جلسات یک به یک و چگونگی برگزاری جلسات فردی موثر
جلسات یک به یک یا اصطلاحاً One to One Meetings همانطور که از اسمش پیداست، جلساتی هستند که به‌صورت دوره‌ای (معمولاً هفتگی) بین کارمند و مدیر مستقیم برگزار می‌شود؛ با این قصد که اهداف و ملاک‌های بین مدیر و کارمند شفاف شود، دغدغه‌ها و نگرانی‌های کارمند شنیده شود، درباره برنامه توسعه فردی کارمند همفکری شود و به‌صورت کلی، در یک جلسه کوتاه عموماً حداکثر ۳۰ دقیقه‌ای، هر آنچه هماهنگی بین مدیر و کارمند لازم است، صورت گیرد. در تحقیقات مختلف نشان داده شده که اگر جلسات تک به تک به‌طور مناسبی برگزار گردد، می‌تواند باعث ایجاد آرامش روانی، اعتماد و بهبود عملکرد در سازمان شود. حتی در مقاله مدیریت عملکرد مدرن به‌طور کامل نشان دادیم که گام اول در هر سیستم و مدل ارزیابی عملکرد داخل سازمان، به‌کارگیری شکلی از این جلسات است. در ادامه این مقاله جلسات یک به یک از سیمپل اچ آر، به توضیح بیشتر و شیوه اجرای این جلسات کوتاه و ارزشمند می‌پردازیم و در انتها چند راهکار سیمپل اچ آری به شما برای افزایش بهره‌وری جلساتتان پیشنهاد می‌کنیم.
جلسات یک به یک چیست؟
جلسات یک به یک یا One to One به اختصار، جلساتی هستند که به‌صورت دوره‌ای «منظم» در سازمان بین مدیر مستقیم و کارمند برگزار می‌شود تا اهداق مختلفی را در سازمان محقق کند:
- ارتباط: می‌دانیم که بسیاری از مشکلاتی که در سازمان ایجاد می‌شود، به دلیل ارتباط ضعیف بین مدیر و کارمند است. این جلسات این اطمینان را در کل سازمان ایجاد می‌کند که حداقل در طول هفته بین مدیر و کارمند، جلسه‌ای ۳۰ دقیقه‌ای برگزار خواهد شد و باهم صحبت می‌کنند.
- شفافیت: جلسات تک به تک می‌تواند مانند یک ارزیابی عملکرد سریع، غیررسمی و با حداقل چالش باشد که مدیر و کارمند در جلسه‌ای خصوصی درباره عملکرد شخص باهم صحبت می‌کنند.
- توسعه: آخرین هدف از برگزاری جلسات یک به یک این است که در این جلسات با توجه به ارتباط و شفافیت ایجاد شده مدیر می‌تواند در مسیر توسعه و ارتقا پرسنل خود اقدام کند و نشان دهد که آنان برای او مهم هستند.
یکی از تفاوت‌های بین مدیران موفق و ناموفق دیدگاهشان به جلسات یک به یک است. مدیران موفق این جلسات را یکی از قسمت‌های اصلی در لیست وظایف هفتگی خود می‌دانند؛ در حالی که مدیران ناموفق، این کار را قسمتی اضافه بر کار خود و جزو فعالیت‌های «اگر وقت شد» قرار می‌دهند. در ادامه یک مدل پیشنهادی برای پیشبرد جلسات تک به تک به شما پیشنهاد داده‌ایم که هاروارد بعد از بررسی تقریباً هزار نفر از پرسنل شرکت‌های دانش‌بنیان و ۲۵۰ نفر از مدیران آن‌ها و بررسی ۵۰ نفر از رهبران شرکت‌های برتر فورچون، چارچوب کلی آن را طراحی کرده‌است که می‌تواند برای جلسات شما الهام‌بخش باشد.
اهمیت جلسات یک به یک
جلسات یک به یک اگر به‌درستی اجرا شوند، آنقدر قدرت دارد که باعث تقویت و توسعه سازمان شود؛ زیرا:
ـ ما در سازمان به‌دنبال تیم‌هایی هستیم که بتوانند باهم صحبت کنند، برنامه‌ریزی کنند و مشکلاتشان را باهم حل کنند. علاوه‌براین‌ها، مسیر جهانی پیشرفت منابع انسانی (که در مقاله استراتژی های منابع انسانی درباره آن صحبت کردیم) به‌سمت غیرمتمرکزشدن درحال حرکت است و تیم‌هایی نیاز دارد تا بتوانند خودشان نیازها و دغدغه‌های خودشان را برطرف کنند، نه تیم‌هایی که با وقوع هر تعارض و مشکلی در تیم، به‌سراغ واحد منابع انسانی سازمان بیایند. جلسات یک به یک می‌تواند کمک مهم در جهت بهبود ارتباط اعضای داخل تیم و برخورد بالغانه‌تر آنان کمک شایانی کند.
ـ با توجه به افزایش سرعت تغییرات فضای کسب‌وکار، نیاز داریم هرلحظه بیشتر درباره تغییرات محیط اطراف و فعالیت‌هایی که کارمندانمان انجام می‌دهند، مطلع باشیم. اما اگر بخواهیم به‌طور مداوم در کارشان ورود کنیم، مدیریت ذره‌بینی کرده‌ایم. اما با برگزاری جلسات یک به یک به‌صورت هفتگی، یک چرخه مناسب برای بررسی فعالیت‌هایی که کارکنان درحال انجام هستند، ایجاد کرده‌ایم؛ بدون آن که در کار آن‌ها دخالت کرده باشیم.
ـ نیاز سازمان با توجه به این تغییرات روزبه‌روز درحال تغییرات است و به نسبت همین تغییرات، باید مهارت‌ها و دانش اعضایی که با آنان کار می‌کنیم نیز به‌روز شود. جلسات یک به یک این فرصت را می‌دهد تا مدیران با دیدی رو به آینده و جلو با اعضا صحبت کنند و آنان را برای تغییرات و مهارت‌های جدیدی که باید یاد گیرند، آماده کنند.
چگونه جلسات یک به یک مفید داشته باشیم؟
برای اینکه بتوانید جلسات یک به یک باکیفیتی داشته باشید، توجه‌کردن به چند اصل می‌تواند برای شما مفید واقع شود. توجه داشته باشید به‌عنوان مدیر در جلسات یک به یک کارهای زیر را انجام دهید:
- با یک پیروزی، یادآوری از دستاورد یا موفقیت جلسه را شروع کنید تا با احساس مثبتی جلسه آغاز گردد.
- از قبل از جلسه به کارمندتان یادآوری کنید که درباره برنامه توسعه شخصی او نیز می‌خواهید صحبت کنید. برای اینکه جلسات یک به یک یکنواخت و خسته‌کننده نشود، برای مثال می‌توانید اولین جلسه هرماه را با تمرکز برروی توسعه فردی پیش ببرید.
- شنوا باشید، مهارت گوش دادن به کارکنان را در خود تقویت کنید و به نگرانی‌هایی که آن‌ها دارند، گوش دهید و به آن‌ها بازخورد موثر دهید.
- جلسات یک به یک را کنسل و جابه‌جا نکنید. به کارمندتان نشان دهید که برای شما اهمیت دارد و سر زمان مقرر وارد شوید.
- جلسه یک یه یک نه گفتگوی کافی‌شاپی است نه جلسه مصاحبه، انعطاف‌پذیری و ساختاریافتگی توأمان لازمه جلسه مؤثر است.
- در آخر جلسات با هر شرایطی که پیش رفت، حتماً از زحمات کارمندتان تشکر کنید و با حال خوب جلسه را به پایان برید تا انگیزه برای جلسات بعدی داشته باشد.
دستور جلسه جلسات یک به یک
به‌صورت کلی، داشتن دستور جلسه یا برنامه مشخص برای برگزاری گردهمایی‌ها، از مؤثرترین راهکارها برای بهبود کیفیت آن است. اما برای جلسات یک به یک، اجازه دهید ۶۰ درصد دستور جلسه و موضوعاتی که می‌خواهد در جلسه مطرح شود، ازطرف کارمند شما باشد. قطعاً رسیدن به این مرحله که کارمندان دستور جلسات را با مدیرانشان مطرح کند، نیازمند تلاش و آموزش است و هیچ‌کس به‌طور طبیعی آن را بلد نیست.
اگر جلسات تک به تک جدید است، یک جلسه عمومی برگزار کنید و توضیح دهید که در این گردهمایی‌ها چه اتفاقی قرار است رخ دهد. این نشست‌ها بیشتر شباهت به جلسات منتورینگ دارد و شما قرار است به‌عنوان یک حامی و یک مربی در کنار فرد بنشینید و از دغدغه‌ها و انگیزه‌های فرد (کاری) بشنوید و فرآیند پیشبرد پروژه را باهم بررسی کنید و قرار نیست مدیریت ذره بینی کنید. (مقاله منتورینگ منابع انسانی می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.)
روش اجرایی برگزاری جلسات یک به یک ؛ قبل، حین و بعد از جلسات فردی
دانستن این که قبل از جلسات یک به یک چه کاری انجام دهید، در حین جلسات فردی چه پرسش‌هایی انجام دهید و بعد از آن، چه صحبت‌هایی داشته باشید، به شما کمک می‌کند تا بازدهی موردنظر را از این جلسات ۱:۱ به‌دست آورید. در ادامه به هر یک از این بخش‌ها می‌پردازیم.
حین جلسات یک به یک چه سوالاتی بپرسیم؟
برای برگزاری جلسات یک به یک در سازمان، موضوعات مختلفی و متنوعی را می‌توان انتخاب کرد و براساس آن پیش رفت. اما پیشنهاد ما در سیمپل اچ آر، برای این که از ریل جلسات فردی خارج نشوید، موضوعاتی از قبیل موضوعات زیر است:
- علایق کاری: درباره بهترین مدیری که این جا باهاش کار کردی بگو. چه کاری انجام داده بوده که به نظرت مدیر خوبی بود؟
- تعامل با سازمان: چه قسمتی از کارت رو بیشتر دوست داری؟ از چه قسمتی از کارت لذت نمی‌بری؟
- مشکلات: چیزی وجود داره که در حال حاضر جلوی روند پیشرفت کاریت رو بگیره؟ چطور می‌تونیم کمک کنیم؟
- فرهنگ سازمانی: چه قسمت‌هایی از فرهنگ‌سازی رو به نظرت باید تغییر بدیم؟ چه قسمت‌هایی از فرهنگ سازمانیمون رو دوست داری؟
- فیدبک: به‌نظرت فیدبک‌هایی که درباره انجام کارت داری می‌گیری، مناسب هست؟ نیاز به کوچینگ و جلسات بازخوردی داری؟
- رشد و توسعه: برنامه‌ات برای ادامه مسیر شغلیت چی هست؟ چه کاری این جا انجام می‌دی که بیشترین هماهنگی رو با آینده شغلیت داره؟
البته این که هر جلسه درباره همه سؤالات بالا صحبت کنید، هم زمان جلسه خیلی طولانی خواهد کرد و هم جلسات خسته‌کننده خواهد شد. سؤالات بالا فقط جنبه آغازگری گفتگو را در جلسات یک به یک دارند. (مقاله بازخورد موثر به کارمندان به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید به کارکنان خود فیدبک سازنده دهید.)
چه زمانی جلسات یک به یک برگزار کنیم؟
فرمت‌های مختلفی برای برگزاری جلسات یک به یک وجود دارد اما بهترین و بهینه‌ترین حالت آن، برای برگزاری جلسات فردی است که طبق این تحقیقات، هر هفته ۳۰ دقیقه بوده که کارکنان جدای از سِمَت و موقعیت شغلی که دارند، این مدت زمان را برای جلسات فردی، مؤثرترین زمان بیان کردند. همچنین بالاترین نرخ تعامل در سازمان‌ها برای آن‌هایی بود که جلسات را با چنین تکراری برگزار می‌کردند.
دومین مدل محبوب جلسات ۱:۱، یک هفته درمیان برای مدت ۴۵ تا ۶۰ دقیقه بود. و اما محبوب‌ترین مدل برای مدیریت کارکنان دورکاری، با بعضی از افراد هر هفته و با بعضی دیگر هر یک هفته در میان هم بسیار مورد پذیرش بوده است. برای افرادی که به‌تازگی به تیم کاری پیوسته‌اند، نشست‌ها در هرهفته، بسیار مؤثر عمل خواهد کرد.
فاصله بین جلسات یک به یک چقدر باید باشد؟
تعدادی از مدیران عمدتاً باتجربه، فاصله گردهمایی‌های بین جلسات یک به یک خود را تا ۴ هفته افزایش می‌دهند. این نشست‌ها وقتی ارزشمند می‌شوند که در لحظه شروع جلسه جدید، از آخرین قرارهای جلسه قبلی آغاز شود. ایجاد چنین فاصله طولانی ۳ الی ۴ هفته‌ای در جلسات تک به تک، این دنباله‌دار کردن را ازبین می‌برد و این دنباله‌دار و منظم کردن ارتباط، دقیقاً همان چیزی است که برای ایجاد فضایی همراه با سلامت روان کارکنان و اعتماد سازی در سازمان نیاز داریم و با این کار، ساخت این فضا بسیار دشوار می‌شود. درواقع این نشست‌ها از حالت جلسات ۱:۱ خارج شده است و بیشتر جنبه گزارش‌دهی و در جریان قرار دادن مدیر از فرآیندهای کار پیدا می‌کند.
نکته مهم درباره جلسات تک به تک
وقتی جلسات تک به تک را توضیح دهید و راه بیاندازید که خودتان کاملاً به آن متعهد باشید. کنسل کردن آن وقتی که شما سرتان شلوغ می‌شود، از کارهایی است که برای ازبین رفتن اعتماد در سازمان می‌توانید انجام دهید. اگر این قضیه پیش آمد، حتماً سریعاً زمان جدید را اعلام کنید. تا جای ممکن جلسه را حتی دیروقت برگزار کنید و اجازه ندهید که بدقول به‌نظر برسید و از آن بدتر، اجازه ندهید که جلسات فردی بی‌اهمیت جلوه کند.
مهم‌ترین عامل موفقیت جلسات یک به یک
در آموزش زبان خارجی، اصطلاحی وجود دارد به نام TTT – Teacher talking time یا همان مدت زمانی که مدرس، مشغول صحبت است و یکی از ملاک‌های کلاس موفق، پایین بودن زمان TTT مدرس است؛ یعنی مدرس باید تلاش کند که بیشتر دانش‌آموزان صحبت کنند. این دقیقاً مشابه جلسات یک به یک مدیران است که مدیر باید تلاش کند تا جای ممکن، کم صحبت کند. حالت ایده‌آل جلسات فردی، ۹۰ به ۱۰ است؛ یعنی ۹۰ درصد باید کارمند صحبت کند و ملاک اصلی موفقیت جلسات ۱:۱ ، تعامل و اکتیو بودن کارمند در این جلسات است. درواقع می‌توان گفت که تنها کار مدیر در این گردهمایی‌ها، پرسیدن سؤالات درست است که کارمند را به وجد بیاورد که بیشتر درباره کار، انگیزه‌ها و نگرانی‌هایش صحبت کند.
جلسات یک به یک را حرفه ای برگزار کنید
برگزاری جلسات یک به یک ، نیازمند آموزش و تمرین دوطرفه است. در این جلسات، همانطور که ممکن است مدیر اطلاعی از نحوه برگزاری صحیح آن نداشته باشد، برای کارمند به مراتب این احتمال بیشتر است که نداند در جلسه چه چیز‌هایی را می‌تواند بگوید یا چه سؤال‌هایی را می‌تواند بیان کند. در زیر، تعدادی نمونه از سؤال‌هایی است که شما می‌توانید به‌عنوان نمونه سؤال به پرسنل خود بدهید تا آنان بتوانند این‌ها یا سؤال‌های مشابه آن را از شما در جلسات یک به یک بپرسند و با دید بازتری در جلسات حاضر شوند:
- من با فلان فلانی مشکل دارم. می‌شه راهنمایی کنی که چطور می‌تونم مشکلم رو برطرف کنم؟ (درخواست راهنمایی)
- با توجه به پروژه‌های بازی که دست من هست، چه پروژه‌ای اولویت اصلی کارم باید باشه؟ (درخواست شفافیت)
- می‌شه بهم بگی در آینده چه اتفاقی یا تغییر روی خواهد داد که لازمه من خودم رو از الان براش آماده کنم؟ (ایجاد هم‌راستایی)
- می‌شه کمکم کنی که قدم بعدی مسیر شغلیم رو انجام رو پیدا کنم؟ (راهنمایی مسیر شغلی)
- می‌شه به من درباره پروژه فلان و پروژه فلانی بازخورد بدی؟ (دریافت بازخورد عملکردی)
- با توجه به پروژه‌های بازی که شما دارید (شمای مدیر)، کاری هست که بتونم کمکت کنم؟ (تشکیل رابطه)
هرکدام از این سؤال‌ها با هدفی طراحی شده‌اند که مقابل آن‌ها نوشته شده‌اند. جلسات یک به یک ، یک گفتگوی دوطرفه‌است و آمادگی یک‌طرفه برای آن، کفایت نمی‌کند و هردو طرف باید آماده شوند.
نکات لازم برای برگزاری جلسات فردی حرفه ای
بعد از توجه به تمام نکات بالا، برای اینکه جلسات یک به یک را حرفه‌ای‌تر برگزار کنید، استفاده از پیشنهادات زیر می‌تواند کمک‌کننده باشد:
- جلسات را با مرور یک موفقیت اخیر یا دستاوردی که شخص داشته است، شروع کنید. با این کار، جو کل جلسه را مثبت می‌کنید و با تکرار این کار به‌صورت هفته‌به‌هفته، پرسنل شرکت خود مشتاق شرکت در این جلسات خواهند بود.
- در جلسه بیان کنید که اگر به‌دنبال نظر تخصصی شما برروی موضوع کاری یا شغلی هستند، که نیاز است شما صحبت طولانی داشته باشید، برای آن موضوع زمان دیگری را اختصاص خواهید داد و از این طریق، زمان صحبت پرسنل را در جلسه یک به یک، حفظ می‌کنید.
- در جلسه کنجکاو و جستجوگر باشید. ۳۰ دقیقه زمان زیادی نیست؛ این زمان را برای توجه کامل به پرسنل خود اختصاص دهید و همه وسایلی که ممکن است برای شما حواس‌پرتی ایجاد کند را از خودتان دور کنید.
- به هیچ عنوان جلسه را کنسل نکنید (به‌جز مواردی که مسئله سلامتی است). پیام کنسل شدن جلسات یک به یک حتی برای یک هفته، یک چیز است: تو برای من اولویت نیستی!
- در آخر جلسه با هر شرایطی که تمام شد، از زمان و انرژی فرد تشکر کنید و خود را برای جلسه بعدی مشتاق نشان دهید.
هدف جلسات یک به یک
این که هدف جلسات یک به یک چیست، باید به این موضوع اشاره کرد که جواب تمام سؤالات در منابع انسانی، بستگی دارد است و می‌دانیم فرمت برگزاری و نحوه اجرای جلسات تک به تک نیز، باتوجه به هر سازمان متفاوت است. پس می‌توان گفت که مؤثرترین و بهترین سیستم‌های منابع انسانی، سیستم‌هایی هستند که توان بهبود و تغییر بالایی دارند. این امکان را برای جلسات فردی خود، با سه سؤال فراهم کنید و آن را بهبود بخشید:
- چه چیزی از جلسات تک به تک برای شما لذت‌بخش است؟
- چه چیزی از جلسات فردی درست پیش نمی‌رود و باید بهبود یابد؟
- شما ایده‌ای برای بهبود فرآیند جلسات ۱:۱ دارید؟
به سادگی برگزار کنید
استفاه از جلسات یک به یک، نه به‌عنوان یک ابزار مدیریت، بلکه به‌عنوان اساس مدیریت، رویکرد مناسبی برای فضای پرچالش و تغییر کسب و کارهای امروزی است و سرعت انتقال دانش و تصمیم‌گیری را در سازمان تا حد خوبی افزایش می‌دهد. به‌علاوه، باعث افزایش اعتماد و آرامش روانی می‌شود که از ملزومات رسیدن به موفقیت سازمانی است.
نظرات شما