بهبود مدیریت سازمان با ۳ راهکار عملی

بهبود مدیریت سازمان

بهبود مدیریت سازمان با راهکارهای عملی، از جنبه‌های متفاوتی قابل بررسی است؛ مانند استراتژی سازمان، برنامه‌ریزی مالی، استراتژی منابع انسانی، موقعیت‌ جغرافیایی و هزاران دیدگاه دیگر. اما ما در این مقاله بهبود مدیریت سازمان در سیمپل اچ آر، به‌دنبال دیدگاهی اساسی‌تر و عمیق‌تر هستیم؛ دیدگاهی که جامعیت به نسبت بالایی داشته باشد و به‌نوعی بتوان در اکثر کسب و کار‌ها آن را پیاده کرد.

البته که توقع معجزه نداریم و راهکارهایی که معرفی می‌کنیم، از جنس فرهنگ سازمانی هستند و طبیعتاً کلمه‌ای که به‌صورت ناخودآگاه با این مفهوم عجین شده، «زمان» است و هیچ تغییر فرهنگی درستی در زمان کوتاه انجام نخواهد شد. راهکارهای ما برای این کار، از جنس خودآگاهی درونی، خودآگاهی بیرونی و مسئولیت‌پذیری است؛ اما قبل از شروع، لازم است دیدگاهمان را نسبت به این مفاهیم، باهم یکی کنیم و سپس ادامه دهیم.

چرا خودآگاهی در بهبود مدیریت سازمان اهمیت دارد؟

براساس تحقیقات، زمانی که ما افراد خودآگاه‌تری باشیم، اعتمادبه‌نفس بیشتری داریم، خلاقیت بیشتری از خود بروز می‌دهیم، دروغ و دزدی نمی‌کنیم، روابط بهتری ایجاد می‌کنیم، بیشتر ارتقا پیدا می‌کنیم، تصمیمات بهتری می‌گیریم و رهبران بهتری می‌شویم. لازم است بدانیم که در تحقیقات مختلف، اکثر مردم، خود را «خودآگاه» می‌پندارند و این درحالی است که تنها ۱۰ تا ۱۵ درصد افراد این ویژگی را دارند.

خودآگاهی چیست؟

حال که با اهمیت خودآگاهی در بهبود مدیریت سازمان آشنا شدیم، به تعریف این مفهوم می‌پردازیم. تعاریف مختلفی برای خودآگاهی در طول پنج دهه گذشته بیان شده است. بعضی این مفهوم را «توانایی دیدن دنیای درون خود» می‌دانند، بعضی دیگر آن را «وضعیت روحی در لحظه‌ حال» و گروه دیگر، آن را «تفاوت بین چیزی که خودمان، خودمان را می‌بینیم با چیزی که دیگران ما را می‌بینند.» می‌دانند. اما اگر کمی‌عمیق‌تر آن را بررسی کنیم، به دو نوع خود‌آگاهی می‌رسیم. (البته برای شناخت کامل خودآگاهی، می‌توانید مقاله خودآگاهی چیست را مطالعه نمایید.)

1. خودآگاهی درونی: خودآگاهی درونی به میزان شناختی که خودمان از ارزش‌ها، علایق، آرزو‌ها، محیط، احساسات، افکار، رفتارها، نقاط قوت و ضعف‌هایمان داریم، گفته می‌شود. افرادی که خودآگاهی بالایی دارند، معمولاً در روابط و کارشان موفق‌تر هستند و شادتر زندگی می‌کنند.
2. خودآگاهی بیرونی: خودآگاهی بیرونی به شناختی که دیگران از ارزش‌ها، علایق، آرزو‌ها، محیط، احساسات، افکار، رفتارها، نقاط قوت و ضعف‌هایمان دارند، گفته می‌شود. مدیرانی که از خودآگاهی بیرونی بالایی برخوردارند، معمولاً روابطشان با اعضای تیمشان بهتر است و احساس بهتری با آن‌ها دارند.

۳ راهکار عملی برای بهبود مدیریت سازمان

حال که تعاریفمان از خودآگاهی با یکدیگر مشترک شد، می‌توانیم به ادامه بررسی راهکارهای بهبود مدیریت سازمان بپردازیم:

1. افزایش خودآگاهی درونی

اولین راه حل برای بهبود مدیریت سازمان، افزایش خودآگاهی درونی است. عموماً وقتی در چالش‌های گوناگون، از مدیران می‌پرسیم که «احساسی که نسبت به این شرایط دارید، چیست؟» در پاسخ، چیزی شبیه این دریافت می‌کنیم که: «من با احساساتم کاری نمی‌کنم،»،«من منطقی تصمیم می‌گیرم.»،«بعد از کار، به احساساتم فکر می‌کنم.» و این درحالی است که اصلاً چنین اتفاقی نمی‌افتد. درواقع چه بخواهیم و چه نخواهیم، احساسات برروی ما تأثیرگذار خواهد بود. مسئله اینجاست که آیا این تأثیر را انکار می‌کنیم یا رد؟ اگر رد می‌کنیم که پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را ادامه ندهید؛ اما اگر آن را می‌پذیریم، باید برای آن کاری انجام دهیم تا بتوانیم برای بهبود مدیریت سازمان قدم برداریم.

افزایش خودآگاهی درونی، نیازمند هزینه است. هزینه آن هم «زمان» است و شما باید به‌عنوان مدیر تیم، برای بهبود مدیریت سازمان ، در طول روز چندبار با خود خلوت کنید و این سؤالات را از خود بپرسید:

• الان چه احساسی دارم؟ (در همین لحظه، ممکن است گرسنه، تشنه یا گرمازده باشید.)
• درباره این شخص / کار / پروژه، چه احساسی دارم؟ (به‌صورت کلی، احساسی مثبت یا منفی به آن دارید؟)
• حقایقی که درباره این شخص / کار / پروژه وجود دارد، با تصوراتی که من از آن دارم، چقدر متفاوت است؟ (چه تصوری نسبت به آن دارید؟ آمار و ارقام درباره آن چه می‌گویند؟)
• ارزش‌هایی که من درباره این کار / پروژه / شخص دارم، چیست و چطور عملکردم را تغییر می‌دهد؟ (کدام باورها و ارزش‌هایتان باعث واکنش و تصمیم‌گیری‌های شما درباره این موضوع می‌شود؟)

در پاسخ به این سؤالات خودآگاهی برای بهبود مدیریت سازمان ، همواره این را در گوشه ذهن خود داشته باشید که قطعاً «اولین پاسخ»، بهترین پاسخ به سؤالات نیست. هدف این پرسش‌ها، پیدا کردن جواب هم نیست؛ بلکه کمی عمیق‌تر شدن در مسئله را جستجو می‌کند. کار کردن برروی خودآگاهی درونی، تمرینی است که می‌توانید آن را به‌صورت گروهی و در سکوت انجام دهید. اینکه در اول جلسات، زمانی کوتاه را برای افزایش خودآگاهی درونی اختصاص دهید، شاید کاری عجیب به نظر برسد، ولی در عمل، بیشتر از ۵ دقیقه طول نخواهد کشید و کیفیت مکالمات را در تیم افزایش می‌دهد که برای اطلاعات بیشتر در این زمینه، مقاله اصول کار تیمی در سازمان به شما کمک خواهد کرد.

2. افزایش خودآگاهی بیرونی

افزایش خودآگاهی بیرونی، راه عملی بعدی برای بهبود مدیریت سازمان است. البته منظور از این کار در اینجا این است که بدانیم هرکدام از حرف‌ها و رفتارهای ما، چه تأثیری برروی اطرافیانمان می‌گذارد؟ برخلاف آن چیزی که تصور می‌کنیم، اکثر اوقات به اینکه حرف‌ها و رفتار‌های ما، علی‌الخصوص به‌عنوان مدیر سازمان، چه تأثیری برروی افراد می‌گذارد، توجهی نداریم.

یکی از راه‌های افزایش خودآگاهی بیرونی برای بهبود مدیریت سازمان این است که در طول مکالمات، به رفتارهای دیگران توجه کنید. آیا در حین صحبت، شخصی به عقب تکیه می‌دهد، صدایش را بالا می‌برد، با خودکارش بازی می‌کند، حواسش پرت گوشی می‌شود یا هررفتار دیگری. اما نکته‌ای که باید به خاطر داشته باشید، این است که اطلاعاتی که شما از رفتار دیگران برداشت می‌کنید، الزاماً صحیح نیستند. یک راه بهتر برای افزایش خودآگاهی بیرونی این است که به‌صورت مستقیم، به‌دنبال بازخورد از دیگران باشید:

• چه کاری انجام می‌دهم که به نظرتون برای حل این چالش مفیده؟
• چه کاری انجام می‌دهم که به نظرتون برای حل این چالش نامفیده؟
• اگر یک قسمت از نحوه‌ای که با تیم تعامل دارم را می‌توانستید تغییر دهید، چه قسمتی بود؟

پرسیدن این سؤالات سخت است و ممکن است احساس بدی برایتان ایجاد کند؛ اما صادقانه بگوییم که تنها راهی است که می‌توانید اطلاعاتی ارزشمند و صحیح از دیگران دریافت کنید. شاید یکی از بهترین زمان‌هایی که می‌توانید این پرسش‌ها را برای بهبود مدیریت سازمان از اعضای گروهتان بپرسید، در جلسات یک به یک و در جمع‌های به نسبت کوچک است.

3. مسئولیت‌پذیری

و درنهایت، سومین راهکار برای بهبود مدیریت سازمان، مسئولیت‌پذیری است. وقتی به کلمه مسئولیت‌پذیری می‌رسیم، بیشتر تمرکز بر این می‌رود که چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا دیگران را «مسئولیت‌پذیرتر» کنیم. اما اینجا توجه و تمرکز ما، برروی مسئولیت‌پذیری خودمان، یا اصطلاحاً «مسئولیت تمام اتفاقات با من است.» خواهد بود.

یعنی به‌جای اینکه درصورت بروز مشکلی در سازمان، جلسه برگزار شود و هر فردی بگوید که مشکل به‌دلیل این بود که فلان شخص، این کار را درست انجام نداد، مکالمات به این شکل تغییر کند که: «اگر من این کار را می‌کردم، می‌توانست شرایط بهتر پیش برود.» با ایجاد کردن چنین فرهنگی، یعنی «مسئولیت تمام امور با من است.»، به جای اینکه در جلسات و چالش‌های گوناگون به‌دنبال حمله کردن به دیگران یا دفاع کردن از خودمان باشیم، تلاش می‌کنیم تا ببینیم چه قسمتی را خودمان می‌توانستیم بهبود بخشیم. برای اینکه بتوانید این فرهنگ را برای بهبود مدیریت سازمان توسعه دهید، باید:

• قبول کنید که مشکل یا چالش وجود دارد.
• قبول کنید که شما نیز در به‌وجودآمدن آن چالش، سهم دارید.
• به همان اندازه تلاش کنید که مشکل را برطرف کنید.
• تا حل کامل مشکل، در فرآیند باقی بمانید.

همین تغییر کوچک در دیدگاه‌ نسبت به حل مسائل، می‌تواند تأثیر چشم‌گیری در بهبود مدیریت سازمان ، آن هم در کل فرآیندهایش ایجاد کند. تمام توجه در «مسئولیت‌پذیری» این است که تلاش کنیم به جای آنکه آن را چیزی بیرونی بدانیم، آن را به چیزی درونی تغییر دهیم.

برای مثال، در شرایطی که سازمان در یک کمپین فروش با شکست روبه‌رو شده است، مکالمه در جایی که «مسئولیت تمام امور با من است.» اینگونه پیش خواهد رفت که: «تیم مارکتینگ خود را به‌خاطر انتخاب کانال‌های اشتباه مارکتینگ مقصر می‌داند.»، «تیم فروش به‌خاطر دانش ناکافی از محصول، خود را مقصر می‌داند.»،«تیم محصول به‌دلیل انتخاب محصولات نامتناسب برای بازار، خود را مسئول می‌داند.» و «تیم خدمات به‌دلیل ضعف در خدمت‌رسانی به مراجعین، خود را مسئول می‌داند.»

اما در شرایطی که این فرهنگ نباشد، بعد از شکست در چنین کمپینی، تمام انگشت‌ها به سمت یکدیگر اشاره رفته است و افراد در تلاش هستند تا سهم خود را در شکست، ناچیز نشان دهند و دیگران را باعث اصلی این اتفاق بدانند.

به سادگی، مدیریت سازمان را بهبود بخشید

اگر در تلاش هستید که فرهنگ سازمانی و مدیریت خود را بهبود بخشید و نمی‌‌دانید از کجا شروع کنید، این سه فاکتور می‌تواند یکی از بهترین نقاط برای شروع باشد؛ زیرا که توجه اولیه هرکدام این فاکتورها برای بهبود مدیریت سازمان ، به خود شما به‌عنوان مدیر سازمان است و سپس به سایر افراد مجموعه توجه می‌کند. همچنین شما را به یک الگو رفتاری در سازمان تبدیل می‌کند که یکی از مؤثرترین راه‌های فرهنگ‌سازی است.

علاوه‌بر این‌ها، مشکلی در بهبود مدیریت سازمان وجود دارد و راهکارهایی که معمولاً برای آن تجویز می‌شود، پیچیدگی و غیرقابل اجرا بودن آن‌هاست یا برای اجرا، نیاز به تیمی متخصص دارد. اما علم مدرن منابع انسانی در تلاش است تا با قدرتمند کردن خود مدیران و ازبین بردن وابستگی آنان به فعالان منابع انسانی به شکل گذشته و در نتیجه، تبدیل کردن مدیران سازمان به مدیران منابع انسانی واحد خودشان، علاوه‌بر افزایش چالاکی، رشد و مدیریت سازمان را نیز بهبودی دوچندان بخشد.