تفویض اختیار چیست؟
تفویض اختیار کردن یک مهارت است که مدیران می‌توانند یاد بگیرند؛ مانند گیتار زدن که هیچ فردی به‌طور ژنتیکی، گیتارزدن را بلد نیست و به تلاش و تمرین نیاز دارد تا این مهارت را یاد بگیرد. البته که سرعت یادگیری افراد با یکدیگر متفاوت است؛ پس اگر در این کار احساس ضعف می‌کنید و با خود می‌گویید که «من نمی‌توانم کارهایم را به دیگران بسپارم و از این کار اذیت می‌شوم.» شما انسان عجیبی نیستید، فقط این مهارت را بلد نیستید که سیمپل اچ آر در این مقاله تفویض اختیار ، در این مسیر همراه شما خواهد بود تا این کار را انجام دهید. همچنین باید دیدگاهمان را نسبت به این موضوع در همین ابتدا اصلاح کنیم که «تفویض اختیار کردن» یک فرآیند است، نه یک اتفاق موقت. این نیست که به پرسنل خود بگویید: «خب این کار از الان به بعد با تو هست؛ برو موفق باشی.» بلکه فرآیندی تدریجی است که درنهایت، به مرحله استقلال کامل مسئولش می‌رسد (گاهی اوقات هم ممکن است که نرسد.)
چرا باید تفویض اختیار کنیم؟
جواب کوتاه به این سؤال که چرا باید تفویض اختیار کنیم؟ این است: چون سازمان می‌خواهد رشد کند؛ چون ظرفیت تمرکز و انرژی ما محدود است و همانطور که در مقاله چالش های مدیران عامل تازه وارد، درباره چالش‌های مدیران صحبت کردیم، یکی از جدی‌ترین چالش‌های آنان در کل دنیا، مدیریت زمان و انرژی است. شاید ریشه این چالش را در نداشتن مهارت کافی در تفویض اختیار دانست؛ اما به طور کلی می‌توان گفت که دلایل تفویض اختیار ، به ترتیب زیر است:
- افزایش بهره‌وری در سازمان
- افزایش تمرکز و انرژی مدیران
- آموزش و توسعه پرسنل سازمان
نویسنده معروف کتاب‌های مدیریت John c.Maxwell در کتابش می‌گوید: «اگر می‌خواهید چند کار کوچک انجام دهید، خودتان انجام دهید. اما اگر می‌خواهید تغییری بزرگ رقم بزنید، یاد بگیرید تا کارهایتان را تفویض کنید.» تفویض اختیار در سازمان از آن دسته کارهایی است که مدیران می‌دانند باید انجام دهند، اما انجام نمی‌دهند و می‌دانند که برایشان مفید است، اما در برابرش مقاومت می‌کنند. در تکمیل این بحث، پیشنهاد می‌کنیم مقاله مدیریت زمان برای مدیران را مطالعه کنید تا با نحوه درست آن آشنا شوید.
کاربرد تفویض اختیار / چه کارهایی را می توان تفویض کرد؟
دسته‌بندی‌های متفاوتی برای کارهایی که می‌توان تفویض کرد، وجود دارد که یکی از معروف‌ترین آن‌ها، ماتریس آیزنهاور است؛ اما در ادامه، دسته‌بندی متفاوتی از کارهایی که می‌توانید تفویض اختیار کنید را به شما نشان خواهیم داد. تصور می‌کنیم کارهایی که مدیران امروزه انجام می‌دهند، بسیار پیچیده‌تر از آن است که بتوانند تنها براساس دو ملاک فوری یا غیرفوری بودن، مهم یا غیرمهم بودن، دسته‌بندی کنند. بر همین اساس، در ادامه، ۶ دسته‌بندی متفاوت از کارها پیشنهاد می‌شود که بتوانید تمرکز ذهنی خود را افزایش دهید:
- از من زمانی نمی‌گیره که!
یک دسته از کارهای روزمره مدیران، کارهایی است که وقتی می‌پرسیم چرا این کار را به بقیه افراد واگذار نمی‌کنند، توضیح می‌دهند: «این کارها که از من زمانی نمی‌گیره، کلاً روزی ۱۵ دقیقه هم نمی‌شه.» که البته حرف درستی است؛ ۱۵ دقیقه در طول روز، قابل چشم‌پوشی است، مانند تنظیم کردن قرارها برروی کلندر، نوشتن نامه‌های درخواست گزارش ماهانه و هر کار دیگری که جنس آن، به دست آوردن اطلاعات نیست، بلکه خودش گامی برای به‌دست آوردن اطلاعات است. به بیان ساده‌تر، نوشتن نامه گزارش ماهانه برای شما اهمیت ندارد؛ بلکه آن گزارشی که ازطرف اعضایتان ارسال می‌شود و اطلاعات داخل آن است که برای شما اهمیت دارد. یا اینکه جلسه چطور با یک مدیر دیگر یا سازمان دیگر هماهنگ می‌شود، مهم نیست؛ بلکه صحبت‌ها و اطلاعات داخل آن جلسه است که برای شما اهمیت دارد.
نکته‌ای که در تفویض اختیار باید به آن توجه کنیم، این است که معمولاً یک ملاک مخفی در تفویض کردن یا نکردن کارها، زمانی است که از ما گرفته می‌شود. این درحالی است که ملاکی بسیار مهم‌تر به نام «تمرکز» را در آن دخیل نمی‌کنیم. تصور کنید در جلسه بررسی استراتژی سازمان به‌صورت سالانه هستید و به دلیل اینکه جلسه بعدی خود را هماهنگ نکرده‌اید، ذهنتان درگیر است و راندمان پایینی در جلسه دارید. به نظر، خسارت بزرگی به شما و سازمانتان وارد شده است.
- کار گِل!
شما به‌عنوان مدیر سازمان یا گروه، دارای شایستگی و توانایی‌های بسیاری هستید. تصور کنید که یک مدیر در سازمان، به‌طور متوسط دارای ۶ مهارت و شایستگی بسیار ارزشمند است. حال اگر این مدیر، درگیر کاری شود که هیچ کدام از این شایستگی‌ها در آن مورد استفاده قرار نگیرد، درحال انجام کاری کم‌ارزش و «گِل» است.
مدیر فنی یک مجموعه را تصور کنید که دانش فنی بسیار بالایی دارد، اما به جای اینکه به فکر بهبود زیرساخت و معماری سایت باشد، خودش هرروز زمان اختصاص می‌دهد و حجم تصاویر سایت را کم می‌کند. یا مدیرکاخانه‌ای را در نظر بگیرید که هرروز، بر نحوه بارگیری و تخلیه در انبار نظارت می‌کند تا محصولی ضربه یا آسیب نبیند. این کار، کار بیهوده‌ای نیست؛ اما زمان‌بر است و هیچ کدام از شایستگی‌هایی که ما براساس آن، مدیر را استخدام کرده‌ایم، در آن کار مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
- کار قابل نظارت
از دیگر کارها برای تفویض اختیار ، کار قابل نظارت است؛ به عبارتی دیگر، بعضی کارهای مهم وجود دارند که فرآیند انجام آن، خیلی اهمیت ندارد و صرفاً خروجی مهم است. مانند چیدمان دکور دفتر که در طراحی محیط کار، کار بسیار مهمی است، اما خیلی اهمیتی ندارد که اول میز چیده می‌شود یا صندلی، وسایل را چطور بلند می‌کنند، اول نظافت می‌کنند یا اول وسایل را چیدمان می‌کنند و سپس نظافت می‌کنند. مهم، آخر کار است که باید همه چیز، همانطور که شما می‌خواهید باشد. یعنی در چنین کارهایی که کار بسیار بااهمیت است، مدیر به جای آن که در کل فرآیند اجرا حضور داشته باشد، در ابتدا حاضر می‌شود و دکوراسیون و خروجی مدنظری که از پروژه توقع دارد را توضیح دهد و سپس در مرحله نهایی، کار را نظارت می‌کند که درست انجام شده است یا خیر.
- کار تکرارپذیر
مدیران برخی از کارها را باید به‌طور دوره‌ای و مرتب انجام دهند که کارهای بسیار مهمی نیز هستند؛ مانند گزارش ماهانه یا فصلی به اعضای هیئت‌مدیره، مرتب کردن گزارشات واحد مالی، آرشیو کردن گزارشات پرسنل واحد و کارهایی از این دست که الزاماً زمان زیادی هم نمی‌گیرند؛ اما یک ویژگی مهم دارند و آن این است که می‌توان آن‌ها را آموزش داد و مهارت فنی خاصی که در آن‌ها استفاده نمی‌شود، شما می‌توانید فرمت و چارچوب انجام آن را آموزش دهید و کار را تفویض اختیار کنید.
- کار غیرمرتبط
کارهایی که نه‌تنها زمان‌بر هستند، بلکه از حوزه مهارت‌ها و شایستگی‌های شما خارج‌اند را می‌توانید تفویض اختیار کنید؛ مانند دیزاین‌کردن فایل گزارش به هیئت‌مدیره یا مدیریت اینستاگرام سازمان. انجام این کارها از این جهت مشکل دارند که مانع عملکرد خوب شما در حوزه‌هایی می‌شود که در آن شایستگی و مهارت بالایی دارید؛ در غیر اینصورت، دیزاین‌کردن فایل ارائه توسط خودتان، هیچ اشکالی ندارد.
- کارهای زمان‌دار
در شرایط عادی ممکن است تفویض اختیار کارهای زمان‌دار نیاز نباشد، اما همیشه شرایطی در سازمان ایجاد می‌شود که نیاز است همین حالا، چند کار مهم انجام شود. برای مثال، آخر سال است و باید گزارشات مالی بسته شود، کمپین فروش ویژه آخر سال اجرا شود، برنامه جلسه با چند تن از شرکا چیده و منابع مالی برای پاداش و عیدی پرسنل تهیه شود. قطعاً نمی‌توانید همه کارها را خودتان انجام دهید. ازطرفی، تفویض کامل نیز نمی‌توانید بکنید. در اینجا، راهکار مدیریت ذره بینی است؛ مدیریتی که همیشه درباره آن بد گفته‌ایم اما همیشه بد نیست و در شرایط این چنینی می‌تواند به ما کمک کند. برای مثال، برای همه این کارها یک نفر را مسئول انتخاب می‌کنیم و هرروز یا هر چند روز یکبار، لیست کارهای جدید را به ایشان اعلام می‌کنیم و گزارش روزانه دریافت می‌کنیم تا کارها به درستی انجام شوند.
البته ممکن است شما به‌عنوان مدیر یک تیم، تمام جنس کارهای بالا را نداشته باشید یا وابسته به شرایطی که در سازمان شما وجود دارد، درحال حاضر نتوانید برای بعضی از این کارها، اقدامی انجام دهید. اما حداقل با واقف شدن به این موضوع، می‌توانید یک فرآیند تدریجی را طی کنید تا کارهایتان را تفویض اختیار کنید.
چه کارهایی را نباید تفویض کنید؟
اگر قرار باشد مدیر همه کارها را تفویض اختیار کند، پس خودش قرار است چه کاری انجام دهد؟ چه کارهایی را نباید به‌عنوان مدیر تیم، تفویض کنید (یا حداقل کامل تفویض کنید) و خودتان در آن حضور داشته باشید؟ البته پاسخ به این سؤال نیز وابستگی کاملی به صنعت و شرایط سازمان دارد؛ اما می‌توان گفت که وظیفه اصلی مدیر، رشد و توسعه کسب و کار است. حال در یک صنعت، برای حفظ رشد پایدار سازمان، واحد مالی تعیین‌کننده است، در سازمانی دیگر، تیم فنی، تیم مارکتینگ یا حتی تیم تولید ممکن است تعیین‌کننده باشد. بنابراین، باتوجه به شناختی که مدیر از شرایط سازمان دارد و شناسایی مؤثرترین واحد در رشد سازمان، اقدامات ویژه‌ای را برای آن واحد باید انجام دهد و بیشتر تمرکز و انرژی خودش را صرف آن واحد کند.
به روش دیگری نیز می‌توان این موضوع را بررسی کرد؛ هرگاه خواستید کاری را تفویض اختیار کنید، بررسی کنید که این ۳ کار نباشد:
- شناخت بازار: معمولاً تیم‌هایی که تشکیل می‌شوند تا به‌طور مستقل برای امکان‌سنجی ورود به یک بازار، تحقیقات انجام دهند و به سازمان، گزارش و تحلیل ارائه کنند، سازمان را با شکست و خسارت روبه‌رو می‌کنند؛ زیرا شناخت و تحلیل بازار، نیازمند شناخت دقیق توانایی‌های فعلی مجموعه، امکاناتی که سازمان می‌تواند تهیه کند و درحال حاضر استفاده نمی‌کند (مانند تسهیلات خاص، افزایش سرمایه، اضافه‌کردن شریک) و درنهایت، شناختن بازار است. این در صورتی است که وقتی با تیم‌های مستقل کار می‌کنید، در بهترین حالت، توانایی‌های حال حاضر سازمان و شناخت بازار را برایتان انجام می‌دهند و درنتیجه، نمی‌توانند راهکارهای درست یا با بهره‌وری بالا پیشنهاد دهند. اما اگر این تیم‌ها با مدیر مجموعه همراه باشند و در این فرآیند، مدیر کنارشان باشد، می‌توانند اتفاقی ارزشمند رقم بزنند.
- تحلیل گزارش: وقتی از تیم‌های مختلف گزارش می‌گیرید، سعی کنید اطلاعات خام گزارش را دریافت کنید و تحلیل گزارشات را نگیرید یا حداقل پس از بررسی اطلاعات خام، تحلیل را مطالعه کنید؛ زیرا در تحلیل اطلاعات، فرصت‌های بسیاری ممکن است وجود داشته باشد که شما قابلیت درک آنان را دارید و اگر گزارش تحلیل‌شده را بخوانید، هرگز آن‌ها را متوجه نخواهید شد. برای مثال، ممکن است در گزارش فروش تحلیل مدیر فروش این باشد که فروش در ماه اخیر، افت داشته است و شرایط خوب نیست؛ اما شما با بررسی اطلاعات خام متوجه شوید که درصد بالایی از مشتریان، تازه به مجموعه اضافه شده‌اند و در ماه‌های آینده، خریدهایشان بیشتر خواهد شد؛ پس شرایط آنقدر بد نخواهد ماند.
- وقت تلف کنید: حداقل یک روز در یک فصل برای خود زمان اختصاص دهید تا از همه کارهای روتین سازمان جدا شوید و به فرصت‌های سازمان، ایده‌های جدید و فکر کردن به هر چیزی که ممکن است سازمان را بیشتر رشد دهد، فکر کنید. هیچ گاه این زمان را از خود نگیرید و یا به فرد دیگری واگذار نکنید؛ زیرا هیچ شخصی بهتر از شما نمی‌تواند این کار را انجام دهد. اصلاً می‌توانید این زمان را زمان «وقت تلف کردن» در نظر بگیرید، اما یک کار بسیار جدی است که در بلندمدت، نتایجش به شما نشان داده خواهد شد.
رویکرد‌های اساسی در تفویض اختیار
در تفویض اختیار ، دو رویکرد کلی وجود دارد که شما وابسته به شرایط خود، می‌توانید از هرکدام از آن‌ها که برایتان مناسب‌تر است، استفاده کنید:
- از کار به انسان: یعنی اینکه از خودتان شروع می‌کنید و به این نتیجه می‌رسید که در حال انجام ۱۰ کار هستید که باید آن‌ها را در طول بازه زمانی ۳ ماه آینده، به تیمتان تفویض اختیار کنید. سپس به‌سراغ اعضای تیمتان می‌روید و می‌بینید که مثلاً از ۸ نفر آن‌ها، ۷ نفر به‌طور کامل، زمانشان پر است و آن یک نفر نیز شایستگی لازم برای اینکه کار شما را انجام دهد، ندارد؛ پس به‌سراغ اضافه‌کردن نفر جدید به تیم خواهید رفت.
- از انسان به کار: این رویکرد، یعنی ابتدا اعضای تیم، شرایط و حجم کاری آنان را بررسی می‌کنید، سپس براساس زمان آزادی که آنان دارند، تصمیم می‌گیرید که بعضی کارهای خود را به آنان محول کنید، یعنی فرضاً متوجه می‌شوید که ۳ نفر در تیمتان در طول هفته ۱۰ ساعت زمان اضافه دارند که می‌توانند در انجام کارها، به شما کمک کنند، سپس به‌سراغ کارهایی می‌روید که آن‌ها می‌توانند انجام دهند.
اگر در ابتدای راه تفویض اختیار کردن هستید، پیشنهاد سیمپل اچ آر این است که ابتدا از رویکرد دوم شروع کنید و با این کار، ریسک کمتری متوجه شما و سازمانتان می‌شود، سپس رفته‌رفته سمت رویکرد دوم بروید و تلاش کنید تمام تسک‌های ممکن خود را تفویض کنید.
چگونه تفویض اختیار کنیم؟
نزدیک‌ترین دیدگاه به تفویض اختیار، دیدگاه جذب و استخدام است. تنها تفاوت در این است که در تفویض اختیار (معمولاً) از منابع داخلی سازمان استفاده می‌شود اما در جذب و استخدام (معمولاً) از منابع خارجی استفاده می‌شود. اما اگر بخواهیم به شکل ساده بگوییم که چطور می‌توان تفویض اختیار کرد؟ جواب این است: همانطور که جذب و استخدام را انجام می‌دهیم. یعنی اگر دیدگاه شما نسبت به جذب و استخدام در سازمان دچار اشکال باشد، احتمالاً در تفویض اختیار نیز دچار مشکل خواهید بود. با این تعریف، می‌توان گفت تفویض اختیار، سه مرحله کلی به شرح زیر دارد:
- جذب و استخدام: مرحله اول در جذب و استخدام (بعد از مشخص‌شدن استراتژی جذب و استخدام)، مشخص کردن جنس کاری است که شخص قرار است آن را انجام دهد. در تفویض اختیار ولی باید کمی بیشتر از جذب و استخدام روی این مرحله زمان بگذارید و خیلی بیشتر مشخص کنید که دقیقاً چه چیزی از شخص می‌خواهید، به چه خروجی باید برسد و چه زمان متوجه می‌شوید که شخص موفق شده است.
- انتخاب فرد مناسب: فرقی ندارد که از رویکرد «کار به انسان» یا «انسان به کار» پیروی می‌کنید؛ در هر صورت، باید تناسب بین شخص و کار وجود داشته باشد.
- آنبوردینگ: فرآیند آنبوردینگ یکی از مراحل بسیار جدی در جذب و استخدام است. همین مرحله را در تفویض اختیار نیز داریم. پس از اینکه کار را مشخص و شخص را انتخاب کردید، حالا باید گام‌به‌گام همراه او باشید و او را به‌درستی آنبورد کنید، جلسات یک به یک برگزار کنید، برنامه‌ریزی و فازبندی کنید تا شخص بتواند کار را به‌درستی انجام دهد.
پیشنهاد ما این است که اگر احساس می‌کنید نیاز دارید دانش خود را در مدت زمان کوتاهی در حوزه جذب و استخدام به‌روز کنید، نگاهی به دوره رایگان جذب و استخدام داشته باشید تا در تفویض اختیار نیز بتواند بیشتر به شما کمک کند.
به سادگی، تفویض اختیار کنید
اگر مرحله یک تفویض اختیار ، یعنی کاری که می‌خواهید تفویض کنید، را به درستی برای خودتان شفاف کنید، سپس برای شخص مقابل نیز به همان اندازه شفاف کنید و مرحله دو، یعنی شخص درست با شایستگی‌های درست را برای آن کار انتخاب کنید، تقریباً بیشتر مسیر را رفته‌اید. فقط مانده ضربه نهایی، یعنی آنبوردینگ درست. حال در آنبوردینگ ممکن است از مهارت کوچینگ یا منتورینگ، مدیریت ذره‌بینی، افزایش انگیزه یا هر ابزار دیگری استفاده کنید. قسمت آنبوردینگ در تفویض اختیار، خیلی بستگی به سبک های مدیریت و استراتژی سازمان دارد؛ اما همیشه به یاد داشته باشید که تفویض اختیار ، یک فرآیند نسبتاً طولانی‌مدت است، نه یک اتفاق چند دقیقه‌ای.
نظرات شما