تعریف شغل چیست؟
تعریف شغل متشکل از بخش‌ها و قسمت‌های مختلفی است که شاید در ابتدا ساده به‌نظر برسد، اما حساسیت بسیار زیادی دارد و اگر در آن اشتباهی انجام دهیم، تمام فعالیت‌های منابع انسانی ما، از طراحی ساختار سازمانی گرفته تا مدیریت عملکرد، دچار اشتباه و خطا خواهد شد. به عبارتی می‌توان گفت که تمام فعالیت‌های حوزه منابع انسانی، حول «شغل» شکل گرفته است که اگر بتوانیم آن را به‌درستی تعیین کنیم، به‌نوعی در تمام فعالیت‌های دیگر منابع انسانی سازمان نیز گام بزرگی برداشته‌ایم. با ما در این مقاله تعریف شغل از سیمپل اچ آر همراه باشید تا گام‌به‌گام به بررسی مفاهیم آن بپردازیم.
پیشاپیش لازم به ذکر است که به‌دلیل اینکه این مطالعه در دسته تخصصی منابع انسانی قرار می‌گیرد، کلمات و عبارات انگلیسی بدون اینکه ترجمه شوند، با هدف انتقال بهتر مطالب و جلوگیری از برداشت اشتباه استفاده شده‌اند و این کار به‌صورت آگاهانه صورت گرفته است. امیدوارم که برایتان لذت بخش باشد 🙂
گام اول در تعریف شغل چیست؟
اولین گام در تعریف شغل، تجزیه و تحلیل شغل است. ما در مقاله تجزیه و تحلیل شغل این مفهوم را به‌طور کامل بررسی کرده‌ایم اما لازم است در این مقاله نیز برخی از مفاهیم آن را مجدد معرفی کنیم. تجزیه‌وتحلیل شغل به فرآیندی گفته می‌شود که ویژگی‌هایی که نیاز است شخص داشته باشد تا در آن شغل موفق شود، به‌همراه ویژگی‌های شرایط محیطی که کار در آن انجام می‌شود، مشخص می‌گردد.
برای مثال، برای کارکردن در معدن، تعدادی ویژگی‌های فیزیکی مشخص نیاز است که شخص داشته باشد و محیط انجام کار نیز داخل معدن است؛ یک تجزیه‌وتحلیل بسیار ساده. حال همین کار را برای مدیر تولید یک کارخانه، مدیر توسعه کسب‌وکار یا پرسنل فنی درنظر بگیرید که باید تمام دانش، مهارت و ویژگی‌های شخصیتی در آن دیده شود و محیطی هم که در آن کار میکنند و شرایط محیطی آنان نیز لحاظ شود.
در تجزیه‌وتحلیل شغل، دو قسمت اصلی نیاز است که شفاف گردد: Work Content Of Job و Job Content Of Work که در منابع انسانی ما آن‌ها را به Job Description و Job Specification می‌شناسیم.
- منظور از Job Description وظایف، مسئولیت‌ها، ابزارها، تکنولوژی، وسایل و شرایط کاری است که قسمتی از شغل هستند.
- منظور از Job Specification توانایی‌هایی است که شخص باید داشته باشد تا بتواند کار را انجام دهد که شامل تحصیلات، شایستگی‌ها، تجارب، مهارت‌های ارتباطی، قدرت تصمیم‌گیری، مدیریت زمان و هر ویژگی شخصی دیگری که برای انجام کار به شیوه موثر لازم است.
چرا تجزیه و تحلیل شغل اهمیت دارد؟
پیش‌تر بیان کردیم برای اینکه بتوانیم طراحی شغل انجام دهیم، باید تجزیه‌وتحلیل شغل را به‌درستی انجام دهیم که کار، شاکله و اساس بسیاری از فعالیت‌های منابع انسانی در سازمان مانند موارد زیر است:
- برنامه‌ریزی منابع انسانی
در برنامه ریزی منابع انسانی تلاش می‌کنیم مشخص نماییم که نیاز است پرسنل سازمان چه مدل شایستگی، ویژگی‌های شخصیتی، مهارت‌ها و دانشی داشته باشند تا بتوانند عملکرد خوبی در شغل خود نشان دهند و به اهداف مشخص شده در شغلشان برسند. وقتی برنامه‌ریزی منابع انسانی تمام شد، باید با کمک تجزیه‌وتحلیل مشاغل متوجه شویم که آیا آن چیزی که مشخص شده، نیاز است پرسنل یاد بگیریند با آن چیزی که در شغلشان وجود دارد، هم‌خوانی دارد یا خیر. به بیان ساده‌تر، برنامه‌ریزی منابع انسانی بیان می‌کند که باید به کجا برویم (ازنظر مهارت‌ها، دانش و شایستگی‌ها)، ولی اینکه درحال حاضر کجا هستیم و آیا این اقدام شدنی است یا خیر، به کمک تجزیه‌وتحلیل مشاغل انجام می‌شود.
- جذب و استخدام
فرایند جذب و استخدام نیروی انسانی به پروسه طراحی‌کردن سنجه‌ها و دستورالعمل‌هایی گفته می‌شود که کمک می‌کند تا کاندید متناسب با شغل وارد سازمان شود. این فرآیند که از attracting به‌منظور جلب توجه کاندیدهای مرتبط و ارسال رزومه آن‌ها، درست‌کردن Shortlist از آن کاندید‌ها و انتخاب‌کردن افراد برگزیده آن‌ها یا به اصطلاح Selection و انتخاب فرد متناسب تشکیل شده است، به بیان ساده‌تر، به هر فعالیتی گفته می‌شود که کاندید مناسب را برای شغل انتخاب می‌کنیم و کل این فرآیند پیچیده آغاز نمی‌شود مگر اینکه شناخت خوبی از شغل داشته باشیم و تجزیه‌وتحلیل شغل انجام شده باشد.
- فرآیند Selection جذب و استخدام
فرآیند Selection به‌معنای انتخاب‌کردن از بین کاندید‌هایی هستند که برای یک موقعیت شغلی رزومه ارسال کرده‌اند. در این پروسه، ما براساس تحصیلات، شایستگی‌ها و توانایی‌هایی که می‌توان ازطریق رزومه (عموماً) متوجه شد، فرآیند انتخاب را انجام می‌دهیم. برای مثال، ممکن است در یک موقعیت شغلی در قسمت Attracting چیزی حدود ۲۰۰ نفر رزومه ارسال کنند. از بین ۲۰۰ نفر، شما یک لیست ۱۰۰ نفره انتخاب می‌کنید و از بین ۱۰۰ نفر، ۲۰ نفر را در فرآیند Selection برمی‌گزینید. در هر مرحله، این فیلتر هم ممکن است از ملاک‌های متنوعی استفاده کنید و تلاش کنید که اتنخاب خود را آسان تر کنید، اما تمام این فیلتر ها از همان شناخت شما از شغل یا فرایند تجزیه تحلیل شغل نشات گرفته است.
- آموزش و توسعه کارکنان
استراتژی‌های متفاوتی در برنامه‌های آموزش و توسعه کارکنان ممکن است به کار گرفته شود که در مقاله آموزش سازمانی چیست به آن‌ها پرداخته‌ایم. اما فرقی ندارد که استراتژی شما در این موضوع چه باشد؛ در هرصورت، نیاز دارید بدانید که گام بعدی که قرار است پرسنل شما در آن وارد شوند و پیشرفت کنند چیست. برای اینکه بتوانید این شناخت را به‌دست آورید، نیاز است مجدد از تجزیه‌وتحلیل شغل استفاده کنید و بهره ببرید.
اجزای تجزیه و تحلیل شغل
در ادامه و برای درک بهتر تعریف شغل لازم است تا اجزای تجزیه‌وتحلیل شغل را معرفی کنیم که شامل سه قسمت اصلی است که در ادامه، درباره این اجزا صحبت می‌کنیم:
- Job Description
- Job evaluation
- Job Specification
شرح شغلی یا Job description
البته که کتاب‌های مختلفی درخصوص اینکه شرح شغل پایان یافته است، اخیراً نوشته شده است (منبع) که درباره آن توضیح داده‌ایم، اما اینجا منظور بیش از اینکه یک موضوع عملی در کار باشد، یک فهم و یک موضوع انتزاعی در طراحی‌کردن مشاغل است. شرح شغلی به هیچ عنوان نمی‌تواند ازبین برود، می‌تواند کاملاً تغییر کند و به شیوه‌ای دیگر بیان شود؛ همانطور که در کتاب اخیر درباره آن گفته شد، اما حذف نمی‌شود. هدف اصلی شرح شغل، پاسخدادن به سه سوال مختلف است:
- چه کاری باید انجام شود؟
- چرا باید انجام شود؟
- کجا باید انجام شود؟ (یا چگونه باید انجام شود؟)
برای پاسخدادن به این سه سوال اساسی، معمولاً پنج موضوع مختلف در شرح شغل‌نویسی به شرح زیر نوشته می‌شود:
- عنوان شغلی: شامل اسم شغل، حقوق و مزایا
- توضیح مختصر شغل: توضیح‌دهنده خروجی‌های مدنظر از شغل
- وسایل موردنیاز کار: مشخص‌کننده وسایل و ابزاری است که برای انجام کار نیاز است.
- محیط انجام کار: شرایط محیطی که کار در آن انجام می‌شود.
- فعالیت‌هایی که در کار انجام می‌شود: شامل وظایف و مسئولیت‌هایی است که از شخص توقع می‌رود به کمک ابزار و در آن محیط مشخص انجام دهد.
توصیف شغل یا Job Specification
البته به توصیف شغل، توصیف کارمند یا Employee Specification هم گفته می‌شود؛ چون بیش از اینکه درباره شغل صحبت کند، درباره شخصی که می‌خواهد کار را انجام دهد، صحبت می‌کند. توصیف کارمند از چهار قسمت مختلف به شرح زیر طراحی شده است:
- ویژگی‌های شخصی: شامل سن، تحصیلات، تجارب کاری، جنسیت و فعالیت‌های غیرمرتبط با کاری که کاندید داشته است.
- ویژگی‌های فیزیکی: مثل قد، وزن، بینایی، شنوایی، سلامت عمومی بدن و هرچیز دیگری که به فیزیک افراد مرتبط باشد.
- ویژگی‌های ذهنی: مثل هوش عمومی، حافظه، قدرت تمرکز، قدرت قضاوت و مواردی از این دست که عموماً ذاتی بوده و تغییر آن‌ها بسیار دشوار است.
- ویژگی‌های اجتماعی: مانند هوش هیجانی، انعطاف‌پذیری، شور و اشتیاق، ارزش‌های درونی، خلاقیت و…
ارزشیابی شغل یا Job Evaluation
هدف اصلی ارزشیابی شغلی این است پرداختی مشاغل در داخل و خارج سازمان، دارای پیوستگی و معنا باشد؛ به این معنی که مشاغل در داخل سازمان به نسبت ارزشی که خلق میکنند و شرح شغلی که دارند، عادلانه پرداخت شود و در مرحله بعد، این پرداختی در این شغل با پرداختی شغل مشابه با سازمان مشابه در تناسب باشد.
برای مثال، شما ممکن است عدالت داخلی در پرداخت حقوق را کاملاً رعایت کنید؛ اما به کارشناسی که شما در سازمانتان ماهانه ۱۰۰ دلار پرداخت می‌کنید، سازمانی دیگر ۳۰۰ دلار با شرایط مشابه پرداخت کند، شما پیوستگی خارجی را رعایت نکرده‌اید.
اگر ارزشیابی شغل به‌درستی انجام شود، باعث ایجاد رابطه خوب بین کارکنان و مدیران سازمان، افزایش انگیزه کارکنان و کاهش نرخ ریزش آنان گردد. شاید در گذشته خیلی کمتر به ارزشیابی مشاغل نیاز بود، اما امروزه با توجه به اینکه مشاغل درحال تخصصی‌ترشدن هستند، نیاز است سازمان‌ها به‌طور کلی افراد بیشتری را جذب و استخدام کنند. این استخدام بیشتر افراد به این معنی است که چالش‌های حقوقی و ارزشیابی بیشتری در آنان وجود دارد که نیاز است به آنان توجه گردد.
طراحی شغل یا Job Design
می‌توان گفت فرآیند طراحی شغل تقریباً برعکس فرآیند تجزیه‌وتحلیل شغل است. البته در بعضی مراحل با یکدیگر متفاوت‌‌اند، اما اگر در یک نگاه ببینید، در طراحی شغل شما قسمت‌های مختلف را کنارهم می‌چینید تا به چیزی معنادار برسید. در تجزیه‌وتحلیل شغل شما یک شغل را ریز می‌کنید تا بعد، با آن کارهای مختلفی انجام دهید.
طراحی شغل یک فرآیند سیستماتیک کنارهم قراردادن مسئولیت‌ها و وظایف با درنظرگرفتن محیط کاری برای رسیدن به هدفی مشخص است. اگر بتوانیم شغل‌های خوبی طراحی کنیم، هم در جذب و هم در نگهداشت منابع انسانی خود گامی بزرگ برداشته‌ایم. سه فاکتور مهم در طراحی شغل تاثیرگذار هستند که شامل مسائل سازمانی، محیطی و رفتاری است.
- مسائل سازمانی
مسائل سازمانی شامل سه دسته مختلف زیر می‌شوند:
– ویژگی‌های کار (Characteristics Of Task): ویژگی‌های کار شامل سه فعالیت مختلف برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل به‌صورت کلی می‌شوند.
– فرآیند کار (Workflow): برای اینکه مطمئن شویم فرآیند کاری به‌درستی طراحی شده است، باید مواردی مثل ارتباطات بین واحدی، روابط بین واحدی، شیوه تحویل کار در هر مرحله و مراحل کار مشترک بررسی گردد.
– بهره‌وری (Ergonomics): هدف اصلی در این قسمت این است که متوجه شویم شخص، چه شایستگی‌ها و ویژگی‌های اخلاقی باید داشته باشد تا بتواند کار را به‌درستی انجام دهد. همچنین در این مرحله تلاش می‌کنیم مطمئن شویم کارها بین افراد طوری تقسیم شده‌اند که قابلیت مدیریت و کنترل دارند.
- مسائل محیطی
برای اینکه بتوانیم به اهدافی که در شغل مشخص کرده‌ایم با منابع انسانی خود برسیم، تنها نمی‌توانیم به داخل سازمان نگاه کنیم؛ بلکه نیاز است به شرایط محیطی سازمانمان نیز توجه کنیم. این توجه به دو مورد عمده تمرکز دارد:
۱- توانایی منابع انسانی موجود در محیط کار
۲- توقعات فرهنگی و اجتماعی در محل سازمان
به‌طور مثال، وقتی درحال فعالیت در یک منطقه خاص در کشور هستیم، اگر توجه کنیم به اینکه به‌دلیل آب‌وهوای نامناسب، اکثر مردم آن شهر دچار مسائل تنفسی هستند یا به‌دلیل اینکه دانشگاه‌های IT در آن منطقه زیاد و دانشگاه‌های حوزه عمرانی کم است، توجه‌کردن به همه این مسائل در طراحی شغل به ما کمک خواهد کرد. یا مثلاً وقتی بدانیم که فرهنگ یک شهر، ساعت کاری از ۱۰ صبح تا ۲ و مردم از ۲ تا ۴ با خانواده خود زمان سپری میکنند و مجدد به کار خود باز می‌گردند، احتمالاً مجدداً در طراحی مشاغلی که انجام می‌دهیم، دچار تغییراتی خواهیم بود. اضافه بر توجه به این موارد، توجه به محیط سازمانی در کیفیت کار پرسنل و روابط بین واحدی و عملکرد سازمان تاثیر بسزایی خواهد داشت که در مقاله طراحی محیط کار به‌طور مفصل درباره جوانب مختلف آن صحبت کردیم.
- مسائل رفتاری
منظور از مسائل رفتاری، نیازمندی‌های مختلف انسان‌ها است؛ نیاز به اختیار، تصمیم‌گیری، استفاده‌کردن از مهارت‌ها، داشتن رابطه مناسب با همکاران و مواردی از این دست. یک شغل مناسب علاوه‌بر اینکه کمک می‌کند کار با بهترین بهره‌وری ممکن به سرانجام برسد، تلاش می‌کند رفتارهای مثبت سازنده را نیز در افراد تقویت نماید؛ رفتارهایی مانند اخلاق‌گرایی، ارتباط موثر، صداقت و آگاهی از هدف سازمان. باید بتوانیم مشاغل را در سازمان طوری طراحی کنیم که افراد بتوانند از شایستگی‌ها، مهارت‌ها و دانش خوب به بهترین شکل استفاده و احساس تاثیرگذاری را از کارشان دریافت کنند.
چرا تعریف شغل دشوار شده است؟
در مقایسه با ۲۰ سال گذشته، تعریف شغل به شکل جدی دچار تغییر و دشوار شده است. برای پیداکردن دلیل این دشواری، چهار دلیل عمده مطرح شده است که با درک آن‌ها می‌توانیم با دید بهتری مشاغل داخل سازمان خود را تجزیه‌وتحلیل کنیم:
- هوش مصنوعی
ورود هوش مصنوعی به بازار کار و دردسترس قرارگرفتن آن برای عموم مردم، قطعاً یکی از فاکتورهایی است که تعریف شغل را در مقایسه با گذشته دشوار کرده است و دشوارتر هم می‌کند. هوش مصنوعی در سریع‌تر و بهتر انجام‌دادن کارهای مختلف در سازمان کمک بسزایی می‌کند و می‌تواند زمان قابل توجهی از کارکنان سازمان را آزاد کند و درنهایت باعث افزایش بهر وری در سازمان شود.
البته که پیش‌بینی‌ها درباره آینده هوش مصنوعی متفاوت است. برخی بر این باورند که AI نمی‌تواند جای انسان‌ها را در سازمان بگیرد و فقط می‌تواند بهره‌وری، سرعت و کیفیت کار آن‌ها را بالا ببرد؛ درحالی که برخی دیگر بر این باورند که هوش مصنوعی تا ۱۵ سال آینده چیزی حدود ۳۰۰ میلیون شغل را در کل دنیا از بین خواهد برد و البته حدود ۷۰ میلیون شغل جدید نیز ایجاد خواهد کرد (منبع).
در تعریف شغل‌های جدید، بدون اینکه تاثیر احتمالی که هوش مصنوعی روی آن دارد، ممکن نیست. برای مثال، اگر قبلاً تصور می‌کردیم روزانه ۱۰ نامه لازم است که نگارش و به شرکت‌های مختلف ارسال شود و یک کار تمام‌وقت است، الان با درنظرگرفتن کمکی که از هوش مصنوعی می‌توانیم دریافت کنیم، ۱۰ نامه در روز احتمالاً بیش از نصف روز، زمان نخواهد گرفت.
- زلزله زد (Youthquake)
این عبارت که اولین‌بار در دهه ۶۰ میلادی مطرح شد (منبع)، اشاره به زمانی دارد که ازنظر فرهنگی و پوششی در بین نسل‌ها دچار اختلاف زیادی شویم. در حال حاضر، نسل زد، که بیش از نصف جمعیت کره زمین را شکل می‌دهند و زیر ۳۰ سال سن دارند، نسلی هستند که از دوران کودکی با ابزارهای هوشمند، گوشی و اینترنت بزرگ شده‌اند و جالب است بدانید برای مثال، چیزی حدود ۷۵ درصد از افرد بین ۶ تا ۱۷ سال می‌خواهند در آینده یوتیوبر شوند تا اینکه شغل‌های سنتی را داشته باشند (منبع).
- دیدگاه به کار
عوامل مختلفی باعث تغییر دیدگاه افراد به کار در چند سال اخیر شده است. شاید مهم‌ترین عامل آن کرونا بود که براساس برخی تحقیقات، در طول سال ۲۰۲۰ تا ۴۰، درصد بهره‌وری سازمانی را افزایش داد. در برخی مطالعات دیگر (منبع) گفته شد که دورکاری به‌طور متوسط، بهره‌وری هر شخص را تا چیزی حدود ۵ درصد افزایش می‌دهد.
علاوه‌براین‌ها، عامل دیگر تغییردهنده دیدگاه به کار، حضور و فعالیت گسترده فریلنسری در تخصص‌های مختلف بود که این امکان را به آنان می‌داد تا در پروژه‌ای که دوست دارند و به میزانی که دوست دارند و در شرایطی که می‌خواهند، کار کنند. همین موضوع باعث ایجاد شیوه‌ای جدید از همکاری بین سازمان‌ها و نیروی کار شد.
مورد دیگری که باعث تغییر دیدگاه به کار شد، توجه ویژه انسان‌ها به سلامت روانی، جسمی و فکری بوده است. به بیان دیگر، افراد حاضر نیستند تحت هر شرایطی کار کنند. برای مثال، در تعریف شغل جدید، باید توجه ویژه‌ای به امکان دورکاری‌کردن پرسنل، حفظ سلامت آنان در ابعاد گوناگون و حتی امکان پروژه‌ای کارکردن در حوزه‌های مختلف نیازمندی سازمان داشت.
نظرات شما