طوفان فکری در سازمان و روش های مدیریت و بهبود طوفان مغزی

طوفان فکری، توهمی واگیردار

طوفان فکری به یکی از تکه‌کلام‌های جذاب این روزهای مدیریت تبدیل شده است؛ مخصوصاً در شرایطی که مدیر نخواهد مدیریت ذره بینی کند و اگر در یکی از تیم‌ها مشکلی پیش بیاید، جمله معروفش را استفاده خواهد کرد و می‌گوید: «طوفان مغزی برگزار کنید و راه حل پیدا کنید!» اما آیا واقعاً این طوفان ذهنی، که ما امروزه به صورت کلی برای هر نوع دورهم نشستن و درباره مشکل صحبت کردنی می‌گوییم «طوفان فکری»، جواب می‌دهد؟

اگر پاسخ شما بله است، با چه چیزی یا در چه شرایطی مقایسه کرده‌اید؟ آیا حداکثر قدرت انسان‌ها در حل مسائل، در زمانی روی می‌دهند که دورهم جمع شده باشند و بلند بلند صحبت کنند، تند تند بنویسند و یک نفر در آن وسط که برونگرایی بالایی هم دارد، رهبر جمع شود و وقتی به ایده‌ای رسیدید که از نظر او جذاب بود، تمام توجه‌ها به سمت آن ایده جلب شود و تمام؟

در این مقاله طوفان فکری از سیمپل اچ‌ آر، به بررسی دقیق‌تر این مقوله می‌پردازیم که آیا واقعاً طوفان مغزی مؤثر است؟ چه مشکلاتی دارد؟ راه حل جایگزین آن چیست و در چه شرایطی می‌توان از طوفان ذهنی استفاده کرد؟

تاریخچه طوفان فکری چیست؟

آقای Alex Osborn تقریباً هفتاد سال پیش، اصول اولیه طوفان فکری را اینگونه مطرح کرد:

دور هم بنشینید و تا جایی که می‌توانید، ایده‌هایی که به ذهنتان می‌آید را بدون اینکه در ذهن خودتان آن‌ها را رد کنید، بیان کنید. در گروه نیز این ایده‌ها را کامل و بدون اینکه قضاوتشان کنید، در مرحله اول بنویسید. جلسات باید غیررسمی و بدون طرح از پیش باشند. ایده‌ها را با یکدیگر ترکیب و اولویت‌بندی کرده و سپس برای تصمیم‌گیری اقدام کنید.

آقای آزبورن طرح طوفان مغزی خود را براساس دو تئوری قدیمی روانشناسی بنیان کرده بود:

1. تنها حضور دیگران می‌تواند برای افراد، انگیزه‌بخش باشد.
2. هرچه تعداد ایده‌ها بیشتر باشد، به کیفیت بهتری می‌رسیم.

معایب طوفان فکری

قوانین آقای آزبورن به قدری ساده است که باور کردنش سخت است که چنین کاری، خروجی ندارد. درواقع دهه‌ها تحقیق و بررسی نشان داده است که خروجی‌ای که هرشخص به تنهایی می‌تواند داشته باشد، از خروجی جلسات طوفان فکری خیلی بهتر است. اما چرا این اتفاق می‌افتد؟

• نظاره گر ها

وقتی برای طوفان فکری، گروه افرادی کنار هم جمع می‌شوند، عده‌ای شروع به صحبت و ایده دادن و عده‌ای دیگر، در نقش نظاره‌گر عمل می‌کنند. عده‌ای که عموماً درونگرا هستند و در این شرایط، احساس راحتی برای بیان ایده‌های خود ندارند. همچنین وقتی می‌بینند که کار، بدون کمک آنان درحال انجام هست، از انرژی خود کم و ترجیح می‌دهند استراحت کنند. درواقع، تئوری که تنها حضور دیگران انگیزه‌بخش است، در حل مسئله و در سازمان، پاسخگو نیست.

• فشار اجتماعی

وقتی شما و دوستتان باهم باشید و از شما درباره شرایط اقتصادی کشور بپرسند، چقدر صحبت خواهید کرد و چقدر از جنبه‌های مختلف موضوع را نگاه می‌کنید؟ حال اگر شما را جلوی یک کارشناس اقتصادی قرار دهند و بگویند درباره همان موضوعات صحبت کنید، چقدر صحبت خواهید کرد؟ اصلاً صحبت می‌کنید؟ این اتفاقی است که در جلسات طوفان فکری می‌افتد. مشکل هرچه که باشد، قطعاً عده‌ای هستند که تخصص و مهارت بالایی در آن دارند و افرادی هم حضور دارند که در آن موضوع، اطلاعات کاملی ندارند؛ پس ترجیح می‌دهند که هیچ صحبتی نکنند. حال شما می‌گویید که قانون جلسات طوفان مغزی این است که نباید یکدیگر را مسخره کنیم یا ایده‌ای را در ابتدا رد کنیم. قبول؛ رد نکنید، اما جلوی نوع نگاه، لحن صدا یا لبخند قایمکی اعضا، وقتی ایده‌ای خیلی غیرتخصصی بیان شود، را که نمی‌توان گرفت؛ حتی اگر بتوانیم جلوی آن را بگیریم، انسان‌ها از ترس اینکه با چنین صحنه‌هایی روبه‌رو شوند، از بیان نظراتشان خودداری می‌کنند.

•  افت عملکرد افراد

شنیده‌اید که در ورزش مثلاً می‌گویند شما اگر با حریف تمرینی ضعیفی کار کنید، عملکرد شما نیز ضعیف خواهد شد؟ این اتفاق در جلسات طوفان فکری نیز خواهد افتاد. وقتی بهترین افراد شما عملکرد ضعیف‌ترین افراد شما را در جلسات طوفان مغزی ببینند، بیش از آن که باعث شود ضعیف‌ترین‌ها قوی شوند، باعث می‌شود قوی‌ترین‌ها عملکرد خود را کاهش دهند و خود را به آنان نزدیک کنند.

• کاهش تعداد

مهم نیست چند نفر در طوفان فکری هستند، ۴ نفر یا ۱۴ نفر؛ وقتی قرار باشد که همه ایده‌ها شنیده شود، هر شخص باید صبر کند تا زمان برای صحبت کردن او برسد و این اتفاق باعث می‌شود تا تعداد ایده‌هایی که هر شخص به تنهایی تولید می‌کند کاهش یابد. همچنین یک نفر راحت نیست که پشت سر هم ۶ – ۷ ایده را بیان کند، درحالی که همکارش هنوز صحبتی نکرده است. حتی اگر هم راحت باشد، این کار باعث می‌شود عملکرد همکارش خراب شود. درواقع، تئوری دومی که آقای آزبورن براساس آن، طوفان فکری را راه انداخته بود، که هرچه تعداد بیشتر باشد، کیفیت نیز بهتر می‌شود، دچار یک توهم بزرگ است. اینکه در زمان مشابه ممکن است تعداد ایده‌های مطرح شده در طوفان فکری، خیلی بیشتر از ایده‌های مطرح شده از یک نفر باشد؛ اما خود آن شخص در زمان طوفان مغزی، ایده‌های خیلی کمتری نسبت به زمانی که تنها باشد، تولید کرده است.

مزایای طوفان فکری

اما با وجود این همه معایب، چرا هنوز هم شرکت‌ها دوست دارند از این روش هفتادساله استفاده کنند؟ اگر کارایی ندارد، چرا روزبه‌روز به محبوبیت این روش افزوده می‌شود؟ ما در ادامه به شما ۲ مورد از مزایای استفاده از طوفان فکری را بیان می‌کنیم تا بیشتر با علت آن آشنا شوید.

1. همراهی با دموکراسی: طوفان مغزی با وجود تمام معایبی که دارد، اما نسبت به روش بالا به پایین در سازمان، که در مواجه با مسائل، مدیران دور هم جمع شوند که تصمیم بگیرند و به بقیه واحد‌ها ابلاغ کنند، دموکراتیک‌تر بوده و روحیه تیمی را نسبت به آن مدل تصمیم‌گیری، تقویت می‌کند. همچنین رهبران، چون روش جایگزین بهتری نسبت به روش از بالا به پایین ندارند، به ناچار از روش طوفان فکری استفاده می‌کنند.
2. سراب انتقال دانش: با تخصصی‌تر شدن مشاغل و واحدها، یکی از خواسته‌های همیشگی مدیران، انتقال دانش و تجربه از یک واحد به واحد دیگر و بررسی مسائل از زوایای بیشتر است. برای مثال، در مواجه با مشکل مارکتینگ یک محصول، دوست دارند هم دید تیم فروش، هم تیم تولید، مارکتینگ و همچنین تیم تحقیقات بازار را داشته باشند؛ اما این کار، نیازمند طراحی یک جلسه هوشمندانه و هدفمند است و صرفاً کنار هم قرار دادن افراد با تخصص‌های مختلف، این انتقال تجربه و این دید «بازتر» را به سازمان نخواهد داد؛ همان‌طور که در تحقیقات نیز این موضوع مشخص شد.

آقای آزبورن بیان کرده بود که با استفاده از روش طوفان فکری، خلاقیت سازمانی که ترکیب چهار عنصر تخصص، انگیزه، تفکر عمیق و همکاری قوی است، تا پنچاه درصد نسبت به اینکه افراد به صورت تنهایی فکر کنند، بهبود داشته است. اما امروزه، بعد از تقریباً هفت دهه، نه تنها هیچ مدارکی برای اثبات این جمله وجود ندارد، بلکه مدارک و آزمایش‌های فراوانی انجام شده است که نشان می‌دهد وقتی افراد به صورت انفرادی تفکر و ایده‌پردازی می‌کنند، خلاق‌تر و بهتر عمل می‌کنند. آزمایش‌های مختلفی در این زمینه انجام شده است که نشان می‌دهد جلسات طوفان فکری، خلاقیت افراد را حتی ضعیف می‌کنند.

چگونه طوفان فکری در سازمان را مدیریت کنیم؟

• بی صدا کنید

روش‌های مختلفی برای جلوگیری از آفت‌های طوفان فکری و درعین حال، استفاده از منفعت‌های آن وجود دارد. برای شروع، اولین گام این است که تا جای ممکن، از حالت گفتگوی شفاهی، به گفتگوی مکتوب پیش بروید تا با این کار، زمان بیشتری برای تمرکز تمام افراد بخرید. همچنین از این که کسی بخواهد جلسه را دست بگیرد و پیش ببرد، جلوگیری کرده و از حداکثر ظرفیت هرشخص استفاده کرده‌اید. پس بعد از این که افراد را دور هم جمع کردید، به جای اینکه جلسه را با صحبت کردن شروع کنید، مسئله را مطرح کرده و بعد از افراد بخواهید که راه حل یا ایده خود را به تنهایی روی کاغذ بنویسند.

• بده بغلی!

از افراد بخواهید که همگی مثلاً ۴ تا یا ۵ ایده بنویسند (کمتر از ۳ تا نشود). سپس از آنان درخواست کنید که کاغذ خود را به نفر کنار دستی خود بدهد. (در جلسات طوفان فکری بیشتر از ۶ نفر قرار ندهید. اگر افراد بیشتری نیاز است، تعداد جلسات را زیاد کنید نه افراد حاضر در جلسه را.)

نفر کنار دستی روی ایده‌های نوشته شده، نظرات خود را می‌نویسد و ایده‌ای هم اگر داشته باشد، کنار آن قرار می‌دهد. بعد از گذشت زمان، مجدداً کاغذ‌ها به دست نفر کناری می‌روند و این کار آنقدر ادامه پیدا می‌کند تا کاغذ هر فرد، دست همه رفته و آنان نظر داده باشند.

با این کار، فرآیند ایده‌پردازی را «کند» کرده‌اید و این اتفاق خوبی است که به همه ایده‌ها، به یک اندازه زمان داده و ارزش هیچ‌کدام را پایین نیاورده‌اید.

یکی از آفت‌هایی که در طوفان فکری ایجاد می‌شود، این است که در گروه‌ها ممکن است افرادی باشند که تحمل «نامشخص بودن» را نداشته باشند. اینکه ندانند جلسه تا چه زمانی ادامه خواهد داشت، آنان را می‌کُشد. این افراد علاقه دارند برای هرکاری، در ابتدا، نقطه پایان تعریف کنند. اما شما با این روش، هم به ذهن آنان آرامش داده‌اید و نقطه پایان برایشان تعریف کرده‌اید (پایان زمانی است که روی تک‌تک ایده‌های افراد نظر بدهید.) و هم زمان بیشتری به آنان داده‌اید.

• تصویر هم بکش!

با مکتوب کردن ایده‌ها، از آفت سریع عمل کردن به دور مانده‌اید. با چرخاندن کاغذ از قدرت ایده‌های همه استفاده نموده‌اید و با مشخص کردن حداقل تعداد ایده‌ای که هر شخص باید ارائه کند، از حداکثر توان افراد هم بهره بردی. حال با استفاده کردن از تصویر، ظرفیت را چند برابر کنید.

شما با استفاده کردن از بورد در اتاق طوفان فکری و تشویق کردن افراد به اینکه از تصویر استفاده کنند، باعث آن می‌شوید که برای ایده‌هایی که بیان یا نوشتن آن سخت است، یک گزینه جایگزین داشته باشید. علاوه‌بر این‌ها، یک قسمت بزرگ در مغز وجود دارد که با تصویر فعال می‌شود و اگر در جلسات طوفان فکری، تصویر نباشد و صرفاً نوشتن و صحبت کردن به تنهایی وجود داشته باشد، از آن قسمت مغز محروم خواهیم شد.

به سادگی، طوفان به پا کنید

برگزاری طوفان فکری به روش ۷۰ سال پیش، چیزی جز هدر دادن زمان، انرژی و کاهش خلاقیت اعضا گروه به همراه ندارد. اما شما می‌توانید با انجام چند تغییر ساده برروی طوفان فکری سنتی، که باعث افزایش روحیه تیمی می‌شود، از آفت‌های آن تا حد خوبی جلوگیری کنید.

1. از افراد بخواهید به جای آن که ایده‌های خود را بگویند، بنویسند.
2. بعد از نوشتن ایده‌ها، بدون اینکه صحبتی شود، برگه هر شخص را به نفر کنار دستی‌اش بدهید.
3. زمانی مساوی بدهید تا هر شخص، روی کاغذ نفر کنار دستی‌اش فکر کند و نظر بدهد.
4. انتقال به نفر کناری را تا زمانی ادامه دهید که کاغذ هرشخص، دست تمام اشخاص با زمانی مساوی رفته باشد.
5. در انتها و برای بررسی ایده‌ها و صحبت کردن روی آن‌ها، بورد داشته باشید و افراد را تشویق به کشیدن تصویر کنید.