سکوت سازمانی
سکوت سازمانی یک اتفاق فرهنگی در قلب سازمان است؛ به‌طوری که می‌توان آن را از نشانه‌های مرگ یک مجموعه درنظر گرفت. سیستم وقتی دیگر به چیزی واکنش نمی‌هد یا واکنش‌های خیلی کمی دارد، رو به مرگ است. سازمانی که افراد آن به هر دلیلی، با مدیران سازمان صحبت نمی‌کنند، حال این صحبت مثبت، منفی، سازنده یا مخرب باشد، فرقی ندارد، این مجموعه در واپسین روزهای خود سپری می‌شود؛ یعنی سازمانی که دیگر برای افرادش فرقی نمی‌کند شما چه کاری با آن‌ها می‌کنید؟ حقوق می‌دهید یا نمی‌دهید؟ مدیر ناسالم استخدام می‌کنید یا نمی‌کنید یا هر اتفاق دیگری.
حتی این اتفاق را می‌توان در جوامعی که رو به افول هستند نیز مشاهده کرد. برای مثال، پلیسی که به‌راحتی در کنار متخلفان عبور می‌کند، مدارسی که برایشان تحصیل دانش‌آموزان اولویت نیست، مسئول پارکی که دیگر تمیزی آن جا برایش اهمیت ندارد. در این مقاله سکوت سازمانی در سیمپل اچ آر، قصد داریم تا درباره علل ایجاد و راهکارهای این مشکل روزافزون صحبت کنیم.
دلایل سکوت سازمانی چیست؟ چرا سکوت سازمانی ایجاد می‌شود؟
در ابتدا بیایید بررسی کنیم که اصلاً دلایل سکوت سازمانی چیست و چرا این معضل در ارگان‌ها ایجاد می‌شود. این حقیقت تلخ وجود دارد که شکستن سکوت در سازمان برای پرسنل ریسک دارد. پرسنل به‌صورت طبیعی و خودجوش علاقه‌ای به صحبت کردن در مجموعه ندارند. البته منظور از صحبت کردن، انتقاد کردن، بیان نگرانی‌ها، مخالفت کردن یا پرسیدن سؤال چالش‌‌برانگیز است نه صحبت‌هایی که به‌صورت معمول انجام می‌شود.
براساس تحقیقات دانشگاه هاروارد که برروی بیش از هزار سازمان انجام شده است، در بین بیست کاری که پرسنل در سازمان نسبت به آن‌ها نگران هستند و از انجامشان جلوگیری می‌کنند، شش مورد اول آن، مربوط به «صحبت کردن» یا همان «سکوت سازمانی» می‌شود. ۶ کاری که به ترتیب فراوانی، پرسنل از انجام آن‌ها در مجموعه می‌ترسند، شامل موارد زیر است:
- بیان پاسخ اشتباه
- اشتباه کردن
- بیان احساسات
- بیان مخالفت
- نشان دادن یک اشتباه
- به چالش کشیدن یک فرآیند در سازمان
وقتی سازمانی می‌خواهد سکوت سازمانی را بشکند و پرسنل را به صحبت کردن تشویق کند، به این معنی است که باید آنان را تشویق کند تا بدون آن که ترس از برخورد داشته باشند، این شش کار بیان شده را انجام دهند. دلیلی که پرسنل علاقه‌ای به انجام این شش کار در سازمان ندارند، نداشتن آرامش روانی و همینطور اعتماد در محیط کار است. وقتی می‌توانید سکوت را در مجموعه‌ها بشکنید که پرسنل نگران برخورد سازمان بعد از صحبت کردنشان نباشند و سلامت روان در سازمان ایجاد کرده باشید.
تاثیر سکوت سازمانی در رفتار سازمانی
در جلسه سالانه پرسنل سازمان با مدیرعامل، گزارشی از پرسشنامه پرسنل به مدیرعامل ارائه شد که در آن بیان شده بود درصد بالایی از افراد، از اینکه ایده‌ها، دغدغه‌ها، مخالفت‌ها و مسائل خود را با مدیرانشان بیان کنند، خودداری می‌کردند. مدیرعامل تصمیم گرفت نتیجه این پرسشنامه را برای سال آینده برعکس کند و این کار را از همان جلسه شروع کرد و گفت: «خب، اینجا گفتن که شما راحت نیستید که حرف بزنید. حرف بزنید ببینم چی شده و مشکل کجاست!؟»
به‌نظر شما چند نفر در جلسه صحبت کردند؟ درست است، هیچ کس! درواقع وقتی در سازمانی «سکوت سازمانی» ایجاد می‌شود، راهکار این نیست که «خب بیاید صحبت کنید». این معضل در نتیجه اتفاقات مختلف حاصل شده است و خروجی یک فرآیند است. شما نمی‌توانید خروجی یک فرآیند را بدون تغییر دادن آن، تغییر دهید. مانند این است که بخواهید خروجی کارخانه فولاد را به جای ورقه آهنی، ورقه پلاستیکی کنید؛ همانقدر مسخره است. شاید در سازمان بتوان برای مدت کوتاهی با تمرکز برروی خروجی، نتایجی به‌دست آورد؛ اما چون این نتایج به‌دلیل ترس یا شرم ایجاد شده است، ماندگار نخواهد بود. پس برای اصلاح سکوت سازمانی صرفاً جلسه «صبحت کردن» ایجاد کردن، پاسخ نیست.
۴ راهکار سکوت سازمانی
در ادامه این مقاله، چهار گام اجرایی را به شما نشان می‌دهیم تا بتوانید با تغییر فرهنگ سازمانی، فرهنگی بسازید که در آن، افراد، علاقه‌مند به صحبت کردن و بیان نگرانی‌هایشان باشند.
- گام اول: ارزش انسانی در صحبت کردن
اولین گام در تغییر سکوت سازمانی ، تغییر دیدگاه خود سازمان است. مجموعه باید بین موقعیت شغلی افراد، عملکردشان، میزان سودآوری که برای سازمان دارند و ذات وجودی آن انسان‌ها تمییز قائل شود و با همه یکسان برخورد کند. اگر سرپرستان در سازمان انتقاد کنند و یک مدل با آن‌ها برخورد شود، مثلاً به آنان گفته شود که انتقادات خود را روی کاغذ بنویسید و در طرف دیگر، وقتی مدیران می‌خواهند انتقاد کنند، جلسه حضوری با مدیرعامل با آن‌ها ست می‌شود، یک نمونه بارز بی‌عدالتی در سازمان است که همین، باعث ایجاد معضلی به نام سکوت سازمانی خواهد شد.
شما به‌عنوان مدیر یا فعال منابع انسانی باید در سازمان تلاش کنید که در آن شش مورد بیان شده، مانند بیان احساسات، اشتباه کردن، انتقاد کردن و به چالش کشیدن یک فرآیند، بین افراد در سازمان هیچ تفاوتی وجود نداشته باشد. باید با همه افراد محترمانه و بدون تفاوت برخورد کرد. اولین گام در ساختن فرهنگی که همه افراد علاقه به بهبود سازمان دارند، این است که نشان و اثبات کنید که شما هم به آن‌ها علاقه و توجه یکسان دارید.
درمان و راهکار سکوت سازمانی را از کجا باید شروع کنید؟ از ضعیف‌ترین موقعیت شغلی که در ارگان شما وجود دارد، شروع کنید و نشان دهید که همانطور که به صحبت‌‌های آن شخص گوش می‌کنید، به مدیرانتان هم گوش می‌کنید. برای مثال، همانطور که به انتقاد‌های حراست شرکت توجه کنید که به مدیر یک دپارتمان گوش می‌کنید. راهکار دیگر این است که از فردی که عملکرد بسیار ضعیف دارید یا جزو ضعیف‌ترین عملکردها است شروع کنید. (عملکرد ضعیف، نه اخلاق ضعیف) با این کار نشان می‌دهید که شما بین موقعیت شغلی افراد، عملکردشان و خودشان تفاوت قائل می‌شوید.
- گام دوم: مخالفت، رفتاری طبیعی است
اشتباهی که در سیستم‌ها و گروه‌ها روی می‌دهد این است که تعلق سازمانی در هر یک از افراد مجموعه را با همراهی و موافقت با تمام نظرات مدیران یکسان می‌دانند؛ به همین دلیل، در این سازمان‌ها با افرادی که با برنامه‌های اجرایی مخالف هستند و نظرات دیگری دارند، طوری برخورد می‌کنند که انگار برای آن افراد، «سازمان» مهم نیست، افراد وفاداری نیستند و باید از گروه کنار گذاشته شوند. درحالی که فرد می‌تواند کاملاً تعلق سازمانی داشته باشد و در عین حال، با تمام برنامه‌های اجرایی که شما دارید نیز مخالف باشد!
با همین ملاک می‌توان سکوت سازمانی را در یک کشور نیز سنجید. کافی است نگاه کنید که چند برنامه انتقادی به آن کشور، حکومت یا سازمان وجود دارد یا با کسانی که این کار را انجام می‌دهند، چطور برخورد می‌شود؟ آیا با آنان طوری برخورد می‌شود که انگار قصد نابودی کشور را دارند یا طوری برخورد می‌شود که آن‌ها هم تعلق سازمانی دارند و تنها نظرشان متفاوت است.
نقطه ترسناک اینجاست که این نوع وفاداری سازمانی، که قدرت تفکر و اظهار عقیده را از شخص می‌گیریم، بیش از آنکه برای فرد اذیت‌کننده باشد، برای آن سیستم، کشنده خواهد بود. سیستمی را تصور کنید که فقط یک دیدگاه را پذیرفته است و احتمال هیچ جای خطایی به خود نمی‌دهد! فرهنگ سازمانی برنده است که تعلق سازمانی و تفاوت دیدگاه را با یکدیگر بپذیرد.
- گام سوم: هرم سازمانی را اصلاح کنید
اتفاق نا‌خوشایند دیگری که در سازمان‌ها روی می‌دهد و باعث ایجاد سکوت سازمانی می‌گردد، این است که اجازه شنیده‌شدن به برخی افراد داده نمی‌شود. مشخصاً این اتفاق به این دلیل است که دو اتفاق همزمان با یکدیگر روی می‌دهد:
- موقعیت‌های شغلی و هرم سازمانی بیش از اندازه اهمیت پیدا می‌کنند. درواقع همان گام شماره یک.
- مدیرانی قرار گرفته‌اند که اجازه شنیده شدن اعضا خود را نمی‌دهند یا نظر آنان را با خود هم‌سو می‌کنند.
در این سازمان‌ها هرچه از رأس قدرت دورتر باشید، صدای شما کم‌ارزش‌تر و بی‌اهمیت‌تر خواهد شد که به‌دلیل محیط کار سمی و عدم توجه مدیران ارشد به لایه‌های پایین مجموعه است. شاید در رأس سازمان، مدیری باشد که به عقاید متفاوت احترام بگذارد و همه با دید «انسان»، بدون تفاوت برخورد کند. اما مشکل اینجاست که نظامی وجود دارد که اجازه شینده‌شدن صدا را نمی‌دهد.
یکی از راه‌هایی که می‌توانید انجام دهید تا از این اشتباه دور شوید و جلوی سکوت سازمانی را بگیرید، این است که تلاش کنید با گروه‌های مختلف سازمانی در سطوح مختلف، بدون حضور مدیرانشان جلسه داشته باشید. حال این جلسات می‌تواند به‌صورت جلسات گروهی یا جلسات یک به یک برگزار شود؛ اما انجام این کار شما در سازمان، دو پیام را مخابره می‌کند:
- به پرسنل سازمان این خبر را می‌دهد که ممکن است با گروه آنان نیز جلسه داشته باشید و صدای آنان نیز شنیده شود.
- به مدیران سازمان می‌گوید که اگر صدای پرسنل خود را به گوشتان نرسانند، با آنان برخورد خواهید کرد.
- گام چهارم: صحبت کردن به معنی اجرا نیست!
در چهارمین گام راهکار سکوت سازمانی ، به‌سراغ پرسنل سازمان می‌رویم. وقتی فرهنگی می‌سازیم که در آن می‌خواهیم همه افراد به‌راحتی صحبت کنند، باید توأمان با آن، این فرهنگ را هم ایجاد کنیم که هر صحبتی که انجام می‌شود، قرار نیست به مرحله اجرا برسد. بسیاری از صحبت‌ها در سازمان، تنها در مرحله صحبت باقی می‌مانند. اما در اینجا دو نکته ظریف وجود دارند:
- مدیران سازمان: باید مدیران سازمان تسلط کامل به درست گوش کردن و رد کردن درست یک ایده یا صحبت را یاد بگیرند؛ به‌طوری که شخص، احساس بی‌احترامی نکند و بازهم این کار را انجام دهد.
- پرسنل سازمان: باید در طول جلسات مختلف بیان شود که ایده‌های مختلفی برای اجرا وجود دارند و قطعاً همه آن‌ها نمی‌توانند باهم اجرا شوند. اما چیزی که قطعی است، این است که همه آن‌ها شنیده شده، قدردانی می‌شوند و به نظرات بیان‌شده، احترام گذاشته می‌شود.
اگر سه گام اول را انجام دهید ولی این گام را انجام ندهید، ممکن است یک جریان موقت از شکستن سکوت سازمانی را شاهد باشید و سپس، مجدداً این جریان قطع شود. اما تنها راهی که می‌توانید ازطریق آن، این جریان را دائمی نگاه دارید این است که به هر دو طرف یاد دهید که رفتار درست چگونه است.
به سادگی، سکوت سازمانی را بشکنید
هیچ سازمانی با تنها اتکا کردن به مدیرانش نمی‌تواند در این شرایط بازار، که سرعت تغییرات آن بسیار زیاد است، دوام بیاورد. ارگان‌ها نیاز دارند که «همه» افراد سازمانشان مانند دیدبان‌ها به تغییرات بازار واکنش نشان دهند و ایده‌های خود را مطرح کنند تا بتوانند مسیر پیشرفت خود را ادامه دهند. لازمه این اتفاق، وجود فرهنگی است که صحبت کردن، انتقاد کردن و حتی بحث کردن را ارزش بداند نه ضد ارزش. با چهار گام بیان شده امیدواریم بتوانید سکوت سازمانی خود را بشکنید و هرچه بیشتر سازمان خود را پویا کنید.
نظرات شما