آموزش حین کار و فرهنگ سازی آن در سازمان
آموزش حین کار اصطلاح جدیدی نیست، همان آموزش حین خدمت است که سابقه طولانی هم دارد و می‌توان گفت مؤثرترین نوع آموزش در سازمان است. اما چیزی که نیروی کار جدید به دنبال آن است، کلاس آموزشی هفته‌ای دو ساعت و دوره‌های آموزشی بعدازظهر‌ها نیست؛ بلکه این میزان از آموزش، نه برای او کافیست و نه رضایت در او ایجاد می‌کند.
ما در این مقاله آموزش حین کار در سیمپل اچ آر به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید آن را در سازمان خود فرهنگ‌سازی کنید.
چرا آموزش حین کار باید فرهنگ سازی شود؟
آموزش حین کار این روزها بیشتر به حالت یک فرهنگ تبدیل شده است؛ فرهنگی که در آن، هرروز و هرلحظه به آموزش توجه می‌شود. قرار نیست در این سازمان، هرروز کلاس آموزشی برگزار شود و هرروز سخنران به سازمان بیاورید؛ بلکه قرار است فرهنگی ایجاد کنید که دیدگاهش به مسائلی که پیش می‌آید، رشد و ارتقای تیم خود باشد و سپس حل کردن مسئله. همچنین می‌دانیم که ارتقا در تیم به جز با آموزش (از شیوه‌های گوناگون علی‌الخصوص آموزش حین کار) اتفاق نمی‌افتد.
برای مثال، در مواجه با ظهور یک رقیب جدی برای یک سازمان، اگر فرهنگ آموزش حین کار ضعیف باشد، از همان ابتدا به دنبال راه حل‌هایی برای بهبود شرایط می‌گردند؛ اما در سازمانی که فرهنگ آموزشی قوی دارد، ابتدا دلایل به وجود آمدن این اتفاق را بررسی می‌کنند و سپس به دنبال راه حل می‌گردند. شاید تفاوت در اجرای این دو مدل فرهنگ، کمتر از یک ساعت زمان باشد، اما در سازمان نوع دوم، شما علاوه‌بر این که رقیب را کنار خواهید زد، برتری‌های بسیاری پیدا می‌کنید. مانند:
- افزایش رضایت پرسنل
- غنی شدن دانش آنان
- بهبود روابط تیم و ارتباط تیمی
- کاهش نرخ ریزش در سازمان
آموزش‌های حین کار قدیمی، که آموزش را قسمت جدایی از کار می‌دیدند، مثلاً یک دوره ۳۰ ساعته مدیریت پروژه را طراحی می‌کردند و روزهای شنبه، ۳ ساعت برای آن زمان می‌گذاشتند، خیلی کند و ناکارآمد شده‌اند؛ زیرا تغییرات بازار به قدری زیاد و پیچیده است که همیشه اتفاقات خیلی جلو‌تر از آموزش‌ها پیش می‌روند. این درحالی است که آموزش مدرن، قسمتی از کار روزانه است و درحین انجام کار، به‌عنوان یکی از قسمت‌های انجام کار اتفاق می‌افتد.
برای مثال، هنوز چند ماه بیشتر از آمدن هوش مصنوعی Chat GPT نگذشته است که می‌بینید نخست وزیر بریتانیا، ریشی سوناک، به همراه بیل‌گیتس می‌نشینند و یک مصاحبه با آن انجام می‌دهند. می‌توان از زوایای مختلف سیاسی به این قضیه نگاه کرد، اما ما با دید سیمپل اچ آری آن را نگاه می‌کنیم و فرهنگ آموزش حین کار را در بریتانیا در این اتفاق می‌بینیم؛ فرهنگی که با آمدن فناوری جدیدی و تنها بعد از چند ماه، یکی از عالی‌ترین رهبران با آن شروع به کار می‌کند. حال به نظر شما چقدر زمان لازم است که مدیران ما شروع به استفاده از این تکنولوژی کنند؟
چگونه فرهنگ آموزش حین کار را ایجاد کنیم؟
وقتی بتوانید فرهنگ «آموزش حین کار» را ایجاد کنید، آموزش به عنوان قسمتی از کار تبدیل خواهد شد نه یک اتفاق موقت و گذرا و سازمان شما؛ در واکنش به تغییرات محیط اطرف سریع‌تر خواهد شد و سازمانی با بهره‌وری بالاتر خواهید داشت. برای ایجاد جریان و فرهنگ آموزش در سازمان، سه قانون وجود دارد که باید آن‌ها را رعایت کرد:
- آموزش در هم تنیده است: اولین نکته این است که برای ایجاد فرهنگ آموزش، آموزش را به عنوان یک اتفاق مستقل در نظر نگیرید. آموزش یک پروسه درهم‌تنیده با خودِ کار است به این شکل که نباید مرز مشخصی بین کار و آموزش وجود داشته باشد، آموزش همان کار است و کار همان آموزش.
- ذهن آماده: صبر کردن برای آموزش دیدن یا منتظر زمانی خاص برای آن، با فرهنگ آموزش حین کار در تضاد است. برای ایجاد کردن فرهنگ آموزش، لازم است طرز تفکر از حالت «صبر کردن» به حالت «به‌دنبالش گشتن» تبدیل شود. یعنی از جملاتی شبیه: «حالا بعداً وقت می‌ذارم یادش می‌گیرم؛ الان وقت یادگیری نیست. این موضوع به من ربطی نداره»، به جملاتی شبیه: «چقدر خوب شد که توضیحش دادی. چه نکتی جالبی توی این اتفاق بود؛ خوب شد که یادش گرفتم.» تغییر یابد.
یکی از ویژگی‌های اخلاقی که افراد برای چنین فرهنگی باید داشته باشند، انعطاف‌پذیری بالا است که بتوانند در شرایط مختلف، خود را با شرایط انطباق داده و قسمت یادگیری خود را اکتیو کنند.
- یادگیری عادت است: یادگیری در چنین فرهنگی، وظیفه یک شخص نیست؛ وظیفه تک‌به‌تک اعضای مجموعه است. وقتی شما بتوانید آموزش حین کار را فرهنگ کنید یا به عبارتی، آموزش را با کار یکی کنید، شما دارای تیمی هستید که مشغول انجام کار هستند و هرکدام به اندازه خود، مسئول آموزش هستند. این آموزش منوط به یک ماه یا یک پروژه نمی‌شود و به صورت یک روتین همیشگی درست خواهد شد.
این قوانین، مانند مواد اولیه برای شروع یک فرهنگ آموزشی قوی در یک سازمان یادگیرنده است. اگر این فاکتورها را در مجموعه خود نداشته باشید، احتمال خیلی ضعیفی وجود دارد که بتوانید همچین فرهنگی را ایجاد کنید یا حداقل باید با زحمت بسیار زیادی این کار را انجام دهید؛ یعنی شما به عنوان مدیرسازمان، اگر توقع داشته باشید که آموزش را قسمتی جدا از کار طراحی کنید، اینکه با افرادی کار کنید که چنین تصوری دارند یا در سازمان چنین تصوری وجود داشته باشد که باید کسی از بالا یا واحد منابع انسانی وظیفه آموزش را برعهده بگیرد یا یادگیری را به صورت پروژه درنظر گرفته شود، همه این موارد به شکست منجر خواهد شد.
راه های سریع کردن آموزش حین کار
بعد از متوجه شدن مواد اولیه لازم ساخت فرهنگ آموزش حین کار، در ادامه این مقاله سیمپل اچ آر، به دنبال ایجاد راهکارهایی برای تسریع آن می‌رویم:
- لحظات تعیین کننده: همه اشتباه می‌کنند و این چیزی اجتناب‌ناپذیر است. مسئله فقط این است که آیا بعد از این که اشتباهی می‌کنند، از آن یاد می‌گیرند یا از اشتباهی به اشتباه دیگر می‌روند. وقتی اشتباهی می‌کنیم، معمولاً خیلی ساده از کنار قسمت یادگیری آن عبور می‌کنیم. عمدتاً وقتی اشتباه می‌کنیم، ۲ کار انجام می‌دهیم:
– اول اینکه سریعاً به دنبال راه حل برای مشکل ایجاد شده می‌گردیم.
– دوم، خود را سرزنش می‌کنیم که چرا اصلا چنین اشتباهی را مرتکب شده‌ایم.
“یادگیری از اشتباه” یکی از ساده‌ترین روش‌های یادگیری است که لازمه اصلی آن، پذیرش اشتباه است؛ پذیرش اینکه همه ما اشتباه می‌کنیم و این قضیه، اشکالی ندارد. بعد از پذیرش این موضوع، دیدگاه آموزشی شروع می‌شود و تلاش آن به این صورت است که هر شخصی که در کارش اشتباه می‌کند، حداقل به یک نفر چیزی که از اشتباهش یادگرفته است را توضیح دهد. مکالمه یادگیری از اشتباه به این صورت است:
– ببین من یه اشتباه تو فرآیند کارم انجام دادم. ۵ دقیقه وقت داری بگم چی متوجه شدم؟
اگر این مکالمه، یک طرفه باشد، یعنی فقط ازطرف چند نفر از اعضا انجام شود، به زودی از بین خواهد رفت؛ اما وقتی می‌توانند به فرهنگ یادگیری از اشتباه و درنتیجه، آموزش حین کار کمک کند که از تمام اعضا در سازمان انجام شود. با این کار، زاویه دید به اشتباهاتی که در سازمان روی می‌دهد، کاملاً عوض خواهد شد. اشتباه یک گناه نیست؛ بلکه یک اتفاق است که باید از آن یاد گرفت تا دیگر آن را تکرار نکرد.
- قدرت را ببینید: درست است که باید از اشتباهاتمان یاد بگیریم، اما ظرفیت انسان‌ها برای بهتر کردن چیزهایی که در آن خوب هستند، چندین برابر درست کردن چیزهایی هست که در آن ضعیف هستند. به عنوان مدیر سازمان، فرهنگی ایجاد کنید که با دادن فیدبک مثبت و بازخورد موثر به کارمندان، به یادگیری افراد کمک کنید. جملاتی مانند: «بهترین عملکرد تو را وقتی دیدم که داشتی… / یا از سرعت عملت در انجام فلان کار بسیار لذت بردم»
- پرزنت، شروع، تست: آزمایش و خطا کردن، یک قسمت بسیار مهم در یادگیری است و اگر فضایی برای این آزمایش و خطا در نظر نگیرید، علاوه‌بر این که قسمت نسبتاً خوبی از فرهنگ یادگیری را از دست خواهید داد، انگیزه پرسنل نیز کاهش خواهد یافت.
شما نیاز دارید فضایی در سازمانتان در نظر بگیرید که «احمقانه‌ترین» و «زیرکانه‌ترین» ایده‌های پرسنل خود را با کمترین ریسک و آسیب بررسی کنید. منظور از این فضا، جایی فیزیکی برای انجام این کار نیست و در نظر گرفتن فرآیندی ساده برای تشویق پرسنل به سعی و خطا کردن و آموزش پرسنل به نحوه انجام این کار کفایت می‌کند. این مدل سه قسمت دارد که شامل:
- پرزنتیشن: توضیح اینکه ایده شما چیست و چه مسئله‌ای را می‌خواهید حل کنید.
- تعریف نقطه شروع: در آن، نحوه شروع فعالیت ایده خود را در سریع‌ترین زمان ممکن توضیح می‌دهید.
- تست کردن راه حل: در آن، با گسترش و رشد این مدل فکری، به دنبال بررسی سریع نحوه عملکرد ایده خود هستید.
برای مثال، در نظر گرفتن زمانی مشخص برای گفتگو درباره این ایده‌ها، کمک شایانی به یادگیری پرسنل و همینطور آموزش حین کار خواهید کرد؛ زیرا فضایی برای سعی و خطا برای آن‌ها ایجاد کرده‌اید.
به سادگی، فرهنگ آموزش را پیاده کنید
درهم‌تنیدن آموزش و کار با یکدیگر و ایجاد فرهنگ آموزش حین کار، کاری بسیار حساس و زمان‌بر بوده و از جنس تغییر فرهنگ است. می‌دانیم که هرگاه صحبت از تغییر فرهنگ می‌شود، پروسه به‌شدت به عوامل محیطی و داخلی سازمان بستگی دارد و کار بسیار حساس‌تر می‌شود؛ اما با این درهم‌تنیدگی، به رویکرد مدرن منابع انسانی در دنیا، که به سمت واحد منابع انسانی غیرمتمرکز درحال حرکت است، یعنی واحد منابع انسانی که خود به‌صورت مستقیم مسئولیت انجام امور را مانند آموزش پرسنل ندارد و درعوض، در نقش یک واحد تقویت‌کننده سایر واحدها برای انجام تمام امور منابع انسانی خود، عمل می‌کند. درواقع تمام تلاش این مقاله با توجه به سیاست های مدیریت منابع انسانی در سازمان، استراتژی منابع انسانی غیرمتمرکز است.
با این اتفاق اما سازمان ما بسیار چابک‌تر می‌شود؛ زیرا درحالتی که آموزش قسمت جدا از کار باشد تا نیاز بازار را شناسایی کند، برنامه آموزش تدوین کند و برنامه اجرایی تصویب کند، زمان گذشته، طوفان آمده و شرکت را بر باد داده است. این در حالی است که با رویکرد آموزش حین کار، به‌محض مشاهده تغییرات در بازار، هر واحد برای خودش و فراخور نیاز خودش، خود را مجهز خواهد کرد و نکته جالب آن است که حتی مدیران نیز بعد از اینکه این فرهنگ ایجاد شد، نقش کلیدی در آن ندارند.
نظرات شما