فضای کار اشتراکی چه تاثیری در آینده محیط کاری دارد؟

فضای کار اشتراکی ، آینده محیط کاری

فضای کار اشتراکی یکی از گزینه‌های روی میز افرادی است که به صورت فریلنسری کار می‌کنند. استفاده کردن از این فضاها دلایل زیادی دارد؛ اما یکی از عمده‌ترین دلایلی که افراد به سراغ استفاده از چنین فضاهایی می‌روند، کاهش هزینه‌ راه‌اندازی و اجاره یک دفتر مستقل است. علاوه‌بر این نیز، به فریلنسر‌ها این امکان را می‌دهد که در فضایی غیر از خانه کار کنند.

تاکنون فضاهای کاری اشتراکی، به صورت عمده برای فریلنسرها استفاده می‌شد؛ افرادی که در حوزه‌ای خاص تخصص دارند و به صورت ساعتی یا پروژه‌ای با شرکت‌ها کار می‌کنند. این افراد، مشتریان جدی چنین فضاهای کاری بوده و هستند؛ اما در این مقاله فضای کار اشتراکی از سیمپل اچ آر، درباره شروع موج جدیدی صحبت می‌کنیم و آن هم اضافه شدن پرسنل شرکت‌ها به این فضاها است.

فضای کار اشتراکی چیست؟ فضای کار اشتراکی به کجا گفته می شود؟

فضای کار اشتراکی به انگلیسی معادل Coworking space است. اما اینکه فضای کار اشتراکی به کجا گفته می‌شود، درواقع آن را به ساختمان‌ها یا سوله‌های بزرگی نسبت می‌دهند که تجهیز شده و دارای میز، صندلی و لوازم مورد نیاز اداری ازقبیل اینترنت، پرینتر و آشپزخانه هستند که به افراد و شرکت‌های مختلف اجاره داده می‌شوند و آنان به صورت اشتراکی از آن فضا استفاده می‌کنند؛ یعنی میز و صندلی، اختصاصی برای شماست و بقیه وسایل و فضاها به صورت اشتراکی استفاده می‌شوند.

در ایران و تهران نیز این فضاهای کاری اشتراکی وجود دارد، برای مثال پارادایس‌هاب یکی از قدیمی‌ترین این مکان‌ها است و بیش از هزار نفر را در خود جای داده است.

فضای گاری مشترک عمدتاً به دلیل فضای کاملاً اداری که دارند، مناسب شغل‌هایی است که با کامپیوتر و لپ‌تاپ انجام می‌شوند؛ مانند برنامه‌نویسان، طراحان گرافیک، کارشناسان بازرگانی و به صورت کلی، افرادی که کاری بی‌سروصدا انجام می‌دهند.

علت استفاده از فضای کار اشتراکی چیست؟

موج دورکاری در کل دنیا رو به افزایش بود اما با آمدن کرونا، این موج به یک طوفان تبدیل شد و شرکت‌هایی که زیرساخت مناسب برای دورکار کردن پرسنل خود را نداشتن، درهم نبردید با اتمام کرونا، دنیا با نیروی کاری مواجه بود که دیگر می‌دانست از خانه هم می‌توان کار کرد، از خانه هم بهره‌وری وجود دارد و حتی بهره‌وری افزایش می‌یابد. حالا سازمان‌ها «مجبور» بودند که با نیروی کار دورکار و دورکاری، کنار بیایند.

این پروسه در حرکت بود که اولین علائم دورکاری، خود را بروز داد و از اصلی‌ترین آن، بروز افسردگی و زیاد شدن احساس تنهایی در افراد هست. راهکار مشخص بود: پرسنل را به سازمان برگردانید!

مدل کاری هیبرید، یا همان نیمی حضوری و نیمی غیرحضوری، از راه حل‌هایی بود که برای درمان این مشکل مطرح شد. این راهکار کار کرد، اما آن‌طور که باید، نتیجه بخش نبود. انسان‌ها به چیزی فراتر از دیدن چند نفر اجباری و تعامل در ساعات مشخص در محل کار نیاز داشتند؛ به چیزی که «اختیار» و آزادی بیشتری در خود داشته باشد. آن‌ها برای برطرف کردن نیاز اجتماعی و تعامل خود، توقع فراتری داشتند.

مزایای فضای کار اشتراکی ؛ چرا فضای کار اشتراکی را انتخاب کنیم؟

همانطور که توضیح دادیم، افراد برای دستیابی به اختیار و آزادی بیشتر در فضای کاری خود، تمایل دارند تا از فضای کار اشتراکی استفاده کنند. اما این دو مورد، تنها مزایای فضای کار اشتراکی نبوده و دلایل بیشتری برای استفاده از این مکان‌ها وجود دارد. در ادامه با ما همراه شوید تا ببینیم چرا فضای کار اشتراکی را انتخاب کنیم.

• فرای دفتر کار

در خانه احساس افسردگی و تنهایی می‌کنند و در دفتر، گویی اختیار آن‌ها سلب شده است و نیاز اجتماعی‌شان برطرف نمی‌شود. راهکار، چیزی بین فضای خانه و فضای دفتر است؛ یعنی فضای کار اشتراکی.

اضافه کردن این آپشن در سازمان شما، که کسانی که بخواهند، می‌توانند مثلاً از این ۳ دفتر کار اشتراکی استفاده کنند و نیازی به حضور در شرکت ندارند، یک گزینه بی‌نظیر و جذاب برای کل سازمان خواهد بود.

در طی تحقیق دانشگاه بوستون انگلیس، افرادی که از اینگونه مکان‌ها استفاده می‌کردند، چیزی حدود ۶۵ درصد بیشتر، احساس اجتماعی بودن داشتند.

• فرار از همکار سمی

با استفاده کردن از فضای کار اشتراکی، از تعاملات غیرضروری و جلوگیری می‌شود. این چیزی است که بیش از ۵۰ درصد افرادی که این کار را انجام می‌دهند، بیان کرده‌اند. همچنین به آنان این امکان را می‌دهد تا با افرادی که واقعاً دوست دارند، ارتباط کاری ایجاد کنند و آنان، محدود به افراد یک سازمان نمی‌شوند و می‌تواند از سایر سازمان‌ها باشد. علاوه بر این، شما در این فضاها، تخصص‌هایی را مشاهده می‌کنید که الزاماً در سازمان خود ندارید.

• کاهش نگرانی

شما در فضای سازمان، نگران این هستید که هرحرفی را به هرکسی نزنید. نگران این هستید که بیان حرفی اشتباه، در عملکرد شما تأثیرگذار باشد. اما این اتفاق در Coworking space جایی ندارد. شما با هرکسی که بخواهید، آزادانه صحبت می‌کنید و احساس امنیت بیشتری در مقایسه با فضای کار دفتر دارید.

• زندگی کردن عقاید

در فضای کار اشتراکی، با توجه به اینکه از سازمان‌های مختلف، افراد دور هم جمع شده‌اند، تحمل تفاوت بیشتری را دارند و این آزادی بیشتر، به افراد این امکان را می‌هد که آزادانه‌تر رفتار کنند. فردی دوست دارد درحین کارش موسیقی گوش کند، فرد دیگر دوست دارد بعد از ناهار، یک ساعت بخوابد یا شاید شخصی دوست داشته باشد محل نشستنش را مدام تغییر دهد. این اتفاقاتی است که شاید در فضای سازمان نتوان به راحتی آن را انجام داد.

• یادگیری و تعامل

یکی از اتفاقات روتین فضاهای کاری مشترک، برگزار شدن رویداد‌های آموزشی در آن‌هاست که امکان تعاملات اجتماعی و آموزش را برای افراد ایجاد می‌کند. علاوه‌بر این‌ها، برای مثال درنظر بگیرید که برای یک برنامه‌نویس دات‌نت، احتمال اینکه با دیگر برنامه‌نویسان دات‌نت سایر شرکت‌ها تعامل کند و از آنان یاد بگیرد، وجود دارد.

• جلو‌گیری از خروج

یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها، نگهداشت نیروی انسانی و پرسنلی است که سالیان زیادی با آن‌ها درحال کار هستند و کار برای آنان تکراری شده است یا به صورت کلی، نگهداشت افرادی که دچار فرسودگی شغلی شده‌اند. استفاده کردن از فضای کار اشتراکی و دراختیار قرار دادن چنین گزینه‌ای برای آن‌ها حتی برای مدتی کوتاه، می‌تواند با فراهم آوردن یک ارتباط اجتماعی جدید برای این افراد، شرایط را بهتر کند.

• کاهش هزینه، افزایش تمرکز

هزینه استفاده از فضای کار اشتراکی درمقایسه با اجاره دفتر، پایین‌تر است. علاوه‌بر این، هزینه تجهیز دفتر، شامل خریداری میز، صندلی، لوازم آشپز‌خانه و لوازم مصرفی اداری را ندارید. درواقع استفاده از اینگونه فضاهای مشترک کاری برای کسب و کار‌های نوپا نیز یک گزینه بسیار مناسب، به دلیل کاهش هزینه است.

شرکت‌های بزرگ نیز حتی برای افزایش تمرکز تیم‌ها، روزهایی را برای کار کردن در فضای کاری مشترک در نظر می‌گیرند. ایجاد و حفظ تمرکز، یکی از دغدغه‌های واحد منابع انسانی در سازمان‌ها است.

با درنظر گرفتن مثلاً یک روز در هفته، برای هرواحد که در فضای کاری مشترک فعالیت کنند، می‌توانید به افزایش تمرکز تیم‌ها، ازطریق کاهش مراجعات بین تیمی در بعضی روز‌ها، کمک کنید. برای مثال، کل تیم طراحی در روز‌های دوشنبه در Coworking space فعالیت کنند، یا تیم استراتژی در ماه اخر سال برای و برای افزایش تمرکز، در آن جا مستقر شوند.

• احترام به سبک کاری

پرسنل در سازمان راحتی کافی را ندارند و در خانه راحت هستند، اما تمرکز ندارند و احساس تنهایی می‌کنند. اگر به صورت حضوری بخواهند در سازمان کار کنند، باید مقید به زمان‌بندی اعلام شده ازطرف سازمان باشند؛ در ساعت مشخصی حضور داشته باشند، در ساعت مشخصی ناهار بخورند و در ساعت مشخصی از سازمان بیرون بروند. اما در فضای کار اشتراکی این فرصت را پیدا می‌کنند تا شغلشان را شخصی‌سازی‌تر کنند. زودتر سر کار بیایند، ناهار نخورند و تا دیروقت در دفتر بمانند و روز بعدیشان را تعطیل کنند. اینگونه می‌توانند بیشتر به سبک کاری مورد علاقه‌شان نزدیک شوند.

به سادگی، اشتراکی کنید

استفاده کردن از فضای کار اشتراکی، مزایای فراوانی برای سازمان‌ها دارد؛ اما باید درنظر گرفت که این مکان‌ها به عنوان یک گزینه به پرسنل معرفی شود، نه یک اجبار. البته هنوز مزایای استفاده از آن برای پرسنل خیلی ناآشنا است و عده کمی با این مدل فضای کاری آشنایی دارند و لازم است که سازمان توضیحات و آموزش بیشتری در این باره به پرسنل بدهد.

همچنین در کنار تمام شرایطی خوبی که Coworking space ایجاد می‌کند، امکان شکار شدن (Hunt) شدن پرسنل شما را توسط سایر شرکت‌ها بیش از پیش فراهم می‌کند. البته که اگر بتوانید شرایط خوبی برای پرسنل خود ایجاد کنید، استفاده کردن از این مکان‌ها برای شما نه یک تهدید، بلکه یک فرصت برای جذب افراد مستعد و توانمند به سازمان شما خواهد بود تأثیر بسیار خوبی در برند کافرمایی شما نیز خواهد داشت.