مدیریت حل مسئله در محیط کار
حل مسئله در محیط کار و به‌صورت گروهی در سازمان، یکی از اصلی‌ترین اهداف تشکیل سازمان است. شما برای حل کردن مسائل خود، به قدرت جمعی اتکا می‌کنید و این قدرت است که سازمان را حرکت می‌دهد. اما چه اتفاقی می‌افتد که این جلسات حل مسئله گروهی، جواب‌دهی کافی را ندارد؟ چرا وقتی سازمان با مشکلی روبه‌رو می‌شود، توانایی حل مسائل آن طور که توقع داریم، نیست.
برای درک این اتفاق، یک بار جلسات طوفان فکری را بررسی و دلایل ناکارآمدی این مدل حل مسئله را نقد کردیم؛ اما این بار در این مقاله حل مسئله در محیط کار از سیمپل اچ آر، به دنبال درک عمیق‌تری از این پروسه هستیم تا با درک اتفاقاتی که در ذهن ما و در زمان حل مشکلات رخ می‌دهد، در زمان بروز آن‌ها، بهتر بتوانیم در بین اعضای تیم‌ها همکاری ایجاد کنیم.
نقش منابع انسانی در حل مسئله در محیط کار
تصور ما این است که اگر تنهایی به پنج راه حل رسیدیم، وقتی در جلسه حل مسئله ۱۰ نفر باشیم، حداقل به ۲۰ راه حل برسیم؛ اما درواقعیت، تنها به ۶ راه حل می‌رسیم و معمولاً در آخر جلسات به خودمان می‌گوییم: خب این راهکار را که خودم بدون جلسه هم می‌توانستم اجرا کنم!
و در آخر با وجود این که می‌دانیم این جلسات حل مسئله در محیط کار راندمان کافی را ندارند، با اتکا به صحبت‌های «منابع انسانی نماها» هنوز هم این پروسه را به امید افزایش نرخ تعامل پرسنل و توهم ایجاد تصمیم‌گیری جمعی انجام می‌دهیم.
یکی از نقش‌های منابع انسانی در حل مسئله در محیط کار این است که بتوانند «مکالمه» را در سازمان افزایش دهد و درک فعالیت مغز در زمان بروز مشکل، یکی دانش‌هایی است که می‌تواند به افزایش آن کمک کند.
فرایند برگزاری جلسات حل مسئله در محیط کار
در جلسات مختلف در سازمان، معمولاً چند اتفاق به‌صورت عمومی روی می‌دهد:
- برگزارکننده جلسه، دستور جلسه را مکتوب نمی‌کند و موضوع آن نیز از قبل مشخص نیست.
- افراد شرکت‌کننده در جلسه، هیچ علاقه‌ای برای مشارکت در بحث‌ها ندارند.
- افراد حاضر در جلسه، خود برای جلسه هیچ آمادگی ندارند.
- افراد محدودی در جلسه صحبت می‌کنند.
َاما مشکل کمی عمیق‌تر است. جلساتی مانند حل مسئله در محیط کار برگزار می‌شوند تا «مشکلی» را حل کنند، اما صرف حل کردن مشکل، که نیاز به مکالمه دارد، کفایت نمی‌کند؛ یعنی خود حل کردن «مشکل»، دارای پنج فاز مختلف است و این یعنی در جلساتی که برگزار می‌شود، افراد در پنج فاز مختف با یکدیگر درحال گفتگو هستند. (البته در بهترین حالت ،اگر گفتگویی شروع شود.)
این پنج مرحله در حل «مشکل» شامل مراحل زیر است:
- تعریف مشکل: مشکل واقعاً چیست؟
- راه حل: راهکار‌های موجود برای حل مشکل چیست؟
- ارزیابی راه حل: راه حل‌های ارائه شده، هرکدام چه مزیت‌ها و ضعف‌هایی دارند؟
- انتخاب راه حل: با وجود تمام بررسی‌ها، کدام راه حل مناسب است؟
- برنامه ریزی: حال که راه حل انتخاب شد، باید برای اجرای آن، برنامه‌ریزی صورت گیرد.
بسیار کم پیش می‌آید که پروسه حل مشکل به‌صورت بالا و به‌ترتیب حرکت کند. برای مثال، شما احساس گرسنگی می‌کنید و سریع به‌سراغ یخچال می‌روید (مرحله دو). چشمتان به جعبه شیرینی خامه‌ای می‌افتد و یکی از آن‌ها را برمی‌دارید. اما قبل از این که آن را میل کنید، یاد رژیم غذایی و اضافه وزنتان می‌افتید و شیرینی را سرجایش می‌گذارید (مرحله سوم). دوباره به یخچال نگاه می‌کنید و یک پرتغال برمی‌دارید که با رژیم غذایی شما سازگار است و نوش جان می‌کنید (مرحله چهار و پنج). اما بعد از خوردن آن میوه، احساس گرسنگی دارید، حال فکر می‌کنید که چه چیزی می‌توانید بخورید بدون آن که رژیم غذایی شما را بشکند و احساس سیری به شما بدهد (مرحله اول) و سپس به‌سراغ درست کردن یک سالاد با فیله مرغ می‌روید که تمام شرایط شما را دارد.
مشکل جلسات حل مسئله در محیط کار چیست؟
پروسه حل مشکل به‌صورت طبیعی در ما وجود داشته و قدرت فوق‌العاده‌ای دارد. بدون آن که متوجه شویم درگیر چه پروسه‌هایی هستیم، هزاران چالش روزانه را حل می‌کنیم و پیش می‌رویم. مغز ما وقتی احساس کند که هر یک از مراحل حل شده است، به‌صورت اتوماتیک برخورد کرده، از آنان عبور می‌کند و سراغ مرحله بعدی می‌رود و وقتی به مشکل می‌خورد، دوباره به عقب برمی‌گردد و پروسه را از اول انجام می‌دهد.
ما با پیش‌فرض همین قدرت خارق‌العاده اتوماتیک مغزمان، بر سر جلساتی مانند جلسات حل مسئله در محیط کار می‌نشینیم و توقع داریم که وقتی چندین قدرت خارق‌العاده کنار هم جمع می‌شوند، خروجی بی‌نظیر شود. اما این اتفاق نمی‌افتد و یک هرج و مرج به تمام معنا یا یک سکوت سنگین بر جلسه حاکم می‌شود؛ زیرا «فاز» حل مسئله در جلسه، مشخص نیست.
این که ما به‌صورت اتوماتیک در کنار یکدیگر بنشینیم و بر سر حل مسئله‌ای صحبت کنیم، به نتیجه نمی‌رسد؛ زیرا سرعت جابه‌جایی مغز ما در بین فاز‌های مختلف حل مسئله، با یکدیگر متفاوت است. برای مثال، ممکن است شخصی هنوز مشکل را درست متوجه نشده باشد (فاز یک) و در تلاش برای شفاف‌سازی آن باشد؛ درحالی‌که شخص دیگر به دلیل این که بیشتر در پروژه درگیر است، درحال ارائه برنامه اجرایی باشد (فاز پنجم). وقتی چنین اختلاف فازی در بین اعضا در جلسه حل مسئله در محیط کار وجود داشته باشد، همان دو اتفاق ممکن است رخ دهد. یا یکی از این دو نفر که معمولاً آن کسی است که قدرت سازمان کمتری دارد، ساکت می‌شود و یا بین این دو نفر، درگیری بالا می‌گیرد.
چگونه فرایند حل مسئله در محیط کار را تسهیل دهیم؟
برای این که از مشکل گفته شده درباره جلسه حل مسئله در محیط کار جلو‌گیری کنید، لازم است که در حل هر موضوع، فازی که در آن قرار دارید را مشخص کنید. برای مثال، وقتی به مسئله افزایش فعالیت مارکتینگ در مجموعه هستید، باید بدانید که برای حل این مسئله، در فاز شفاف کردن مشکل قرار دارید یا بررسی کردن راه حل‌های موجود و یا برنامه‌ریزی راه حل انتخاب شده.
بعد از این که فاز هر مشکل را مشخص کردید، باید همگی در جلسه مقید شوند که صرفاً در همان فاز صحبت کنند و یا حداقل، اگر کسی در فاز دیگری صحبت کرد، مدیر جلسه بیان کند که مطلب گفته شده در فاز دیگری است تا ناهمگونی ایجاد نکند.
یکی دیگر از راهکارها برای بهبود راندمان پروسه حل مسئله در محیط کار این است که هر یک از فاز‌های حل مسئله که پیشرفت می‌کند، آن را مستند کرده و برای جلسه بعدی برای اعضا شرکت‌کننده، ارسال کنید. از این طریق، مسیری که اعضا طی کرده‌اند، مشخص می‌شود و در جلسه نیز پرش فکری کاهش می‌یابد و باعث افزایش راندمان می‌شود. (در این زمینه، مطالعه مقاله مدیریت زمان برای مدیران را پیشنهاد می‌کنیم تا بتوانید این پرش فکری را کنترل کنید.)
هیچ‌گاه جلسات با افرادی که علاقه نداشته باشند در جلسه شرکت کنند، پر نخواهد شد و یا حداقل، این حالت طبیعی افراد نیست که این کار را انجام دهند. اگر شاهد این اتفاق هستیم، دلیلش آن است که تصور ما بر این است که در جلسات، افراد مانند پروسه حل مشکل شخصی عمل کنند و مسئله حل شود؛ اما واگذار کردن جلسه به همچین روالی، آن را به شکست منجر می‌کند.
راندمان جلسه حل مسئله در محیط کار وقتی بهبود می‌یابد که آن را از حالت «اتوماتیک» حل مسئله ذهنمان، خارج کرده باشیم و به حالت دستی تغییرش دهیم.
به سادگی، از اتوماتیک خارج شوید
دستورالعمل‌های همیشگی برای افزایش راندمان جلسات حل مسئله در محیط کار و نوشتن دستور جلسه و صورت جلسه را همه می‌دانیم. همچنین می‌دانیم که اجرایی کردن آن در سازمان، کاری دشوار است. اما مشخص کردن فاز حل مسئله در جلسه، یکی از راهکار‌های بسیار ساده و کاربردی است که می‌تواند راندمان جلسات را به صورت چشم‌گیری افزایش دهد. کافی است که وقتی شما در جلسه، درباره هر موضوعی صحبت می‌کنید، بگویید که در چه فازی از حل کردن آن قرار دارید تا از همراهی حداکثر اعضا شرکت‌کننده در جلسه بهره ببرید، این فازها به‌ترتیب زیر هستند و به ظاهر ساده می‌آیند، اما وقتی در عمل به کار گرفته می‌شوند، تأثیر عالی خواهند داشت.
- درک درست مسئله
- راه حل‌های موجود
- ارزیابی راه حل‌ها
- انتخاب یک راه حل
- برنامه‌ریزی انجام آن راه حل
نظرات شما