تولد در محیط کار | برای اعضا سازمان تولد بگیریم یا نه؟

تولد در محیط کار چه اصولی باید داشته باشد؟

تولد در محیط کار از موضوعاتی است که درعین سادگی و پیش پا افتادگی، چالش‌های زیادی را می‌تواند در سازمان ایجاد کند. یک مجموعه، در سالروز تولد کارمندانش چه کاری باید انجام دهد؟ اصلاً باید کاری انجام دهد یا خیر؟ در این مقاله تولد در محل کار در سیمپل اچ آر، از زوایای مختلفی به پدیده تولد گرفتن در سازمان نگاه می‌کنیم.

تولد در محیط کار باید اجرا شود یا خیر؟

در ابتدا می‌توان قضیه تولد در محل کار را استراتژیک نگاه کرد. این که سازمان به‌طور کلی فعالیتی در تولد پرسنل در سازمان داشته باشد یا نداشته باشد، بستگی به دید استراتژیک شما در منابع انسانی سازمان و فرهنگ سازمانی دارد. برخی از محیط‌های کاری دارای تعداد بالایی از پرسنل هستند که پرداختن به تولد تک‌به‌تک آن‌ها، کاری سخت، زمان‌بر و پرهزینه است اما برخی از سازمان‌ها که تعداد کارکنان آن کمتر است، به مراتب این کار راحت‌تر صورت می‌گیرد. ما در ادامه به انواع رویکردهای تولد در محیط کار می‌پردازیم.

باید این نکته را مدنظر قرار دهید که جشن گرفتن روز تولد پرسنل، کاری کاملاً دلی است و باید همین‌گونه نیز برگزار شود. سازمان باید در قامت یک انسان که هیچ گذشته‌ای با فرد نداشته و به آینده نیز نگاهی ندارد، در جشن او شرکت کند و در شادی وی شریک شود.

ممکن است که بیرون از سازمان، افراد با یکدیگر گروه‌های دوستی مختلفی داشته باشند، جشن تولد بگیرند و کادوهای چند هزار دلاری به یکدیگر کادو دهند که این دیگر مهم نیست؛ مهم این است که در سازمان، که یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایش، حفظ عدالت بین پرسنل است، در جشن تولد کارمندانش این اتفاق نیوفتد.

رویکردهای تولد در محیط کار چیست؟

آشنایی با رویکردهای تولد در محیط کار به شما کمک خواهد کرد که باتوجه به شرایط سازمان خود، بهترین انتخاب را برای این کار داشته باشید.

• رویکرد اول

در رویکرد اول تولد در محیط کار، اگر پرسنل برای بیزینس شما خیلی اهمیتی ندارند، طبیعتاً شما می‌توانید هیچ فعالیتی در این موضوع نداشته باشید. برای مثال، اگر کسب و کار شما کاری مثل معدن است و روزانه هزاران نفر در معدن شما کار می‌کنند و هزینه جابه‌جایی پرسنل بسیار پایین است، خب دلیلی ندارد که برای تولد آن‌ها برنامه‌ریزی انجام دهید.

البته این موضوع را هم درنظر بگیرید که تعداد کسب و کارهایی که افراد داخل سازمانشان برایشان اهمیتی نداشته باشد، خیلی کم بوده و می‌توان گفت که جزو موارد نادر هستند. پس به‌صورت کلی می‌توان فرض را بر این گذاشت که پرسنل برای سازمان اهمیت دارند و درنتیجه، سازمان در روز تولدشان، که برای افراد روز مهمی است، فعالیتی می‌خواهند انجام دهند که خود را در شادی آن فرد سهیم کرده و از این طریق باعث ایجاد حال بهتر در فرد شوند.

• رویکرد دوم 

در رویکرد دوم تولد در محیط کار که عموماً برای سازمان‌های پخش شده (distributed) که عمدتاً بزرگ هم هستند، مثل فروشگاه‌های زنجیره، بیزینس‌هایی که دارای چندین دفتر هستند یا بیزینس‌هایی که در یک جا مستقر هستند اما تعدادشان بیش از ۵۰۰ نفر است، مناسب است. در این رویکرد، خود سازمان به‌طور مستقیم کاری انجام نمی‌دهد اما آموزش‌هایی را به مدیران و مسئولان هر واحد ارائه می‌کند که برای این روز پرسنل خود، کاری انجام دهند. حتی سازمان می‌تواند بودجه‌ای مشخص هر فرد درنظر بگیرد که جشن تولد در محل کار برای آن‌ها به‌خوبی برگزار شود. البته منظور از بودجه، دادن کارت هدیه به خود فرد نیست؛ بلکه هزینه‌ای است که برای خرید کیک و وسایل جشن گرفتن برای آن صرف می‌شود. مثلاً ممکن است شما به مدیران شعب خود این اختیار را بدهید که برای تولد هر فرد، بودجه ۲۰۰ دلاری اختصاص دهند که می‌توانند از آن به هر نحوی که می‌خواهند، استفاده کنند.

با این روش، مسئولیت و فشار برگزاری تولد از دوش سازمان به‌صورت مستقیم برداشته می‌شود. همچنین شما بازوهای اجرایی خود را در سازمان بیشتر کرده و هر یک مدیران خود را به فعال حوزه منابع انسانی تبدیل کرده‌اید.

• رویکرد سوم

مدلی که مورد پسند شرکت‌های کوچک است و عموماً استارت‌آپ‌ها با تصاویر و فیلم‌هایی که از جشن تولد در محیط کار خود می‌گیرند، لینکیدن را پر می‌کنند. در این رویکرد، سازمان مستقیماً خود را مسئول برگزاری جشن تولید تک‌به‌تک پرسنل می‌داند که عملاً در سازمان‌های کوچک زیر ۲۰۰ نفر قابل اجرا است. توجه کنید که منظور از جشن، یک جشن به معنی واقعی که افراد طی مراسمی مشخص برای زمان حداقل یک ساعت دورهم جمع می‌شوند و اگر شرکتی مثلا در روز تولد پرسنل به همه آنان کارت هدیه می‌دهد، این کار رویکرد سوم ما نیست، تلفیقی از رویکرد دوم و سوم است.

البته این رویکرد برای همان سازمان ۲۰۰ نفره هم هزینه‌ای سرسام‌آور خواهد داشت. هزینه آن، خود مراسم نیست؛ بلکه زمانی است که برای مراسم تولد در محیط کار گرفته می‌شود. ۲۰۰ نفر و هرکدام یک ساعت؛ یعنی در طول سال، تقریباً یک ماه کامل، به جشن تولد گرفتن خواهد گذشت!

بهترین شیوه تولد در محل کار چیست؟

طبیعتاً انتخاب مدل مناسب تولد در محیط کار، به شرایط سازمان بستگی دارد. ممکن است مدلی که انتخاب می‌کنید، تلفیقی از دو مدل باشد. قطعاً درحال حاضر، در سازمان شما برای تولد پرسنل کاری درحال انجام است؛ حتی اگر آن کار، «هیچ کاری نکردن» باشد، «کار» محسوب می‌شود و تغییر ناگهانی آن ممکن نیست. پس برای تغییر در سازمان و همچنین فرهنگ سازمانی، نیاز به تغییری قدم‌به‌قدم دارید که ممکن است از هرکدام از این مدل‌ها یا تلفیق آن‌ها استفاده کنید.

اما مدلی که قابل گسترش و مدرن‌تر باشد، مدل رویکرد دوم با کمی کمک از مدل لینکدینی است که در ادامه این مقاله تولد در محیط کار در سیمپل اچ آر توضیح داده خواهد شد.

آیا در جشن تولد در محل کار باید کادو بدهیم؟

در جشن تولد در محیط کار که برگزار می‌شود، مشکل‌ساز ترین قسمت آن، کادویی که سازمان می‌دهد نیست؛ بلکه کادویی است که پرسنل می‌دهند! برای مثال، وقتی تولد کارمند خدمات شرکت است، معمولاً به‌واسطه اینکه به تمام واحدها ارتباط دارد، همه افراد برای تولد او کادو تهیه می‌کنند اما مثلاً برای برنامه‌نویسی که در اتاق آخر شرکت مشغول به کار هست و با کسی کاری ندارد، هیچ‌کس هم کادویی نمی‌گیرد. یا برای افرادی که در تیم‌های بزرگ کار می‌کنند، به‌عنوان نمونه، تیم‌های ۱۰ نفره، به واسطه اینکه با افراد بیشتری در ارتباط هستند، تعداد کادو‌های دریافتی عموماً خیلی بیشتر از کادوهای دریافتی تیم‌های کوچک‌تر است. حتی در تولد در محل کار برای مدیران، در مقایسه با کادو‌هایی که به کارشناسان شرکت داده می‌شود، افراد، به مدیران خود کادوهای بیشتری هدیه می‌دهند.

ممکن است بگویید خب، این جامعه است و این هم پدیده‌ای طبیعی در جامعه که عده‌ای محبوب‌تر هستند و عده‌ای آن قدر محبوب نیستند و این موضوع، به سازمان ربطی ندارد!

شاید در نگاه اول به سازمان ربطی نداشته باشد، اما یک مجموعه، باید نقش شخصیتی بی‌طرف و عادل را بازی کند؛ شخصیتی که به همه افراد به چشم برابر (متناسب) نگاه می‌کند و این که در جلو چشم سازمان، در جلسه‌ای رسمی و جلوی همه افراد، این قضیه خدشه‌دار شود، به نوعی انگار که عدالت آن جا زیر سؤال می‌رود.

علاوه‌بر این‌ها، سازمان در مراسم تولد در محیط کار پرسنل خود، درحال «دخالت» کردن در یکی از شخصی‌ترین موارد زندگی افراد، یعنی تولدشان است که رسماً به او هیچ ارتباطی ندارد و این دخالت، باید به دور از توجه به عملکرد، سِمَت سازمانی، جنسیت و محبوبیت آن در آن مجموعه باشد.

این یک روز خاص برای شخص است که هر اتفاقی در آن روز رخ دهد، شخص تا سالیان سال در ذهن خود نگه خواهد داشت. اما درنهایت، سازمان باید کادو بدهد یا نه؟

سازمان کادو بدهد، هیچ مشکلی ندارد؛ اما نباید اجازه دهید که پرسنل به یکدیگر در جلوی شما کادو دهند. منظور از شما، در جلسه رسمی سازمان است که درباره دلایل آن صحبت کردیم. البته سازمان می‌تواند کادوی خود را با رویکرد دوم و اختصاص دادن بودجه به فرد تحویل دهد. مثلاً همان بودجه ۲۰۰ دلاری و مدیر می‌تواند انتخاب کند که برای فرد، چه هدیه‌ای خریداری کند. اما هر کادویی به فرد داده می‌شود، تنها ازطرف سازمان و همچنین، بودجه کادو تمام افراد با یکدیگر باید برابر باشد. نمی‌توان بودجه کادو مدیران را ۶۰۰ دلار و کارشناسان را ۲۰۰ دلار در نظر گرفت.

چگونه سازمان به کارکنان خود هدیه تولد بدهد؟

برای اینکه کادوهای سازمان در جشن تولد در محیط کار از حالت تکراری خارج شوند، اول اینکه می‌توانید مدیر هر شخص را مسئول خرید کادو آن شخص با بودجه مشخص کنید و از مدیر بخواهید که برای او، کادویی متفاوت خریداری کند. علاوه‌بر این‌ها، برای اینکه کادو شخصی‌سازی بیشتری داشته باشد و افراد بیشتری در آن سهیم باشند، بدون آن که جو شرکت برهم ریزد، می‌توانید از افراد بخواهید جملات مثبت، آرزو و یا خاطرات لذت‌بخشی را که با آن فرد داشته‌اند را بنویسند و شما آن‌ها را در یک فرمت مناسب تبدیل کرده و بدون ذکر نام نویسنده، در کنار کادو شخص به او تحویل دهید.

آیا برای تمام پرسنل سازمان در روز تولدشان باید جشن بگیریم؟

یکی از اتفاقاتی که در مراسم‌های تولد در محیط کار روی می‌دهد، این است که ممکن است مثلاً در اردیبهشت ماه، کلاً تولد ۲ نفر باشد ولی در آبان ماه، ۲۰ نفر و این اتفاق، معمولاً در سازمان‌هایی که از ۲۰۰ نفر بیشتر هستند روی می‌دهد. در آن یک ماه هر روز تولد یک نفر هست و راندمان سازمان ازبین خواهد رفت.

برای چنین سازمان‌هایی، یکی از روش‌هایی که می‌توان زمان افراد را بهتر مدیریت کرد، این است که اول هر ماه، جشن تولد کلی برای تمام متولدین آن ماه گرفته می‌شود. حال ممکن است در آن ماه، یک نفر باشد یا ممکن است ۲۰ نفر. مجموعه یا مدیر آن واحد، وظیفه خودش را با این کار انجام داده است. یک جشن مشترک در ابتدای هر ماه که در آن، کادوی افراد نیز تک‌به‌تک داده خواهد شد.

به سادگی، تولد نگیرید!

تولد در محیط کار، شاید در ظاهر اتفاق ساده‌ای باشد اما پر از ظرافت و حساسیت است و اگر از زوایای مختلف به آن نگاه نشود، سرمنشأ شروع بسیاری از حسادت‌ها، غرور و ناراحتی‌ها در سازمان خواهد شد و به جای آن که در ایجاد حال خوب کمک کند، باعث ازبین رفتن آن و به‌وجود آمدن حال بد خواهد شد. حتی ممکن است به جایی برسد که برخی سازمان‌ها درحال تجربه‌ آن هستند: «تولد و جشن گرفتن در سازمان ممنوع!»

قطعاً هیچ مدیر موفق و سالمی دوست ندارد چنین قانونی وضع کند؛ اما وقتی شرایط از کنترل خارج شود، راه حلی جز توقف وجود ندارد.