چگونه مصاحبه کنیم ؟ تکنیک های عملی بالا بردن کیفیت مصاحبه شغلی با کارجو

چگونه مصاحبه کنیم ؟ قوانین سوالات مصاحبه با کارجو

چگونه مصاحبه کنیم؟ این سؤالی است که هر کارشناس منابع انسانی به‌دنبال آن است تا قوانین سوالات مصاحبه با کارجو را بداند. درحال حاضر، دیگر امکان این که بتوانیم سؤالی از کاندید بپرسیم و برای او سوپرایزکننده باشد، تمام شده است. اگر هم سؤالات کمی خارج از عرف باشند، در عرض چند دقیقه در لینکدین یا در سایت‌هایی مثل glassdoor.com منتشر خواهند شد. بنابراین شما با کاندیدهایی روبه‌رو خواهید شد که پاسخ‌های آن‌ها در سطح جهانی قابل قبول خواهد بود.

به‌دلیل فشار زیادی که بر روی کاندید هست، پرسیدن سؤالاتی که ممکن است آن‌ها را سوپرایز کند و تحت فشار بیشتری قرار دهد، به انتخاب اشتباه منجر خواهد شد.

امروزه می‌دانیم که اگر فرایند مصاحبه بیش از ۴ مرحله به‌طول بیانجامد، در هرسطحی از فرایند جذب و استخدام باشد، خواه کارشناس یا خواه انتخاب مدیرعامل، بی‌تأثیر خواهد بود و باعث بهبود کیفیت استخدام نمی‌شود. اما این جا و در این مقاله چگونه مصاحبه کنیم در سمپل اچ آر با کمک استاد دانشگاه سان‌فرانسیسکو و فعال منابع انسانی دره‌ی سیلیکون، راهنمایی‌هایی برای اینکه مصاحبه کردن را به شما نشان خواهیم داد که بتوانید کیفیت آن را تا حد مطلوبی افزایش و احتمال استخدام اشتباه را کاهش دهید.

همانطور که می‌دانید، مصاحبه بخش مهمی از فرآیند جذب و استخدام است و لازم است تا آن را به‌طور کامل و دقیق بیاموزیم. در همین راستا، سیمپل اچ آر یک دوره رایگان جذب و استخدام تهیه کرده است که پیشنهاد می‌کنیم حتماً آن را مشاهده کنید.

• دوره جذب و استخدام | آموزش رایگان جذب و استخدام نیروی انسانی

چگونه مصاحبه را آغاز کنیم؟

پیش از هرچیزی در بررسی بحث چگونه مصاحبه کنیم، لازم است ببینیم که اصلاً چگونه مصاحبه را آغاز کنیم؟ در جلسات مصاحبه، یکی از راهکارهایی که عموماً در همه موقعیت‌های شغلی می‌توانید از آن استفاده کنید، این است که از کاندید این سؤال یا سؤالاتی مشابه این را، بعد از ice breaking، بپرسید: «از گذشته کاریت برام صحبت کن.» یا «بگو چه جاهایی مشغول به کار بودی؟» یا «از تجربیاتت برای من تعریف کن.» با این هدف که یک دید کلی نسبت به کاندید پیدا کنید و ذهن او را نیز آماده کنید تا در شرایط مصاحبه قرار گیرد و اگر استرس دارد، آن را کاهش داده باشید. (در بررسی اینکه چگونه مصاحبه کنیم ، یکی از وظایف شما به‌عنوان مصاحبه گر این است که کاری کنید تا کارجو بتواند با حالت روحی خوب و انرژی رو به بالایی با شما صحبت کند.) اما در جواب به این سؤال، معمولاً کاندیدها خودشان هم نمی‌دانند از کجا شروع کنند؟ از دوره تحصیلی شروع کنند یا اولین کاری که انجام داده‌اند یا ۳ سال آخر رزومه کاریشان را تعریف کنند. بنابراین پیشنهاد می‌شود برای اینکه روند مصاحبه بهتر پیش‌رود:

1. حال حاضر: درباره کاری که در حال حاضر شخص انجام می‌دهد، بپرسید.
2. گذشته: درباره چند سابقه گذشته فرد (معمولاً ۳ سال یا ۳ تجربه قبلی).
3. آینده: درباره موقعیت و مسیر شغلی که کاندید به‌دنبال آن هست، بپرسید.

با استفاده از این چارچوب در بررسی گذشته کاری کارجو در جریان بحث اینکه چگونه مصاحبه کنیم ، علاوه‌بر اینکه شخص به موضوعات کلی که قرار است در جلسه به جزئیات بیشتری درباره آن‌ها صحبت شود، آشنا می‌شود؛ احساس به مراتب بهتری نسبت به سؤال کلی «از خودت تعریف کن» خواهد داشت. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این پروسه، مقاله مصاحبه چیست را مطالعه کنید.

چگونه حرفه ای مصاحبه کنیم؟

برای این که بدانیم چگونه با یک نفر مصاحبه کنیم، باید نکات لازم را برای این بدانیم که چگونه مصاحبه کنیم . در نتیجه، ما به شما خواهیم گفت که باید چطور مصاحبه کنیم. به نکات زیر برای یک مصاحبه قوی توجه کنید و با کمک برنامه ریزی استراتژیک جذب و استخدام، آن‌ها را به کار ببندید.

• مصاحبه نکنید

اولین راهکار برای این که بدانیم چگونه مصاحبه کنیم این است که اصلاً مصاحبه نکنیم! کاندید آمده است که مورد بررسی قرار گیرد. آمده است که با یک انسان عموماً خشک که لبخندی مصنوعی بر لب دارد، روبه‌رو شود و آماده است که یک پرزنت خیره‌کننده درباره سازمان شما بشنود و گول آن را بخورد (البته اگر این کار را کارشناس جذب انجام دهند).

با کمک گرفتن از بازاریابی جذب و استخدام در طی فرایند مصاحبه کردن، بازی را تغییر دهید. با اون مانند یک انسان برخورد کنید؛ مانند یک انسان بالغ که درباره موضوع کاری می‌خواهید با او صحبت کنید. قرار نیست با کاندید رفیق شوید و درباره موضوعات نامناسب صحبت کنید تا رویتان به یکدیگر باز شود ولی می‌شود با یک سلام و احوال‌پرسی گرم، پرسیدن این که در لحظاتی که در ساختمان شرکت تردد می‌کردی، چه احساسی گرفتی و پرسیدن مسیری که طی کرده است تا به جلسه برسد، شرایط را آرام کنید. خود را اصیل‌تر نشان دهید و هم شما و هم کاندیدا، گاردهایتان را پایین‌تر بیاورید تا برای یک مکالمه انسانی‌تر در پروسه مصاحبه‌ کردن آماده شوید. (پیشنهاد می‌کنیم مقاله اصالت در رهبری را حتماً مطالعه نمایید.)

• دوری از سؤالات کلیشه ای

اگر مدیر سازمان یا مدیر منابع انسانی هستید، احتمالاً فرم‌هایی برای سؤالاتی که کارشناسان جذب و استخدام از کاندید می‌پرسند را دارید. اگر برای شما سؤال است که باید چگونه مصاحبه کنیم ،  بهتر است اول از همه، تمام سؤالات معروف را از لیست خود پاک کنید. بزرگ‌ترین نقطه ضعف و سه ویژگی مثبت اخلاقی، دیگر واقعاً هیچ اطلاعات ارزشمندی در فرایند مصاحبه کردن به شما نخواهد داد. برای این که بدانید چگونه مصاحبه کنیم ، حداقل کاری که می‌توانید انجام دهید این است که با حفظ همان محتوا، متن سؤال را تغییر دهید: همکاران شما چه ویژگی‌های اخلاقی را در شما می‌دیدند؟ بزرگ‌ترین چالش مدیر قبلیتان با شما چه بود؟ این‌ها خیلی بهتر از آن سؤالات تکراری عمل خواهد کرد.

• سؤالات رفتار محور

این دسته از سؤالات (برای این که بدانیم چگونه مصاحبه کنیم )، یا اصطلاحاً سؤالات تاریخی، که به‌دنبال اعمالی هستند که کاندید در گذشته انجام داده است، روایی پیش‌بین کمی دارند.

ما در فرایند مصاحبه به‌دنبال این هستیم که با انجام سنجش‌هایی گوناگون، احتمال جذب کاندید درست یا اصطلاحاً روایی پیش‌بین فرآیند را افزایش دهیم. اساساً یکی از دلایل راه افتادن منابع انسانی در سازمان‌ها باتوجه به نقش منابع انسانی، برای افزایش روایی پیش‌بین جذب و استخدام‌ها است که احتمالاً یک استراتژی برنامه ریزی جذب و استخدام به شما کمک خواهد کرد. برای مثال، روایی پیش‌بین آزمون‌های شخصیت‌شناسی، مثل MBTI، زیر ۵ درصد است. یعنی از هر ۱۰۰ نفر در فرایند مصاحبه کردن که براساس این آزمون استخدام کنید، ۵ نفر احتمالاً عملکرد خوبی خواهند داشت.

یه یاد داشته باشید که آزمون MBTI کاربردهای فراوانی در منابع انسانی دارد؛ اما تقریباً می‌توان گفت در فرایند جذب و استخدام، تأثیرش صفر است و بیشترین تأثیر آن در طراحی فرایندهای آنبردینگ و آموزش در سازمان برای افراد است.

سؤالات رفتاری یا رفتار محور در بحث چگونه مصاحبه کنیم هم از روایی پیش‌بین کمی برخوردار هستند. سؤالاتی شبیه: آخرین باری رو تعریف کن که برای رفع باگ از همکارت کمک گرفتی. یا شرایطی رو تعریف کن که به‌دلیل این که عصبانیتت رو کنترل کردی، پروژه به نتیجه رسید.

دلیل این که این روش در مصاحبه کردن،‌ دیگر مناسب نیست، سرعت بالای تغییرات کسب و کار و تحول سازمانی است. شما ممکن است درحال حاضر در ایران، به‌دلیل مسائل اینترنت، از کتاب برای رفع سؤالات خود استفاده کنید؛ درحالی که مدتی قبل، از منابع بین‌المللی استفاده می‌کردید. همچنین قدرت هر کاندید در قصه‌گویی روایت خود و توانایی تأکید برای توانایی‌هایی خود در قصه‌اش، می‌تواند مجدداً از روایی پیش‌بین این مدل مصاحبه کاری بکاهد. به‌طوری که در مقایسه با سکه انداختن برای انتخاب کاندید مناسب، برگزاری و انتخاب کاندید براساس مصاحبه رفتاری یا مصاحبه ارزش محور، تنها ۱۲ درصد قوی‌تر عمل می‌کند.

• قسمتی از شغل را به آن ها بدهید

یکی از بالاترین روایی‌بین‌ها در فرایند مصاحبه در رابطه با چگونه مصاحبه کنیم ، این است که طی یک مصاحبه شایستگی محور، قسمتی از شغل واقعی را به کاندید بدهید و از او بخواهید که آن را انجام دهد. برای مثال، اگر می‌خواهید سرآشپز استخدام کنید، بگوئید یک استیک درست کند. احتمال این که فردِ درست از این روش انتخاب شود، در مقایسه با مصاحبه رفتاری در ارزیابی داوطلب، تا ۶۰ درصد بیشتر است.

• از توانایی آنان در آینده بپرسید

در دنیای پرتغییر امروز، در فرآیند استخدام و این که چگونه مصاحبه کنیم ، لازم است توجه بیشتری به آینده داشته باشیم. باید افرادی را در تیم خود داشته باشیم که آن‌ها نیز به آینده توجه داشته، اهل یادگیری، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی باشند.

در این نمونه مصاحبه شغلی در فرایند مصاحبه کردن، یک دسته سؤال مناسب برای کاندیدا، می‌تواند از جنس برنامه‌ریزی آینده باشد. بعد از این که پروژه را به آن‌ها دادید و موفق بیرون آمدند، بپرسید که با پروژه بزرگ‌تر چگونه برخورد می‌کنند. پروژه بزرگ‌تر را به آن‌ها بدهید و از آن‌ها بخواهید که فقط برنامه‌ریزی‌اش را انجام دهند. به آن‌ها پروژه‌ای خارج از حیطه تخصصیشان بدهید و ببینید چه احساسی به یادگیری موارد جدید دارند. سازمان خود را با این افراد «آماده آینده» کنید.

برای ساختن سازمانی future proof باید مطمئن شوید که اعضایتان هم مثل شما اهل تغییر و رشد هستند. فقط توانایی‌هایی که الان دارند و کارهایی که تا الان انجام داده‌اند، کافی نیست؛ بلکه سرعت عمل، یادگیری و خلاقیت و نوآوری در محیط کار از ملاک‌های اصلی تیم‌های دانش‌بنیان (به‌معنی واقعی کارگران دانش نه به معنی مسطح ایرانی) است.

چگونه مصاحبه استخدامی را تمام کنیم؟

بعد از اینکه بررسی کردیم چگونه مصاحبه کنیم و روش حرفه‌ای آن را فرا گرفتیم، حالا می‌خواهیم ببینیم که چگونه مصاحبه را تمام کنیم. به‌صورت میانگین، از هر ده مصاحبه حضوری، شما تنها قصد استخدام یک نفر را دارید. پس در انتهای مصاحبه، معمولاً قصد همکاری با فردی که روبه‌رویتان نشسته است را ندارید؛ اما شما و سازمانتان در حال حاضر با ایشان قصد همکاری را ندارید. شاید در آینده، این فضای همکاری ایجاد شود یا کاندید، مشتری محصول و خدمات شما شود. اگر هیچ کدام از این دو اتفاق هم پیش نیاید، شما دو انسان هستید که با یکدیگر درباره موضوعی کاری صحبت کرده‌اید و امکان همکاری در حال حاضر برایتان وجود ندارد؛ پس دلیلی ندارد که بعد از این جلسه، اگر شما دو نفر در جایی یکدیگر را ملاقات کردید، خاطره‌ای بد در ذهنتان مانده باشد. پس با همه این تفاسیر و با دانستن اینکه چگونه مصاحبه کنیم ، با روی گشاده، آرزوی سلامتی و موفقیت برای کاندید در طی هر شرایطی از مصاحبه، جلسه را پایان بخشید و شیوه اعلام نتیجه مصاحبه و زمان آن را کاملاً مشخص کنید و به آن متعهد بمانید.

به سادگی مصاحبه کنید

انجام مصاحبه کاری و این که چگونه مصاحبه کنیم ، بسیار انرژی‌بر و حساس بوده و نتایج آن به اندازه‌ای که سرمایه‌گذاری می‌شود، قابل اعتماد نیست. در رابطه با این که مصاحبه چگونه انجام میشود، توجه دور شدن از فرآیندهای روتین مصاحبه و نزدیک‌تر شدن به خود واقعی افراد، به‌علاوه، استفاده از قسمتی واقعی از کار که قرار است توسط آنان به انجام برسد و کمی بررسی کردن درباره علاقه افراد به رشد، می‌تواند روایی پیش‌بین فرآیند استخدام در نحوه مصاحبه کردن با متقاضی کار را تا حد خوبی افزایش دهد. در ادامه به یاد داشته باشید که حتماً نتیجه مصاحبه را نیز به کارجو اعلام کنید.