مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile)
مدیریت چابک یا اجایل (Agile) صنعت فناوری اطلاعات را در طول سه دهه گذشته با افزایش سرعت ورود به بازار، بهبود کیفیت و افزایش انگیزه فعالان این حوزه، متحول کرده است. حال با این پدیده مواجه هستیم که متدولوژی اجایل درحال گسترش و جابه‌جاشدن با سیستم‌های قدیمی مدیریت است. دیدگاه متدولوژی Agile نیز مشخص است؛ افراد را از سیلو‌هایی که برای خودشان درست کرده‌اند، خارج کنید و تا جای ممکن، ارتباط آنان را با مشتری نزدیک‌تر کنید و مدیریت را به دست خودشان بسپارید. از این طریق، مدیریت چابک نه‌تنها باعث افزایش سرعت و بهره‌وری در سازمان می‌شود، بلکه باعث به‌وجود آمدن نسل جدیدی از مدیران خواهد شد. در این مقاله مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) در سیمپل اچ آر به بررسی کامل این سبک از مدیریت پروژه‌ها می‌پردازیم.
مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) چیست؟
برای درک بهتر این موضوع که مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) چیست، شناخت بعضی باورهای غلط این حوزه می‌تواند کمک کند. بعضی تصور می‌کنند که به روش اجایل کار کردن، همان بی‌نظم و شلخته کار کردن است و یا این که هر فردی، هرکاری می‌تواند انجام دهد. یا مدیریت پروژه به سبک چابک یعنی انجام دادن «سریع‌تر» کاری که من می‌گویم. و یا Agile یعنی استفاده از ترلو و جیرا. اما مدیریت پروژه چابک اول از همه، یک مدل فکری و یک متدولوژی است که متدهای مختلفی برای بهره بردن از این مدل فکری وجود دارد که هرکدام، برروی موضوعی خاص تأکید دارد.
متدولوژی اجایل
سه متد کلی مدیریت پروژه اجایل شامل موارد زیر است:
- اسکرام (Scrum): تأکید آن برروی افزایش خلاقیت و حل کردن مشکلات پیچیده است.
- توسعه سریع (Lean development): تأکید آن برروی حذف مستمر موارد اضافه در فرآیندهاست.
- کانبان (Kanban): تمرکز اصلی آن برروی کاهش زمان انجام کارهای مشخص و تعداد کارهای درحال انجام است.
که البته محبوب‌ترین متد، اسکرام است که درحال حاضر، توسط بسیاری از سازمان‌ها درحال استفاده است. البته پایه و اساس تمام متدولوژی‌های اجایل یکی است: برای بهره بردن از یک فرصت یا حل کردن یک مشکل در سازمان. به این شکل که تیمی کوچیک، معمولاً بین ۳ تا ۹ نفر، در سازمان تشکیل می‌شوند که این تیم، تشکیل شده از تمام افراد مورد نیاز برای حل آن مشکل است (یعنی تخصص‌های مختلف برای حل مسئله در تیم وجود دارد) و این تیم، خودشان، خودشان را مدیریت می‌کنند و برای کل جنبه‌های آن، موقعیت اختیار و مسئولیت دارند. (برای ساخت تیم، نکات گفته شده در مقاله تیم سازی در سازمان به شما کمک خواهد کرد.)
ویژگی مدیریت پروژه چابک چیست؟
ازجمله ویژگی‌های مدیریت پروژه چابک یا همان اجایل، این است که پروسه انجام کار برای کل اعضای تیم شفاف است. به‌صورت روزانه، جلساتی کوتاه ۱۰ تا ۳۰ دقیقه‌ای برگزار می‌شود که اعضا، توضیح کوتاهی از روند پیشرفت پروژه‌شان اعلام و مشکلاتی که با آن روبه‌رو هستند را بیان می‌کنند تا به راه حل برسند (Daily meeting). در این تیم‌ها که به روش Agile مدیریت می‌شوند، اختلافات بین اعضا با انجام آزمایش و تست کردن برطرف خواهد شد، نه با برگزاری جلسات مناظره و مباحثه طولانی. آن‌ها در هر اسپرینت خود، یک قسمت کوچک شده از کل محصول را به دست تعداد محدودی از مشتریان نهایی تست می‌کنند و با فیدبکی که از مشتری می‌گیرند، مجدد اسپرینت بعدی خود را طراحی می‌کنند. اگر محصول لانچ شده باشد، ازطریق بازخوردی که از مشتری می‌گیرند، فیچر‌های جدید و قسمت‌های جدید محصول را ازطریق همین اسپرینت‌های کوچک وارد بازار می‌کنند و از این طریق، ریسک ورود به بازار محصول جدید را تا حد زیادی کاهش می‌دهند.
مدیر محصول چه نقشی در سازمان اجایل دارد؟
مدیر محصول یا Product Owner در تیم اجایل، شخصی است که مسئولیت کل پروژه را برعهده دارد. او وظیفه دارد تا نیاز را از مشتریان، که می‌تواند مشتری خود سازمان باشد یا خارج از آن، دریافت و وارد تیم کند. این موقعیت شغلی، معمولاً از یکی از بخش‌های اجرایی سازمان انتخاب می‌شود که خود، در اجرا دخیل بوده و درحال انجام کار است و تنها بخشی از زمان خود را در طول روز برای هماهنگی اختصاص می‌دهد. مدیر محصول ممکن است در تیم خود از روش‌های مثل design thinking یا Crowdsourcing استفاده کند تا یک دید عمیق نسبت به مسئله پیدا کند و در طول مسیر با پیشرفت پروژه، رفته‌رفته آن را تکمیل و باتوجه به نیاز مشتری، اولویت‌های پروژه را تعیین کند.
در مدیریت پروژه چابک، مدیر محصول به اعضای تیم نمی‌گوید که چه شخصی، چه کاری را انجام دهد و یا هرکار، چقدر زمان خواهد گرفت. به جای این کار، تیم با یکدیگر یک مسیر طراحی می‌کنند؛ مسیری کوتاه (زیر یک ماه) که در طول این مسیر باید به یک ورژن یا قسمتی از راه حل برسند. سپس براساس هدفی که مشخص کرده‌اند، اولویت‌بندی انجام می‌دهند و اعضای تیم، باهم به تعریف مشترکی از زمانی که کار انجام شده یا اصطلاحاً (Done) شده است، می‌رسند و مشخص می‌کنند که چه زمانی، این مسیر کوتاه یا اسپرینت (Sprint) به پایان خواهد رسید. یک نفر به‌عنوان تسهیل‌گر، فردی که باعث می‌شود هماهنگی اعضای تیم در انجام کارها بیشتر شود، که معمولاً با نام اسکرام مستر (Scrum master) انتخاب می‌شود، تلاش می‌کند که اعضای تیم از اولویت‌های اصلی فاصله نگیرند.
معایب عدم استفاده از مدیریت پروژه چابک یا اجایل در سازمان
با وجود منافع زیادی که در مدیریت پروژه چابک وجود دارد، سازمان‌های کمی وجود دارند که واقعاً به سمت اجایل شدن حرکت کرده باشند. در بیشتر اوقات، وقتی از مدیران پرسیده می‌شود مدیریت پروژه اجایل چیست، پاسخ‌هایی نظیر «باید اسپرینت‌های هفته‌ای بسته شود.»، «تایم باکسینگ انجام دهیم تا تیم سریع‌تر شود.»، «سازمانمان خیلی سریع‌تر خواهد شد.» شنیده می‌شود و به همین ترتیب، بدون این که آن‌ها واقعاً قوانین این روش Agile را درک کنند، همان روش سنتی خود را با کمی تغییر، به خورد سازمانشان می‌دهند. این مدیران، ددلاین‌های متنوعی را به‌صورت همزمان لانچ می‌کنند، آن‌ها خودشان و بهترین افراد سازمان را در چندین پروژه مختلف پخش می‌کنند، جلسات مختلف و پشت سرهم را با اعضای تیم اجایل خود برگزار می‌کنند و اجازه نمی‌دهند که اعضا، بر سر کار اجرایی خود باشند، تصمیماتی که اعضا گرفته‌اند را مدام تغییر می‌دهند و در لایه‌های مختلف اجرایی کار ورود می‌کنند. البته نیت این مدیران، به حداکثر رساندن بهره‌وری در تیم است اما موفق نمی‌شوند؛ مانند پدری که از ترس زخمی شدن فرزندش، اجازه زمین خوردن را از او و با مراقبت بیش از اندازه بگیرد.
مزایای مدیریت پروژه چابک یا اجایل چیست؟
مدیریت پروژه چابک یا اجایل در سازمان، در اولین مرحله باعث افزایش خلاقیت در تیم می‌شود، از برگزاری جلسات غیرضروری در سازمان جلو‌گیری می‌کند، جلوی برنامه‌ریزی‌های متعدد و غیرضروری را می‌گیرد، هزینه تولید محصول جدید را به‌شدت کاهش می‌دهد و توجه کل اعضا را به مشتری نهایی بیشتر می‌کند و از این طریق، کیفیت را افزایش می‌دهد، سرعت ورود به بازار را در تیم افزایش و ریسک را کاهش می‌دهد. به دلیل این که در تیم‌های اجایل، از تخصص‌های مختلف وجود دارد، در مقایسه با ساختار سازمانی که در هر واحد، یک تخصص وجود دارد، ارتباط سازمانی را افزایش و تعارضات را کاهش می‌دهد و از این طریق، باعث تعلق سازمانی و اعتماد در سازمان می‌شود. با کاهش زمانی که مدیران برای مدیریت پروژه‌ها مجبورند اختصاص دهند، به آنان این اجازه را می‌دهند که وقت خود را برای کارهایی با اهمیت استراتژیک بالاتر از مدیریت پروژه‌ها اختصاص دهند.
چه کسب و کارهایی باید از مدیریت پروژه اجایل استفاده کند؟
هدف اصلی مدیریت پروژه چابک (Agile)، افزایش خلاقیت در سازمان است. اگر در سازمانی فعالیت روتین است؛ مانند خط تولید یک کارخانه صنعتی، مدیریت پروژه اجایل معنی نمی‌دهد. البته صرفاً در خط تولیدتان. اما در اکثر سازمان‌های امروزی، که در فضایی پرتغییر فعالیت می‌کنند و در چنین فضایی، سازمان‌ها نه‌تنها محصول و خدمات جدید نیاز دارند تا در بازار باقی بمانند، بلکه روش انجام کارها و فرآیندهای اجرایی خود را نیز باید مدام تغییر دهند و این مهم، تنها با مدیریت پروژه چابک در سازمان اتفاق خواهد افتاد. در همان کارخانه تولیدی نیز، در تیم تحقیق و توسعه یا مارکتینگ، مدیریت اجایل به سازمان کمک می‌کند.
نظرات شما