مصاحبه نیمه ساختاریافته | تعریف، کاربرد، طراحی

مصاحبه نیمه ساختاریافته

مصاحبه نیمه ساختاریافته یکی از شیوه‌های انجام مصاحبه است که به اندازه مصاحبه ساختاریافته خشن و محکم و به‌اندازه مصاحبه غیرساختاریافته، بی‌برنامه و بی‌نظم نیست. برخی می‌گویند این نوع مصاحبه یعنی: مزایای مصاحبه غیرساختاریافته به‌همراه نقاط مثبت مصاحبه ساختاریافته. در ادامه این مقاله از سیمپل اچ آر، به بررسی دقیق‌تر این شیوه مصاحبه می‌پردازیم و درباره ظرفیتی بی‌نظیری که در اختیار تیم‌های جذب و استخدام قرار می‌دهد، صحبت می‌کنیم. در کنار این مطلب، پیشنهاد می‌کنیم مقاله جامع مصاحبه چیست را نیز مطالعه کنید تا با پیش‌زمینه کاملی پیش بروید.

مصاحبه نیمه ساختاریافته چیست؟

مصاحبه نیمه ساختاریافته یکی از شیوه‌های مصاحبه است که به ارزیاب اجازه می‌دهد تا با انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت‌به مصاحبه ساختاریافته عمل کند؛ به اینصورت‌که موضوعات و چارچوب اصلی مصاحبه، از قبل مشخص شده است اما ارزیاب این اجازه را دارد که ترتیب سؤالات را تغییر دهد، با سؤالات دنباله‌دار در بعضی موضوعات عمیق‌تر شود و حتی اگر موضوع مهمی در حین مصاحبه با توجه به حرف‌های کاندید به ذهنش رسید، بپرسد. به‌طور دقیق‌تر می‌توان گفت مصاحبه نیمه ساختاریافته دارای سه ویژگی است:

• سؤالات باز: معمولاً سؤالات در مصاحبه نیمه ساختاریافته «باز» طراحی می‌شوند. برای مثال، ممکن است در مصاحبه ساختاریافته، از کارشناس مارکتینگ خود بپرسید که «چگونه برای بودجه‌های کمپین خود برنامه‌ریزی می‌کنید؟» اما در مصاحبه نیمه ساختاریافته بپرسید: «چگونه موارد مختلف را در کمپین‌های خود برنامه‌ریزی می‌کنید؟» سؤالات کمی گسترده‌تر، نیاز به Follow Up کردن و گفتگو هستند.
• دنباله‌دارند: در مصاحبه ساختاریافته ارزیاب اجازه ندارد جز متن سؤالی که نوشته شده است، سؤال دیگری بپرسد یا حتی اگر کاندید آن را متوجه نشد، بیشتر توضیح دهد. اما در مصاحبه نیمه ساختاریافته ، شما این اجازه را دارید که براساس نحوه پاسخ کاندید یا صلاح‌دید خودتان، هر سؤال خود را بیشتر و عمیق‌تر ادامه دهید تا دیدی بهتری پیدا کنید.
• موضوع جدید: با توجه به اینکه در پرسش‌های مختلف می‌توانید شما سؤال را گسترش و بسط دهید، موضوعات جدیدی در مصاحبه عموماً مطرح می‌شوند که می‌تواند به دید شما نسبت به کاندید کمک کند. چنین اتفاقی در مصاحبه ساختاریافته به‌هیچ‌عنوان روی نمی‌دهد، اما در مصاحبه نیمه ساختاریافته ، نه‌تنها بد نیست، بلکه جزو دلایلی است که از آن استفاده می‌کنیم.

مزایای مصاحبه نیمه ساختاریافته

• انعطاف‌پذیری: یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که مصاحبه نیمه ساختاریافته دارد، انعطاف‌پذیری آن است که شما می‌توانید در حین مصاحبه، وابسته به پاسخ‌هایی که از کاندید دریافت می‌کنید، عمق پرسش‌های خود را بیشتر یا جنبه‌های جدیدی را به آن اضافه کنید.
• جزئیات: این شیوه مصاحبه معمولاً اطلاعات عمیق بیشتری نسبت به مصاحبه ساختاریافته و غیرساختاریافته در اختیار سازمان قرار می‌دهد؛ زیرا به‌اندازه مصاحبه ساختاریافته، چارچوب‌دار نیست و به‌اندازه مصاحبه غیرساختاریافته، بی‌برنامه نیست.
• انطباق‌پذیری: مصاحبه نیمه ساختاریافته برای تنوع بالایی از موقعیت‌های شغلی می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.
• بهبود تجربه کاندید: در مصاحبه ساختاریافته معمولاً کاندید احساس خوبی از مصاحبه دریافت نمی‌کند و در مصاحبه غیرساختاریافته نیز کاندید احساس می‌کند ارزیاب برنامه مشخصی برای مصاحبه ندارد. اما مصاحبه نیمه ساختاریافته این امکان را می‌دهد که بتوانیم با حفظ رابطه دوستانه با کاندید، طبق چارچوب کلی، سؤالات خود را بپرسیم و بی‌برنامه نیز به‌نظر نرسیم.
• شخصی‌سازی‌شده: این شیوه مصاحبه این امکان را می‌دهد که با هر کاندید با توجه به شرایطی که دارد، در هر یک از موضوعاتی که به نظرمان مناسب‌تر است، عمیق شویم و اطلاعات بیشتری به‌دست بیاوریم.

معایب مصاحبه نیمه ساختاریافته

• مستندسازی: گزارش‌نویسی از مصاحبه نیمه ساختاریافته معمولاً کار دشواری است؛ زیرا مطالبی زیاد و بدون برنامه‌ گفته می‌شود و اگر در قسمت گزارش‌نویسی دچار مشکل شویم، در قسمت تصمیم‌گیری نیز قطعاً دچار مشکل خواهیم شد.
• مقایسه: باتوجه به اینکه در هر مصاحبه با هر کاندید، سؤالات متفاوتی پرسیده می‌شود، امکان مقایسه بین کاندید‌ها را دشوار می‌کند؛ زیرا ممکن است شما با یک کاندید وارد موضوعی شدید و کاندید در آن موضوع بسیار تخصص داشته باشد، درحالیکه اصلاً در مصاحبه دیگرتان وارد آن موضوع نشده‌اید و نمی‌دانید که کاندید، در آن حوزه چقدر کار کرده است.
• نیاز به دانش فنی: با توجه به اینکه در این مصاحبه می‌خواهیم در موضوعات مختلف عمیق شویم، نیاز است در حوزه‌ای که درحال مصاحبه هستیم، دانش فنی داشته باشیم.
• زمان‌بر: معمولاً مصاحبه نیمه ساختاریافته چیزی حدود یک ساعت زمان نیاز دارد؛ البته که این زمان برای استخدام کاملاً ضروری است، اما اگر به‌عنوان شیوه مصاحبه اول کاندیدها درنظر گرفته شود، می‌تواند سرعت فرایند جذب را کاهش دهد.

هدف استفاده از مصاحبه نیمه ساختاریافته چیست؟

معمولاً مصاحبه نیمه ساختاریافته در شرایطی استفاده می‌شود که یک مصاحبه با کاندید انجام شده است و تعداد کاندید‌های باقی‌مانده، محدود است. حال شما برای اینکه دید عمیق‌تری نسبت به کاندید‌ها پیدا کنید، با آنان مصاحبه نیمه ساختاریافته انجام می‌دهید تا در مسائلی مانند تناسب فرهنگی، مهارت‌های نرم، توانایی حل مسئله و تفکر انتقادی و یا حتی انعطاف‌پذیری کاندید، دید عمیق‌تری نسبت به شخص پیدا کنید. با توجه به این نکته، مصاحبه نیمه ساختاریافته عموماً برای سِمَت‌های ارشد سازمانی، مدیریتی و مشاغلی که نیاز به مهارت‌های نرم بالایی دارند، می‌تواند بسیار مؤثرتر واقع شوند.

تفاوت بین مصاحبه ساختاریافته، نیمه ساختاریافته، غیرساختاریافته چیست؟

تفاوت بین این سه مصاحبه، شیوه آن‌ها را می‌توان در عکس زیر مشاهده کرد که براساس چهار مؤلفه، یعنی سؤالات ثابت، ترتیب، تعداد و امکان اضافه‌کردن پرسش‌های بیشتر، موردبررسی قرار گرفته‌اند:

در مصاحبه ساختاریافته، شما سؤالات دقیقاً یکسان بدون اضافه یا کم‌کردن، با ترتیب یکسان از تمام کاندید‌ها می‌پرسید تا از این طریق، بین کاندید‌های مختلف راحت‌تر بتوانید مقایسه کنید. سؤالاتی که در مصاحبه ساختاریافته پرسیده می‌شود، عموماً مشخص و شفاف هستند که این شیوه برای شرایطی که قصد مقایسه داریم، عالی عمل می‌کند اما عمق کمی نسبت به هر کاندید برای ما ایجاد می‌کند.

اما در مصاحبه نیمه ساختاریافته ، شما سؤالات اساسی خود را مشخص کرده‌اید و می‌دانید که روی چه مواردی قصد تمرکز دارید، اما به خود این اجازه را می‌دهید که باتوجه به شرایط مصاحبه، در سوالات مختلف عمیق‌ شوید و اطلاعات بیشتری نسبت به کاندید کسب کنید.

بهترین سبک سوالات برای مصاحبه نیمه ساختاریافته چیست؟

برای اینکه با سبک سؤالاتی که بهتر از در این شیوه مصاحبه پرسیده شود، بیشتر آشنا شوید، می‌توانید از ترتیب زیر استفاده کنید:

ـ چه فردی

ـ چه کاری

ـ چه مکانی

ـ چرا

ـ چگونه

برای مثال، در جلسه مصاحبه می‌توانید بپرسید که: «درباره مسئولیتی که در شرکت داشتی، برام تعریف کن»، «با چه افرادی کار می‌کردی»، «چه پروژه‌ای رو کار می‌کردی»، «چطور خودت رو به ددلاین‌ها می‌رسوندی؟» و «چرا این پروژه برات جذاب بود و خواستی کار کنی؟»

به‌سادگی مصاحبه نیمه ساختاریافته را انجام دهید

وقتی که شما مصاحبه تلفنی و مصاحبه اولیه را انجام داده‌اید، در مرحله مصاحبه فنی یا نهایی، استفاده از مصاحبه ساختاریافته می‌تواند بسیار خوب عمل کند و به شما این امکان را بدهد که اگر برای مثال بین ۳ کاندید شک دارید، کدام یک می‌تواند برای شما انتخاب بهتری باشد. البته به یاد داشته باشید که مصاحبه نیمه ساختاریافته ، مکالمه آزاد نیست؛ بلکه ساختار و چارچوب آن کاملاً مشخص است و شما در جزئیات می‌توانید عمیق‌تر شوید، مانند درختی که تنه و ساقه‌های آن به‌طور کامل شکل گرفته است ولی می‌توانید برای برگ‌هایش طراحی خود را داشته باشید. این درحالی است که مصاحبه ساختاریافته، استاندارد همان برگ‌ها نیز از قبل طراحی شده است و در مصاحبه غیرساختار یافته تنها یک «تنه» وجود دارد که موقعیت شغلی را مشخص کرده است و بقیه موارد را خودتان باید در حین مصاحبه طراحی کنید.