از مدیریت ذره بینی تا درک ذره بینی در مدیریت دورکاری

مدیریت ذره بینی یا درک ذره بینی؟

مدیریت ذره بینی یا درک ذره بینی؟ کدام یک بهترین عملکرد را در مدیریت کارکنان دورکاری را به‌دنبال دارد؟ ما دو بحران بزرگ در مدیریت را گذراندیم. بحران اول با شروع کرونا بود؛ وقتی که مدیران، آمادگی مدیریت تیم‌های ریموت را نداشتند. بحران دوم، وقتی بود که کرونا تمام شد و باز هم تیم‌ها و افراد، حاضر به کار کردن در داخل سازمان نبودند. به تعبیر یکی از مدیران، مدیریت دورکاری، مثل رانندگی کردن در جهت خلاف است. باید به همان هدف قبلی برسی؛ ولی تمام علائم و فرکانس‌هایی که در طول مسیر داشتید، تغییر کرده است. این تغییر علائم چه بوده است؟ سبک مدیریت باید چه تغییری کند؟ حضور مدیر تیم تأثیر خواهد داشت یا خیر. این‌ها مواردی است که در این مقاله مدیریت ذره بینی از سیمپل اچ آر به آن پاسخ خواهیم داد.

توانایی مدیریت دورکاری ، یک نیاز اساسی

بیایید قبل از بررسی مدیریت ذره بینی و کارکنان دورکاری، به بررسی توانایی رهبری کارهای ریموت بپردازیم. با شروع دوران کرونا و شروع شدن دورکاری، که به معنی واقعی یک سورپرایز برای هم کارمندان و هم مدیران بود، مشخص شد که تقریباً ۵۰ درصد مدیران، هیچ آمادگی و زیرساختی برای فضای کار از راه دور و مدیریت این فضا نداشتند.

بعد از گذشتن تقریباً سه سال از شروع کرونا، مشخصاً فرهنگ کار دچار تغییرات اساسی شده است. همچنین توجه ویژه و بیشتر کارمندان به فریلنسری، دیگر حضور تمام وقت و همیشگی در سازمان، برای کارمندان خسته‌کننده شده و توانایی مدیریت دورکاری، به یک نیاز اساسی و یکی از مهارت‌های اصلی مدیران تبدیل شده است.

تبدیل مدیریت ذره بینی به درک ذره بینی ؛ نیاز اساسی کارکنان

تبدیل مدیریت ذره بینی به درک ذره بینی، نیاز اساسی کارکنان در زمان حال، علی‌الخصوص در دورکاری است. در پی این تغییرات اساسی در فرهنگ کار کردن، بیشترین تغییر از سمت کارمندان سازمان بوده است. توقع آن‌ها از مدیرانشان تغییر کرده است. آن‌ها توقع دارند که مدیرانشان دیگر آن‌ها را میکرو منیج (micro manage) نکنند. به‌جای مدیریت به شیوه ذره بینی، درک به سبک ذره بینی داشته باشند و ذره‌بینی توجه کنند یا اصطلاحاً (micro understand) کنند.

چرا مدیریت ذره بینی آسیب رسان است؟

در ادامه بحث، این سؤال پیش می‌آید که چرا مدیریت ذره بینی آسیب رسان است؟ این سبک مدیریتی، محدود کننده است. به‌شدت به اعتماد سازمانی که مهم‌ترین رکن سازمان با تعامل بالا است، لطمه می‌زند. انرژی کارمندان را می‌گیرد و امکان بروز شگفتی و نوآوری در محیط کار را از مجموعه دور می‌کند. ابزار کار این سبک مدیریت نیز مشخص است؛ چک‌لیست‌های متعدد، گزارشکارهای دقیقه‌به‌دقیقه‌ای، رد شدن از سطوح مختلف سازمانی برای تصمیم‌گیری.

چرا درک ذره بینی یک نیاز اساسی در سازمان است؟

درک ذره بینی یا همان (micro understanding) از آن جایی یک نیاز اساسی در سازمان است که تمام توجه‌اش در تیم‌های به‌خصوص ریموت، به سنجه‌ و علائم سازمان است. در این نوع درک، ما به‌دنبال درست کردن راداری برای نشان دادن نقاطی در اعضای تیم هستیم که به توجه نیاز دارند. درحالی که در مدیریت ذره‌بینی، ما خود به دنبال مشکل می‌گردیم. ما در درک به روش ذره‌بینی، به‌دنبال ایجاد اعتماد هستیم.

نیاز کارمندان چیزی فراتر از مدیریت ذره بینی

نیاز کارمندان چیزی فراتر از مدیریت ذره بینی است. مدیر، وظیفه‌اش همیشه یکسان است؛ طوری که با منابع محدود‌تری نسبت به هدفی که برای آن تعیین کرده‌اند، به هدف برسد. حال در فضای کار حضوری یا دورکاری.

این وظیفه درحالی که تصور می‌شد فقط زمانی قابل اجرا است که پرسنل در محیط حضور داشته باشند؛ با آمدن کرونا و دورکار شدن پرسنل، نه‌تنها عملکرد آنان کاهش نداشت، بلکه در سازمان‌هایی دچار پیشرفت نیز شده بود، کاملاً کنار گذاشته شد.

در ادامه، پاسخ کارمندان به مدیران مشخص بود: مدیریت به روش ذره‌بینی را کنار بگذارید. اگر مانیتورینگ کارمندان را کنار بگذارید، عملکردشان کاهش نخواهد یافت؛ چراکه کارمندان چیزهای دیگری برای بهبود عملکرد نیاز دارند. (که الزماً پول نیست.)

کارمندان حاضر بودند برای آن دسته از مدیرانی که به‌جای مدیریت زمان، حضور و فعالیت برروی مدیریت خروجی و عملکرد توجه داشتند، بیشتر زحمت بکشند.

به‌علاوه، کارمندان از مدیران توقع دارند به‌جای مدیریت ذره بینی، بیشتر “حضور” داشته باشند. آن‌ها توقع دارند که شما به‌عنوان یک مدیر موفق، زمان بیشتری با آن‌ها برای تعاملات روزمره و صحبت کردن درباره روند پیشرفت پروژه بگذارید. حضور داشتن، البته با چک کردن و ارزیابی عملکرد، کاملاً تفاوت دارد. قرار نیست حضور مدیران در تیم‌های ریموت، همیشه برای بررسی عملکرد اعضا باشد. در تیم‌های ریموت، حضور مدیر، بیشتر به عنوان منبع انرژی تیم، الهام‌بخش و راهنمای اعضا است.

تأثیر درک ذره بینی در مدیریت تیم

بهترین تمثیلی که برای درک ذره بینی می‌توان زد، مربی فوتبال است. کسی که کنار زمین در تمام لحظات همراه اعضا تیمش است و همه چیز را می‌بیند. اگر اعضای تیم خسته شوند، آن‌ها را تشویق می‌کند و اگر جایی درحال اشتباه باشند، سریعاً به آن‌ها هشدار می‌دهد؛ اما خودش تنها در لحظات کوتاهی در بازی، در بین نیمه‌ها، به‌صورت جدی‌تر وارد زمین می‌شود.

اما برای مدیریت ذره بینی، این قضیه مانند کاپیتانی است که داخل زمین با اعضای تیمش درحال بازی است. به‌خاطر هرحرکت اشتباهی، ممکن است با آن‌ها برخورد کند. فرآیند انجام کار را مکرر با آن‌ها چک می‌کند و هرلحظه، حضور کنترل‌گرش در تیم احساس می‌شود.

مربی‌ تیم، درک بهتری از آن به‌دلیل این که کمی از آن‌ها فاصله دارند، نسبت به کاپیتان که در داخل تیم است دارد و چون بیرون زمین است، هرگاه که یکی از اعضا دچار حادثه‌ای شود، می‌داند که اون بیرون زمین منتظرشان است. درحالی‌که کاپیتان تیم، خود درحال بازی است و همچین امکانی را ندارد.

مهم ترین ابزار درک‌ ذره بینی

بدون شک گوگل کلندر می‌تواند مهم‌ترین ابزار درک ذره بینی تیم‌های ریموت و حتی تیم‌های حضوری باشد. ساده است. فقط کافی است زمانی به‌صورت روتین، هفتگی یا دو هفته یک بار با تمام اعضا تیم یا سرپرستان هماهنگ کنید. در این جلسات قرار نیست شما صحبت کنید، شما قرار است شنونده باشید، بشنوید و بشنوید و بشنوید تا با درک بهتر از اتفاقاتی که در زمین بازی می‌افتد و دید بازتری که خودتان دارید، بتوانید بگویید در کدام سمت زمین بازی کند تا عملکرد بهتری داشته باشد.

حضور فعال مدیر در سازمان ریموت به‌معنی در دسترس بودن مدیر است؛ به‌معنی این که از زمانی که خواستید با مدیر خود صحبت کنید تا زمانی که صحبت می‌کنید، کمتر از یک روز کاری به طول بیانجامد. حضور در تیم ریموت به‌معنی در دید بودن است. باید کاری کنید که پرسنل احساس کنند شما هستید؛ نه برای این که آن‌ها را کنترل کنید، بلکه برای این که آن‌ها از شما کمک بگیرند. به یاد داشته باشید هیچگاه کارمندان از کسی که به‌شدت شلوغ است، کمک نمی‌گیرند. مربی که در کنار زمین درحال صحبت کردن با گوشی است را تصور کنید، مدیر شلوغ همان‌قدر نچسب است!

مدیریت دورکاری با درک ذره بینی

یکی از فنون مدیریت تیم‌های ریموت، درنظر گرفتن زنگ اضطرار است. زنگ اضطرار ساده است. هرفردی در سازمان با هر سِمَتی، در جایی که احساس کند اتفاقی نادرست درحال وقوع است، می‌تواند زنگ اضطرار را به صدا در بیاورد و از هرعضوی از سازمان که بخواهد، می‌تواند درخواست جلسه فوق‌العاده کند. این شیوه مدیریتی درک ذره بینی را با مدیریت ذره بینی مقایسه کنید. کدام یک بیشتر جواب می‌گیرد؟

حال می‌توانید مدل‌های بیشتری برای این زنگ‌ها تعریف کنید و برای هرکدام، شرایط مختلفی درنظر بگیرید. مثلاً زنگ قرمز برای جلسه هرشخصی که آن را به صدا درآورده با مدیرعامل یا زنگ اضطرار برای جلسه مدیران.

بهبود درک ذره بینی در دورکاری

حال بهتر است مدیریت ذره بینی را کنار بگذارید و به بهبود درک ذره بینی در دورکاری اهمیت دهید. یکی از چیزهایی که در تیم‌هایی ریموت حذف شده است، همین مکالمات کوتاه جلوی در دستشویی، حین گرم کردن غذا و هنگام رودررو شدن در راهرو سازمان است. برای جبران این بخش، لازم است تعداد دفعات بیشتری با اعضای سازمانتان به نسبت وقتی که حضوری بودند، صحبت کنید و وقت بگذرانید. چراکه در شرایطی که حضوری در شرکت می‌آمدند، قسمتی از دغدغه‌ها در همان لحظات، برطرف می‌شد.

درواقع خیلی از این گفتگوها، همان صحبت‌های کمک‌های اولیه روحی است که مدیر سازمان، به‌عنوان مهم‌ترین نماینده سازمان در دید کارمند، موظف به انجام آن است. این صحبت‌ها می‌تواند به‌سادگی جملاتی شبیه این‌ها باشند: امروز حالت چطوره؟ چطور می‌تونم حالت رو بهتر کنم؟ به‌نظر رنگت پریده، لازمه کمی استراحت کنی. من خوشحالم از این که توی تیممون هستی!

همچنین برای بهبود درک ذره بینی لازم است تا جای ممکن، فضای کاری ریموت را «انسانیزه» کنید. اتفاقی که در تیم‌های ریموت رخ می‌دهد این است که باهم صحبت نمی‌کنیم، مگر این که کاری واجب داشته باشیم. ولی در تیم‌های حضوری، تقریباً هرزمانی که چشم‌هایمان با یکدیگر روبه‌رو شود، حتی به کوتاهی یک لبخند، باهم ارتباط می‌گیریم.

به یاد داشته باشید…

سعی کنید از حالا به بعد مدیریت به سبک ذره بینی را کنار بگذارید و به سمت درک به روش ذره بینی حرکت کنید. در تیم‌های ریموت باید مربی باشیم و در کنار تیم، آن‌ها را تشویق، هدایت و رهبری کنیم. نشان دهیم که همیشه برای آن‌ها حضور داریم. نشان دادن این که مدیر سازمان همیشه برای اعضا حضور دارد و با آرامش هم حضور دارد، کلید رهبری تیم‌های ریموت است و با این کار، از مدیریت ذره بینی به درک ذره بینی رسیده است.