ساختار سازمانی چیست؟ طراحی ساختار سازمانی مدرن چگونه است؟

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی به انگلیسی معادل Organizational structure بوده، ساختاری است مجموعه براساس آن عمل می‌کند، ساختاری است که طبق آن، نقش هر واحد مشخص می‌شود، شرح شغل نیز طراحی و سیستم ارزیابی عملکرد هم پیاده‌سازی می‌شود و به‌طور کلی، نحوه حرکت سازمان را مشخص می‌کند. درواقع می‌توان گفت بعد از مشخص شدن استراتژی کلان سازمان، ساختار سازمان طراحی می‌شود. در این مقاله ساختار سازمانی از سیمپل اچ آر، نگاهی به سیر تحول این معماری از حدود صد سال پیش تاکنون می‌اندازیم و به «ساختار سازمانی مدرن» که پدر علم نوین منابع انسانی، یعنی آقای Dave Ulrich، آن را معرفی کرده است، نگاهی می‌کنیم.

طراحی ساختار سازمانی چگونه است؟

برای طراحی ساختار سازمانی ، باید به دو نکته توجه کنیم:

1. ساختار سازمانی «او» برای «من» نیست!

ساختاری که یک سازمان برای خودش طراحی کرده است، برای مجموعه شما نیست. آن سازمان با توجه به پرسنل خودش، شرایط محیطی که در آن قرار دارد، توان مالی و هزاران فاکتور دیگر، آن را تهیه کرده است که الزاماً برای شما پاسخ‌گو نیست.

2. هر ساختار سازمانی برای «یک دوره» است

هیچ ساختاری در سازمان همیشگی نیست. لازم است بدانیم ساختاری که طراحی می‌کنیم، برای شرایط الان و امکانات الان است و بعد از به‌وجود آمدن تغییر، ممکن است این ساختار نیاز به تغییر و اصلاح ساختار سازمانی داشته باشد و یا ممکن است که همین شکل برایش خوب باشد. پس اینکه بعضاً می‌شنویم یک کسب و کار، ۱۵ سال است که ساختارش تغییر نکرده، الزاماً خبر خوب یا بدی نیست؛ بلکه باید دید که این عدم تغییر، با در نظر گرفتن شرایط بازار بوده است یا این عدم تغییر از عدم تمایل سازمان به تغییر و یا تحول سازمانی بوده است.

کدام ساختار سازمانی خوب است؟

نمی‌توان گفت کدام مدل از انواع ساختار سازمانی خوب است؛ اما می‌توان گفت شاکله‌ای که به سؤالات زیر پاسخ دهد، فرم و مدل خوبی است:

1. آیا ساختار سازمانی شما، توجه کافی به ارزش پیشنهادی که سازمان شما در بازار دارد، توجه می‌کند؟ برای مثال، اگر سازمان شما در حوزه برنامه‌نویسی فعالیت می‌کند، ساختار آن به‌نوعی است که به این حوزه از کارکنان توجه‌ بیشتری نسبت به سایر واحد‌های شما داشته باشد؟
2. آیا ساختار سازمانی شما، حداکثر استفاده را از امکانات و منابع خود می‌برد؟ اگر سازمان شما به دانشجویان برتر کشور دسترسی دارد، آیا ساختاری که طراحی کرده‌اید، این امکان را می‌دهد که از این دانشجویان استفاده کنید؟ (برای استفاده از دانشجویان در سازمان، مثلاً باید واحد منابع انسانی سازمان، قسمت «آموزش» قوی داشته باشد.)
3. آیا ساختار سازمانی شما با فرهنگ مردم شما هم‌خوانی دارد؟ برای مثال، اگر کار شما، نیروی کار جوان نسل ایکس و آلفا را نیاز داشته باشد و ساختار سازمان شما، هرمی و بسیار طولانی باشد، احتمالاً با فرهنگ مردمی که می‌خواهید با آنان کار کنید، که توجهی به مراتب سازمانی ندارند، هم‌خوانی نداشته باشد.
4. آیا ساختار سازمانی که طراحی کرده‌اید، شدنی‌ است؟ این سؤال شاید مسخره به نظر بیاید، اما دیده می‌شود که در بعضی اوقات، کارشناسان مهندسی صنایع وارد حوزه طراحی چارت سازمانی می‌شوند و براساس استاندارد‌ها و روش‌های مدیریت پروژه‌‌ای که آموخته‌اند، تلاش می‌کنند تا چارت سازمانی «غیرقابل انجام» و «غیرواقعی» را طراحی کنند. پس لازم است که پس از اینکه چارت سازمانی را طراحی کرده‌ایم، «اجرایی بودن» آن را بررسی کنیم.
5. آیا ساختار سازمانی شما، ارتباط کافی را بین واحد‌های مختلف ایجاد کرده است؟ می‌توان گفت که یکی از دلایل اصلی شکست سازمان‌ها، نداشتن ارتباط و مکالمه کافی بین اعضای سازمان و ارتباط تیمی است. برای مثال، آیا واحد «ارتباط با مشتری» با «واحد توسعه محصول» ارتباط خوبی دارد تا بتواند ازطریق بازخورد‌های مشتری، محصول جدید خود را توسعه دهد؟
6. آیا ساختار سازمان شما انعطاف‌پذیری کافی را دارد؟ اگر نیاز باشد وارد بازار جدیدی شوید، تغییری ایجاد و مسیری را عوض کنید، واحدی جدید ایجاد کنید یا هر تغییر دیگر، آیا سازمان شما می‌تواند این تغییر را انجام دهد؟

ویژگی ساختار سازمانی خوب

سرعت تغییرات در دنیای امروز کسب و کار‌ها رو به افزایش است. تلاش سازمان‌ها در سال‌های اخیر بر این بوده است که کاری انجام دهند تا به تغییرات سریع واکنش دهند، اجایل برخورد کنند و مدیران و کارکنان را تشویق کنند که خودشان تصمیم بگیرند. سازمان‌هایی ساختار آن‌ها «خوب» است که در بازار باقی مانده‌اند و در بازار رهبری می‌کنند. در آمریکا مانند آمازون و گوگل، در چین مانند علی‌بابا و تیک‌تاک و هواوی، در اروپا مانند مرسدس بنز؛ پس از بررسی شاکله آن‌ها، با در نظر گرفتن صنعت، کشور، دوره زمانی که در آن هستیم و سایر ملاک‌های تأثیرگذار، یک استراتژی ثابت در ساختار آن‌ها نمایانگر شده است که در ادامه به آن می‌پردازیم.

روند تغییرات در چارت سازمانی

• شروع چارت سازمانی را می‌توان از زمان انقلاب صنعتی دانست:

• سپس به‌سراغ ساختار‌های سیستمی رفتیم:

• و در مرحله بعد، بیشترین تمرکز را برروی استراتژی قرار دادیم:

در ساختار سازمانی هرمی، سرعت انتقال اطلاعات به‌شدت پایین بوده و اجازه فکر کردن و تصمیم‌گیری را از افراد سازمان می‌گرفت و به همین دلیل، رفته‌رفته از سازمان‌ها کنار رفت. در مدل ساختار سیستمی یا مدل مکنزی، طراحی چارت سازمانی پیچیدگی فراوانی داشت و آنقدر این روند کند پیش می‌رفت که عملاً فرصت‌های ایجاد شده در بازار را از دست می‌داد و در مدل ساختار استراتژی محور، اکثر توجه به داخل مجموعه و ظرفیت‌های داخل آن بود و به تغییرات خارج از آن توجه کمی می‌شد و باعث شکست این سیستم شد.

ساختار سازمانی متمرکز بر بازار (MOE) چیست؟

در دنیای امروز کسب و کارها، که شاهد تغییرات زیاد و شدید، مشکلات سیاسی و اجتماعی و موج‌های اقتصادی گوناگون است، لازم است سازمان‌ها ساختار خود را مجدد طراحی کنند تا بیش از گذشته به دنیای متغیر اطراف خود پاسخ دهند. لازم است بیش از گذشته به دنیای اطراف خود توجه کنند و اولویت را از داخل سازمان به خارج سازمان ببرند. این مدل ساختار سازمانی مدل سازمانی متمرکز بر بازار یا Market Oriented Ecosystem (یا به‌صورت اختصار MOE) نام دارد. اولین کلمه این ساختار، مارکت است و از همان ابتدا می‌گوید که الزاماً افزایش سهم و قدرت در بازار‌هایی که تاکنون سازمان در آن وجود داشته است، اولویت فعالیت ما نیست؛ بلکه ما به‌دنبال فرصت‌های مناسب در کل بازار می‌گردیم. کلمه دوم حائز اهمیت در این Organizational structure، اکوسیستم به‌جای کلمه‌ای مانند منابع یا Resources است؛ یعنی توجه سازمان تنها به ظرفیت‌هایی که خودش دارد نیست و از تمام ظرفیت‌های بازار، شرکا و پرسنل استفاده می‌کند.

ویژگی اصلی ساختار سازمانی متمرکز بر بازار چیست؟

در ساختار سازمانی متمرکز بر بازار یا همان MOE، به‌جای اینکه مجموعه براساس دستورات مختلف از بالا مدیریت شود و سپس اجازه استفاده منابع صادر شود، یک پلتفرم منابع دارد که شامل منابع مالی، منابع انسانی، اعتبارات و هر نوع دارایی دیگر از سازمان است که به فرصت‌های مختلفی که در بازار ایجاد می‌شود، اختصاص داده می‌شود. این فرصت به یک تیم به‌صورت مستقل محول می‌شود که اعضای آن شروع به تحلیل نیاز مشتری و پاسخ دادن به آن می‌کنند. درواقع این ساختار، برخلاف فرمی که تیم های چند تخصصی دارد، است که پروژه‌ای تعریف و بین واحد‌های مختلف در سازمان پخش می‌شود. برای مثال، مجموعه‌ای را تصور کنید که یک واحد گرافیک دارد که متشکل از ۵ نفر است. همه افراد به‌صورت مشترک در تمام پروژه‌ها فعالیت دارند؛ اما این Organizational structure می‌گوید به‌جای تقسیم‌بندی براساس تخصص افراد و گروه گروه کردن آنان، هرگروه را براساس یک نیاز بازار طراحی کنید. آن تیم برای پاسخ به آن نیاز بازار ممکن است یک نفر گرافیست، دو نفر برنامه‌نویس و سه نفر کارشناس فروش نیاز باشد که تنها به آن نیاز بازار پاسخ دهند.

ساختار سازمانی متمرکز بر بازار همان ساختار هلدینگی است؟

شاید در نگاه اول، ساختار سازمانی MOE شبیه ساختار سازمانی هلدینگ وابسته باشد، اما تفاوت بین این دو، این است که افراد به‌صورت مستقیم با یکدیگر در گروه‌های مختلف در ارتباط هستند و اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند. همچنین منابع مالی و منابع انسانی ساختار متمرکز بر بازار در مقایسه با ساختار هلدینگی، بازهم به‌صورت اشتراکی است. درحالی که در ساختار هلدینگی، به‌صورت اشتراکی نیست و هر هلدینگ، منابع خاص خودش را دارد (مانند ساختار گروه صنعتی گلرنگ).

چرا ساختار سازمانی متمرکز بر بازار می‌تواند موفق عمل کند؟

ساختار‌های سازمانی متمرکز بر بازار، شاید چیز جدیدی نباشد، اما جنبه‌هایی که برای سازمان ارزش‌ ایجاد می‌کنند، باگذر زمان بیشتر و بیشتر می‌شوند. این مزیت‌ها شامل موارد زیر است:

1. تمرکز بر بازار: بیشترین تمرکز این Organizational structure، بر بازار و تغییرات سریع آن است که مجموعه را در کوتاه و بلندمدت موفق می‌کند. (در مقاله موفقیت سازمانی، درباره عوامل کلیدی موفقیت در سازمان بیشتر صحبت کرده‌ایم.)
2. سرعت: باتوجه به سرعتی که ساختار سازمانی متمرکز بر بازار به ما می‌دهد، می‌توانیم از استراتژی‌های گوناگون برای بازار‌های گوناگون و نیاز‌های مختلف استفاده کنیم و محدود یه یک استراتژی نمی‌شویم.
3. توجه به ظرفیت: براساس هر نیازی که در بازار ایجاد می‌شود، این فرصت را داریم که تمام ظرفیت سازمان را برای پاسخ‌دهی به آن بسنجیم و در صورت نیاز، از کل ظرفیت خود استفاده کنیم.
4. افزایش احساس تعلق سازمانی: هر شخصی در مجموعه، مسئول انجام دادن تنها کار خود نیست؛ بلکه هر فردی در سازمان، در تیمی مشغول به فعالیت است که مسئولیتش برطرف کردن نیاز مشتری است و این اتفاق باعث افزایش رضایت شغلی پرسنل و تعلق سازمانی می‌شود.
5. افزایش توان مدیریت: شما در سازمان، دیگر محدود به چند مدیر نیستید؛ بلکه هرروز و با هر نیازی که در بازار ایجاد می‌شود، در حال تربیت‌ کردن مدیرانی مسئولیت‌پذیر و جدید برای مجموعه خود هستید (باتوجه به اینکه نیاز‌های بازار، معمولاً بیش از تعداد مدیران است.)
6. افزایش ارتباطات: پرسنل سازمان برای اینکه پروژه‌های خود را موفق کنند، بیش از گذشته با یکدیگر صحبت می‌کنند. همچنین ارتباط پرسنل تنها با افرادی که هم‌تخصص خودشان هستند، نیست و با تخصص‌های گوناگون مکالمه می‌کنند.

به سادگی MOE شوید

در ابتدا به‌خاطر داریم که هیچ جواب همیشگی برای هیچ سؤالی در منابع انسانی وجود ندارد و همیشه پاسخ‌ها وابسته به شرایط است. حتی شاید در شرایط کنونی بازار نیز در سازمانی نیاز باشد که شما ساختار سازمانی هرمی طراحی کنید، شاید نیاز باشد در یک مجموعه، در قسمتی از آن، هرمی برخورد کنید، در قسمتی، سیستمی و در قسمتی دیگر، متمرکز بر بازار. اما به‌طور کلی، رویکرد متمرکز بر بازار، روزبه‌روز از موفقیت بیشتری برخوردار می‌شود و مجموعه‌های بیشتری از آن بهره‌ می‌برند. اما برای شروع، لازم نیست که کل ساختار را عوض کنید؛ تنها کافیست یک نیاز از بازار را مشخص کرده و برای نیاز، یک تیم کوچک تشکیل دهید، سپس رفته‌رفته این کار را گسترش دهید. (در مقاله تیم سازی در سازمان، راه ساختن یک تیم کاری موفق را توضیح داده‌ایم.)