ارتقای شغلی چیست؟ چرا و چگونه پرسنل را در سازمان ارتقا دهیم؟

ارتقای شغلی در سازمان

ارتقای شغلی در سازمان از این جهت حائز اهمیت است که اگر به درستی کار کند، می‌تواند همانند بازویی استراتژیک و قدرتمند مانند فرآیند جذب و استخدام عمل کند و شباهت زیادی نیز با این فرآیند دارد. معمولاً در ارتقای شغلی، تغییراتی در شرح شغل که شخص درحال انجام است، خواهیم داشت و به نوعی انگار او را در موقعیت شغلی جدیدی استخدام می‌کنیم. یکی دیگر از دلایلی که این عمل را حائز اهمیت ویژه‌ای می‌کند، این است که اگر به درستی انجام شود، می‌تواند بهترین و توانمند‌ترین افراد سازمانتان را نگه دارد. در این مقاله ارتقای شغلی در سیمپل اچ آر، علاوه‌بر اینکه به طور عمیق انواع آن را در سازمان بررسی می‌کنیم، فاکتورهای تأثیرگذار را نیز نشان می‌دهیم تا کارمند بعدی که در سازمانتان نیاز به این فرآیند دارد را زودتر شناسایی کنید.

ارتقای شغلی چیست؟

ارتقای شغلی نوعی قدردانی از کارکنان به‌دلیل عملکرد مناسبی که داشته‌اند است که به سه مدل مختلف اجرا می‌شود:

1. ارتقای تخصصی: معمولاً ارتقای تخصصی به این شکل است که سطح مسئولیت‌ها و وظایفی که برعهده شخص است، تغییر نکرده یا تغییر کمی می‌کند، ولی حقوقی که به شخص پرداخت می‌شود، افزایش پیدا کرده و این افزایش به این دلیل است که شخص، بیش از وظایف محول شده حرکت کرده است و سطح ارشدیت فرد تغییر می‌کند. برای مثال، شخصی از برنامه‌نویس جونیور به برنامه‌نویس سنیور ارتقا پیدا می‌کند.
2. ارتقای سِمَت: معروف‌ترین نوع ارتقای شغلی، ارتقای سِمَت شغلی در سازمان است. به این معنی که شما وارد لایه بالاتری در ساختار هرمی می‌شود و معمولاً مسئولیت‌های جدید مدیریتی به شما محول می‌شود.
3. جابه‌جایی صفر: در این مدل جابه‌جایی، شرح شغلی و مسئولیت‌های شخص تغییر نمی‌کند، اما مثلاً محل خدمت، تیم یا حتی واحد شخص، تغییر می‌کند و معمولاً شرایط پرداختی نیز تغییر چندانی ندارد.

اشتباه رایج در ارتقای شغلی

اولین اشتباه رایج: اشتباه اول در ارتقای شغلی در سازمان این است که بیشتر تمرکز برروی ارتقای «سِمَت» افراد است و تلاش می‌کنیم که همه را در سازمان، «مدیر» و «سرپرست» کنیم. درحالی که توجه نمی‌کنیم دلیلی که کارشناس فعلی، عملکرد فراتر از انتظار ما داشته است، مهارت فنی و تخصصی او بوده است نه مهارت مدیریت و رهبری او. ارتقای شغلی کارشناس موفقی که عملکرد خوب دارد به سمت مدیریت در سازمان، مانند این است که از بازیکن فوتبالی که عملکرد خوبی دارد برای عضویت در تیم شنا دعوت کنیم (همین قدر بی‌ربط!) البته این قضیه غیرممکن نیست و امکان دارد که کارشناسی در حوزه کاری فنی و تخصصی خود عملکردی خوب داشته باشد و وقتی در سِمَت مدیریت نیز قرار گیرد، بتواند مهارت‌های خود را بروز کند و عملکرد خوبی در سِمَت جدید نیز داشته باشد، اما الزامی نیست.

دومین اشتباه رایج: دومین اشتباه در ارتقای شغلی این است که مدیران معمولاً خودشان در ذهنشان برای کارشناس خود برنامه‌ریزی می‌کنند و صلاح می‌‌بینند که شخص را ارتقا دهند. حتی بسیاری از اوقات، کارشناس خودش علاقه‌ای به دریافت ارتقا ندارد و مدیر تلاش می‌کند که مانند آموزش مربیان استخر، کارشناس را در قسمت عمیق رها کند تا کار جدیدش را یاد بگیرد. آماده‌سازی و آموزش دادن برای موقعیت شغلی جدید، از قسمت‌های مهم ارتقای شغلی است که اگر به آن توجه نشود (که اکثراً نمی‌شود)، باعث شکست فرد در موقعیت جدید خواهد شد.

چه زمانی باید ارتقای شغلی دهیم؟

ارتقای شغلی نوعی قدردانی است و قدردانی به سبک ارتقا می‌تواند به دلیل مهارت‌های فنی و تخصصی فرد صورت گیرد یا می‌تواند به خاطر مهارت‌های نرم شخص انجام شود. ارتقای شغلی بخاطر مهارت‌های نرم زمانی انجام می‌شود که تعدادی از این چهار فاکتور، که آقای فرناندز استاد دانشگاه استنفورد معرفی کرده است (منبع)، را دارا باشد:

1. انگیزه: از شخص بی‌انگیزه در نظر بگیرید تا شخصی که علاوه‌بر اینکه در خود شخص این احساس دیده می‌شود، در اطرافیان خود نیز این احساس را تقویت می‌کند.
2. شناخت بیزینس: از فردی که هیچ ایده و راهکاری برای پیشبرد مسائل سازمان ندارد، تصور کنید تا شخصی که مدام درحال ارائه راهکارهای جدید برای مسائل سازمان است و آمار و تحلیل‌های جدیدی را ارائه می‌کند.
3. تعامل سازمانی: شخصی را درنظر بگیرید که ارتباط بسیار محدودی با تمام اعضای سازمان دارد تا شخصی که در تیم خود، تعامل سازمانی دارد و ارتباط سازنده قوی ایجاد می‌کند و در بروز مسائل داخل و برون‌تیمی، مانند یک تسهیل‌گر سعی می‌کند که مشکل را برطرف کند، فارغ از اینکه شخص درونگرا یا برونگرا است.
4. تعهد سازمانی: شخصی که برای مثال، اگر اینترنت شرکت دچار اختلال شود، دیگر کار کردن را متوقف می‌کند تا مشکل برطرف شود، تصور کنید و با شخصی مقایسه کنید که در مقایسه با مشکلات ده برابر شدیدتر، از کار متوقف نمی‌شود و ادامه می‌دهد؛ حتی شده با استفاده از اینترنت گوشی.

چه زمانی می‌توانیم ارتقای مدیریتی بدهیم؟

علاوه‌بر مهارت‌های فنی و مهندسی، درباره چهار مهارت نرم واجب برای ارتقای شغلی صحبت کردیم؛ اما اگر مانند رسم همیشه سیمپل اچ آر بخواهیم یک مرحله عمیق‌تر به این فرآیند نگاه کنیم، علی‌الخصوص اگر به سِمَت‌های سرپرستی و مدیریتی برویم، زمانی می‌توانیم این کار را انجام دهیم که یک اتفاق خاص در سازمان نیز افتاده باشد.

آقای «تامبولی» که نویسنده مطرح در حوزه تغییر و ارتقای شغلی است، در کتاب خود می‌گوید: برای اینکه بتوانید ارتقای شغلی مدیریتی دهید، باید مدیرانی که قرار است با او همکار شوند، آن شخص را به‌خوبی بشناسند (منبع). منظور تامبولی این نیست که جلسه معارفه برای شخص ارتقا پیدا کرده برگزار کنید و او را به دیگران معرفی کنید؛ بلکه منظور این است که اگر شخصی در سازمان وجود دارد که مهارت‌های فنی و مهارت‌های نرم قوی دارد، باید دیگران نیز نسبت به این موضوع آگاه باشند. به عبارت دیگر، «توانایی نمایش توانایی‌های خود» باید در آن شخص وجود داشته باشد. آقای تامبولی در مدل خود برای ارتقای شغلی، ۳ مرحله را معرفی می‌کند و باور دارد شخص زمانی می‌تواند در موقعیت شغلی جدید مدیریتی موفق عمل کند که هر ۳ مرحله را طی کرده باشد:

1. مرحله یک: یادگرفتن کار + آشنا شدن با همکاران مستقیم
2. مرحله دو: افزایش تخصص در کار + شناختن متخصصین و افراد تأثیرگذار در سازمان
3. مرحله سه: مدیران شما، کارتان و مهارت‌هایتان را بشناسند.

باوری که این مدل دارد این است که یکی از مهارت‌های ضروری «مدیر»، ایجاد اعتماد در اعضای خود نسبت به عملکرد و توانایی خود است و اگر شخص نتواند این کار را انجام دهد، یا در مهارت‌های ارتباطی مشکل دارد یا هنوز نمی‌داند که باید این کار را انجام دهد و تصور می‌کند که کار اشتباهی است.

پیشنهاد سیمپل اچ ار برای ارتقای شغلی

تا اینجا چند راهکار و روش که می‌توانید به جای ارتقای شغلی «سنتی» از آن در سازمانتان بهره ببرید، پیشنهاد دادیم؛ در ادامه چند روش دیگر پیشنهاد می‌دهیم که بیشتر تمرکز آن بر روی ایجاد کردن ذهنیتی متفاوت از پیشرفت شغلی برای کارکنان سازمان است.

• برای ارتقای شغلی بر روی مهارت‌ها تمرکز کنید

در برنامه‌هایی که برای ارتقای شغلی در نظر می‌گیرید، یکی از راه‌های موثر تغییر دیدگاه از «موقعیت شغلی» به «مهارت شغلی» است، منظور این است که برای معرفی موقعیت‌های شغلی متفاوت در داخل یا خارج از سازمانتان به جای اینکه بگویید «به یک نفر کارشناس ارشد دیجیتال مارکتینگ نیاز داریم»، بگویید « به یک نفر که به مهارت‌های فلان، فلان و فلان تسلط داشته باشد نیاز داریم» با این کار مسیر حرکت برای افراد، بخصوص افراد داخل سازمان خیلی شفاف‌تر می‌شود؛ در مثال اول که موقعیت شغلی بیان شده است تمرکز بر روی عنوان شغل بود و افراد ممکن است بگویند «من که فلان عنوان شغلی نیستم!» اما وقتی بر روی مهارت‌ها تمرکز می‌کنیم، احتمال بیشتری دارد که افراد بگویند «خب، من می‌توانم این ۴ مهارت را یاد بگیرم» یا «خب، من از این ۴ مهارت تنها دوتای آن را ندارم، می‌توانم برای آن تلاش کنم»، با انجام این کار، بیشترین سود متوجه پرسنل داخل سازمان خواهد شد و دید آنان را صرفا از ارتقای شغلی به سمت‌های بالاتر (هرمی) در سازمان به ارتقا افقی (با همان میزان ارشدیت، در موقعیت شغلی متفاوت) باز خواهد کرد.

• برای ارتقای شغلی داستان سرایی کنید

هنوز هم دیدگاه خیلی افراد بر این است که تنها مسیر شغلی که پیش روی آنان است، این است که ابتدا کارشناس باشند، سپس کارشناس ارشد، سرپرست، مدیر، مدیرکل، معاون و به همین ترتیب سطوح سازمان را طی کنند، اما واقعیت در دنیای امروز چیزی متفاوت از این است یا حداقل طور دیگری نیز پیشرفت ممکن است، ممکن است شخصی در موقعیت شغلی کارشناسی ۳۰ سال کار کند و شخصی موفق و تاثیر گذار باشد؛ یکی از کارهایی که می‌توانید برای برنامه‌های ارتقای شغلی پرسنل در سازمان انجام دهید این است از افرادی که مسیر پیشرفت شغلی خطی نداشته‌اند، بخواهید داستان کاری خود را تعریف کنند، برای مثال داستان شخصی که ابتدا کارشناس فروش بوده، سپس وارد حوزه منابع انسانی شده و در انتها از کارشناس توسعه بازار سر درآورده و در کار خود نیز موفق است، زیرا هم مهارت مذاکره خوبی دارد (کارشناس فروش بوده)، هم دید خوبی به منابع انسانی دارد و اکنون می‌تواند به عنوان توسعه‌دهنده بازار برای سازمان نقش آفرینی کند؛ با نشان دادن این داستان‌ها و داستان‌های مشابه آن، این فرصت را به کارکنان سازمان می‌دهید که مسیر شغلی اختصاصی خود را خلق و از فشار و استرس پیشرفت خطی دور باشند.

• برای ارتقای شغلی استرس ندهید

تحقیق دانشگاه هاروارد نشان داده که بزرگ‌ترین مانع ذهنی در ارتقا شغلی از دید پرسنل، عدم آگاهی از اولین گامی است که قرار است بردارند، شاید یکی از بهترین کارهایی که می‌توانید برای پرسنلتان به عنوان مدیرمنابع انسانی انجام دهید، کاهش این ریسک و ترس با درست کردن «تورهای شغل گردی» است، طراحی کردن تورهای شغلی می‌تواند از چند ساعت تا چند هفته طول بکشد، هدف اصلی این تورها این است که ناآگاهی که پرسنل نسبت به موقعیت‌های شغلی مختلف، حداقل شغل‌های موجود در سازمان خودشان، ازشان گرفته شود؛ در بعضی از سازمان‌هایی که از این تورهای شغل گردی استفاده کردند پرسنل باور داشتند (بیش از ۹۰ درصد آنان) که این تورها آنان را برای ادامه مسیر شغلی‌شان آماده کرده‌است.

• برای ارتقای شغلی، منتور شوید

معمولا در ارتقای شغلی مدیر هر واحد در نقش «منتور» با افراد پرسنلش صحبت می‌کند و این نگرانی برای پرسنل سازمان وجود دارد که آیا صحبت‌های انجام شده از طرف مدیر برای خیر خودش است یا واقعا به صلاح فرد است، برای اینکه بتوانید این نگرانی را برطرف کنید می‌توانید از برنامه‌های منتورینگ خارج از سازمان استفاده کنید و از افرادی که در هر یک از حوزه‌های کاری شما می‌توانند منتورینگ خوبی ارائه دهند، دعوت کنید تا در ارتقای شغلی پرسنلتان با شما هم مسیر شوند، البته این منتورینگ تنها در حوزه مسیر شغلی است نه حوزه‌های دیگر، یعنی وقتی شما به دنبال منتور برای سازمانتان می‌گردید باید به این نکته توجه کنید که افرادی را انتخاب کنید که در مسیر شغلی از افراد سازمان شما جلوتر یا موفق‌تر باشند تا افراد بتوانند به آن‌ها اعتماد کنند، اضافه شدن منتورها به گزینه‌هایی که پرسنل سازمانتان می‌توانند از آنان کمک گیرند این امکان را می‌دهد که دیدی بی‌طرف و صادقانه در مسیر شغلی پرسنلتان در سازمان ایجاد شود.

به سادگی ارتقا ندهید

ارتقای شغلی اگر مانند یک ابزار دم دستی در سازمان دیده شود، علاوه‌بر اینکه ساختار سازمانی را خراب می‌کند (زیرا برای موقعیت‌های شغلی شما ارزش قائل نیست)، انگیزه و عملکرد افراد سازمان را نیز خراب می‌کند. در این مقاله تلاش کردیم از اینکه بخواهیم صرفاً براساس عملکرد، مهارت‌های نرم یا روابط با مدیران بالادستی افراد را ارتقا دهیم، خارج شویم و یک دید استراتژیک و عمیق نسبت به ارتقای شغلی برای شما ایجاد کنیم.