فرآیند آنبوردینگ
فرآیند آنبوردینگ در سازمان چیزی فراتر از پک‌های خوش‌آمدگویی و جشن ورود به سازمان است. OnBoarding در سازمان یک پروسه کاملاً استراتژیک و در راستای اهداف سازمان است که اگر به‌درستی انجام شود، می‌تواند جلوی اشتباهات فرآیند جذب و استخدام را بگیرد و با استخدام افراد مناسب، از ورود فرد نامتناسب به سازمان جلوگیری کند و او را زودتر آماده فعالیت کند. این فرآیند از پایین‌ترین موقعیت‌های شغلی در سازمان تا اعضای هیئت‌مدیره می‌تواند انجام شود و پیشنهاد ما نیز این است که انجام شود؛ اما نه با هدفی که معمولاً در شبکه‌های اجتماعی درباره آن‌ها صحبت می‌شود، بلکه با هدف افزایش کیفیت استخدام که در ادامه این مقاله فرآیند آنبوردینگ در سیمپل اچ آر به آن می‌پردازیم.
فرآیند آنبوردینگ (OnBoarding) چیست؟
آنبوردینگ به فرآیند معرفی شخص تازه‌وارد به سازمان گفته می‌شود که هدف آن، این است که فرد، موقعیت شغلی جدید خود را به‌درستی درک کند و به‌خوبی بتواند همکاری خود را با دیگر اعضا شکل دهد. این پروسه تا زمانی ادامه دارد که شخص تازه‌وارد بتواند کار خود را کاملاً مستقل و بهینه انجام دهد؛ یعنی اگر شخصی وارد سازمان شما شد و از روز اول می‌توانست کار خود را بدون اینکه از دیگر همکاران سؤالی (اضافی) بپرسد، انجام دهد ولی هنوز به خروجی مناسب نرسیده باشد، هنوز آنبوردینگش تکمیل نشده و نیاز به آموزش بیشتر دارد. اما زمانی که شخص تازه‌وارد بتواند کارش را به‌طور مستقل انجام دهد و خروجی کارش به آن میزانی که متناسب است برسد، می‌توانید بگوئید که آنبورد شده است. پس صرف اینکه بگوییم شخص تازه‌واردی وارد سازمان ما شده و سؤالی از شیوه انجام کار ندارد، به معنی آنبردینگ نیست.
حال ممکن است در سازمان‌های متفاوت با شرایط متفاوت، این فرآیند به شیوه‌های گوناگون طی شود؛ یعنی ممکن است حتی در جایی به این نتیجه برسید که اگر خود شخص بدون کمک از دیگری و بدون فرآیند از پیش تعیین‌شده فرآیند آنبوردینگ پیش برود، برای سازمان بهتر است یا در جای دیگری تصمیم می‌گیرید که باید لحظه‌به‌لحظه همراه شخص باشید تا به خروجی ایده‌آل برسید که در ادامه بیشتر توضیح خواهیم داد. ما در سیمپل اچ آر، یک دوره آموزش جذب و استخدام را به‌طور رایگان تهیه کرده‌ایم که در آن، آنبوردینگ را به‌طور کامل آموزش دادیم که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مشاهده نمایید.
تفاوت فرآیند آنبوردینگ و فرآیند جهت گیری (orientation)
فرآیند جهت‌گیری سازمانی قسمت کوچکی از فرآیند آنبوردینگ است. فرهنگ جهت‌گیری معمولاً روز اول شخص تازه‌وارد سازمان را شامل می‌شود که ممکن از چند دقیقه تا چند ساعت طول بکشد که در این زمان، موارد زیر گفته می‌شود:
- قوانین سازمان
- معرفی کوتاه اعضای تیم و چارت سازمانی
- نشان دادن سازمان و بخش‌های گوناگون
- نشان دادن محل کار شخص و تحویل دادن لوازم شخصی کار
- مراحل اداری سازمان (مرخصی – شیوه پرداخت‌ها – پاداش‌ها و…)
این درحالی است که فرآیند آنبوردینگ در سازمان، از لحظه‌ای که کاندید پیشنهاد سازمان را قبول می‌کند و قرارداد را امضا می‌کند تا لحظه‌ای که بتواند کار خود را به‌طور مستقل و با بهره‌وری مناسب انجام دهد، ادامه دارد و ممکن است تا چندین ماه هم به طول بیانجامد.
فرآیند جهت‌گیری در سازمان تا حد زیادی می‌تواند استانداردسازی شود و در کل سازمان برای تمام افراد به یک شکل انجام شود. حتی این فرآیند می‌تواند توسط واحدی به غیر از واحد منابع انسانی مانند واحد مالی، حقوقی، اداری یا افراد خود تیم صورت گیرد. اما چیزی که هدف فرآیند جهت‌گیری بوده، این است که شخص تازه‌وارد، ابهامی نسبت به قوانین، شرایط پرداخت حقوق و محل غذاخوری و امثالهم نداشته باشد و نخواهد این موارد را از همکاران خود وقتی در سرجایش مستقر شد بپرسد. معمولاً سازمان‌ها فرهنگ جهت‌گیری خود را به جای فرآیند آنبوردینگ معرفی می‌کنند.
پیش بوردینگ (Preboarding) یا آنبوردینگ؟
پیش بوردینگ همانطور که از اسمش مشخص است، به مرحله قبل از شروع رسمی فرآیند آنبوردینگ در سازمان گفته می‌شود. تمرکز فرآیند Preboarding بین زمانی است که کاندید قرارداد را امضا می‌کند تا زمانی که شروع به کار می‌کند است، یا زمانی که کاندید پیشنهاد شغلی را قبول می‌کند و ما منتظر هستیم تا او شروع به کار کند. در این مرحله، معمولاً چند کار زیر انجام می‌شود:
- نامه خوش آمد گویی به کارمند جدید ارسال می‌شود.
- مدارک و اطلاعاتی که لازم است شخص روز اول با خود بیاورد، هماهنگ می‌شود.
- به اعضای تیم نامه زده می‌شود و شخص جدید، زمان شروع به کار و حوزه کاری مشخص می‌شود.
- شرایط لازم برای کار کردن شخص تازه‌وارد و کارهایی که قرار است انجام دهد، مشخص می‌گردد.
- مسیرهای رفت‌وآمد به شرکت، محل پارک و اطلاعاتی از این دست نیز به شخص تازه‌وارد داده می‌شود.
هدف فرآیند پیش‌بردینگ این است که شخص تازه استخدام شده در روز اول کاری خود با این صحنه روبه‌رو نشود که از نگهبان درب ورودی بپرسد که کجا باید برود. به محل کارش که رسید، هنوز میزی آماده نباشد، اعضای تیمش مطلع نباشند که قرار است شخصی به آن‌ها اضافه شود و با چشم غره به آن تازه‌وارد نگاه کنند و خود شخص احساس کند که سازمان برای ورود او برنامه‌ریزی دارد و عضو تأثیرگذاری خواهد بود. فرآیند پیش‌بردینگ نیز می‌تواند مانند فرآیند جهت‌گیری در سازمان به‌صورت استاندارد تبدیل شود و برای همه استخدام‌های مجموعه، به‌صورت یک‌دست مورد استفاده قرار گیرد.
چرا فرآیند آنبوردینگ مهم است؟
فرآیند آنبوردینگ از جنس زمان است. اصلاً به‌طور خلاصه می‌توان گفت این پروسه به زمانی گفت می‌شود که طول می‌کشد تا یک تازه‌وارد، کار را کامل یاد بگیرد و به حداکثر بهره‌وری‌اش برسد. حال شما ممکن است بگویید: «خب خودش برود و کار را یاد بگیرد و به حداکثر بهره‌وری برسد.» که حرف اشتباهی نیست و ممکن است این پروسه تا ۵ ماه طول بکشد. اما اگر بگوییم که با پیاده‌سازی OnBoarding ، شما به جای ۵ ماه، یک ماه زمان لازم دارید تا شخص را به همان نقطه برسانید، چطور؟ یعنی انگار ۴ ماه در پرداخت حقوق جلو هستید. پس کار اصلی که پیاده‌سازی یک فرآیند آنبوردینگ در سازمان برای ما انجام می‌دهد، «سریع‌تر» کردن رسیدن به نقطه حداکثر بهره‌وری شخص تازه‌وارد است. به همین دلیل است که اگر فرآیند آنبوردینگ درستی داشته باشید، می‌توانید خیلی زودتر متوجه شوید که شخصی که استخدام کرده‌اید، واقعاً خوب است یا خیر؛ زیرا در همان مثال بالا، اگر فرآیند آنبوردینگ نداشته باشید، شما باید ۷ ماه حداقل صبر کنید تا مطمئن شوید حداکثر بهره‌وری شخص همان ماه پنجم است. زیرا هرماه شاهد پیشرفت عملکردش خواهید بود تا ماه پنجم. اما با داشتن این پروسه، احتمالاً در ماه دوم متوجه می‌شوید که بهترین عملکرد شخص چیست و می‌توانید درباره‌اش تصمیم‌گیری کنید.
انواع استراتژی فرآیند آنبوردینگ چیست؟
پیشنهاد سیمپل اچ آر درباره انواع فرآیندهای آنبوردینگ این است که در ابتدا تکلیف دو پروسه استاندارد و تقریباً ثبات خود را مشخص کنید: فرآیند پیش‌بردینگ و جهت‌گیری؛ زیرا تقریباً برای تمام افراد سازمان به یک شکل می‌تواند صورت گیرد و فقط افراد اجرایی آن ممکن است متفاوت باشد. مشخص کردن این دو استاندارد جلوی دردسرهای غیرضروری را در ادامه فعالیت‌های سازمان تا حد خوبی می‌گیرد. بعد از اینکه این کار را انجام دادید، نوبت به طراحی استراتژی خود OnBoarding می‌شود. در مقاله استراتژی مراحل آنبردینگ، این پروسه را به‌طور کامل بررسی کردیم و حالا به مرور آن می‌پردازیم:
- آنبوردینگ متمرکز: در آنبوردینگ متمرکز، واحد منابع انسانی سازمان مسئولیت تمام مراحل از پیش‌بردینگ، جهت‌گیری تا آنبوردینگ را عهده‌دار می‌شود و در انتها نیز مطمئن می‌شود که شخص تازه‌وارد هم کار را به‌طور کامل یادگرفته و هم بهره‌وری خوبی داشته باشد.
- آنبوردینگ غیرمتمرکز: در آنبوردینگ غیرمتمرکز، واحد منابع انسانی سازمان در نقش ساپورت و مربی برای سایر مدیران سازمان عمل می‌کند و مدیر هر واحد و تیم خودش، مسئول آنبوردینگ هر شخصی است که تازه به تیمش اضافه شده است.
- بدون آنبوردینگ: در برخی سازمان‌ها و شرایط حتی ممکن است صلاح بر این باشد که هیچ فرآیند آنبوردینگی، یعنی هیچ آموزش خاصی به شخص داده نشود و خودش با تیم و فضاهای کاری آشنا شود و پیش رود.
هرکدام از این استراتژی‌ها برای شرایط و سازمانی خاص مناسب است و هیچ کدام بهتر یا بدتر نیستند. علاوه‌بر این‌ها، دو مرحله پیش‌بردینگ و جهت‌گیری را نیز می‌توانید حتی با این استراتژی‌ها همراه کنید یا جدا درنظر بگیرید؛ یعنی می‌توانید بگویید که استراتژی شما در فرآیند پیش‌بردینگ و جهت‌گیری متمرکز است و واحد منابع انسانی این کار را انجام می‌دهد، ولی فرآیند آنبردینگ را که شامل آموزش‌های تکنیکال است، به‌صورت غیرمتمرکز پیش روید.
نکته اساسی در اجرای آنبردینگ
یکی از اساسی‌ترین نکات در فرآیند آنبوردینگ این است که بدانیم قرار نیست در این پروسه، همه‌چیز را ما به شخص تازه‌وارد آموزش دهیم، البته به غیر از زمانی که برای خط تولید کارخانه در حال استخدام هستیم و تمام مراحل کار از قبل توسط کارخانه تولیدکننده ماشین‌آلات مشخص شده است، در سایر موقعیت‌های شغلی، همانطور که شخص تازه‌وارد به‌دنبال به‌دست آوردن اطلاعات است، ما نیز باید آمادگی و پذیرش دریافت اطلاعات را از آن شخص داشته باشیم. اگر همه چیز را ما می‌دانستیم که شاید اصلاً نیازی به استخدام آن شخص نبود! با این حرف‌ها قصد داریم از شما بخواهیم که: اجازه دهید خودشان را به شما نشان دهند!
اجازه دهید که کاندید تازه‌وارد صحبت کند، خود را نشان دهد و واقعاً احساس ارزشمند بودن پیدا کند. احساس ارزشمندی صرفاً با نامه خوش آمد گویی به کارمند جدید داده نمی‌شود؛ بلکه واقعاً باید برای آن، کاری انجام داد. شاید کاری که باید انجام دهیم، از جنس «کاری نکردن» باشد و بیشتر از جنس «گوش کردن» باشد. (در مقاله گوش دادن به کارکنان، به نکات مهمی برای این مهارت، که جزو مهم‌ترین مهارت واحد منابع انسانی به‌شمار می‌آید، پرداخته‌ایم.)
در آزمایشی که در هاروارد انجام شد، دو فرآیند آنبوردینگ با یکدیگر مقایسه شدند. پروسه یک شامل:
- رهبر سازمان، توضیح ۱۵ دقیقه‌ای درباره فعالیت شرکت داد.
- کارمندان تازه‌وارد، برروی مسئله داده‌شده، ۱۵ دقیقه فعالیت کردند.
- کارمندان تازه‌وارد، ۱۵ دقیقه توضیح دادند که چگونه مسئله را حل کردند و چرا از آن راه حل استفاده کردند.
- کارمندان تازه‌وارد، ۱۵ دقیقه درباره خودشان و تجربیاتشان توضیح دادند.
- به کارمندان تازه‌وارد، پچ سینه و پکیج خوشامدگویی داده شد.
هدف فرآیند اول، ایجاد حس خودباوری، اصالت، قدرت و غرور در کارمندان تازه‌وارد بود. اما در گروه دوم، پروسه به شکل دیگری پیش می‌رفت که بیشتر شبیه فرآیندهای درحال انجام سازمان‌هاست:
- رهبر سازمان، توضیح ۱۵ دقیقه‌ای درباره فعالیت شرکت داد.
- یکی از بهترین کارمندان سابق، همان مسئله گروه قبلی را حل کرد.
- کارمندان تازه‌وارد، ۱۵ دقیقه درباره اینکه چرا کارمند قدیمی، از آن روش مسئله را حل کرد، توضیح ارائه کردند.
- کارمندان تازه‌وارد، ۱۵ دقیقه با هم‌گروهی‌هایشان درباره روش حل مسئله کارمند سابق صحبت کردند.
- به کارمندان تازه‌وارد، پچ سینه و پکیج خوشامدگویی داده شد.
بعد از انجام این آزمایش، فعالیت دو گروه برای مدت ۶ ماه زیرنظر گرفته شد. گروه اول در طول دوره شش ماهه، به‌طور متوسط، ۳۳ درصد عملکرد بهتری نسبت به گروه دوم داشت.
یعنی اگر مسئله را خودشان حل کنند، درست می‌شود؟
خیر؛ مسئله این نیست که آن را کارمندان تازه‌وارد حل کنند؛ مسئله یک نگرش ذهنی تازه است. نگرش ذهنی تازه‌ای که درخلاف نگرش سنتی «فردی که میاد رو زیاد تحویل نگیریم تا حساب کار دستش بیاد» است. این نگرش، به‌دنبال ایجاد حس خودباوری و اعتمادبهنفس در کارمندان، علی‌الخصوص کارمندان تازه‌وارد است. حال با حل کردن مسئله باشد، با پرزنت کردن تجربیات و افتخارات گذشته باشد یا با هر فعالیت دیگری که این احساس را تقویت کند. (در مقاله حل مسئله در محیط کار، روش انجام این کار را به‌طور کامل توضیح داده‌ایم.)
راهکار سیمپل اچ ار در آنبوردینگ
برای طراحی فرآیند آنبوردینگ در سازمان، نکات ریز و درشت زیادی باید رعایت شود. علاوه‌براین، این نکته را هم می‌دانیم که هر سازمان، فرآیند آنبوردینگی کاملاً اختصاصی خودش را دارد و نمی‌توان پروسه یک سازمان را کپی کرد و در سازمانی دیگر پیاده کرد. اما پیشنهاد سیمپل اچ آر در طراحی این فرآیند، در نظر گرفتن سه آموزش خاص است:
- آموزش تکنیکال: منظور همان آموزش تخصصی حوزه کاری شخص است.
- آموزش فرهنگی: بیشتر درباره شیوه انجام کار و ارزش‌های سازمان است.
- آموزش سیاسی: درباره سیاست در محیط کار صحبت می‌شود که به‌طور مفصل در مقاله سیاست در محیط کار صحبت کردیم و پیشنهاد می‌کنیم نگاهی به آن داشته باشید.
در آموزش سیاسی در فرآیند آنبوردینگ، منظور توضیح دادن گروه‌های سیاسی مجموعه، افرادی که شخص می‌تواند به آنان اعتماد کند و افرادی که در ارتباط با آنان باید دقت کند، شیوه‌ای که در سازمان تصمیم‌گیری می‌شود و به‌طور کلی، فعالیت‌های غیررسمی سازمان را شامل می‌شود.
با درنظر گرفتن این سه آموزش، می‌توان گفت که شخص با فرهنگ رسمی، غیررسمی و نحوه انجام کار خودش آشنا شده است و در نظر گرفتن این چارچوب برای طراحی فرآیند آنبردینگ در هر موقعیت شغلی می‌تواند مفید باشد. علاوه‌بر این‌ها، کمک گرفتن از یک نامه خوش‌آمد گویی به همکار در روز اول نیز می‌تواند یک خاطره ماندگار مثبت برای همیشه در ذهن شخص ایجاد کند.
- رفیق تعریف کنید
یک فعالیت جذاب که می‌توانید به فرآیند آنبوردینگ خود اضافه کنید و از آن بهره‌مند شوید، مشخص کردن یک دوست برای فرد تازه‌وارد به سازمان است. این فرآیند «دوست غریبه»، مخصوصاً در سازمان‌های بزرگ، می‌تواند مؤثر واقع شود. در موقعیت‌هایی که شما نمی‌توانید برای شخص، جلسه معارفه بگذارید، تعریف کردن این همراه و دوست در کنار کارجو، می‌تواند نرخ ریزش در سازمان را کاهش دهد.
منظور از «دوست غریبه» در فرآیند آنبوردینگ ، دوستانی هستند که یکدیگر را ندیده‌اند. این پروسه می‌تواند از یک روز تا چند هفته ادامه داشته باشد. همچنین مسئولیت این فر این است که هرجایی که وارد شدند، با یکدیگر باشند و همراه وظیفه دارد که کارمند جدید را به همکاران معرفی کند.
به‌سادگی آنبورد کنید!
فرآیند آنبوردینگ ، بسیار ارزشمند بوده و برای سازمان‌ها مفید است. اما باید توجه داشت که ما با اضافه کردن کارمند جدید، به‌دنبال تغییر و بهبود هستیم؛ پس باید فضایی را ایجاد کنیم که این اتفاق انجام گیرد و یکی از بهترین راهکارها، ایجاد حس خودباوری و اعتمادبهنفس در کارمندان تازه‌وارد است. البته در ذهن خود داریم که هر راه حلی برای هرسازمانی و هر محیطی کارساز نیست؛ اما اگر سازمان دانش بنیان هستید و به اصطلاح «کارگران دانش» در مجموعه شما فعالیت می‌کنند، راهکار فوق، می‌تواند مؤثر واقع شود.
نظرات شما