با انواع ساختار سازمانی آشنا شوید – ویژه منابع انسانی

انواع ساختار سازمانی

شناخت انواع ساختار سازمانی می‌تواند مانند انتخاب خودرو مناسب برای سفر باشد؛ همانطور که برای سفر در دل کویر، یک نوع خودرو و برای سفر در بزرگراه، نوع دیگری خودرو موردنیاز است، هر ساختار سازمانی نیز مناسب برای نوعی خاص از سفر در زمانی خاص است که شناخت آنان مانند این است که بدانید در پارکینگ سازمان خود چه نوع خودروهایی موجود است و هر خودرو چه ویژگی‌هایی دارد. سپس می‌توانید با توجه به هدف، راننده، کمک راننده، شرایط جوی و بسیاری موارد دیگر، خودرو مناسب خود را انتخاب کنید. در ادامه مقاله انواع ساختار سازمانی در سیمپل اچ آر به بررسی انواع ساختارهای محبوب در مجموعه‌ها می‌پردازیم.

چرا ساختار سازمانی مهم است؟

همانطور که در مقاله ساختار سازمانی نیز بررسی کردیم، این ساختار است که تعیین می‌کند افراد چه کاری انجام دهند، به چه فردی گزارش دهند و تصمیمات چطور اتخاذ می‌شوند. حتی اگر کمی فراتر نگاه کنیم، انواع ساختار سازمانی می‌تواند تعیین کند که سرعت واکنش سازمان به اتفاقات و تغییرات بازار چقدر سریع یا کند است. برای مثال، سازمان بزرگی را مانند دولت درنظر بگیرید. چقدر طول می‌کشد که مشخص شود یک قانون ناکارآمد است؟ یک سال، پنج سال، یک دهه یا بیشتر؟ علاوه‌براین‌ها، این ساختار سازمانی است که می‌تواند تا حد زیادی به فرهنگ سازمانی کمک کند؛ به طوری که می‌توان گفت درهم تنیده هستند. برای مثال، سازمانی را درنظر بگیرید که هر واحد، مسئول تنها عملکرد یک بخش از سیستم است. در این ساختار، احتمال بالایی وجود دارد که اگر شخصی ایراد یا اشکالی از سایر واحد‌ها ببیند، در جهت رفع و یا گزارش آن، اقدامی انجام دهد.

فاکتورهای انواع ساختار سازمانی چیست؟

انواع ساختار سازمانی متفاوتی که وجود دارند که در موارد گوناگونی با یکدیگر متفاوت‌اند، اما اگر خود این ساختار‌ها را عمیقاً بررسی کنیم، شش فاکتور اصلی می‌بینیم که براساس آن‌ها، ساختارهای متفاوت سازمانی ساخته می‌شود:

1. سلسله‌مراتب (Chain Of Command): یکی از اصلی‌ترین فاکتورهای تعیین‌کننده در ساختار سازمانی، سلسله‌مراتب سازمانی است. این سلسله‌مراتب می‌تواند بلند یا کوتاه باشد؛ درهرحال، در سازمان تعیین می‌کند چه فردی به چه فردی گزارش دهد.

2. حیطه اختیار (Span Of Control): دومین فاکتور تعیین‌کننده در انواع ساختار سازمانی، حیطه اختیار افراد است که به تعداد افرادی که هر شخص مدیریت می‌کند، اشاره دارد.

3. تمرکزگرایی (Centralization): چه فردی در سازمان تصمیم نهایی را می‌گیرد؟ آیا قرار است تمام تصمیمات در همه حوزه‌ها توسط مدیرعامل گرفته شود یا هر مدیری در هر بخشی می‌تواند تصمیمات خودش را بگیرد؟ منظور از ساختار سازمانی Centralized سازمانی است که تصمیمات به افراد محدودی ختم می‌شود و منظور از سازمان Decentralized سازمانی است که هر مدیری یا هر شخصی می‌تواند در حوزه‌ای خاص، تصمیم‌گیری کند.

4. تخصص‌گرایی (Specialization): این مدل از انواع ساختار سازمانی به این معنی است که سازمان چه میزان موقعیت‌های شغلی خود را تخصصی طراحی می‌کند. برای مثال، در تیم فروش خود افراد را به فروش داخل کشور، خارج کشور، مشتریان قدیمی، مشتریان جدید، مشتریان طلایی، مشتریان نقره‌ای تقسیم می‌کند یا اینکه یک تیم کلی فروش درنظر می‌گیرد.

5. رسمیت (formalization): در ساختار سازمانی رسمی، اولویت موقعیت شغلی است که شخص در آن قرار گرفته است و گستره اختیارات و مسئولیت‌ها، تماماً به‌وسیله موقعیت شغلی تعریف می‌شود. اما در ساختار غیررسمی، اولویت افرادی هستند که در آن موقعیت‌های شغلی قرار گرفته‌اند و افراد می‌توانند از حدود اختیارات خود خارج شوند.

6. دپارتمان‌بندی (Departmentalization): سازمانی که دپارتمان‌بندی محکمی داشته باشد، سعی می‌کند هر فرآیند یا محصول خود را برعهده یک دپارتمان بسپارد و اختیار کاملی به آن واحد بدهد و بین دپارتمان‌های مختلف آن نیز تقریباً هیچ ارتباطی وجود ندارد یا ارتباط ضعیفی وجود دارد. در حالی که سازمانی که دپارتمان‌بندی ضعیفی دارد، این اجازه را به تیم‌های مختلف می‌دهد که با یکدیگر تعامل داشته باشند و در حدود اختیارات یکدیگر وارد شوند.

انواع ساختار سازمانی چیست؟

در ادامه، به بررسی انواع ساختار سازمانی می‌پردازیم:

ساختار سازمانی ارگانیک یا فلت (Organic structure)

ساختار سازمانی ارگانیک (فلت نیز گفته می‌شود) در تضاد با ساختار سازمان بروکراتیک، هرمی یا مکانیک قرار می‌گیرد. این مدل از انواع ساختار سازمانی ، دارای سه ویژگی بارز است:

1. غیرمتمرکز اداره می‌شود.
2. تخصص‌گرایی پایینی دارد.
3. دپارتمان‌بندی ضعیفی پابرجاست.

یعنی در ساختار سازمانی ارگانیک ممکن است چند تیم درحال همکاری در یک پروژه باشند، چند تیم به یک نفر پاسخ‌گو باشند یا تیم‌ها، پروژه‌های مختلفی را براساس ظرفیت و توانایی که دارند، نه براساس مسئولیتی که دارند، قبول می‌کنند. استفاده از انواع ساختار سازمانی ارگانیک یا فلت باعث می‌شود که سازمان به سمت مدیریت پروژه چابک برود و اجایل‌تر شود که در آموزش و توسعه افراد بسیار مؤثر واقع می‌شود؛ زیرا به آنان فرصت تجربه‌های جدید داده می‌شود و درنتیجه، در طولانی‌مدت، تیمی توانمند‌تر در سازمان ایجاد خواهد شد. علت این موضوع هم این است که افراد، تجربه‌های بیشتری در حوزه‌های مختلف داشته‌اند. این ساختار سازمانی یکی از محبوب‌ترین ساختارها برای استارت‌‌آپ‌هاست. البته نکات فراوانی در پیاده‌سازی این ساختار وجود دارد که در مقاله دلایل شکست استارتاپ ها آن‌ها را موردبررسی قرار داده‌ایم.

ساختار سازمانی مکانیک یا هرمی (Mechanic structure)

ساختار سازمان هرمی، بروکراتیک یا مکانیک را می‌توان ازجمله قدیمی‌ترین ساختارهای سازمانی دانست که هنوز هم در بسیاری سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. سه ویژگی بارز که در این نوع از انواع ساختار سازمانی وجود دارد، شامل موارد زیر است:

• متمرکز اداره می‌شوند.
• تخصص‌گرایی بالایی دارند.
• رسمیت بالایی را پیروی می‌کنند.

در سازمان‌هایی که این مدل از انواع ساختار سازمانی وجود دارد، فکر همه چیز از قبل شده است. هر فرآیند یا تصمیمی که بخواهد گرفته شود، تمام مراحل، افراد و تأییدیه‌ها از قبل مشخص است و استانداردهای خاصی برای انجام هرکاری وجود دارد. بنابراین مشخص است که این ساختار سازمانی برای جایی مناسب است که فرآیندهای سازمانی از قبل کاملاً مشخص باشند و هیچ تغییر در آن ایجاد نشوند. بنابراین می‌تواند گزینه مناسبی برای محیط‌های صنعتی و تولیدی که معمولاً تغییرات آن نسبت به صنعت تکنولوژی بسیار کمتر است، مورد استفاده قرار گیرند.

ساختار سازمانی عملکردی (Functional Organizational Structure)

یکی از محبو‌ب‌ترین انواع ساختار سازمانی ، ساختار سازمانی «مشابه‌ها باهم» یا همان عملکردی است که در آن تلاش می‌کنیم افرادی که کاری مشابه با یکدیگر دارند را درکنارهم قرار دهیم؛ درست مانند بازی‌هایی که در کودکی تلاش می‌کردیم مثلث‌ها را باهم و دایره‌ها را باهم بچینیم. اکنون نیز مثلاً فروشنده‌ها با یکدیگر، بازرگانان با یکدیگر و به همین ترتیب. ساختار سازمان عملکردی بسیاری از ملاک‌های سازمان مکانیک یا هرمی را دارد؛ زیرا خودبه‌خود افرادی که در یک واحد قرار می‌گیرند، از سلسله‌مراتب هرمی پیروی خواهند کرد و این ترتیب، که فردی که تجربه و تخصص بیشتری داشته باشد معمولاً مدیر تیم خواهد شد، تا انتهای چارت پایین می‌آید.

این نوع از انواع ساختار سازمانی باعث به‌وجود آمدن دو مشکل اساسی در سازمان می‌شود:

1. بین عملکردهای مختلف در سازمان فاصله ایجاد می‌شود، درحالی که کار آنان به یکدیگر وابستگی دارد؛ یعنی جداسازی افراد در این ساختار دپارتمان که هر واحد بتواند نیازهای خود را به‌طور کامل برطرف کند.
2. شناخت پرسنل سازمان از بیزینس و هدفی که دنبال می‌کند، بسیار محدود می‌شود. همچنین دانش شخص، تنها به حوزه کاری خودش منوط می‌شود. درنتیجه، احساس تأثیرگذاری و معنای پایینی در کار خود پیدا می‌کند.

اما این ساختار سازمانی می‌تواند نکات مثبتی نیز داشته باشد:

• با توجه به اینکه تمام افراد هر واحد عملکردی، در یک کار یا یک حوزه کاری مشغول هستند، باعث می‌شود که تخصص‌گرایی در سازمان بیشتر شود و توانایی پرسنل در هر بخش افزایش خاصی داشته باشد.
• اگر بتوان فرآیندها و ارتباط بین واحدهای عملکردی را درست طراحی کرد، باعث افزایش بهره وری در سازمان می‌شود؛ زیرا می‌تواند انجام هر قسمت کار را برعهده یک تیم متخصص بسپارد و اگر افراد فقط روی یک حوزه خاص تمرکز کنند، بهره‌وری‌شان بیشتر خواهد شد (اما الزاماً رضایت شغلیشان بیشتر نخواهد شد).

ساختار سازمانی محصول محور (Product Based Divisional Structure)

در دل ساختار سازمانی محصول محور، افراد با تخصص‌های مختلفی وجود دارند که برای اینکه به یک محصول یا سرویس مشخص در سازمان پاسخ‌گو باشند، دور هم جمع شده‌اند. به‌عنوان مثال، از این مدل از انواع ساختار سازمانی ممکن است در تیم محصول A یک نفر مارکتینگ، یک نفر فروش، یک نفر توسعه‌دهنده و به همین ترتیب، تخصص‌های گوناگونی باشند تا تمام نیازهای آن محصول را برطرف کنند. اولویت در این ساختار سازمانی این است که آن محصول یا سرویس بتواند توسعه‌ خود را به‌صورت مستقل انجام دهد. البته این ساختار، شباهت زیادی به ساختار سازمانی اسکوادی دارد که در این مقاله درباره آن صحبت کردیم.

استفاده کردن از این نوع از انواع ساختار سازمانی می‌تواند توسعه را دشوار کند؛ زیرا دید شما این است که هر فرد در یک محصول فعال باشد و چون مثلاً ممکن است در هر تیم، یک نفر کارشناس مارکتینگ داشته باشید، نگران این خواهید بود که آیا از تمام ظرفیت شرکت استفاده می‌کنند یا خیر. اما استفاده از این ساختار، این ریسک سازمان را به‌شدت کاهش می‌دهد؛ زیرا اگر یک تیم، عملکردی ضعیف داشته باشد یا کاملاً شکست بخورد، دیگر تیم‌ها دچار اختلال یا مشکل نخواهند شد. علاوه‌براین‌ها، به اعضای سازمان، درک خوبی از کار یکدیگر می‌دهد و باعث می‌شود روابط داخل تیم بهتر از سایر انواع ساختار سازمانی باشد.

ساختار سازمانی بازار محور (Market based Division Structure)

شباهت انواع ساختار سازمانی بازار محور و محصول محور زیاد است، اما یک تفاوت اساسی در دیدگاه آنان وجود دارد: در ساختار سازمانی محصول محور، اولویت ما، داخل سازمان و فرآیندهای مختلف است که یک محصول را از محصول دیگر متفاوت می‌کند و به مشتریان آن محصول کاری نداریم. اما در ساختار سازمانی بازار محور، ملاک اصلی دسته‌بندی افراد مختلف برای اینکه آنان را در تیم‌های مختلف قرار دهیم، بازار و پرسونای ما است؛ یعنی ممکن است اگر ساختار سازمانی را بازار محور طراحی کنیم، به یک تیم، چهار محصول محول شود که مخاطبین آن یکی است، اما در ساختار سازمانی محصول محور، اولویت این است که هر محصول یک تیم داشته باشد. یعنی اگر سازمانی دارای محصولات و خدماتی است که هرکدام این خدمات، دسته‌ای خاص از مشتریان را ملاک قرار داده است، این ساختار سازمانی می‌تواند برای آنان مناسب باشد. اما اگر اختلاف بین دسته‌های مختلف مشتریان سازمان اندک است، ساختار محصول محور می‌تواند انتخاب بهتری باشد.

استفاده از ساختار سازمانی بازار محور، تمرکز برروی مشتری را به حداکثر می‌رساند و این امکان را می‌دهد که هرگروه به‌صورت متمرکز، برروی نیاز‌های دسته مشتریان خودش تمرکز کند. اما همین اختیار بالا در صورتی که کنترل نشود، می‌تواند استراتژی کلان سازمان را دچار اختلال کند؛ زیرا هرواحد، تنها به‌دنبال پاسخ مناسب مشتری خودش، بدون توجه کردن به استراتژی کل سازمان است.

ساختار سازمانی جغرافیایی (Geographical Divisional Structure)

همان‌طور که از اسم آن مشخص است، این نوع از انواع ساختار سازمانی براساس موقعیت جغرافیایی تقسیم‌بندی می‌شود و برای سازمان‌هایی که یکی از استراتژی‌های رشد آن جغرافیایی است (منبع)، مانند رستوران‌های زنجیره‌ای، می‌تواند بسیار موفق عمل کند. همچنین استفاده از این ساختار، نیازمند تمرکززدایی بالایی است؛ به این معنی که باید اختیارات به‌طور کامل واگذار شوند. تصور کنید که اگر در رستوران‌های زنجیره‌ای برای پاسخ‌دهی به یک مشتری ناراضی، باید همیشه از دفتر مرکزی با مدیرعامل اجازه می‌گرفتند، چه فاجعه‌ای پیش می‌آمد.

این مدل از انواع ساختار سازمانی قدرت اختیار بالایی را به هر شعبه از بیزینس می‌دهد و درنتیجه، سرعت تصمیم‌گیری را تا حد خوبی افزایش می‌دهد. همچنین این امکان را به بیزینس می‌دهد که به مشتریان مختلف از نظر زبان، گویش و موقعیت جغرافیایی متفاوت دست پیدا کند و مسیر رشد را هموارتر نماید. اما همانند ساختار سازمانی محصول محور، امکان موازی‌کاری فراوانی را در سازمان ایجاد می‌کند که می‌تواند خسارت‌زننده باشد.

ساختار سازمانی فرآیند محور (Process Based Structure)

بین انواع ساختار سازمانی مختلف ممکن است شباهت‌های زیادی وجود داشته باشد؛ یعنی شما ممکن است با هر یک از این مدل‌ها، یک سازمان را طراحی کنید ولی درنهایت، چارت سازمانی شما یک شکل دربیاید. اما مسئله اینجاست که تفاوت اصلی در ساختارهای سازمانی متفاوت، در دیدگاهی است که هرکدام آن‌ها به سازمان دارند. دید اصلی در ساختار سازمانی فرآیند محور این است که واحدهای مختلف، نه براساس عملکرد، بلکه براساس اینکه یک فرآیند با همکاری دیگر واحدها به‌طور کامل تمام شود، کنار یکدیگر قرار می‌گیرند.

برای مثال، ممکن است واحد تحقیق و توسعه، ساخت نمونه اولیه، نظرسنجی از مشتری و تولید انبوه، یک دیدگاه فرآیندی را دنبال می‌کنند. بزرگ‌ترین مزیت این نوع از انواع ساختار سازمانی این است که احتمال خطا و اشتباه را تا حد بالایی کاهش می‌دهد؛ زیرا تا کار یک قسمت تمام نشود، کار قسمت دیگر شروع نمی‌شود و همه قسمت‌ها در کنار یکدیگر برای رسیدن به انتهای فرآیند تلاش می‌کنند. علاوه‌براین‌ها، این ساختار سازمانی با توجه به تأکیدی که برروی به اتمام رسیدن فرآیند دارد، باعث می‌شود گروه‌های غیررسمی زیادی در سازمان ایجاد شود که درنتیجه، باعث بهبود رابطه درون سازمانی می‌شوند.

ساختار سازمانی ماتریکسی (Matrix Structure)

اولویت اصلی در انواع ساختار سازمان ماتریکسی برروی استفاده حداکثری از ظرفیت مجموعه است، حتی اگر به قیمت سردرگمی اعضای تیم تمام شود. این دیدگاه طراحی ساختار سازمانی، هر شخص را در سازمان به دو پروژه مختلف وصل می‌کند‌ که می‌تواند آن دو پروژه، یکی تیم عملکردی، یعنی افرادی با مهارت‌های مشابه آن شخص و آن یکی، دید فرآیندی، یعنی برای تکمیل‌کردن قسمت مشخصی از کار باشد. مهم‌ترین نکته در طراحی ساختار ماتریکسی این است که هر شخص، باید به دو تیم متفاوت یا دو پروژه متفاوت (می‌تواند در آن پروژه‌ها تنها باشد) که مدیر مستقیم در هرکدام این دو پروژه یا تیم، باید با یکدیگر متفاوت باشند، وصل می‌کند.

وقتی شما در سازمان، هر شخص را به دو پروژه مختلف، که درواقع به دو مدیر مختلف وصل می‌کنید، اتفاقی که روی می‌دهد این است که آن شخص از ظرفیت‌، توانایی و ضعف‌های هردو مدیر آگاه می‌شود و احتمال بیشتری وجود دارد که بتواند از ظرفیت این دو مدیر برای بهبود یکدیگر استفاده کند و عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد. البته این مدل از انواع ساختار سازمانی به‌دلیل اینکه هر شخص دو مدیر دارد، پیچیده است و باعث سردرگمی و حتی فرسودگی شغلی در افراد سازمان می‌شود. اما می‌تواند بالاترین سطح ارتباط در داخل سازمان را محیا کند و تمام سازمان را از ظرفیت‌های یکدیگر مطلع سازد.