مدیریت زمان برای مدیران و نحوه درست آن
مدیریت زمان برای مدیران ، امروزه که سازمان‌ها از مشغله‌های بالایی برخوردارند، امری ضروری است که نحوه درست آن را بدانند. اصطلاح «میمون ذهن» برای وقتی استفاده می‌شود که کسی بی‌قرار بوده یا تمرکز ذهنی پایینی داشته باشد و اصطلاحی بودایی است که گفته می‌شود ما در ذهنمان میمون بازیگوشی داریم که علاقه دارد از درختی به درختی دیگر بپرد و این پرش از این درخت به آن درخت، همان پریدن از روی کاری به کار دیگر است.
بعدها این از این میمون برای حوزه مدیریت نیز استفاده شد. وقتی فردی، کاری را به کسی واگذار می‌کند، انگار میمونی را برای مراقبت به او می‌دهد که آن شخص، وظیفه نگهداری از آن را برعهده دارد.
اما به عنوان مدیر، چطور می‌توانید این میمون‌ها را به کارمندان بدهید؟ در چه شرایطی آن را پس می‌گیرید؟ تا کجا اجازه می‌دهید که میمون دچار سوء تغذیه بماند؟ کجا باید آن را کُشت؟ چطور این میمون‌ها باعث می‌شوند مدیران نتوانند به کار‌های اصلی خود برسند؟ در این مقاله مدیریت زمان برای مدیران در سیمپل اچ آر همه این موضوعات را بررسی خواهیم کرد. با ما همراه باشید.
چرا مدیریت زمان برای مدیران ضروری است؟
در ابتدا بیایید ببینیم که چرا مدیریت زمان برای مدیران ضروری است؟ برای مثال، شما به عنوان مدیر سازمان، درحال عبور از راهرو هستید که با یکی از کارمندانتان روبه‌رو می‌شوید و می‌گوید که در پروسه راه‌اندازی ساختمان جدید، در گرفتن مجوز شهرداری به مشکل خورده‌ایم. لحظه‌ای نگاه می‌کنید و می‌گویید که مشکل را برطرف خواهید کرد (میمونش را گرفتید!).
کمی بعد و در سالن غذاخوری، یکی دیگر از کارمندان پیش شما می‌آید و می‌گوید که با مدیر بخش خود به مشکل خورده و می‌خواهد واحدش را تغییر دهد. شما می‌گویید که با مدیر آن بخش صحبت خواهید کرد و مسئله خاصی نیست.
جلوتر که می‌روید، کارمند دیگری پیش شما می‌آید و می‌گوید که نامه اعلام قیمت به مشتری بدون پاسخ باقی مانده است و شما باتوجه به این که مشتری را می‌شناسید، می‌گویید که خودتان با او تماس خواهید گرفت و این پروسه، پروسه گرفتن میمون‌های بقیه کارمندان، یا به روایت دیگر، پروسه تحویل دادن قایمکی میمون‌ها به مدیر، درطول روز ادامه خواهد داشت که اگر مدیریت زمان برای مدیران وجود نداشته باشد، مشکلات قابل توجهی در سازمان پیش می‌آید.
مشکلات عدم مدیریت زمان برای مدیران در سازمان
باتوجه به موارد گفته شده، حالا می‌خواهیم مشکلات عدم مدیریت زمان برای مدیران در سازمان را با دو نکته به شما بگوییم.
- نکته اول: اینکه بگوییم فردی برای کسی کار می‌کند، جمله اشتباهی است؛ اما در شرایط این‌چنینی در سازمان، از مدیر سازمان می‌پرسم که: اگر قرار بود همه این کارها را خودتان انجام دهید، چرا نیرو استخدام کرده‌اید؟
- نکته دوم: در آخر روز، مدیر خود را غرق در ده‌ها کار (میمون) می‌بیند که از همه این کارها اطلاع دارد که درکشان کند، ولی آن‌قدر اطلاع ندارد که بتواند به تنهایی تصمیم بگیرد.
– می‌داند که مجوز شهرداری به مشکل خورده، اما نمی‌داند کار پیش کدام کارشناس است که از آن شخص پیگیری کند.
– می‌داند که مدیر آن واحد اخلاق خوبی ندارد، اما نمی‌داند که دقیقاً چه اتفاقی افتاده و مقصر کیست.
– می‌داند که مشتری پاسخ نداده، اما نمی‌داند که کدام یک از خدمات را از شرکت می‌خواسته و خط قرمز قیمت‌دهی کجاست.
بنابراین اتفاقی که می‌افتد این است که زمان مدیر، به بدترین شکل ممکن تلف می‌شود؛ چون مجبور است برای نگهداری هر یک از این میمون‌ها، مجدد با تمام افراد درگیر جلسه برگزار کند و طبیعتاً برگزار کردن این حجم از جلسه میسر نیست و در آخر روز، مدیر با احساس اینکه هیچ کاری نکرده و همه کاری کرده است، از سازمان خارج خواهد شد.
نحوه درست مدیریت زمان برای مدیران
حال می‌خواهیم ببینیم نحوه درست مدیریت زمان برای مدیران به شکلی باید انجام شود. یکی از راهکارها برای این که این میمون‌بازی را کنترل کنید، این است که در موقع تحویل میمون به کارمندان، وضعیت نگهداری از آن را از بین ۵ وضعیت زیر مشخص کنید:
- (این مرحله‌اش) تموم شد، صبر کن تا بیام.
- (این مرحله‌اش) تموم شد، ازم بپرس تا بگم چکار کنی.
- (این مرحله‌اش) تموم شد، پیشنهاد بده مرحله بعد چجوری باشه بعد تصمیم می‌گیرم.
- (این مرحله‌اش) تموم شد، بگو واسه مرحله بعد چیکار می‌کنی و بعد انجام بده (منتظر جواب من نباش).
- (این مرحله‌اش) تموم شد، بقیه‌اش رو هم خودت انجام بده؛ فقط منظم بهم گزارش پیشرفت بده.
قطعاً مدیر باید آن‌قدر حرفه‌ای باشد که در پروسه تحویل دادن میمون، بیش از چند کار محدود با افراد محدود، درگیر وضعیت یک و دو نشود. مدیری که از روش یک و دو زیاد استفاده می‌کند، ضعیف‌ترین کنترل را روی زمان خود خواهد داشت و دلیل بیشتر محدودیت زمان مدیران، همین وضعیت تحویل دادن میمون‌ها است.
اما مدیرانی که از وضعیت سه، چهار یا پنج بیشتر استفاده می‌کنند، وضعیت خیلی بهتری در کنترل زمان خود دارند.
قطعاً حرکت کردن از وضعیت یک در سازمان به سمت وضعیت پنج در مدیریت زمان برای کارمندان، کاری زمان‌بر بوده و نیازمند تقویت اعتماد در سازمان است. اینگونه به نظر می‌رسد که قدرت مدیریت زمان مدیران در کل سازمان تأثیرگذار است و مدیری که بتواند این کار را انجام دهد، سازمانی متعهدتر خواهد ساخت.
تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران
اگر شما مدیر سازمان هستید یا مدیرمنابع انسانی، با شفاف کردن این قوانین و تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران برای تحویل گرفتن کار از کارمندان و تبدیل کردن آن‌ها به فرهنگ در سازمانتان، هم باعث افزایش بهروه‌وری در مجموعه می‌شوید هم زمان خود را نجات می‌دهید:
- میمون‌ها یا باید تغذیه شوند یا ازبین بروند. نمی‌شود که کاری همینطور بدون اقدامی منتظر بماند. کار الان، برای الان است نه زمان دیگر.
- تعداد میمون‌های دست مدیر، باید تا حد امکان پایین نگه‌داشته شود.
- برای تحویل میمون به مدیر، باید وقت جلسه گرفته شود. این موضوع برای این است که کارهایی که واقعاً ارزشمند هستند، دست مدیران برسد، نه این که در راهرو درحال تردد هستید و کارمند شما دغدغه خودش را به شما بسپارد. منظور از گرفتن وقت جلسه از مدیر، بزرگ کردن سمت مدیریت در سازمان نیست و صرفاً نشان دهنده اهمیت کار است.
- تحویل میمون به مدیر، یا به صورت چهره‌به‌چهره صورت می‌گیرد یا به صورت تلفنی. هرگز تحویل میمون به مدیر به صورت ایمیل یا چت نخواهد بود؛ زیرا جواب دادن به آن ایمیل، خود زمان‌بر خواهد بود و ممکن است فراموش شود.
- همیشه سرپرست میمون باید مشخص شود و زمان بعدی که نیاز به غذا دارد نیز، از یکی از ۵ روش بالا (از صبر کن تا بیام تا خودت انجامش بده و بهم گزارش بده) مشخص شود.
به سادگی، مدیر زمان خود شوید
مدیریت زمان برای مدیران و سرپرستان در سازمان یکی از جدی‌ترین چالش‌ها است. چه بسا در سازمان دیده‌ایم که مدیران یا به کارهایشان نمی‌رسند یا درگیر کارهایی هستند که اولویت کاریشان نیست.
جمله‌ای که معمولاً مدیران می‌گویند: اگر در اتاقمان بسته بماند، به همه کارهایمان خواهیم رسید.
برای حل این مشکل از چندین زاویه می‌توان قضیه را بررسی کرد. یکی از زوایا، بررسی نحوه تحویل کار پرسنل به مدیران یا گرفتن راهنمایی از مدیران است که در این مقاله سیمپل آچ آر بررسی کردیم. البته این مقاله به هیچ وجه تلاش ندارد که مکالمات روزمره بین مدیر و کارمند را کنترل یا کاهش دهد و فقط در شرایطی که کارمند در مشکلی است و نیاز به مشورت دارد، و احتمالاً کار بیش از مشورت است، وارد می‌شود. (ما در مقاله بهبود تعامل مدیران با کارکنان به شما راه‌هایی برای این موضوع گفته‌ایم.)
یعنی…
یعنی در مدیریت زمان برای مدیران، در چک کردن‌های راهرویی یا در جلسات یک به یک، وقتی صحبت‌های شما در مدت زمان ۵ تا ۱۵ دقیقه تمام شد و در انتها برای شما، به عنوان مدیر کاری برای انجام وجود نداشت، درست پیش‌رفته‌اید. اما اگر در این جلسات، موضوعی هست که نیاز دارد شما کاری انجام دهید، به فرد بگویید که در کلندر، زمانی برای این موضوع انتخاب کند که با شما به صورت مفصل صحبت کند و به نتیجه برسد.
نظرات شما