تعدیل نیرو انسانی در سازمان چگونه انجام می شود؟
تعدیل نیرو و به‌طور کلی، چگونه تعدیل نیرو کنیم ، یکی از عباراتی است که این روزها بیش از گذشته به گوش می‌رسد و نگرانی ایجاد می‌کند. این نگرانی، بعد از تعدیل‌هایی که شرکت‌هایی مثل فیس‌بوک و اپل انجام دادند، بیش از گذشته به سازمان‌ها نزدیک شد. اما همانطور که ما انسان‌ها خودمان را برای فصل‌های مختلف آماده می‌کنیم؛ مثلاً لباس‌های زمستانی و تابستانی می‌خریم، برای سفر عید برنامه‌ریزی می‌کنیم و برای جلوگیری از ترافیک اول مهر، زودتر از خانه به محل کار حرکت می‌کنیم، لازم است برای فصول مختلف سازمان نیز همین کار را انجام دهیم. این فصل از دوران سازمان‌ها نیز مانند دیگر فصل‌هایی که مجموعه آن را تجربه می‌کند، غیر قابل پیش‌گیری و امری طبیعی است؛ فصل بحران و تعدیل.
همانطور که سازمان‌ها دوران رشد، اوج، ثبات، افول و از هم پاشی دارند، دوران بحران نیز یکی از اتفاقی است که در بین این فصول، می‌تواند روی دهد. حال دوباره این بحران سازمان‌ها پیش آمده است و لازم است همانطور که برای دیگر فصول سازمان برنامه‌ریزی می‌کنیم، برای این فصل نیز آماده شویم. ما در این مقاله تعدیل نیرو در سیمپل اچ آر، هفت کاری که در دوران بحران و تعدیل نیروی انسانی در سازمان بهتر است انجام دهید را برایتان آورده‌ایم.
چگونه تعدیل نیرو کنیم؟
در ادامه به ۷ راهکار برای نحوه تعدیل نیرو و برای اینکه بدانیم چگونه تعدیل نیرو کنیم ، آورده شده است.
- از فرصت استفاده کنید
از دست دادن فرصتی که یک «بحران» برای شما ایجاد می‌کند، بزرگ‌ترین ضرری است که می‌توانید به سازمانتان بزنید. یک بحران اقتصادی و تعدیل نیرو در سازمان، فرصتی بی‌نظیر به رهبران فرصت‌طلب در سازمان می‌دهد که بتوانند نگاهی عمیق به داخل سازمان خود بیاندازند، آن‌ها را بررسی کنند و ساختار سازمانی را بهبود بخشند. می‌توان به تعدیل، به‌مانند هرس کردن درخت نگاه کرد؛ اتفاقی دردناک و اذیت‌کننده ولی برای رشد سازمان واجب و ضروری. پس در اولین گام در مواجه با بحران اقتصادی و کوچک شدن سازمانتان، باید دیدگاه خود را مثبت نگه‌دارید و به آن، به چشم یک فرصت برای اصلاح نگاه کنید.
از همین رو، کوچک کردن کسب و تعدیل نیروی انسانی در سازمان، نباید به یک تصمیم کلی در سازمان تبدیل شود؛ بلکه یک تصمیم کاملاً استراتژیک است. یعنی به جای اینکه به تمام مدیران واحد اعلام شود که ۱۵ درصد از پرسنل خود را اخراج کنند، شاید به این نتیجه برسید که یک واحد را ۴۰ درصد کاهش دهید، یک واحد را اصلاً کاهش ندهید و بقیه واحدها را ۵ درصد کوچک کنید.
- تنها راه، تعدیل نیرو نیست
تنها راه کاهش هزینه‌های منابع انسانی، تعدیل نیرو نیست. در دوران بحران و رکود اقتصادی، که همه مردم در شرایط سختی قرار می‌گیرند، یکی از گزینه‌هایی که از اخراج کارمند جلوگیری می‌کند و همچنین، تعلق سازمانی و احساس آن را در فرد بسیار تقویت می‌کند، گذاشتن این گزینه روی میز پرسنل است که برای مثال، حقوق کل آنان ۳۰ درصد در طول این دوره کاهش پیدا خواهد کرد، یا اضافه‌کاری ممنوع است. اتفاقی که در دوران بحران رخ می‌دهد، این است که افراد در این شرایط سخت حاضر هستند کمی از شرایط ایده‌آل خود فاصله بگیرند تا به همکاران خود کمک کنند.
- از شایعه ها جلوگیری کنید
شاید دردسرسازترین قسمت تعدیل نیرو ، صحبت‌های درگوشی است که بعد از آن اتفاق می‌افتد. در چنین شرایطی، تنها راه حل، صحبت کردن و توضیح دادن دلایل این اتفاق است؛ مشخص کردن اینکه بر چه اساسی این تعدیل اتفاق افتاده و چرا آن افراد برای تعدیل انتخاب شده‌اند. شما جلوی صحبت‌های درگوشی را نمی‌توانید با تهدید و گفتن اینکه: «درباره تعدیلی‌ها صحبت نکنید.» بگیرید و تنها راه این است که خودتان پیش‌قدم شوید و صحبت کنید.
- سریع عمل کنید
لحظه‌ای را تصور کنید که شخصی می‌خواهد لیوان پر از آب خود را به شوخی روی شما بریزد. چشمان خود را می‌بندید، بدن خود را منقبض می‌کنید، نفستان را نگه می‌دارید تا کارش را انجام دهد. حال تصور کنید این مدت زمان، ۲ ساعت طول بکشد! شرایطی که خودتان برای خودتان درست می‌کنید، بسیار سخت‌تر از خود اتفاق خواهد بود. در تعدیل نیز باید سریع، شفاف و صادقانه عمل کرد. در یک سازمان، از سه ماه قبل برنامه تعدیل نیرو اعلام شد که در ۱۰ درصد ریزش خواهند داشت. در طول سه ماه بعدی، اکثر پرسنلی که جزو بهترین‌های سازمان بودند و در سازمان‌های دیگر پیشنهاد شغلی داشتند، از سازمان رفتند؛ چون فکر می‌کردند عضو آن ۱۰ درصد هستند.
علاوه‌بر این‌ها، در تعدیل نیرو ، به‌صورت صادقانه و کمی بیش از چیزی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، اقدام کنید. اینکه برنامه‌ریزی شما ۱۰ درصد ریزش است ولی ۱۲ درصد انجام دهید و در طول ۶ ماه بعدی، مجدد چند نفر را جذب و استخدام کنید، خیلی بهتر از آن است که ۱۰ درصد ریزش انجام دهید ولی در طول ۶ ماه بعدی، مجدداً لازم شود ۵ درصد بیشتر این کار را انجام دهید که در این صورت، دیگر کنترل سلامت روانی و استرس کارکنان، بسیار دشوار خواهد شد. همچنین ما در مقاله استرس در محیط کار به راه‌های مدیریت استرس کاری پرداخته‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مطالعه نمایید.
- بدرقه کنید
افرادی که تعدیل می‌شوند، سؤال دارند و نگران هستند و سازمان‌هایی که تعدیل می‌کنند نیز معمولاً راه‌حل‌هایی برای استخدام شدن آن پرسنل در جایی دیگر یا سازمانی دیگر دارند یا حداقل، مدیر می‌تواند جلسه کوتاهی با شخص تعدیل شده برگزار کند و به او راهنمایی کند که چطور می‌تواند شرایط خود را بهبود بخشد. هر شخصی که در سازمان شما بوده، با پرسنل شما در ارتباط است و توانایی این را دارد که حداقل، کمی شرایط محیط کاری شما را بهم بریزد. این جلسه درواقع مانند این است که شما می‌خواهید جلوی انفجاری را بگیرید. شاید کار خاصی نتوانید انجام دهید اما این جلسه از جنس کاری‌هایی است که برای کاهش ریسک خروج پرسنل انجام می‌دهید.
- آرامش بدهید
افرادی که که بعد از تعدیل نیرو در سازمان می‌مانند، نیاز به گذراندن زمان بیشتری با مدیرشان دارند. صرف اینکه بگوییم: «آن‌ها تعدیل نشده‌اند، پس باید بدانند برای سازمان ارزشمند هستند.» کفایت نمی‌کند. باید با آنان صحبت کنید و بگویید که در دوره جدیدی که سازمان در پیش دارد و پس از تغییرات استراتژیکی که سازمان انجام داده است، روی آنان حساب ویژه‌ای باز می‌کنید. باید به آنان بگویید که فرایند تعدیل تمام شده است و ملاک‌هایی هم که تعدیل کرده‌اید را برای آنان شفاف کنید؛ چراکه آنان باید بدانند که نفر بعدی «تعدیلی» سازمان نیستند. هرچند که سازمان‌ها از این ترفند، یعنی ترس از اخراج، برای افزایش بهره‌وری استفاده می‌کند، ولی این ترس فقط در کوتاه‌مدت جواب‌گو بوده و در بلندمدت به ضرر سازمان می‌شود.
- کار را مجدد طراحی کنید
اگر سازمان را ۱۰ درصد کوچک کردید، باید کارها را هم ۱۰ درصد کوچک کنید یا حداقل ۱۰ درصد تغییر دهید. درواقع، گام بعد از تعدیل نیرو، اصلاح ساختار سازمانی و شرح شغل برای افراد سازمان است. اینکه شما توقع داشته باشید بعد از تعدیل، سازمان همان کارهایی را انجام دهد که قبل از تعدیل انجام می‌داد، توهمی بیش نیست.
کارهایی که بعد از تعدیل نیرو باید انجام داد
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که بعد از تعدیل نیرو در سازمان روی می‌دهد، این است که مدیران سازمان نه‌تنها درباره اتفاقی که افتاده است صحبت نمی‌کنند، بلکه درباره مسیر پیش رو نیز حرفی نمی‌زنند؛ آن هم در شرایطی که نیاز پرسنل به شنیدن و دانستن اینکه مجموعه در آینده برنامه‌ای دارد، روبه‌رشد خواهد بود و درحال حاضر، صرفاً برای به حداقل رساندن ریسک مجموعه، مجبور به انجام چنین کاری شده است، از همیشه بیشتر است. قبل از اینکه دوباره بخواهید شروع به کار کنید و استراتژی‌های جدید خود را اجرا کنید، نیاز دارید که درباره استراتژی خود با اعضای سازمان صحبت کنید، به آنان نشان دهید که برنامه دارید و امیدوار هستید که شرایط بهتری را خواهید ساخت.
- در تعدیل نیرو ، احساس را حذف نکنید.
انسان‌ها دوست ندارد در دیگران، درد و ناراحتی ایجاد کنند و این رفتار طبیعی است که وقتی صحبت از تعدیل نیرو می‌شود، مدیران برای اینکه احساس گناه، شکست یا رنجاندن دیگران را کمتر حس کنند، خود را از این قضیه دور یا زمان بسیار کوتاهی را برای آن خرج نمایند. اما این کار در دید پرسنل سازمان، مساوی است با «نادیده گرفتن» و «بی‌احترامی» که با ریسک زیادی در داخل سازمان شما همراه است. در چنین شرایطی، حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید این است که زمانی برای همدلی‌کردن با این افراد درنظر بگیرید، کنارشان بنشینید و سعی کنید شرایط آنان را درک کنید، هرچند نتوانید کاری برایشان انجام دهید، قرار نیست توجیه کنید یا از تصمیم خود دفاع کنیدنمایید؛ بلکه فقط می‌توانید به حرف‌ها و احساساتشان گوش کنید یا درصورت امکان، توضیحات منطقی از شرایط بیزینس ارائه کنید.
- بعد از تعدیل نیرو ، باید استخدام کنید.
بعد از تعدیل نیرو باید پرسنل باقی‌مانده در سازمان را مجدد استخدام کنید. باید مجدد آن‌ها را راضی کنید که با شما بمانند و به شما اعتماد کنند. شما نمی‌توانید آنان را به حال خود رها کنید و حق سؤال پرسیدن را هم حتی از آنان بگیرید. شاید برای شما به‌عنوان مدیر، پذیرش این اتفاق راحت‌تر باشد و بتوانید عبور کنید، ولی پرسنل سازمان قطعاً کمتر از شما شاهد تعدیل بوده‌اند و در این کار، کم‌تجربه هستند. به آن‌ها این اطمینان را بدهید که هیچ برنامه‌ای برای تعدیل دوباره ندارید، اما به پیشنهاد سیمپل اچ آر، نگویید دیگر هیچ‌وقت تعدیل نخواهید داشت.
تعدیل، به سادگی نیست
تعدیل نیروی انسانی در سازمان از اتفاقات دشوار است. شاید زمان آن رسیده که از جمله «ما یک خانواده‌ایم» در سازمان فاصله بگیریم و قبول کنیم که ما با پرسنل خود، فقط همکار و هم‌تیمی هستیم و وابسته به شرایط بازار و محیطی، ممکن است هرزمان به این همکاری پایان دهیم. اما این پایان همکاری، لزومی ندارد که تلخ باشد و رابطه انسانی بین ما و پرسنل را خراب کند. با توجه کردن به این نکات، از اتفاقات نامناسب بعد از تعدیل می‌توان تا حد خوبی جلوگیری کرد.
نظرات شما