آن، تأثیر چندانی بر شرایط بازار ندارد، خود این فاکتور نیز یکی از عوامل تأثیرگذار بر طراحی پروسه آف بردینگ است که اتفاقاً سازمان‌های کمی هم نیستند که دچار این محدودیت‌های اطلاعاتی در ایران هستند (که یکی از خاص‌ترین پروسه‌های اف بوردینگ برای چنین سازمان‌هایی وجود دارد.)
اما به‌صورت کلی، برای طراحی فرایند آف بوردینگ، یکی از جدول‌هایی که اهمیت بالایی دارد و دید کلی خوبی برای طراحی این پروسه به سازمان می‌دهد، همین جدول است که در جذب و استخدام نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. (برای مطالعه کامل آن، پیشنهاد می‌کنیم مقاله فرایند جذب و استخدام را مطالعه کنید.)
براساس این جدول، شما یک دید کلی خوب برای طراحی پروسه آف بردینگ با در نظر گرفتن سه ملاک مختلف شامل: اهمیت استراتژیک نیرو، فراوانی نیرو در بازار و تعداد نیرو در آن موقعیت شغلی خاص درنظر گرفت.
چرا فرایند آف بوردینگ را طراحی می کنیم؟
معمولاً وقتی در سازمان به مرحله جدایی با فردی می‌رسیم، شرایط خوب نیست؛ یا مشکل عملکردی وجود دارد یا مشکل رفتاری. اما یکی از اهداف این پروسه این است که افراد را از حالت برانگیخته و ناراحت خارج و به آرامش نزدیک‌تر کند. کسی که از سازمان شما درحال جدایی است، در اکثر مواقع دلخوری‌ها و ناراحتی‌های مختلفی داشته یا حداقل حرفهای ارزشمندی دارد. درست مانند یک فنر فشرده که در خود انرژی ذخیره شده بالایی دارد. حال این تصمیم شماست که می‌خواهید از این انرژی ذخیره شده در چه مسیری استفاده کنید؛ در مسیر خراب کردن اعتبارتان نزد سایر مشتریانتان، دادگاه اداره کار بابت حق و حقوق‌شان یا خراب کردن شما جلوی سایر پرسنل شرکت.
درواقع فرایند آف بوردینگ، یک پروسه آرام کننده شرایط است. فرایندی است که در آن به افرادی که به هر دلیلی با مجموعه همکاری ندارند، توجه می‌کنند و صحبت‌های آنان را می‌شنوند و به آنان ارزش می‌دهند.
فرایند آف بوردینگ از چه زمانی آغاز می شود؟
فرایند آف بوردینگ دقیقاً از لحظه استخدام افراد شروع می‌شود. یک اقدام کاملاً استراتژیک است و در این اقدام و برنامه‌ریزی، شما یک صحبت شفاف و صادقانه با پرسنل خود از لحظه آغاز شروع همکاری دارید و آن صحبت شفاف این است:
«ما دوست داریم بتونیم تا زمان بازنشستگیت باهم همکاریمون رو ادامه بدیم؛ اما اگر به هر دلیلی این اتفاق ممکن نبود، جدایی اتفاق بدی نیست و برای رشد هر دو طرف لازمه و چنین پروسه‌ای رو برای این جدایی انجام می‌دهیم.»
به سادگی، آف بورد کنید!
پروسه آف بوردینگ در سازمان از فرآیندهایی است که به‌دلیل اینکه مکالمه‌های دشواری را در خود دارد، افراد به سختی آن را به برعهده گرفته و انجام می‌دهند و اکثراً نیازمند توجه مدیرعامل برای جاری‌سازی در سازمان است. اما به قول بعضی سرمایه‌گذاران که می‌گویند: «مهم‌ترین قسمت سرمایه‌گذاری، برنامه‌ریزی خروج آن است»، در تیم سازی نیز یکی از مهم‌ترین قسمت‌های آن، برنامه‌ریزی خروج اعضایی است که برای تیم مناسب نیستند.
پروسه آف بوردینگ عین فرهنگ سازمانی، هویت سازمان و برند کارفرمایی است و دقیقاً همان نقطه‌ای است که کاندیدای برتر بازار به آن نگاه می‌کنند. آنان می‌دانند که احتمال این که در سازمانی طولانی‌مدت کار کنند، پایین است به اولین چیزی که نگاه می‌کنند، مانند سرمایه‌گذاران حرفهای، نحوه قطع همکاری شما با پرسنل گذشته خود و فرآیندی که برای آف بورد کردن آنان استفاده کرده‌اید، است.
نظرات شما