مسئولیت پذیری کارمندان در سازمان و راه های افزایش آن
مسئولیت پذیری کارمندان در سازمان از مواردی است که همه آن را دوست دارند؛ اما عده واقعاً کمی هستند که می‌دانند چطور می‌توانند آن را به‌دست بیاورند. بیایید با خود صادق باشیم؛ با مسئولیت پذیری سازمانی ما می‌خواهیم مسئولیت چیزی را به فردی دهیم که مالک واقعی‌اش نیست. می‌خواهیم موفقیت یا عدم موفقیت قسمتی از فعالیت‌های سازمانمان را به فردی در مجموعه دهیم که مالک آن جا نیست و همیشه این گفتگو را در ذهن داریم: «چون او مالک نیست و مانند من دلسوز نیست، آن طور که باید، عمل نمی‌کند.» و همیشه دچار یک دوگانگی هستیم که چطور می‌توانیم این فرآیند «مسئولیت‌پذیری» را ایجاد کنیم.
ازطرف دیگر هم تصور می‌کنیم که چرا فرد مقابل باید خود را برای چیزی که مالکش نیست، به آب و آتش بکشد! کمی پیشرفته‌تر فکر می‌کنیم و تصور می‌کنیم با دادن سهام از شرکت می‌توانیم احساس مسئولیت‌پذیری را در سازمان افزایش دهیم که ناگاه با سؤالی ازسوی پرسنل روبه‌رو می‌شویم که مانند ضربه‌ای سنگین به سرمان وارد می‌شود: «نمی‌شود به‌جای سهام، به حقوقمان اضافه کنید؟»
نگران نباشید! ما در این مقاله مسئولیت پذیری کارمندان در سازمان در سیمپل اچ آر، به شما خواهیم که این احساس مسئولیت را در پرسنل چگونه ایجاد و افزایش دهید.
چرا ایجاد مسئولیت پذیری کارمندان کاری دشوار است؟
ما در سیمپل اچ آر باور داریم که «مسئولیت پذیری» احساسی بسیار پیچیده بوده و ایجاد کردن آن در هر گروهی، یک فرآیند است که تنها وجه مشترک آن در تمام گروه‌ها، «زمان» است. پس این که توقع داشته باشید در تیم سازی در سازمان، افراد را دور هم جمع کنید و با شعار توخالی «ما یک خانواده‌ایم» آن‌ها را مسئولیت‌پذیر کنید، توهمی بیش نیست. فرآیند ایجاد مسئولیت پذیری کارمندان، یک پروسه تمام‌نشدنی است و گاه ممکن است سال‌ها به طول بیانجامد.
چرا باید سازمانی مسئولیت پذیر بسازیم؟
با وجود تمام پیچیدگی‌هایی که ساختن تیم مسئولیت‌پذیر و همینطور افزایش مسئولیت پذیری کارمندان دارد، اما ساختن آن امکان‌پذیر است و کافیست آن را به‌درستی درک کنیم و صبور باشیم. الزاماً «مالکیت» داشتن برروی چیزی، احساس مسئولیت‌پذیری در افراد ایجاد نمی‌کند و تنها راه ایجاد این احساس در افراد، با دادن مالکیت آن نیست.
زیاد است صحنه‌هایی که دیده‌ایم فردی غریبه جان خود را برای نجات دادن کودکی که در معرض تصادف با خودرو بوده، به‌خطر انداخته و حتی در مواردی هم باعث فوت شخص شده است. البته که ما در سازمان، در چنین سطحی مسئولیت‌پذیری نیاز نداریم. همین که کار به‌خوبی انجام شود، برایمان کفایت می‌کند. اما دلیل ساختن سازمان مسئولیت پذیر و افزایش مسئولیت پذیری کارمندان چیست؟
جواب کوتاه: چون مجبوریم! چون اگر تیمی مسئولیت‌پذیر نداشته باشیم، عمرمان کوتاه می‌شود! چون اگر تیمی با مسئولیت نداشته باشیم و مسئولیت پذیری کارمندان را افزایش ندهیم، باید برای تمام مسائل، خودمان دخالت کنیم و این یعنی هیچ‌گاه نمی‌توانیم کسب و کار را بزرگ‌تر کنیم، تیم را گسترش دهیم و یا حتی زمان کافی برای آموزش خود پیدا کنیم.
چگونه مسئولیت پذیری کارمندان را در سازمان ساخته ایم؟
ما در تلاش بودیم با طراحی کردن سیستم ارزیابی عملکرد به شکل‌های مختلف، افراد را مسئولیت‌پذیر کنیم، به آن‌ها پاداش دهیم و وقتی کار اشتباهی انجام می‌دهند، آنان را جریمه کنیم. اما ما درباره ایجاد یک «احساس» صحبت می‌کنیم و ساختن این احساس مسئولیت پذیری کارمندان با رویکردهای سنتی ارزیابی عملکرد ممکن نخواهد بود و نیاز به چیزی عمیق‌تر با و تعامل بالاتر دارد. ما نیاز داریم که در استفاده از احساس «ترس» برای ایجاد احساس مسئولیت‌پذیری به ایجاد احساس «همراهی» حرکت کنیم.
شاه کلید در ایجاد کردن احساس مسئولیت پذیری کارمندان، «همراهی کردن» است.
وقتی شما مدیری همراه باشید، اعضای تیم می‌دانند که اشتباه کردن در تیم اشکالی ندارد، پذیرفته می‌شود و حتی روی آن صحبت می‌شود تا باعث رشد شود. وقتی شما مدیری همراه باشید، از «بالا سر» بودن پرسنل خود دست می‌کشید و در کنار آن‌ها قدم‌به‌قدم حرکت می‌کنید. به‌جای این که نقش یک موعظ را بازی کنید، نقش یک انسانی که خود، مانند هر انسان دیگری اشتباه کرده است و می‌کند، را بازی می‌کنید. درواقع بیشتر خودتان هستید و اصیل‌تر رفتار می‌کنید. (در این زمینه، پیشنهاد می‌کنیم مقاله رهبری اصیل را برای ایجاد اصالت در رهبری سازمان خود مطالعه کنید.)
چگونه فرهنگ مسئولیت پذیری کارمندان در سازمان را بسازیم؟
در ادامه به ۳ قدم اصلی و اساسی برای ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری کارمندان به شما ارائه خواهیم داد که با الگوگیری از آن، بتوانید پرسنل سازمان خود را رشد دهید.
- قدم اول: شفافیت
چه چیزی می‌خواهید، چرا می‌خواهید و به چه طریقی می‌خواهید؟ شاید این‌ها سه قسمت اصلی اولیه ایجاد شفافیت در سازمان باشد، اما صرفاً گفتن این موارد، به‌معنی داشتن شفافیت در سازمان نیست؛ شاید بهتر باشد به‌جای «شفافیت» بگویم ایجاد «مکالمه» در سازمان.
صرفاً این که شما چه چیزی از پرسنل خود می‌خواهید، شاید ۵۰ سال پیش و در بحران‌های نبود کار، جواب می‌داد؛ اما الان که چندین سال است نرخ بیکاری زیر ۱۰ درصد بوده و این نرخ رو به کاهش است، دیگر جواب نمی‌دهد. شما نیاز دارید که بر سر سه سؤال اساسی مطرح شده بالا، یک مکالمه با اعضا خود ایجاد کنید. مکالمه رفت و برگشت دارد و در موضع برابر انجام می‌شود، با همدلی انجام می‌شود و نه از موضع بالا به پایین.
علاوه‌بر این‌ها، یکی دیگر از مواردی که کمک می‌کند شفافیت در سازمان و به‌دنبال آن، مسئولیت پذیری کارمندان را افزایش دهید، حذف کردن «صفت» ها در بازخورد‌ها و درخواست‌ها است، برای مثال:
– به‌جای این که به مدیر مارکتینگ بگوییم کمپین «خوب» ایجاد کن، بگوییم کمپین با نرخ بازگشت ۵ درصد ایجاد کن.
– به‌جای این که بگوییم انجام کار به تأخیر افتاده، بگوییم انجام این کار ۳ روز تأخیر دارد.
– به‌جای این که بگوییم از برخوردت ناراحت شدم، بگوییم وقتی فلان روز این کارو کردی، احساس خوبی نداشتم (باز هم صفت وجود دارد، اما شفاف‌تر است.)
- قدم دوم: تمرکز
موثرترین عامل در حفظ انگیزه افراد در طول روز، داشتن پیشرفت کاری در آن روز است. در واحد‌های مختلف سازمان فعالیت‌‌هایی بسیار گوناگون وجود دارد و این کار، وظیفه مدیر سازمان است که بتواند با نشان دادن یک رودمپ (Road map) کلی از هدف سازمان و نشان دادن پیشرفتی که هرروز صورت می‌گیرد، علاوه‌بر این که انگیزه سازمان را افزایش می‌دهد، با حفظ تمرکز، باعث شفاف‌تر شدن خواسته‌ها شود و اینگونه می‌توانید احساس مسئولیت پذیری کارمندان را افزایش دهید.
- قدم سوم: پذیرش نقص
اگر درخواست شما از اعضای تیمتان این باشد که: «چه کسی می‌تواند این کار را به نحو عالی انجام دهد؟» احتمالاً عده زیادی از همکاران خود را، که توانایی انجام کار شما را دارند، از دست خواهید داد. اما اگر به‌جای این جمله، بیان می‌شد که: «چه کسی می‌تواند این کار را انجام دهد؟» احتمالاً اعضای بیشتری را درگیر می‌کردید.
این که توقع کاری عالی داشته باشید، شاید خوب باشد اما نه برای ایجاد احساس مسئولیت پذیری کارمندان در ابتدای کار. شما باید توانایی پذیرش نقص و اشکال در کارها و وظایف محول شده را داشته باشید. اگر این آرامش و سلامت روان در محیط کار را بتوانید ایجاد کنید که درحین انجام کار، ممکن است مشکل ایجاد شود و این قضیه مادامی که در ازای اشتباهات، یادگرفته شود و اشتباه کشنده نباشد (باعث ازبین رفتن بیزینس نشود)، مشکلی ندارد. (می‌توانید برای ایجاد فرهنگ آموزش و یادگیری در زمان کار، مقاله آموزش حین کار را مطالعه نمایید.)
یعنی در محول کردن مسئولیت به پرسنل در سازمان، در همان ابتدا این قضیه را بیان کنید و با این کار، آرامش روانی را ایجاد کنید که ممکن است درحین انجام این کار، فلان مشکل و فلان مشکل ایجاد شود و اشکالی ندارد.
علاوه‌بر این‌ها، برای این که «پذیرش نقص» در سازمان را بالا ببرید، شما نباید در نقش سوپراستار مجموعه وارد شوید که هروقت، هر شخصی که در حین انجام کارش به مشکلی خورد، با مراجعه به شما مشکلش حل شود. یعنی این که نباید مشکل به‌دست شما حل شود و شما صرفاً باید با همدلی و هم‌سطح کردن خودتان با فرد مقابل با قضیه برخورد کنید.
یعنی وقتی شخصی در مسئولیت محول شده به مشکل خورد و به سراغ شما آمد، به‌جای این که مشکلش را حل کنید، باید قضیه را به خودش برگردانید و این اعتمادبه‌نفس را به شخص بدهید که باور دارید او می‌تواند از پس مشکل بربیاید. از آن جایی که تفاوت مدیریت و رهبری را می‌دانیم، این سبک از برخورد با پرسنل، در بین رهبران یک سازمان گنجانده می‌شود که شما خوب است استراتژی سبک رهبری را بشناسید و آن را به کار ببندید.
قطعاً شما می‌توانید سریع‌تر و با هزینه کمتر از پس مشکل بر بیایید، اما این هزینه‌ای هست که شما باید برای پروش تیمتان و بزرگ‌تر شدن سازمان انجام دهید.
به سادگی، مسئولیت پذیری ایجاد کنید
ایجاد روحیه مسئولیت پذیری کارمندان، کاری لطیف و مهربان نیست. شاه‌کلید ایجاد مسئولیت پذیری در سازمان، شفافیت در سازمان است که ایجاد آن، کار سختی بوده و نیازمند به‌وجود آوردن مکالماتی‌ست که گاهی اوقات واقعاً دشوار است. صحبت کردن با زبانی که از دید فرهنگ ایرانی، کمی خشن و بدون احساس است و گاهاً به آن «فرهنگ آلمانی» می‌گویند.
علاوه‌بر این‌ها، افزایش تمرکز در سازمان و پذیرا بودن نقص در حین انجام کارها، از مواردی است که می‌تواند به ساختن این روحیه کمک کند. اما اگر بخواهیم در یک جمله بگوییم که چطور می‌توانیم سازمانی مسئولیت‌پذیر‌تر داشته باشیم، پاسخ آن، ایجاد کردن مکالمات بیشتر بین اعضای سازمان است.
نظرات شما