برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟ با مدل و مراحل برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) آشنا شوید

برنامه ریزی منابع انسانی

برنامه ریزی منابع انسانی ، یا human resource planning یا به اختصار HRP ، حلقه اتصال‌دهنده بین منابع انسانی و استراتژی سازمان است. استراتژی سازمان بیان می‌کند که به کجا می‌خواهد برسد و HRP شیوه رسیدن را شفاف می‌کند. اما الزاماً این برنامه‌ریزی، مستندی مفصل و حوصله‌سربر نیست! HRP می‌تواند به مختصری یک برگه کاغذ باشد، اما کاغذی بسیار عمیق و دقیق که دیدی چندجانبه به مسائل و محیط سازمان و ظرفیت فعلی منابع انسانی داشته است. می‌توان اینطور گفت که خروجی فیزیکی آن ممکن است کوتاه باشد، اما برای رسیدن به خروجی، نیاز شناختی عمیق و صرف زمان به‌صورت مستر است. در این مقاله برنامه ریزی منابع انسانی در سیمپل اچ آر تلاش کردیم تا با شفاف‌کردن جنبه‌های گوناگونی که در human resource planning وجود دارد، دیدی متفاوت و عمیق همانند سایر مقالات برایتان ایجاد کنیم و فضای کار بهتر برای خود و همکارانمان بسازیم.

برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

برنامه ریزی منابع انسانی عموماً به فرآیند مشخص‌کردن تعداد پرسنل موردنیاز با شرایط مشخص (شرح شغل مشخص) برای سازمان گفته می‌شود. این برنامه‌ریزی معمولاً به‌صورت مستمر درحال انجام است و هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود و هدف اصلی آن، اطمینان پیداکردن از اینکه پرسنل در بالاترین سطح تعامل با کار خود هستند (اگر «پرسنل درست» در «زمان درست» به «شیوه درست» وارد سازمان شوند، این اتفاق روی می‌دهد). همچنین HRP کمک می‌کند تا سازمان، یک واحد را با مازاد نیرو و واحد دیگر را با کمبود نیرو مدیریت نکند. سه قسمت اساسی در برنامه ریزی منابع انسانی شامل موارد زیر است:

• پیش‌بینی نیاز: سازمان در چه واحد‌هایی به چه تخصص‌هایی در چه زمانی نیاز دارد.
• فراوانی نیرو: تجزیه‌وتحلیل شرایط نیرو در بازار کار فعلی.
• برنامه‌ریزی: ایجاد تعادل بین نیروهای درخواستی و نیروهای موجود در بازار.

هدف برنامه ریزی منابع انسانی

سه منفعت و هدف اصلی از برنامه ریزی منابع انسانی متوجه سازمان می‌شود:

1. مدیریت هزینه: به‌طورکلی، چیزی حدود ۳۵ تا ۴۵ درصد درآمد سازمان‌ها، صرف منابع انسانی آن می‌شود. با HRP، قدرت تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی مالی سازمان تا حد بالایی افزایش می‌یابد.
2. افزایش بهره‌وری: با HRP، جلوی هدررفت منابع انسانی گرفته می‌شود، واحدی در سازمان، بیش از چیزی که واقعاً نیاز دارد پرسنل استخدام نمی‌کند و واحد دیگر نیز تحت فشار زیاد کاری و درنتیجه افت عملکردی قرار نمی‌گیرد که نتیجه آن، افزایش بهره وری در سازمان است.
3. افزایش چالاکی: وقتی که بدانید می‌خواهید چه کاری انجام بدهید و منابع انسانی موردنیازتان نیز در زمان مناسب به شما اضافه می‌شود، سرعت در تصمیم‌گیری و واکنش به اتفاقات برایتان سریع‌تر خواهد بود.

تاثیر برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

برنامه ریزی منابع انسانی هم برای سازمان‌های بزرگ که درحال توسعه و اضافه‌کردن خدمت‌های جدید به خود هستند و هم برای استارتاپ‌هایی که در مراحل ابتدایی رشد خود قرار دارند، بسیار مؤثر است. البته استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام در این دو جنس سازمان، کاملاً با یکدیگر متفاوت است. برای مثال، عموماً در استارتاپ‌ها با توجه به محدودیت شدید منابع، شما باید تا جای ممکن، مشاغل درخواستی سازمان را تفکیک، ساده و ارزان‌قیمت کنید تا بتوانید راحت‌تر در بازار پیدا و ریسک اشتباهات خود را کاهش دهید. اما در سازمان‌های بزرگ ممکن است شما شروع به راه‌اندازی دوره‌های آموزشی کنید تا نیاز سازمان را در ۶ ماه یا حتی ۲ سال آینده برطرف نمایید.

با برنامه ریزی درست منابع انسانی، یا HRP، شما می‌توانید تخصص‌ها و مهارت‌های موردنیاز سازمانتان را در زمان مناسب جذب کنید؛ برنامه ریزی آموزش و ارتقا برای پرسنل خود طراحی کنید، برنامه جانشین پروری حرفه‌ای داشته باشید و حتی در پروژه‌های بهبود فرهنگ سازمانی کار کنید.

برای اینکه اهمیت برنامه‌ریزی و داشتن یک HRP خوب برایتان شفاف شود، شاید لازم باشد که بدانید برخی محققین، برنامه ریزی منابع انسانی را جزو بااهمیت‌ترین و حتی اصلی‌ترین فعالیت واحد منابع انسانی در سازمان می‌شمارند. نکته مهم‌تر این است که بدانید این کار، یک اتفاق که یکبار در طول سال انجام شود نیست؛ بلکه یک فرآیند دائمی است که در طول سال، مداوم درحال بهینه‌سازی و تکمیل است. برای اینکه این برنامه‌ریزی درست انجام شود، لازم است که فعالان حوزه منابع انسانی، علاوه‌بر تسلط بر Function های منابع انسانی، شناخت عمیقی از سازمان و برنامه آن داشته باشد.

تفاوت HR Planning و Workforce Planning چیست؟

می‌توان تفاوت HR Planning و Workforce Planning را به‌طور ساده اینطور بیان کرد:

– بیشترین تمرکز در برنامه ریزی منابع انسانی ، نیاز داخل سازمان است و اگر شرایط بازار نیز موردبررسی قرار می‌گیرد، برای این است که نیاز داخل سازمان را پاسخ‌گو باشد. یعنی اولویت اصلی، پاسخ‌گویی نیاز داخل سازمان است.

– اما در Workforce Planning ما ابتدا خارج از سازمان را نگاه می‌کنیم، ترند‌ها، تغییرات تکنولوژیک، تغیرات سیاسی و اجتماعی را موردبررسی قرار می‌دهیم و سپس با برنامه استراتژیک سازمان هم‌راستا می‌کنیم.

برای مثال، ممکن است در برنامه ریزی منابع انسانی متوجه شویم که تا آخر سال به ۲۰ نفر نیروی برنامه‌نویس از یک تخصص خاص نیاز داریم، اما در  Workforce Planning متوجه شویم که با توجه به پیشرفت شدید هوش مصنوعی، می‌توانیم به جای ۲۰ نفر، از ۳ نفر که به استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی مسلط هستند، کمک بگیریم. همچنین این نکته نیز بسیار حائز اهمیت است که Workforce Planning تنها کار واحد منابع انسانی نیست و کل سازمان را درگیر می‌کند.

در همین مثال ذکرشده، برای اینکه متوجه شویم می‌توانیم از هوش مصنوعی کمک بگیریم و منابع انسانی کمتری اضافه کنیم، قطعاً نیاز به مشورت، تحلیل و کمک مدیرفنی سازمان خواهیم بود. work force planning در سازمان تضمین می‌کند که تعداد درستی از افراد در زمان درست برای پیشرفت سازمان در اختیار مجموعه قرار داد. این تعریف قطعاً اشتراکات زیادی با برنامه ریزی منابع انسانی دارد، حتی ممکن است خروجی WF planning و HR Planning کاملاً با یکدیگر یکسان باشد، اما WF Plannig تأکیدی است بر اینکه علاوه‌بر سازمان، نگاه جامعی به خارج از سازمان نیز وجود داشته باشد.

مراحل انجام برنامه ریزی منابع انسانی چیست؟

مراحل و شیوه‌های مختلفی برای انجام برنامه ریزی منابع انسانی ارائه شده است، اما یکی از مدل‌های موفق، ساده و کاربردی، به شکل زیر است:

۱ـ شناخت اهداف و استراتژی سازمان: برنامه‌ و استراتژی سازمان چیست؟ آیا قصد دارد فروش خود را افزایش دهد، تولیدات جدیدی به سبد محصولی خود اضافه کند یا هزینه‌ها را کاهش دهد؟ آیا به فکر ورود به فضای بین‌الملل است یا به فکر افزایش حضور خود در بازار فعلی است؟ با درک استراتژی سازمان، دید بسیار جامع‌تری نسبت به برنامه ریزی منابع انسانی خود پیدا می‌کنید. برای مثال، اگر هدف سازمان کاهش هزینه باشد، تلاش می‌کنید مدیران با توانایی کنترل بیشتر به مجموعه اضافه کنید؛ درحالی که اگر هدف سازمان گسترش بازار و ورود به حوزه‌های جدید باشد، تلاش می‌کنید مدیرانی جسورتر و با توانایی تحمل ریسک بالاتر به آن اضافه کنید.

۲ـ تحلیل شرایط درونی و بیرونی سازمان: در برنامه ریزی منابع انسانی باید توجه کنید که چه مهارت‌ها و تخصص‌هایی درون سازمانتان وجود دارد؟ چه سیستم‌ها و فرآیند‌هایی درست کار می‌کند؟ کدام تیم‌ها عملکردی ضعیف و کدام‌یک عملکردی قوی دارند؟ در بازار چه می‌گذرد؟ رقبای شما از کجا نیروی انسانی خود را پیدا می‌کنند؟ آیا تخصص‌هایی که به آنان نیاز دارید، در بازار وجود دارد یا باید آموزش دهید؟ همه این سؤالات را باید در این قسمت پاسخ‌گو باشید و تلاش کنید با مدل‌های تحلیلی مثل مدل مکنزی (7S) شرایط درونی خود را بسنجید و با مدل‌هایی مثل PESTEL، شرایط بیرونی سازمان را تحلیل کنید.

۳- شناخت فاصله عملکردی با هدف سازمانی: آن چیزی که سازمان می‌خواهد و آن چیزی که الان هستید، چقدر فاصله دارد؟ این فاصله چطور باید کمتر شود؟ چه استراتژی برای واحد‌هایی که ضعف عملکردی یا عدم تناسب با استراتژی سازمان دارند، باید پیاده شود؟

۴ـ مشخص‌کردن اولویت‌های منابع انسانی: قطعاً کارهای فراوانی نیاز است که انجام شود؛ اما کدام‌یک از این فعالیت‌ها اهمیت بیشتری دارند و می‌توانیم روی آنان تمرکز کنیم؟ کدام‌یک بیشترین آورده یا تأثیر را برای سازمانمان خواهد داشت؟ این موارد در برنامه ریزی منابع انسانی بسیار اهمیت دارند.

۵ـ اندازه‌گیری، کنترل و گزارش تغییرات: بعد از اینکه طبق اولویت بعدی عمل کردیم، باید تمام دستاوردها و تغییراتی که ایجاد کرده‌ایم را اندازه‌گیری کنیم. فعالیت‌ها در منابع انسانی عموماً به‌صورت وابسته هستند؛ به این معنی که قسمتی از عملکرد واحد منابع انسانی در سایر واحد‌ها وجود دارد و باید در آنجا دیده، ارزیابی و کنترل گردد. بنابراین، یکی از مهم‌ترین قسمت‌ها در انجام تمام فعالیت‌های منابع انسانی، شفاف‌کردن آن قسمتی است که متأثر از HR سازمان است.

۶ـ تکرار دوباره فرآیند از ابتدا: در برنامه ریزی منابع انسانی خروجی‌ها باید کنترل گردد، تأثیر ایجادشده باید شفاف و سپس این چرخه از ابتدا مجدد تکرار شود. البته وابسته به سرعت تغییرات در صنعت، سازمان و محیطی که در آن کار می‌کنید، ممکن است مرحله یک و دو را ۶ ماه یکبار یا حتی چند سال یکبار انجام دهید، اما ممکن هم است که در صنایعی مثل حوزه IT، این کار را هرماه لازم باشد.