بهترین راه شناخت کارمندان و تشویق آن ها برای پیشرفت سازمان

شناخت کارمندان با ارزیابی عملکرد ، تنها راه بقای سازمان

شناخت کارمندان با ارزیابی عملکرد، یک راه رایگان است که می‌توان به کمک آن، کارکنان را تشویق کرد و قدردانی در محیط کار را پیش برد؛ چراکه آنان درواقع، ساختار اصلی یک سازمان را تشکیل می‌دهند که برای رسیدن مجموعه به اهدافش، در ازای دریافت حقوق، در تلاش هستند. در سازمان‌ها مدیران براساس توانایی‌ها و استعدادهای کارمندان وظایفی را برعهده آن‌ها می‌گذارند. همچنین رهبران در تلاش هستند تا با شناخت بیشتر کارمندان خود، به آن‌ها مسئولیت و جایگاه مناسبی را بدهند.

مسئله اینجاست که مدیران، تا کجا می‌توانند با شناخت کارکنان، فعالیت‌هایی که آنان انجام می‌دهند را ببینند، درک کنند و در «ارزیابی عملکرد» آنان لحاظ کنند؟

چطور می‌توان سازمان را از گزند «دیده نشدن زحمات» کارمندان، در امان نگه‌داشت. چگونه سیستمی باید استقرار یابد؟ در این مقاله شناخت کارمندان با سیمپل اچ آر همراه شوید تا بهترین راهکارها را بیاموزید.

کارکنانی که مدیران از فعالیت‌ها و زحمات آن‌ها باخبر هستند، ۴۰ درصد بیشتر از کارمندانی که مدیران آن‌ها این اطلاعات را ندارند، موفق عمل می‌کنند.

چگونه می‌توان کارمندان را شناخت؟

ممکن است این سؤال برای شما پیش بیاید که چگونه می‌توان کارمندان را شناخت؟ یک راه ساده وجود دارد:

مدیران باید سکوت کنند!

اغلب مدیران بزرگ تمایل دارند که کارکنان خود را بیشتر بشناسند. این در صورتی است که پیدا کردن روش مناسب برای رسیدن به این مهم، چالش اصلی مدیران در شناخت کارمندان است. در تکنیک‌های جدید مدیریتی، رهبران همواره به دنبال پیدا کردن روشی مناسب برای ارتباط با کارمندان هستند. یکی از روش‌های جدید در این حوزه، شناخت بازتابی است که در آن از یک فرد یا گروه دعوت می‌‌شود تا درباره آنچه و چرا به آن افتخار می‌کنند، فکر کنند و آن را به اشتراک بگذارند. همیشه نباید مدیران صحبت کنند. برای دیده شدن زحمات کارکنان، باید سکوت کنید و اجازه دهید خودشان را به شما نشان دهند.

پیش از اینکه به دنبال شناخت کارکنان باشید، باید بدانید که به طور کلی ما همیشه در ارتباط گرفتن با آدم‌ها با محدودیت‌هایی روبه‌رو هستیم. ما فقط می‌توانیم آنچه را که مشاهده می‌کنیم یا از دیگران یاد می‌گیریم را تشخیص دهیم و شناخت ما بر آنچه که قدردانی می‌کنیم، متمرکز است. درواقع همیشه توانایی‌های انسان‌ها محدود به آن چیزی است که می‌بینیم و براساس آن با افراد رفتار می‌کنیم. این موضوع در ارتباط مدیران با کارمندان هم صدق می‌کند.

شما می‌توانید برای شناخت همکاران، علاوه‌بر راهکارهای گفته شده در این مقاله، از طریق فرم پرسشنامه سلامت جسمی و روانی کارمندان اقدام کنید تا دیدی کلی از آن‌ها بدست بیاورید.

“آلیا” مدیر آموزشی یک رستوران زنجیره‌ای بزرگ در خاورمیانه، ارتباطی خوبی با رئیس خود دارد و معتقد است وی در تشیخص استعدادهای آلیا خیلی عالی عمل می‌‌کند. آلیا شش ماه گذشته را صرف طراحی، تولید و راه‌اندازی یک ابتکار آموزشی جدید کرده‌ و آرزو می‌کند که تمام خلاقیت و کاری را که برای این پروژه صرف کرده، از طرف رئیسش دیده شود. بسیاری از کارمندان مانند آلیا می‌خواهند به خاطر همه کارهایی که انجام می‌دهند و هیچ‌کس نمی‌بیند، از آن‌ها قدردانی شود.

راه‌های شناخت کارمندان

برای پیدا کردن راه‌های شناخت کارمندان باید این موضوع را در نظر گرفت که کارمندان ساعت‌های طولانی را برای برقراری تماس‌‌های دشوار با مشتریان، پیدا کردن راهکار برای مسائل فنی پیچیده و جابجایی موانع بزرگ برای رعایت ضرب‌الاجل‌‌ها صرف می‌کنند. این درحالی است که تنها خواسته آن‌ها، دیده شدن است. افرادی در تیم‌های ما هستند که مهم نیست چقدر به موفقیت می‌رسند و یا چقدر آن‌ها را تشخیص می‌دهیم، آن‌قدر تلاش می‌کنند تا پیشرفت خود را جشن بگیرند که اغلب آن‌ها را به فرسودگی شغلی سوق می‌دهند. برای جلوگیری از این فرسودگی، لازم است تا با راه‌های شناخت کارمندان آشنا شوید. در ادامه با ما همراه باشید تا بدانید چگونه می‌توان قدردان کارکنان بود.

۳ مرحله شناخت کارمندان

تحقیقات نشان می‌دهد که وقتی افراد به سمت اهدافی که برایشان مهم هستند، پیشرفت می‌کنند، برای ادامه دادن انگیزه بیشتری دارند. به همین دلیل، شناخت کارمندان و بهبود تعامل مدیران با کارکنان در قدردانی از بردهای کوچک، حتی می‌تواند انگیزه آنان را برای انجام کارهای بیشتر تقویت کند. این کار بسیار ساده است. نیازی به آماده‌سازی ندارد، هیچ هزینه‌ای ندارد و دنیای متفاوتی را برای هردو طرف ایجاد می‌کند. سه مرحله در شناخت و قدردانی بازتابی از کارمندان وجود دارد که از نظر پرسنل سازمان، فقط یک مکالمه ساده به نظر می‌رسد.

• مرحله اول: کارمندان را به اشتراک گذاری دعوت کنید

اولین قدم در شناخت کارمندان و قدردانی از آن‌ها این است که به آنان قدرت دهید تا به آنچه افتخار می‌کنند و چرایی آن را به اشتراک بگذارند. نیازی نیست این موضوع به عنوان یک جلسه جداگانه و متمرکز اتفاق بیفتد؛ این مسائل را در زمان روابط روزمره و برخوردهای متداول در سازمان از آن‌ها بپرسید. به طور مثال می‌توانید از آن‌ها بپرسید:

1. مدتی است که صحبت نکرده‌ایم، اخیراً روی چه کاری در سازمان مشغول هستید که به آن افتخار می‌کنید؟
2. برای چه می‌خواهید قدردانی شوید؟
3. روی چه چیزی کار می‌کنید که شما را هیجان‌زده کند؟
4. سخت‌ترین بخش کار شما اخیراً چه بوده است و چگونه آن را طی کرده‌اید؟

توجه داشته باشید که ممکن است اولین باری که این کار را با کارکنان خود امتحان می‌کنید، آن‌ها تعجب کنند و یا نگران و مشکوک شوند. برای اینکه به لحاظ روانیِ وضعیت مدیریت کنید، سؤال خود را با گفتن این جمله آغاز کنید: “اخیراً مقاله‌ای خوانده‌ام که توضیح می‌داد چگونه اغلب کارهایی که مردم ما هرروز انجام می‌دهند را نمی‌بینیم. این موضوع من را به این فکر انداخت که درباره آن چه که شما افتخار می‌کنید، بیشتر بدانم. درواقع دوست دارم از آن چیزی که من نمی‌بینم، درباره خودتان به من بگویید.” بعد از اینکه درخواست کردید، برخی از کارمندان شروع به صحبت می‌کنند و احتمال دارد جواب‌های استانداردی مانند “من به اینکه یک کارمند خوب سازمان هستم افتخار می‌کنم”، “هر کاری که انجام می‌دهم، هیجان‌انگیز است” را بدهند یا حتی از گفتن چیزی اجتناب کنند.

و اینجاست که مرحله بعدی وارد از شناخت کارکنان می‌شوید.

• مرحله دوم: کاوش مثبت

پترا کولبر نویسنده معروف در کتاب خود با عنوان “سم کمال گرایی” این چنین گفته است: “ما به عنوان انسان تمایل داریم دستاوردهایمان را به حداقل و کاستی‌هایمان را به حداکثر برسانیم.” شما به عنوان مدیر آن‌ها می‌توانید به کارمندان کمک کنید تا دستاوردهای خود را کشف کنند.

در جواب سؤال‌های مرحله اول اگر با “نمی‌دانم” پاسخ دادند، سعی کنید سؤالاتی را دنبال کنید که به آن‌ها کمک می‌‌کند تا در مورد کاری که انجام داده‌اند، بیشتر فکر کنند و در مورد آن‌ها صحبت نمایند.

اگر آن‌ها بگویند، “من یک ماه است که با این برنامه جدید دست و پنجه نرم می‌کنم، اما بالاخره X را کشف کردم و در نهایت می‌توانیم کار Y را انجام دهیم.” و این برای من هیجان‌انگیز است! حالا نوبت شما است که با کاوش مثبت توجه آن‌ها را به تلاش و پیشرفتی که کرده‌اند، جلب کنید. به طور مثال، می‌توانید از آن‌ها بپرسید:

1. چگونه توانستید این کار را انجام دهید؟
2. چه چیزی برای پیدا کردن راهکار آن لازم بود؟
3. در این فرآیند، چه چیزی یاد گرفتید؟

همانطور که کارمندان اطلاعاتشان را با شما به اشتراک می‌گذارند و احتمالاً آن چه را که برای آن‌ها مهم است، به وضوح برای شما آشکار می‌کنند. به موانعی که بر آن‌ها غلبه کردند و فداکاری‌هایی که انجام دادند، خوب گوش دهید تا بتوانید بیشتر به شناخت کارمندان خود برسید.

• مرحله سوم: منعکس کنید

بعد از اینکه کارمندان شما تلاش‌ها و استعدادهایش را با شما به اشتراک گذاشتند، وقت آن رسیده که به آنچه شنیده‌اید به دقت و با تمرکز کافی فکر کنید. گاهی اوقات این می‌تواند به سادگی “متشکرم برای تمام کارهایی که انجام می‌دادید، من نمی‌دانستم که شما تمام این کارها را انجام داده‌اید.” یا “ممنون که به اشتراک گذاشتید، واقعاً شگفت‌انگیز است” اکتفا نمایید، درواقع تصمیم با شماست.

برای شناخت کارکنان و بر حسب تشخیص در آن لحظه، می‌‌توانید نظر خود را به کارمندتان منعکس کنید. اگر مدت زیادی است که با آن‌ها ارتباط نداشته‌اید و یا از مشکلات آن‌ها بی‌خبر بوده‌اید، به عنوان یک مدیر موفق و مؤثر، بهتر است زمانی که متوجه مشکل همکارتان شده‌اید، با جزئیات بیشتر به آن‌ها فکر و صحبت کنید تا نشان دهید که توانایی‌ها و مشکلات آن‌ها برای شما مهم است.

به طور مثال، مدیر آلیا می‌توانست به وی اینگونه بگوید: “آلیا، می‌دانستم که برنامه تمرینی که تهیه کردی، شگفت‌انگیز است، اما نمی‌دانستم هرکاری که در پشت صحنه انجام می‌دادی تا این اتفاق بیفتد. از طراحی برنامه درسی گرفته تا سازماندهی فیلم‌برداری و ویرایش همه محتواها، تا فکری که برای ارائه این آموزش در همه فروشگاه‌های ما به کار می‌برید. این واقعاً فوق‌العاده است که همه این کارها را خارج از محل کار و در کنار زندگی شخصی خود انجام دهید. از شما برای همه کارهایی که انجام داده‌اید، متشکرم.”

به یاد داشته باشید

شناخت کارمندان با ارزیابی عملکرد آن‌ها و تشخیص انعکاسی، درواقع یک راهکار ساده مدیریتی برای توانمندسازی کارمندان سازمان شما است. کارمندان با به اشتراک گذاشتن آن‌چه که به آن افتخار می‌نمایند، درواقع به شما در شناخت استعدادهایشان کمک می‌کنند.

توجه به این نکته مهم است که برخی افراد عادت ندارند درمورد آنچه به آن افتخار می‌کنند، زیاد صحبت کنند. به همین دلیل، ممکن است کمی طول بکشد تا تیم شما با این ایده آشنا شود. اما اگر برای شناخت کارکنان، آن را در هر یک از جلسات فردی و تیمی خود مرور کنید، افراد برای به اشتراک‌ گذاشتن افتخاراتشان آماده می‌شوند و کارمندان احساس ارزشمند بودن می‌‌کنند.