هدف گذاری به روش اسمارت (Smart) و کاربرد آن در مشاغل
هدف گذاری به روش اسمارت (Smart) در برنامه ریزی از مدل‌های مطرحی است که در حوزه‌های مختلف از آن استفاده می‌شود؛ از منتورینگ گرفته تا ارزیابی عملکرد کارکنان، این مدل مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما ما در این مقاله هدف گذاری به روش اسمارت در سیمپل اچ آر، قصد داریم علاوه‌بر اینکه smart را بررسی کنیم، راهکارهای جایگزین آن را نیز نگاهی بیاندازیم.
هدف گذاری اسمارت چیست؟
هدف گذاری اسمارت چیست و به‌صورت کلی، هدف اسمارت یعنی چه؟ مدل هدف گذاری به روش اسمارت تمام تلاش خود را می‌کند تا چیزی که شخص قرار است به آن برسد را تا جای ممکن، مشخص و شفاف کند، همه ابهامات را ازبین ببرد و تصویر واضحی از آن را به شخص نشان دهد. هدفگذاری اسمارت یک طرز فکر است؛ مدلی که می‌گوید اگر چیزی که می‌خواهی به آن برسی را تا جای ممکن شفاف کنی، چه در زندگی شخص و چه در زندگی کاری، حتی در روابط انسانی خود اگر این کار را انجام دهی، به آن خواهی رسید. در مدل اسمارت در هدف گذاری تلاش می‌شود که هدف:
- مشخص (specific)
- قابل اندازه‌گیری (measurable)
- جذاب (attractive)
- واقع‌گرایانه (realistic)
- دارای زمان مشخص (time – bound)
انتخاب شود. البته حروفی هم که برای این مدل هدف گذاری بر اساس اسمارت استفاده می‌شود، در موقعیت‌های مختلف تغییر می‌هند؛ برخی A را Achievable یا Assingable انتخاب می‌کنند، اما دیدگاه به‌صورت کلی تفاوتی ندارد. گویی شما درحال راه‌اندازی خط تولیدی در کارخانه هستید، مواد اولیه را می‌شناسید، پروسه تولید کاملاً مشخص است و خروجی هم، که مثلاً پنکه خواهد بود، برای شما کاملاً مشخص است و تعداد و زمان تحویل آن‌ها را هم مشخص می‌کنید، تصویری به‌شدت غیرواقعی؛ زیرا ما در دنیایی هستیم که روزبه‌روز، شیب سرعت تغییرات در آن زیاد می‌شود. برای مثال، تا چند ماه گذشته، شخصی فکر نمی‌کرد که شغل برنامه‌نویسان مورد چالش قرار گیرد (یا حداقل در آینده‌ای آنقدر نزدیک)؛ اما با آمدن ChatGPT، همه دنیا تحت تأثیر تغییرات آن قرار گرفت. حال آن که در واقعیت، در خود همان کارخانه نیز هزاران اتفاق می‌افتد که رسیدن به هدفی که براساس هدف گذاری به روش اسمارت ایجاد شده است را ناممکن می‌کند. (همچنین در مقاله تاثیر استفاده از هوش مصنوعی ChatGPT در سازمان و آینده کسب و کار، به شرح کامل تأثیرات این هوش مصنوعی در آینده مشاغل پرداخته‌ایم.)
اصول هدف گذاری اسمارت در کسب و کارها
هدف گذاری به روش اسمارت را نمی‌توان مدل اشتباهی دانست، اما مانند هر ابزار و مدلی در علم مدیریت، که علمی اقتضایی است و به شرایط بستگی دارد، لازم است تا جای درست استفاده آن را پیدا کرد. برای اینکه موقعیت درست استفاده از هدف گذاری smart را پیدا کنیم، لازم است به نمودار زیر توجه کنیم:
براساس این نمودار هدف گذاری به روش اسمارت ، ما دو فاکتور مهم در نظر می‌گیریم و آن دو فاکتور، شامل میزان «شفافیت خروجی کار» و میزان «شفافیت فرایند کار» است. براساس این دو فاکتور، تقریباً ما سه دسته مختلف شغل در سازمان داریم:
- شفافیت فرایند کار بالا ؛ شفافیت خروجی کار بالا
این دسته از مشاغل مانند پرستاری، راننده کامیون، نظافت منزل و تایپیست، خروجی کارشان کاملاً شفاف و پروسه انجام کارشان نیز خیلی مشخص است. هر بار که شخصی، یکی از اتاق‌های هتل را نظافت می‌کند، لازم ندارد که فکر کند چطور این کار را انجام دهد یا از خلاقیت خود استفاده کند یا چیدمان را به نحو جدیدی انجام دهد؛ بلکه کاملاً مشخص است که باید به چه شکلی دربیاید. تاییپیست هم همینطور، لازم نیست که هر بار از خلاقیت خود برای تایپ کردن استفاده کند و مدل جدیدی تایپ کند؛ بلکه باید در زمان مناسب، عین کلمات نوشته شده یا ضبط شده را تایپ کند؛ کاری با شفافیت فرایند و خروجی بالا.
- شفاف فرایند کار پایین ؛ شفافیت خروجی کار پایین
این دسته از مشاغل، مانند مدیرعاملی، تحقیق و توسعه یا به‌صورت کلی، کارهایی که از جنس پروژه‌هایی که بار اول در حال انجام است (که اطلاعاتی از نحوه انجام آن در گذشته وجود ندارد و پروسه انجام را گنگ‌تر می‌کند.) را شامل می‌شوند که خروجی و فرایند انجام کارشان تا حد زیادی مشخص نیست. برای مثال، هدف گذاری به روش اسمارت در پروژه طراحی سایت به‌صورت سالانه، به دور از واقعیت است. اسمارت کردن نحوه رشد بیزینس تا پنج سال آینده نیز همینطور.
- شفافیت فرایند کار معمولی ؛ شفافیت خروجی کار معمولی
این دسته از مشاغل، نه در دسته یک هستند نه در دسته دوم؛ همچنین شغل‌های ثابتی نیستند. ممکن است در شرایطی و در سازمان، مدیرپروژه در دسته دوم قرار گیرد؛ مانند پروژه‌های نرم‌افزاری. ممکن است در شرایطی دیگر، در دسته سوم قرار گیرد؛ مانند مدیرپروژه ساختمان‌سازی (که فرایند و خروجی آن شفافیت بالایی دارد.) یا برای مثال، شغلی مانند دندانپزشکی در این دسته قرار می‌گیرد که پروسه انجام کار مشخص نیست، ولی خروجی آن دندان سالم است و یا مدیر فروشی که فرایند آن مشخص نیست ولی خروجی آن، باید به فروش بیشتر منجر شود.
تکنیک هدف گذاری اسمارت در کسب و کارها
توجه به تکنیک هدف گذاری اسمارت در کسب و کارها در انتخاب مدل برنامه‌ریزی برای مشاغل بسیار مهم است؛ چراکه ممکن است یک شغل در یک سازمان، با یک روش برنامه‌ریزی پیش برود و در سازمانی دیگر، با روشی دیگر. برای مثال، در مواقعی پیش می‌آید که مدیرعامل ازطرف هیئت‌مدیره انتخاب می‌شود و لیست کارهایی که باید انجام دهد، مشخص می‌گردد و تا آخر سال، باید به آن اهداف مشخص از روش تعیین‌شده برسد. در بعضی سازمان‌های دیگر نیز مدیرعامل این آزادی عمل را دارد که به اهدافی که خودش تعیین می‌کند، از روشی که خودش تعیین می‌کند، برسد. علاوه‌بر این، ممکن است شما برای یک شغل در یک سازمان، در یک زمان و با یک روش، برنامه‌ریزی کنید و در زمان و شرایط دیگر، در همان سازمان، با روشی دیگر برنامه‌ریزی کنید. پس اینکه بگوییم مثلاً برای پزشک‌ها همیشه این مدل برنامه‌ریزی درست است و برای مهندس‌ها، فلان روش، سخن صحیحی نیست.
در زندگی شخصی هم همینطور. وقتی شما درحال آماده شدن برای یک آزمون کاملاً مشخص، مانند آیلتس، هستید، خروجی و پروسه انجام کار شما، تا حد زیادی مشخص است. اما وقتی هدف شما پیشرفت در شغلتان است، پیش‌بردن این هدف ازطریق هدف گذاری به روش اسمارت ، کاری دور از واقعیت است.
هدف گذاری به روش اسمارت در چه کسب و کارهایی کاربرد دارد؟
به‌صورت کلی، استفاده از هدف گذاری به روش اسمارت برای مشاغل دسته سوم هستند؛ یعنی وقتی فرآیند انجام کارشان یا خروجی کار آن‌ها مشخص است، می‌توان از مدل اسمارت کمک گرفت. اما برای مشاغل دسته اول، که خروجی و فرایندشان مشخص است، مثل خدمات در هتل، راهکار تعیین کردن استاندارد، نحوه انجام کار است، باید تصویری که به دنبالش هستید را کاملاً مشخص کنید و بگویید که از همه، همین تصویر را توقع دارید. اما برای مشاغل دسته سوم که خروجی و فرایندشان مشخص نیست، مانند مدیرعاملی، بهتر این است که شما اولویت‌ها را مشخص کنید. برای مثال، وقتی مدیرعامل را انتخاب کردید، به او بگویید که امسال می‌خواهیم اولویت اصلی مجموعه، کاهش هزینه‌ها باشد یا فعالیت در بازار‌های جهانی.
هدف گذاری به روش اسمارت چه زمانی کاربرد ندارد؟
تصور کنید برای شغلی مانند پرستاری یا راننده کامیون، جلسه برنامه‌ریزی هدف گذاری به روش اسمارت برگزار کنید. چه چیزی را به‌عنوان تارگت مشخص، قابل اندازه‌گیری و جذاب برای آنان انتخاب می‌کنید؟ واکنش آنان در مقابل این جلسه چه خواهد بود؟ پرستار باید کارش را انجام دهد و حال مریض را بهبود دهد. راننده کامیون هم باید بار را به مقصد برساند و اگر هم به روش اسمارت اهداف را برایشان مشخص کردید، برای جلسه بعدی یا سال‌های بعدی، چه چیزی به آنان خواهید گفت؟ یا ازطرف دیگر، به یک تیم استارت‌آپی بگویید که با مدل هدف گذاری به روش اسمارت برنامه‌ریزی کنند، یا به تیم تحقیق و توسعه بگویید که دقیقاً تا آخر سال، چه محصولی را تا کجا پیش خواهند برد! خب اگر مشخص بود که تیم تحقیق و توسعه یا شرکت استارت‌آپی نیاز نبود.
به سادگی اسمارت نشوید!
استفاده از هدف گذاری به روش اسمارت روزبه‌روز با پیچیده‌شدن مشاغل و گنگ‌شدن خروجی آن‌ها، درحال ضعیف شدن است و مشاغل بیشتری در دسته دوم، یعنی مشاغلی که شفافیت فرآیند و خروجی آن‌ها پایین است، قرار می‌گیرند. همچنین استفاده از این مدل، حتی در مشاغل دسته سوم، با چالش همراه است و لذت کشف کردن، خلاقیت و ماجراجویی را از پرسنل می‌گیرد؛ اما قطعاً استفاه به اندازه آن، علی‌الخصوص در فرایند آنبردینگ، می‌تواند احساس «شروع خوب» به پرسنل دهد.
نظرات شما