مسئولیت پذیری در محیط کار
مسئولیت پذیری در محیط کار ازجمله عبارات پیچیده در علم مدیریت محسوب می‌شود که حتی اگر تعریف مشخصی هم از آن داشته باشیم، وقتی نوبت به اندازه‌گیری آن می‌شود، نمی‌دانیم چطور آن را باید مورد سنجش قرار دهیم و از آن مهم‌تر، چطور می‌توانیم افرادی مسئولیت‌پذیرتر در سازمان داشته باشیم؟ برای شناخت میزان پیچیدگی این موضوع به‌ظاهر ساده، کافی است به این سؤال پاسخ دهیم: به چه فردی در سازمان مسئولیت‌پذیر می‌گویند؟
- فردی که کارش را به هر قیمتی به نتیجه می‌رساند؟!
- فردی که نتایج کارش را هرطور که باشد، قبول می‌کند و پاسخ‌گو است؟!
- فردی که اولویتش اهداف سازمان است، نه اهداف شخصی کاری خودش؟!
- فردی که به‌دنبال ایجاد تأثیر مثبت در سازمان است و نه صرفاً انجام کار خودش؟!
باید بگوییم که همه این گزاره‌ها از جنبه‌ای می‌توانند درست باشند، اما ما در این مقاله مسئولیت پذیری در محیط کار در سیمپل اچ آر ، تک‌به‌تک اجزای تشکیل‌دهنده «مسئولیت‌پذیری» را به شما نشان می‌دهیم و در انتها، راهکاری پیشنهاد می‌دهیم که بتوانید «مسئولیت‌پذیری» در سازمانتان را مورد سنجش قرار دهید.
چرا مسئولیت پذیری در محیط کار اهمیت دارد؟
راهکارها و مدل‌های متفاوتی برای ساخت فرهنگ سازمانی وجود دارد، اما در مسیر ساخت فرهنگ سازمانی چند میانبر وجود دارد که می‌تواند شما را زودتر و راحت‌تر به چیزی که از ساخت فرهنگ سازمانی به دنبالش هستید برساند؛ ساخت فرهنگ مسئولیت پذیری و ایجاد کردن افرادی که نسبت به کارهای خود مسئولیت پذیر هستند، یکی از این میانبرها است؛ زیرا با ساخت چنین فرهنگی شما می‌توانید:
- تعامل کارکنان را افزایش دهید.
- انگیزه در سازمان را بهبود دهید.
- عملکرد کارکنان را متحول کنید.
- رفتار سازنده و مثبت را افزایش دهید.
مسئولیت پذیری چیست؟
در ابتدا لازم است مسئولیت پذیری را به دو قسمت متفاوت تقسیم کنیم تا راحت‌تر پیش برویم؛ مسئولیت پذیری دو قسمت است: مسئولیت پذیری فردی و مسئولیت پذیری اجتماعی.
- مسئولیت پذیری اجتماعی: روش‌ها و ابزاری که جامعه ایجاد می‌کند تا توقعات مختلفی که از گروه وجود دارد را مدیریت کند، و هدف این مدیریت کردن چیزی فراتر از «پاسخگویی» است؛ درواقع مسئولیت اجتماعی چیزی بسیار فراتر از «پاسخگویی» است که در ادامه آن را بیشتر شرح می‌دهیم.
- مسئولیت پذیری فردی: توضیحاتی که یک نفر برای توجیه عقاید، احساسات و رفتارش نسبت به بقیه دارد، گفته می‌شود، معمولا کسی که مسئولیت پذیری فردی بالایی دارد کسی است که خیلی خوب می‌تواند این توضیحات را ارائه کند و معمولا باعث احساس رضایت و خردسندی برای شخص می‌شود.
مسئولیت پذیری فردی
با توجه به تعریف بالا که توسط آقای لرنر در سال ۱۹۹۹ ارائه شد (Lerner and Tetlock 1998)، سه نکته مهم در مسئولیت پذیری فردی وجود دارد که آن را کاملا از مسئولیت پذیری اجتماعی که موضوع اصلی بحث ما در این مقاله سیمپل اچ آر هست جدا می‌کند:
- مسئولیت پذیری فردی درونی است و با توجه به خود شخص طراحی می‌شود هیچ ارتباطی با مسئولیت پذیری اجتماعی که از محیط ایجاد می‌شود ندارد؛ به همین دلیل است که ممکن است برای مثال شخصی در خیابان زباله بریزد ولی در خانه خود این کار را نمی‌کند.
- مسئولیت پذیری فردی یک موضوع منطقی نیست و کاملا تجربی است، به این معنی که از طریق تجربه‌هایی که شخص با دنیای بیرون خود داشته است ساخته شده است.
- مسئولیت پذیری فردی یک موضوع تغییر پذیر با توجه به محیط است و موضوع ثابت و وابسته به شخصیت هر فرد نیست؛ به همین دلیل ممکن است شخصی در ایران برای مثال توجه نکند که چراغ اضافی در خانه روشن دارد ولی وقتی به کشور دیگری مهاجرت می‌کند، به این موضوع توجه می‌کند.
مسئولیت پذیری اجتماعی
مسئولیت پذیری اجتماعی آن جنس مسئولیت پذیری است که ما در سازمان به دنبال ایجاد آن هستیم و می‌تواند مزایای گسترده‌ای برای سازمانمان داشته باشد، یکی دیگر از تعاریفی که از مسئولیت پذیری اجتماعی یا به اصلاح «مسئولیت پذیری سازمانی» وجود دارد، تعریف زیر است:
«مسئولیت پذیری سازمانی «توقع» برای توضیح کار انجام شده به گروه است که تاثیرگذار بوده و مورد ارزیابی قرار گرفته است.»
با توجه به تعریف مسئولیت پذیری اجتماعی یا مسئولیت پذیری در محیط کار، چند نکته مهم در تعریف آن وجود دارد:
- مسئولیت پذیری سازمانی، یک توقع است، با قانون، تبصره، پاداش و جریمه ایجاد نمی‌شود، البته که موارد نامبرده تاثیر گذار است، اما دلیل بوجود آمدنش نمی‌شود.
- مسئولیت پذیری در محیط کار در گروه معنی پیدا می‌کند و شخصی نیست، یعنی اگر کل سازمان فقط نسبت به یک نفر پاسخ‌گو هستند، مسئولیت پذیری سازمانی وجود ندارد.
- این نوع مسئولیت پذیری زمانی مطرح می‌شود که کار انجام شده یا نشده، دیده شود و تاثیر آن نیز مورد سنجش قرار گیرد، نمی‌توان روی موضوعی که اصلا وجود یا عدم وجودش تاثیری ندارد مسئولیت پذیری در محیط کار ایجاد کرد.
ابعاد مسئولیت پذیری اجتماعی
مسئولیت پذیری اجتماعی همانطور که از دو تعریف مختلفی که از آن ارائه کردیم، دارای ابعاد گوناگونی است و بسیار فراتر از «پاسخ‌گو» کردن پرسنل در سازمان کار نیاز دارد، به این ترتیب مسئولیت پذیری اجتماعی یا سازمانی دارای ابعاد زیر است که به ترتیب به بررسی آنان می‌پردازیم:
- احساس مالکیت
- دیده شدن
- ارزیابی کردن
- پاسخ‌گو بودند
- پاداش و تنبیه
مسئولیت پذیری در محیط کار و احساس مالکیت
افرادی که در سازمان احساس مسئولیت پذیری می‌کنند توقع دارند که کارهایی که انجام می‌دهند، شامل دستاوردها، شکست‌ها، حمایت‌ها و هر فعالیت دیگری که می‌کنند دیده شود و به آن‌ها الصاق شود، برای اینکه ببینید چقدر در سازمان به احساس مالکیت افراد توجه می‌کنید کافیست جواب این سوال را در هر اتفاقی بدهید: «چه کسی این کار را انجام داد؟»؛ یکی از اساسی‌ترین فاکتورهایی که در مسئولیت پذیری سازمانی نقش دارد، این احساس مالکیت و ارتباط مستقیم کار با یک شخص مشخص است که باعث می‌شود افراد روی کار خود تعصب داشته باشند و کارشان را مال خودشان بدانند، بنابراین ابهام در شغل یا توقعاتی که از هر موقعیت شغلی در سازمانتان دارید، به شدت باعث تخریب این فاکتور مهم در مسئولیت پذیری سازمانی می‌شود، به دلیل اینکه ابهام در شرح شغلی افراد باعث می‌شود کارهایی که انجام می‌دهند قابل ارزیابی نباشند.
مسئولیت پذیری در محیط کار و دیده شدن
پرسنل سازمان همانطور که احتیاج دارند کاری که انجام می‌دهند به آن‌ها الصاق شوند و کارشان برای خودشان باشد، توقع دارند که کارشان «دیده» شود؛ تحقیقات مختلف نشان می‌دهد حضور دیگران باعث تقویت احساس مسئولیت پذیری در سازمان می‌شود؛ البته توقع برای «دیده شدن» از توقع برای «سنجیده شدن» متفاوت است؛ برای مثال یک پیانیست در یک کنسرت بزرگ مقابل تعداد زیادی حضار، در حال دیده شدن است اما توقع ندارد که حضار در سالن متوجه تاثیری که ساز او در کل ارکستر دارد، بشوند؛ دیدن شدن در سازمان حتی توسط افرادی که هیچ ارتباطی با آن کار ندارند و تاثیری نیز در آن کار نداشته‌اند، باعث ایجاد این احساس در پرسنل سازمان می‌شود، البته هرچه تعداد این بینندگان بیشتر و سطح ارشدیت آن‌ها بالاتر باشد، تاثیر بیشتری در ایجاد این احساس در فرد دارد؛ شفافیت در سازمان و انتقال اطلاعات از مراتب بالا به پایین و برعکس، از جمله فعالیت‌هایی است که باعث تقویت این بعد از مسئولیت پذیری در محیط کار می‌شود؛ برای مثال سازمانی را تصور کنید که مدیران آن هر ماه باید مقابل کل سازمان و اعضا هیات مدیره دستاوردهای ماه اخیر خود را پرزنت کنند یا پرسنلی را تصور کنید که به طور فصلی از مهم‌ترین دستاورد خود مقابل بقیه سازمان صحبت می‌کنند، این‌ها مثال‌هایی از کارهایی است که می‌توانید انجام دهید تا احساس دیده شدن را در سازمان افزایش دهید.
مسئولیت پذیری در محیط کار و ارزیابی شدن
در گام بعدی بعد از اینکه پرسنل سازمان کارشان برای خودشان شد و بعلاوه دیده شد؛ باید کارشان مورد «ارزیابی» قرار گیرد؛ پرسنل توقع دارند که کارشان دیده شود و بر اساس ملاک‌های مشخصی ارزیابی شوند؛ «قابل اندازه‌گیری بودن» یکی از ویژگی‌های مهم در ساختن فرهنگ مسئولیت پذیری در سازمان است؛ حتی در ادامه تحقیقات بیان شده است که مقایسه میزان تاثیر گزاری و عملکرد هر یک از اعضا گروه نیز در مسئولیت پذیری افراد تاثیر گذار است و باعث می‌شود که از قلو کردن و بزرگ‌نمایی کارها در گروه جلوگیری شود؛، به طور کلی می‌توان گفت که برای توجه به این فاکتور در ایجاد کردن احساس مسئولیت پذیری در سازمان باید سه کار انجام داد:
- ارزیابی عملکرد رسمی: که به طور رسمی به صورت فصلی، شش ماهه یا سالانه انجام می‌شود.
- مقایسه با عملکرد دیگران: که برای انجام آن باید به نکات فراوانی توجه شود زیرا می‌تواند بسیار خطرناک باشد.
- توجه به فرهنگ فیدبک : که بیشتر فرهنگ گفتمان در سازمان است.
به طور کلی می‌توان گفت که ترکیب ارزیابی عملکرد رسمی و غیررسمی در سازمان می‌تواند در ایجاد احساس ارزیابی موثر واقع شوند.
مسئولیت پذیری در محیط کار و پاسخگویی
پرسنل برای اینکه مسئولیت پذیر شوند، تنها نیاز ندارند که کارشان مورد ارزیابی قرار گیرد، بلکه توقع دارند در ازای ارزیابی که روی کار آن‌ها انجام می‌شود، مثبت یا منفی، بتوانند صحبت کنند، دلایل انجام کار خودشان را توضیح دهند و دیگران را متوجه سازند؛ البته فرهنگ سازمانی مسئولیت پذیر اجازه نمی‌دهد که «پاسخگویی» در سازمان به «توجیه کردن» تبدیل شود، بعلاوه سازمانی که در پروژه یا فعالیت چندین نفر را مسئول می‌کند در نهایت امکان «پاسخگویی» را از اعضا خود می‌گیرد.
مسئولیت پذیری در محیط کار و پاداش
بعد از اینکه در سازمان کاری که پرسنل انجام می‌دادند را «مال خودشان» کردیم، آن را «نگاه» کردیم و سپس مورد سنجش قرار دادیم و در قبال آن از پرسنل سازمان «پاسخ و توضیح» طلب کردیم، زمان آن است که بر اساس تمام این قدم‌ها نظام پاداش و جریمه‌ای نیز وجود داشته باشد؛ البته که در نکوهش پاداش و تنبیه در سازمان مطالب زیاده گفته شده است و اقدامی بسیار حساس می‌باشد که اگر به درستی انجام نشود، می‌تواند همه چیز را خراب کند؛ پاداش می‌تواند درونی یا بیرونی باشد، پاداش‌های بیرونی مانند پرداخت پول بیشتر معمولا به افرادی که کار دانشی نمی‌کنند می‌تواند مفید باشد، مانند کارگران خط تولید؛ اما پاداش‌های درونی که برای مثال شامل عمیق‌تر شدن و معنی‌دار تر شدن شغل می‌شوند برای کارگران دانش، یعنی افرادی که فکر و تحلیل از کارهای روزمره آنان است می‌تواند مفید واقع شود.
گام اول در ایجاد مسئولیت پذیری سازمانی
اولین گام در ایجاد فرهنگ مسئولیت پذیری در محیط کار این است که وضعیت کنونی خود را مورد سنجش قرار دهید تا دقیقا متوجه شوید در کدام یک از این پنج فاکتور مطرح شده، دچار ضعف هستید، سپس می‌توانید با استفاده از ابزارهای مختلفی گام به گام و ذره به ذره در راستای بهبود مسئولیت پذیری سازمانی خود قدم بردارید و شرایط را بهتر کنید.
ما در سیمپل اچ آر با کمک تیم تحقیق و توسعه خود توانسته‌ایم پرسشنامه‌ای ۲۵ سوالی که هر کدام از فاکتورهای ذکر شده از مسئولیت پذیری سازمانی را مورد سنجش قرار می‌دهند را با استناد به تحقیقات انجام شده سال ۲۰۲۰ دانشگاه ایندیانا (Indiana University) استخراج کنیم و شما می‌توانید با تکمیل فرم زیر، پس از مشاوره و شخصی سازی کردن فرم بر اساس نیاز سازمان خودتان، آن را دریافت کنید و پس از انجام این پرسشنامه نیز تحلیل جامع نسبت به وضعیت مسئولیت پذیری در محیط کار خود دریافت کنید.
پرسشنامه مسئولیت پذیری سازمانی
به سادگی، سازمانتان را مسئولیت پذیر کنید
مسئولیت پذیری در محیط از جمله فرهنگ‌هایی است که می‌تواند باعث رشد سریع‌تر سازمان شود، اگر شما تیمی داشته باشید که خود را نسبت به اقدامات و اتفاقات داخل سازمان مسئول بدانند و خودشان تلاش کنند تا بهترین ورژن خود را بدون فشار از سمت شما ارائه کنند، آن قدر زمان کافی خواهید داشت تا بتوانید به رشد بیشتر بیزینس فکر کنید نه اینکه درگیر روزمه‌های آن شوید؛ ما در سیمپل اچ آر در این تحول سازمانی همراه شما خواهیم بود.
نظرات شما